Pratiques relatives aux dépenses des employés de l'OLG (Rapport ...

Rapport spécialJuin 2010Pratiques relativesaux dépenses desemployés de l’OLGBureau duvérificateurgénéral del’Ontario

Bureau du vérificateur général de l’OntarioÀ Son Honneur le Présidentde l’Assemblée législativeJ’ai le plaisir de vous soumettre mon Rapport spécialau sujet des Pratiques relatives aux dépenses desemployés de l’OLG, que le ministre des Finances avaitdemandé conformément à l’article 17 de la Loi sur levérificateur général.Le vérificateur général,Jim McCarter1 juin, 2010

© 2010, Imprimeur de la Reine pour l’OntarioThis document is also available in English.ISBN 978-1-4435-2661-6 (imprimé)ISBN 978-1-4435-2662-3 (PDF)Photos en couverture : © iStockphoto.com/Damir Cudic

Table of ContentsContexte 5Objectif et portée de la vérification 5Résumé 6Constatations détaillées de la vérification 9Obligation de l’organisme de rendrecompte au ministère 9Déplacements, réunions et accueil 9Hébergement 10Transports 11Dépenses associés aux réunions de personnel 11Réunions d’entreprise et de division 12Accueil 12Cartes de crédit professionnelles 13Autres dépenses liées aux employés 14Programmes de récompense, de reconnaissance et autres àl’intention des employés 14Véhicules attribués à des employés 15Véhicules attribués 15Véhicules des cadres supérieurs 15Surveillance des Dépenses des employés 16Changements en cours 16Annexe — Comparaison des politiques enmatière de voyages du Conseil de gestiondu gouvernement et de la Société desloteries et des jeux de l’Ontario 19

4Rapport spécial

RapportspécialPratiques relatives auxdépenses des employésde l’OLGContexteLa Société des loteries et des jeux de l’Ontario(OLG) est née de la fusion, le 1er avril 2000, dedeux organismes de la Couronne — la Société descasinos de l’Ontario (établie en 1994) et la Sociétédes loteries de l’Ontario (établie en 1975) — envertu de la Loi de 1999 sur la Société des loteries etdes jeux de l’Ontario (la Loi). La division des loteriesd’OLG propose un éventail de loteries nationaleset provinciales telles que Lotto 649 et Lottario, enplus de vendre des billets de loterie instantanée etde loterie sportive. La division des jeux est directementresponsable de 22 sites de jeu, dont cinqcasinos et 17 salles de machines à sous dans deshippodromes. OLG a également conclu des contratsavec des entreprises privées qui emploient leurpropre personnel et qui exploitent quatre casinosde villégiature en Ontario (Fallsview Casino Resort,Casino Niagara, Casino Rama à Orillia et CaesarsWindsor) ainsi que les machines à sous du casino debienfaisance Great Blue Heron à Port Perry.En juillet 2009, OLG comptait environ 7 700employés à temps plein et à temps partiel. Sonconseil d’administration surveille ses activités etrend compte au ministre des Finances. La Loi exigeque les bénéfices d’OLG soient affectés à des finspubliques telles que la fourniture de soins de santéainsi que la promotion et le développement de labonne condition physique, des sports, des loisirs etdes activités culturelles à travers la province. OLGoctroie également plus de 100 millions de dollarspar an à la Fondation Trillium de l’Ontario pourdistribution à des organismes de bienfaisance etsans but lucratif.Objectif et portée de lavérificationLe 31 août 2009, le ministre des Finances (le ministre)a confié une mission spéciale au vérificateurgénéral de l’Ontario en vertu de l’article 17 dela Loi sur le vérificateur général : « examiner lespratiques relatives aux dépenses des employés dela Société des loteries et des jeux de l’Ontario, ycompris le processus d’approbation, et déterminersi ces dépenses ont été engagées conformément auxpolitiques établies ». La demande du ministre faisaitsuite à la diffusion des rapports de dépenses decertains membres de la haute direction d’OLG dansle cadre d’une demande d’accès à l’information,qui a mené au congédiement du PDG d’OLG età la démission de tous les membres du conseild’administration.OLG et le gouvernement ont reconnu quecertaines des dépenses rapportées dans les médiasétaient effectivement discutables. Nous avons donc5

