FICHE DE POSTE ASSISTANT DE GESTION ET ... - ALE-Montpellier

FICHE DE POSTE ASSISTANT DE GESTION ET SUIVI PROJETS EUROPEENSAGENCE LOCALE DE L’ENERGIE MONTPELLIERPrésentation de l’AgenceL’Agence Locale de l’Energie est une structure associative fondée par la Ville de Montpellier,la Communauté d’Agglomération de Montpellier, le Conseil Régional Languedoc Roussillonet soutenue par l’ADEME et l’Union Européenne. Elle a pour but de favoriser etd’entreprendre sous l’impulsion et le contrôle de ses membres, et en complémentarité aveceux, des opérations visant à l’utilisation rationnelle de l’énergie, au développement desénergies renouvelables dans un souci de développement durable notamment dans lesdomaines de l’aménagement, de l’habitat et des transports.L’équipe de l’ALE est constituée de 7 personnes.Description du posteDans le cadre des missions et objectifs de l’agence, sous l'autorité de la directrice, le titulaireassurera à la fois le travail d’assistance de gestion et de suivi administratif et financier desprojets, notamment européens, de l’agence. Il aura particulièrement en charge lesdifférentes tâches administratives et comptables, en soutien de la directrice et des chargésde mission.Vie associative‣ Préparation Conseils d’Administration et Assemblées Générales : vérification desmembres, envoi des convocations, dossiers avec ordre du jour, feuille présence, prisede note et mise en forme, correction et diffusion des comptes-rendus.‣ Tenue à jour du classeur AG – CA.Administratif‣ Conventions, dont 4 conventions européennes.o Elaboration et suivi des demandes de subventions et des conventions :interlocuteur auprès des services financiers des collectivités/ financeurs. Suivisignature.o Analyses des documents contractuels, relation avec les coordinateurs pour lesprojets européens.o Suivi des rapports intermédiaires et finaux des actions. Vérification desdélivrables, traductions éventuelles pour les conventions européennes enanglais.o Préparation des demandes de paiement et justificatifs de paiements auprèsdes financeurs.o Relance auprès des gestionnaires des financeurs.‣ Facturation.o Suivi de la facturation ALE et des paiements. Relance.o Facturation d’interventions ne relevant pas des subventions.‣ Formations des salariés. Suivi des demandes et remboursements (analyse des coûtsréels).Comptabilité - Gestion‣ Financier.o Consultation du compte bancaire en ligne.o Suivi de la facturation ALE et des paiements. Relance.o Suivi du fichier de trésorerie, en lien avec factures et banque.o Inscription prévisionnelle des factures à payer avec analytique, catégorie etprévision date.

ooooo‣ Social.oooooInscription prévisionnel factures à émettre et suivi des paiements.Préparation paiement (chèques) pour validation direction avant envoi ouvirement en ligne.Suivi et mis à jour du plan de trésorerie.Relance des financeurs pour retards et impayés.Paiement des fournisseurs.Préparation des contrats de travail et des différents documents administratifsliés aux contrats de travail en lien avec la comptable.Suivi des déclarations sociales avec la comptable.Préparation fiches de missions.Préparation fiches de remboursement de frais. Mise à jour coefficients barèmefiscaux véhicules.Suivi des CP, RTT. Vérification fiches de paye et point périodique.‣ Comptabilité.o Suivi et préparation des documents comptables de l’agence en lien avec lacomptable.o Sortie des états d’avancement trimestriels des dépenses pour les différentesmissions.‣ Gestion.o Elaboration du budget prévisionnel avec la direction et réajustementpériodique.o Mise en place des fichiers de plan de charges mensuels, vérification, relanceet suivi.Gestion financière‣ Gestion administrative et financière des projets européens. Suivi des temps, desplannings, gestion des délais, délivrables, traductions. Suivi des factures, mise enplace des tableaux de justificatifs et production des documents pour les demandesde paiement, analyses des documents contractuels, relation avec les coordinateurs.Profil souhaité :‣ Compétences en gestion administrative et comptable.‣ Rigueur, dynamisme, autonomie et esprit d’initiative.‣ Capacités d’expression et d’argumentation écrite.‣ Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, diaporama…).‣ Ouverture d’esprit et sensibilisation à la protection de l’environnement.‣ Bon niveau de communication écrite et orale en anglais.Lieu de travail : Montpellier.Conditions : CDI, rémunération selon profil et expérience.Date de prise de fonction : à partir de l’été 2013.Envoyer lettre, CV et prétentions salariales avant le 28 juin 2013 à :Monsieur le PrésidentAgence Locale de l’Energie Montpellier2, place Paul Bec34000 MONTPELLIERContact pour toute information sur le poste : Marjorie Salaün Rovira – marjorie.salaun@alemontpellier.orgTél : 04.67.91.96.92