6Rapport spécialdécidé de ne pas axer notre vérification sur cesdépenses particulières, mais plutôt de déterminersi les dépenses des employés étaient généralementconformes aux politiques et procédures applicables,comme le demandait le ministre.Nous avons élaboré des critères de vérificationet nous en avons discuté avec le PDG intérimaired’OLG. Nous avons mis l’accent sur les frais liés auxdéplacements, aux réunions d’affaires et à l’accueilengagés par les employés d’OLG au cours de lapériode de 18 mois s’étendant d’avril 2008 à septembre2009. Nous avons également examiné deuxautres secteurs de dépenses, soit les programmes derécompense et reconnaissance des employés et lesvéhicules. Nous n’avons pas examiné les dépensesaux quatre casinos de villégiature ni aux salles demachines à sous du Great Blue Heron, parce queleurs employés travaillent pour des exploitants souscontrat.Notre vérification a été effectuée aux bureauxd’OLG à Toronto et à Sault Ste. Marie. Nous avonsnotamment comparé les politiques et procéduresd’OLG concernant les dépenses des employés à ladirective du Conseil de gestion du gouvernement àl’intention des ministères de l’Ontario et examinéun échantillon relativement large de rapports dedépenses des employés, de registres de paiement etd’autres documents pertinents. Nous avons égalementinterviewé des membres du personnel et de ladirection d’OLG, ainsi que le président en poste etl’ancien président du conseil d’administration.Notre vérification a été effectuée conformémentaux normes des missions de certification,englobant l’optimisation des ressources et laconformité, établies par l’Institut Canadien desComptables Agréés, et comprenait, en conséquence,les contrôles par sondages et autres procédés devérification que nous avons jugés nécessaires dansles circonstances.Le service de vérification interne d’OLG aexaminé les dépenses remboursées par certainsservices ainsi que les dépenses effectuées par leconseil d’administration au cours des dernièresannées, et ses examens nous ont aidés à délimiterla portée de notre travail. Nous tenons également àremercier le personnel d’OLG pour la collaborationexemplaire dont il a fait preuve tout au long denotre vérification.RésuméDans notre Rapport annuel 2009, nous rappelionsaux ministères et organismes provinciaux qu’ilsdevraient dépenser l’argent des contribuables avecautant de prudence que s’il s’agissait de leurs propresfonds. Comme OLG tire ses revenus d’activitéscommerciales, la province lui a laissé une marge demanoeuvre considérable dans la prise des décisionsen matière de finances, de ressources humaines etd’administration. Par ailleurs, OLG étant un organismepublic, il est raisonnable de s’attendre à cequ’elle gère les ressources publiques avec prudencedans la poursuite de ses objectifs opérationnels.Notre examen de la politique d’OLG concernantles dépenses des employés (Business Travel) révélaitqu’elle était raisonnablement comparable à la directivedu Conseil de gestion du gouvernement (Directivesur les frais de déplacement, de repas et d’accueil)établie pour la fonction publique de l’Ontario. En cequi concerne la conformité, nous avons remarquéque certaines dépenses n’étaient pas étayées pardes reçus détaillés ou des explications écrites, maisque les politiques étaient généralement respectées.La politique d’OLG ne couvrait toutefois pascertains types de dépenses. Par exemple, elle neplafonnait pas le coût des repas servis aux réunionsde personnel ni le tarif des hôtels situés à l’extérieurde la province. Nous avons constaté que, dans bonnombre de ces cas, les fonds publics n’étaient pasdépensés avec prudence.Si le processus d’approbation des dépensesd’OLG avait fonctionné de façon efficace, ilaurait été raisonnable de s’attendre à ce que lesdemandes de remboursement non étayées parla documentation requise et les dépenses jugéesexcessives ou inhabituelles fassent l’objet d’un

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG7suivi. Or, les rapports de dépenses de ce genre étaientsystématiquement approuvés, ce qui indiquaitque le processus d’approbation n’était pas aussiefficace qu’il aurait dû l’être.Nous avons notamment constaté ce qui suit :• Manque de reçus ou d’explications détaillés— Nous avons noté un certain nombrede cas où les demandes de remboursementdes employés pour des dépenses associéesau transport, comme les taxis, les péages etle stationnement, n’étaient pas étayées pardes reçus ou des explications détaillés. Parailleurs, les cadres supérieurs d’OLG payaientsouvent des frais de repas pour les réunions depersonnel et l’accueil, mais plus de 20 % desdemandes de remboursement connexes quenous avons examinées n’étaient pas accompagnéespar des reçus détaillés et, dans 10 % descas, le demandeur n’avait pas annexé la listede participants, comme il aurait dû le faireconformément à la politique d’OLG.•Hébergement — Dans la plupart des cas, lesemployés d’OLG ont pris des arrangementsd’hébergement économiques durant leursdéplacements. Nous avons toutefois remarquédes cas récurrents de demandes approuvéesmalgré l’absence d’explication écrite, mêmelorsque les frais d’hôtel étaient supérieurs auxtarifs négociés par OLG ou que le personnelavait choisi des hôtels plus chers.•Dépenses associées aux réunions de personnel— Il arrivait souvent aux cadres supérieursd’OLG d’engager des dépenses dans le cadrede réunions tenues à l’interne ou hors site dansdes restaurants ou ailleurs. La plupart desdépenses se rapportaient à des repas et le restedes coûts, à la location de salles de réunion,d’équipement audio, etc. OLG n’avait pas depolitique précisant des montants raisonnablespour les repas liés aux réunions. Cependant,beaucoup des repas servis à ces réunionscoûtaient considérablement plus cher quel’indemnité de repas prévue dans la politiqued’OLG. Le total des dépenses de réunion etd’accueil s’élevait à environ 1 million de dollarsen 2008‐2009. Cependant, comme OLG nefaisait pas de distinction entre les deux typesde dépenses, il n’y avait pas suffisammentd’information pour déterminer le coût desrepas associés aux réunions de personnel.•Réunions d’entreprise et de division — OLGa dépensé plus de 1 million de dollars pourses réunions d’entreprise et de division etengagé des coûts excessifs pour certaines deces réunions. Par exemple, un congrès dequatre jours à l’intention d’environ 250 cadressupérieurs de l’industrie du jeu, qui s’est tenuen 2009 dans un des casinos de villégiature,a coûté environ 551 000 $ en sus des frais dedéplacement. Nous avons également constatéque des réunions de promotion du travaild’équipe avaient eu lieu dans des spas et descentres de villégiature, dans un complexe dejeux d’arcade et à bord d’une croisière.•Accueil — La division des loteries a achetédes billets de saison et des loges corporativespour pouvoir amener d’importants détaillantsd’OLG à des manifestations sportives.Ces dépenses représentent plus de 100 000 $par an, en sus du coût des aliments et boissons,qui dépasse habituellement 100 $ parpersonne. Rien ne prouvait que des sites dedivertissement moins coûteux n’auraientpas fait l’affaire, d’autant plus qu’OLG estessentiellement le seul grand fournisseur debillets de loterie au détail en Ontario. Nouscraignions aussi que le traitement spécialaccordé à certains détaillants ne soit perçucomme injuste, étant donné la nature desactivités de l’industrie des loteries.•Cartes d’achat — OLG avait mis en place desmesures efficaces pour contrôler l’utilisationdes cartes de crédit professionnelles et descartes d’achat.Outre les déplacements, les réunions, l’accueil etl’utilisation des cartes d’achat, nous avons examinédeux autres types de dépenses associées auxemployés :

8Rapport spécialProgrammes de récompense, de reconnaissance etautres à l’intention des employés — OLG a introduitdifférents programmes au fil des ans. Certainesformes de reconnaissance n’étaient pas traitéesde la même manière d’un service à l’autre, tandisque certaines récompenses étaient généralementdécernées à tous les employés au lieu de reconnaîtreceux qui affichent un rendement exceptionnel.Nous craignions que ces pratiques ne soientperçues comme injustes et ne suscitent un sentimentd’attente. Nous avons également mis en doutela nécessité continue d’une subvention introduitepar OLG en 2001, qui offrait aux employés jusqu’à500 $ tous les trois ans en vue de l’achat d’unordinateur neuf pour leur usage personnel.Véhicules des cadres supérieurs — OLG a louéun parc de véhicules pour 26 cadres supérieurs,et 16 autres ont opté pour une allocation allant de17 000 $ à 24 000 $ par an. OLG nous a informésque cet avantage était prévu dans le régime derémunération des cadres introduit lorsque laSociété des casinos de l’Ontario et la Société desloteries de l’Ontario ont fusionné en 2000. Cerégime de rémunération diffère beaucoup de celuien place dans les ministères de la fonction publiqueontarienne, où seuls les sous-ministres reçoiventdes véhicules. De plus, le coût plafond des voitures(non hybrides) que la plupart des cadres supérieursd’OLG conduisaient variait entre 41 519 $ et57 512 $, ce qui est substantiellement plus élevéque le maximum de 30 000 $ établi par la provincepour les voitures (non hybrides) des sous-ministres.Nous avons également passé en revue l’examendes dépenses du conseil d’administration par leservice de vérification interne d’OLG et conclucomme lui que ces dépenses étaient conformes à lapolitique et aux lignes directrices d’OLG.OLG a commencé à apporter des changements :elle a notamment adopté la politique du Conseil degestion du gouvernement sur les frais de déplacementet sa division des loteries n’achète plus debillets de saison et de loges corporatives dans desstades sportifs. Nous faisons une recommandationdétaillée à la fin de ce rapport, qui est censéecompléter les changements déjà en cours pouraméliorer les pratiques relatives aux dépenses desemployés d’OLG.réponse globale de la Sociétédes loteries et des jeux del’OntarioLa Société des loteries et des jeux de l’Ontario(OLG) a examiné le rapport spécial du vérificateurgénéral sur les pratiques relatives auxdépenses des employés d’OLG et souscrit à sesconclusions. OLG apprécie les efforts déployéspar le vérificateur général pour entreprendre unprocessus d’examen équitable et équilibré touten formulant des recommandations utiles dansles domaines pouvant bénéficier d’un examenplus systématique.Le rapport du vérificateur général révèlecertains domaines dans lesquels OLG pourraitapporter d’importantes améliorations. En fait,depuis octobre 2009, OLG a apporté un certainnombre de changements prudents à ses politiqueset lignes directrices internes en matièrede dépenses, dont l’adoption intégrale de laDirective sur les frais de déplacement, de repaset d’accueil du Conseil de gestion du gouvernement.OLG a également réalisé des économiesen annulant ou en éliminant graduellementplusieurs programmes.Les politiques et lignes directrices actuellesd’OLG sont compatibles avec son rôled’organisme du gouvernement de l’Ontarioengagé dans l’entreprise commerciale qu’est lejeu et évoluant dans un environnement concurrentiel.Dans l’exécution de son mandat, OLGcherche à respecter les directives internes etpratiques exemplaires adoptées par le gouvernementpour répondre aux attentes en matière dedivulgation publique et de transparence.Les constatations du vérificateur général aiderontle nouveau conseil d’administration d’OLGà continuer d’améliorer l’obligation de rendrecompte et à contrôler ses dépenses.

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG9Constatations détaillées dela vérificationObligation de l’organisme derendre compte au ministèreLa Directive sur l’établissement et l’obligation derendre compte des organismes du Conseil de gestiondu gouvernement (la Directive) classifie les organismesétablis par le gouvernement de l’Ontario endifférentes catégories selon la nature de leur activitéset précise les comptes qu’ils doivent rendre.OLG est considérée comme une « entreprise opérationnelle», c’est-à-dire un organisme qui tire sesrevenus de ses activités commerciales et qui jouitdonc d’une marge de manoeuvre considérable dansla prise de ses décisions en matière de finances,de ressources humaines et d’administration. Ilreste qu’un principe clé de la Directive est que lesorganismes doivent gérer les ressources publiquesavec sagesse et prudence dans l’exécution de leurmandat.L’étendue des pouvoirs d’un organisme et lesattentes de la province à son égard sont généralementprécisées dans un protocole d’entente avecle ministre responsable. Ce protocole couvre différentesquestions, dont le mandat de l’organisme,ses ressources financières, humaines et administratives,et les rapports qu’il doit produire. Il stipuleégalement les directives en matière de dépensesdu Conseil de gestion du gouvernement (CGG) quis’appliquent à l’organisme.En mai 2007, pour la première fois depuissa création en 2000, OLG a conclu un protocoled’entente avec le ministère dont il relevait à cemoment-là, c’est-à-dire le ministère du Renouvellementde l’infrastructure publique. Selon leprotocole, OLG devait se conformer à la Directivesur les frais de déplacement, de repas et d’accueilque le CGG avait établie pour les ministères etorganismes désignés, qui couvre les frais de transport,d’hébergement et de repas encourus par lesemployés ainsi que les dépenses d’accueil engagéespour des personnes autres que les employés. OLGétait alors régie par sa propre politique concernantles voyages d’affaires.En janvier 2008, OLG a demandé à être exemptéede la directive du CGG sur les frais de déplacement.Son raisonnement était qu’elle constituaitun organisme indépendant et que sa politique convenaitmieux à la nature de ses activités et lui permettaitdéjà de contrôler ses frais de déplacementet dépenses connexes. Le ministère du Renouvellementde l’infrastructure publique, alors responsabled’OLG, n’a pas répondu à sa demande et OLG avu dans ce silence du gouvernement un signe deconsentement. En fait, OLG n’a jamais adopté ladirective du CGG sur les frais de déplacement et leministère responsable n’a jamais cherché à déterminers’il était approprié pour OLG d’appliquer sapropre politique.OLG a fini par adopter la Directive sur les fraisde déplacement, de repas et d’accueil du CGG dansson intégralité en octobre 2009, comme la provincelui avait enjoint de le faire en septembre 2009.En janvier 2010, le CGG a introduit une nouvelleDirective sur l’établissement et l’obligation de rendrecompte des organismes, qui met davantage l’accentsur les risques liés à la gestion de cette obligation.Elle exige que tout écart par rapport aux directivessoit explicitement signalé et justifié, et que les ministèresassurent la conformité des organismes. Lanouvelle directive est censée renforcer la redditionde comptes entre les organismes et les ministèresresponsables.Déplacements, réunions et accueilNous avons comparé la Directive sur les frais dedéplacement, de repas et d’accueil du CGG à laBusiness Travel Policy, qui est la politique interned’OLG sur les voyages d’affaires, pour la périodede 18 mois terminée en septembre 2009 (pour unaperçu de cette comparaison, voir l’annexe 1). Nousavons constaté que les plafonds de dépenses d’OLGétaient plus élevés que ceux du CGG dans certainssecteurs (dont les repas et les distances parcourues

10Rapport spécialen voiture), mais conclu que la politique d’OLGétait raisonnablement comparable à la directive duCGG. Quoi qu’il en soit, OLG a adopté la Directivesur les frais de déplacement, de repas et d’accueil duCGG dans son intégralité en octobre 2009.L’ancienne politique d’OLG, qui était en vigueurpour la période de 18 mois que nous avons vérifiée,stipule que les employés doivent se demander si lesdépenses envisagées sont légitimes, raisonnableset liées aux affaires de la société. Les employésdoivent également prendre les arrangements lesplus pratiques et les plus économiques possibles.Pour se faire rembourser leurs frais de déplacementet autres dépenses liées aux affaires, lesemployés doivent présenter un rapport de dépensessigné qui a été approuvé par le cadre supérieurcompétent. En 2008‐2009, ils ont présenté plusde 13 600 rapports de dépenses pour un total de5,5 millions de dollars à rembourser. En plus derembourser les dépenses des employés, le servicedes finances d’OLG doit traiter et payer les fraisassociés à l’utilisation des cartes de crédit professionnelleset aux activités de la société.Nous avons constaté que les employés seconform aient généralement à la politique enmatière de dépenses d’OLG, mais qu’il y avait desexceptions. Ces exceptions se rapportaient principalementaux demandes de remboursement desfrais de transport (taxis, péages et stationnement)et des frais de repas associés aux réunions de personnelet à l’accueil, qui étaient souvent soumisessans les reçus détaillés et/ou explications écritesexigés par la politique. Il était donc difficile de vérifiers’il s’agissait de dépenses d’affaires.Nous étions également préoccupés par lesdépenses non expressément visées par la politiqued’OLG, comme le montant maximum alloué pourles repas consommés aux réunions de personnelet les chambres d’hôtel louées dans le cadre d’unvoyage d’affaires en dehors de l’Ontario. Il est alorsattendu des employés qu’ils exercent leur discrétionet fassent preuve de jugement. Nous avons toutefoisconstaté que beaucoup d’entre eux ne dépensaientpas avec prudence mais que leurs demandesde remboursement étaient habituellementapprouvées. Cela nous a amenés à conclure que leprocessus d’approbation n’était pas aussi efficacequ’il aurait dû l’être.Nos constatations détaillées sont exposéesci-après.HébergementIl est attendu des employés d’OLG qu’ils choisissentdes hôtels aux tarifs raisonnables lorsqu’ilsvoyagent pour affaires, et toutes les réservationsdoivent être faites par l’entremise de l’agent de voyaged’OLG. Si cela n’est pas possible, les employéspeuvent faire des réservations en s’adressantdirectement à l’hôtel. Nous avons remarqué queles employés d’OLG prenaient habituellement desarrangements d’hébergement économiques, maisque certains d’entre eux avaient l’habitude dechoisir des hôtels plus coûteux ou, s’ils logeaientdans des hôtels figurant sur la liste approuvée, depayer plus que les tarifs négociés par OLG sansannexer d’explications écrites à leurs demandes deremboursement.Nous avons également noté que, jusqu’à toutrécemment, il était acceptable pour les employésassistant à une activité organisée par OLG de logerà l’hôtel où se tenait l’activité, et ce, même s’ils habitaientdans la même ville. Pour une réunion du personnelde vente tenue à Toronto en juin 2009, OLGa réservé des chambres pour environ 90 employés,dont 40 habitaient la région du grand Toronto.OLG a ensuite décidé d’annuler les réservationsfaites pour les employés de Toronto, mais elle aquand même dû acquitter plus de 3 600 $ en fraisd’annulation pour 22 des réservations. En août2009, elle a institué une nouvelle politique, selonlaquelle il n’est pas approprié de rembourser lelogement de nuit pour le personnel qui habite dansla zone d’affectation, à moins de circonstancesexceptionnelles.

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG11TransportsIl est attendu des employés d’OLG qu’ils utilisentle moyen de transport le plus pratique et le pluséconomique possible pour leurs voyages d’affaires.Ils sont notamment censés louer une voiture siun véhicule d’OLG n’est pas disponible ou si celacoûterait moins cher à OLG que de leur rembourserles kilomètres parcourus en voiture personnelle.Nous avons constaté que les employés choisissaientgénéralement des modes de transportéconomiques lorsqu’ils devaient voyager pouraffaires, mais qu’il manquait beaucoup de reçus etque la documentation fournie à l’appui de certainsautres frais de déplacement était insuffisante. Pourles déplacements sur les autoroutes à péage 407ETR, par exemple, dans bien des cas, seul le totalde la facture mensuelle avait été soumis, alors qu’ilest habituellement nécessaire de fournir une listedes lieux visités et des distances parcourues pourdémontrer qu’il s’agit effectivement d’un voyaged’affaires.Nous avons également remarqué certains casdans lesquels l’employé n’avait apparemment paschoisi le moyen de transport le plus économiquesans chercher à justifier son choix. Par exemple :•La politique d’OLG stipule que l’employé quiloue une voiture doit faire tout effort raisonnablepour remplir le réservoir à essenceavant de retourner le véhicule. Nous avonstoutefois constaté qu’il arrivait souvent auxemployés de payer des frais de ravitaillement,sans que cela soit justifié.•En ce qui concerne le stationnement àl’aéroport, les employés n’expliquaientgénéralement pas pourquoi ils n’avaient paschoisi des options moins coûteuses, commeun parc de stationnement hors site ou un taxipour se rendre à l’aéroport et en retourner. Unemployé avait notamment dépensé 261 $ pourle stationnement à l’aéroport sans fournir dereçu détaillé. Nous avons examiné la demandede remboursement et ce montant semblaitavoir été facturé pour trois ou quatre jours destationnement.Dépenses associés aux réunions depersonnelIl arrive souvent aux cadres supérieurs de se fairerembourser les dépenses liées à des réunions tenuesà l’interne et hors site, dans des restaurants ouailleurs, ou de les facturer directement à OLG. Laplupart de ces dépenses se rapportaient aux repas,mais d’autres étaient engagées pour la locationde salles de réunions, d’équipement audio, etc. Letotal des dépenses de réunion et d’accueil s’élevait àenviron 1 million de dollars en 2008‐2009. Cependant,comme OLG ne faisait pas de distinction entreles deux types de dépenses, il n’y avait pas suffisammentd’information pour déterminer le coût desrepas associés aux réunions de personnel.La politique d’OLG stipule que ces dépensesdoivent être payées par l’employé présent le plusélevé en grade et appuyées par un reçu détaillé.Elle exige également de l’employé qu’il joigne à sonrapport de dépenses une brève description et justificationdu repas ainsi que la liste des participants.La politique d’OLG ne spécifiait pas une limite endollars pour les repas d’affaires, mais elle précisaitque tous les montants à rembourser devaient être« raisonnables », c’est-à-dire que des services satisfaisantsdevaient être fournis de la manière la pluséconomique possible.Plus de 20 % des demandes de remboursementde repas que nous avons examinées indiquaient letotal dépensé mais sans être étayées par des reçusdétaillés, et plus de 10 % n’étaient pas accompagnéespar une liste des participants, contrairementà la politique d’OLG, qui exige de l’employé qu’ilapporte ces précisions. Les reçus fournis se limitaientsouvent aux bordereaux ou relevés de cartede crédit, qui indiquent seulement le total payé. Cesdétails doivent être fournis pour assurer à la personnequi approuve la demande que les dépensesencourues sont liées aux affaires et raisonnables.Dans bien des cas, le coût des repas était considérablementplus élevé que le tarif prévu dans lapolitique d’OLG sur les frais de déplacement, quinous semblait une base de comparaison raisonnable.Par exemple, lorsque nous avons examiné

12Rapport spécialles demandes accompagnées par des reçus détaillés,nous avons remarqué que le coût de certainsrepas servis dans des restaurants chers équivalaità plus du triple du tarif dîner de 21 $ stipulé dansla politique sur les frais de déplacement. Danscertains cas, OLG avait également payé les boissonsalcoolisées consommées lors de ces repas.Jusqu’en mai 2009, le coût des boissonsalcoolisées consommées lors des réunions depersonnel d’OLG était remboursable, à conditiond’avoir été approuvé par le vice-président de ladivision. C’était une des différences entre la politiqued’OLG et la directive du Conseil de gestion dugouvernement applicable à la fonction publique del’Ontario, qui interdit le remboursement des boissonsalcoolisées.Réunions d’entreprise et de divisionOLG tient des réunions d’entreprise et de divisionpériodiques afin d’encourager les employésà s’aligner sur les priorités stratégiques et depromouvoir les interactions en face-à-face, ledéveloppement de l’esprit d’équipe et la formation.En l’absence de lignes directrices ou de politiquesd’entreprise dans ce secteur, les gestionnaires dedivision d’OLG pouvaient déterminer eux-mêmessi des réunions étaient nécessaires et choisir le lieuet le site appropriés, à condition de ne pas dépasserleur budget. OLG dépensait plus de 1 million dedollars par an pour ses réunions d’entreprise et dedivision. Certaines de ces réunions se tenaient horssite. Elles incluaient le congrès annuel de l’industriedu jeu, les réunions stratégiques et de leadership àl’intention des cadres supérieurs, ainsi que d’autresréunions liées aux ventes, au marketing et à la gestiondes ressources humaines.Nous avons remarqué que, dans bien des cas, cesréunions n’étaient pas organisées de façon économique.Par exemple, depuis 2006, le congrès annuelpour environ 250 cadres supérieurs de l’industriedu jeu coûte entre 551 000 $ et 710 000 $ par an ensus des frais de déplacement. Ce congrès comprendhabituellement des réunions, des séances de formationet un dîner de reconnaissance des employés.Le congrès de 2009 a duré quatre jours et s’esttenu dans un des casinos de villégiature. Les coûtsse répartissaient comme suit : 312 000 $ pour lesrepas, l’hébergement et les installations de réunion;154 000 $ pour l’organisation des activités et lesdivertissements; 85 000 $ pour les cours et séancesde formation. Le coût des aliments et boissons parpersonne s’élevait en moyenne à 140 $ par jour.Environ le tiers des dépenses associées au congrès2009 de l’industrie du jeu se rapportaient àl’organisation des activités et aux divertissements.Jusqu’en 2009, OLG payait un consultant environ130 000 $ par an pour qu’il planifie le congrèsannuel de l’industrie du jeu. Nous avons constatéque ces services avaient été confiés à un fournisseurunique pour trois des quatre dernières années.Cette personne recevait aussi un paiement anticipésubstantiel (100 000 $) à la signature du contrat,mais les factures subséquentes ne détaillaient pasle travail réalisé. OLG a depuis adopté un processusd’appel d’offres concurrentiel pour les services deplanification d’événements.Nous avons également noté que certainesréunions avaient eu lieu dans des sites coûtantentre 200 $ et 300 $ par personne par jour, ce quiincluait non seulement les repas et l’hébergementmais aussi l’utilisation d’installations non liéesaux affaires, comme des terrains de golf et desremonte-pentes. OLG a aussi organisé des activitésde développement de l’esprit d’équipe dans un complexede jeux d’arcade, des centres de villégiature etdes spas, à bord d’une croisière et dans un camp depaintball.AccueilL’accueil englobe la prestation de servicesd’alimentation, d’hébergement, de transportet autres à des personnes non employées parOLG, dont les représentants de gouvernements,d’entreprises et d’autres administrations et fournisseursde loteries et de jeux. La politique d’OLGstipulait que l’accueil devait être offert de manière

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG13économique, cohérente et appropriée pour faciliterles affaires d’OLG ou par courtoisie. La politiquene donnait pas de limite en dollars pour le coût desrepas servis dans le cadre de l’accueil, mais ellespécifiait que les employés devaient faire preuve dejugement et exercer leur discrétion dans le choixdes types et des sites de divertissement.Nous reconnaissons que les repas constituentune marque raisonnable de courtoisie envers lesvisiteurs de l’extérieur. En ce qui concerne lesdépenses engagées pour des boissons alcooliséesdans le cadre de l’accueil, la politique d’OLG permettaitle remboursement des dépenses approuvéespar le vice-président d’une division. En supposantqu’on ait fait preuve de jugement en s’assurant quele coût des boissons alcoolisées n’est pas démesurépar rapport aux frais de repas connexes, cette politiquenous semble raisonnable. Nous croyons quecela serait perçu comme une marque raisonnable decourtoisie envers les représentants d’autres sociétésde loteries ou de jeux, d’autres administrations oud’autres partenaires de l’extérieur.Les employés d’OLG se font généralement rembourserles frais d’accueil en présentant un rapportde dépenses. Comme il est indiqué dans la sectionsur les frais de repas associés aux réunions depersonnel, OLG consignait les frais d’accueil sousla rubrique des réunions d’affaires mais sans fairede distinction entre les deux types de réunions.Il n’y avait donc pas suffisamment d’informationpour déterminer combien OLG dépensait en fraisd’accueil.Nous avons également remarqué que, depuis uncertain nombre d’années, la division des loteriesachetait des billets de saison et des loges corporativespour pouvoir amener des cadres représentantdes détaillants clés d’OLG à des manifestationssportives. Ces billets coûtaient plus de 100 000 $ paran. Les cadres supérieurs de la division des loteriesdécidaient comment et à qui les billets seraient distribués,et les employés d’OLG assist aient habituellementaux matchs à titre d’hôtes pour la soirée. Lecoût des repas et boissons servis à ces événementsdépassait souvent 100 $ par personne.OLG justifiait ces dépenses en disant que celafavorisait de bonnes relations d’affaires. Rien neprouvait toutefois que des sites moins coûteuxn’auraient pas donné d’aussi bons résultats,d’autant plus qu’OLG est essentiellement le seulgrand fournisseur de billets de loterie au détailen Ontario. De plus, le fait d’accorder ce genre detraitement à certains détaillants pourrait être perçucomme une pratique de commerce déloyale pard’autres détaillants.En février 2009, OLG a décidé de mettre fin à ceprogramme et de réévaluer sa stratégie d’accueil.Cartes de crédit professionnellesLes cartes de crédit professionnelles peuventconstituer un moyen d’achat rentable, à conditiond’être utilisées de façon appropriée. OLG utilise descartes d’achat pour faciliter l’acquisition des nécessitésquotidiennes. Elle utilise deux programmes decartes d’achat : dans le premier cas, des cartes decrédit professionnelles sont remises à des employésdésignés pour qu’ils puissent acheter des biens peucoûteux pour leur service; dans le deuxième cas,des comptes d’achat sont établis pour que les servicespuissent commander des fournitures.En septembre 2009, OLG comptait environ 90cartes de crédit professionnelles auxquelles étaientimputés des coûts d’environ 1 million de dollars paran pour des postes tels que les droits d’adhésionà une association professionnelle, les servicesd’alimentation et de traiteur pour les réunionsd’affaires, les services de photocopie, et l’achat depetits appareils électroniques et autres. Elle avaitaussi établi plus de 800 comptes d’achat auprès dequatre fournisseurs autorisés et affectait environ4 millions de dollars par an à des dépenses tellesque les fournitures d’entretien et de bureau, lesuniformes et les services d’imprimerie.Le service des finances d’OLG examine indépendamment100 % des transactions par carte de créditprofessionnelle et 30 % des transactions par compted’achat. Nous avons constaté que ces contrôlesétaient généralement efficaces et que les examens

14Rapport spécialpermettaient de repérer les irrégularités potentielles,comme les dépenses non appuyées par desreçus ou non justifiées, pour qu’elles fassent l’objetd’un suivi. Nous avons quand même noté quelquesexceptions. Par exemple, certains types de dépensesde voyage, comme le stationnement et les frais detaxi, étaient imputés à des cartes de crédit professionnelles.Or, les dépenses de ce genre doiventplutôt faire l’objet d’une demande de remboursementappuyée par des reçus détaillés, ce qui offreune plus grande assurance que les dépenses sontliées aux affaires tout en réduisant au minimumle risque de demandes en double (l’employé paiepar carte de crédit professionnelle puis présenteun rapport de dépenses). Nous avons égalementremarqué que certains gestionnaires approuvaientleurs propres dépenses.Autres dépenses liées auxemployésOutre les dépenses engagées par les employésd’OLG, nous avons examiné deux autres types dedépenses liées aux employés, soit les programmesde récompense et de reconnaissance et les véhiculesattribués à des employés. Nos observations sontprésentées ci-après.Programmes de récompense, dereconnaissance et autres à l’intention desemployésAu fil des ans, OLG a institué différents programmescorporatifs de reconnaissance prévoyantla présentation d’une récompense symbolique (parexemple, une plaque) ou tangible, y compris :• un cadeau de Noël de 20 $ à tous lesemployés, généralement un coupon cinéma;• 20 $ par an par employé en guised’appréciation à la discrétion du chef deservice;•des récompenses trimestrielles/annuellesreconnaissant les réalisations exceptionnellesd’un employé ou d’une équipe — les gagnantsdes récompenses trimestrielles reçoivent uncertificat-cadeau de 50 $, tandis que les gagnantsdes récompenses annuelles reçoiventun coupon voyage de 500 $ et sont invités audîner de gala d’OLG.Il y avait aussi un programme reconnaissantles employés ayant accumulé 3, 5, 10, 15, 20 et 25ans de service et ceux qui prennent leur retraite,en vertu duquel l’employé peut choisir un cadeauévalué à 10 $ par année de service. Par exemple,un employé ayant trois ans de service aurait droit àun cadeau d’une valeur approximative de 30 $, parexemple un vase de cristal, etc.Nous reconnaissons qu’un programme de reconnaissancedes employés peut aider à promouvoirun milieu de travail positif encourageant une plusgrande efficacité, à accroître la productivité et àatteindre les objectifs de l’entreprise. Nous avonstoutefois noté que certaines récompenses étaientgénéralement remises à tous les employés plutôtqu’en reconnaissance d’un rendement exceptionnel.Certains services d’OLG ont aussi introduitd’autres programmes informels de récompense.En 2008‐2009, les dépenses associées aux programmesde récompense, de reconnaissance etautres à l’intention des employés totalisaientenviron 900 000 $. Les activités de renforcement del’esprit d’équipe mentionnées plus haut pourraientd’ailleurs être considérées comme une forme derécompense pour les employés.Un nombre excessif de programmes derécompense risque de créer un sentiment d’attenteet un manque d’uniformité entre les services quantà la valeur des récompenses aux employés. Parexemple, certains services n’attribuait pas la primed’appréciation de 20 $ par employé par an, tandisque d’autres dépensaient plus que la limite permiseet organisaient différentes fonctions à l’intention dupersonnel tout au long de l’année.En 2001, OLG a institué un programme qui offreaux employés ayant au moins six mois de serviceà temps plein jusqu’à 500 $ tous les trois ans pour

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG15acheter un nouvel ordinateur domestique. Entre2007 et 2010, ce programme a bénéficié à environ1 200 employés et coûté 600 000 $ par an. Leprogramme de subvention étant en vigueur depuisprès de neuf ans, OLG devrait se demander s’il estencore nécessaire.En décembre 2009, OLG a examiné ses programmesà l’intention des employés et décidéd’annuler et/ou de modifier certains d’entre eux parsouci d’équité et d’uniformité.Véhicules attribués à des employésEn octobre 2009, le parc automobile d’OLGcomptait environ 280 véhicules. Environ 190 deces véhicules étaient attribués à des employésexerçant des fonctions (p. ex. ventes ou enquêtes)susceptibles de les obliger à utiliser un véhicule ou àparcourir au moins 27 000 km par an pour affaires,ce qui rendait cette option rentable. Soixantevéhicules étaient utilisés à d’autres fins, notammentpour les services de navette aux clients. Enfin, 26véhicules étaient réservés aux cadres supérieursdans le cadre de leur régime de rémunération.OLG a engagé une société de crédit-bail pourqu’elle l’aide à gérer son parc automobile. Lesservices offerts par la société incluaient la locationet la sélection de véhicules, la liaison avec des distributeursd’essence et des fournisseurs de servicesde réparation et d’entretien, la gestion des cartesd’essence, la production de rapports sur les distancesparcourues et le calcul des avantages imposables.Les dépenses liées au parc automobile, qui secomposaient principalement des frais de location,d’essence, d’entretien et de gestion, s’élevaient àenviron 4,4 millions de dollars par an.La société de crédit-bail produisait un rapportmensuel contenant des renseignements tels queles distances parcourues par chaque véhicule etl’essence consommée. Un groupe d’examen du parcd’OLG était censé étudier le rapport, le distribueraux services responsables et les informer des exceptionsdevant faire l’objet d’un suivi.Véhicules attribuésNous avons constaté que les mesures de contrôledes véhicules étaient généralement satisfaisantes,mais que l’utilisation des véhicules aurait pu fairel’objet d’une surveillance plus étroite. En particulier,au cours de la période de 12 mois terminéeen septembre 2009, 60 des 190 véhicules attribuésà des employés particuliers n’avaient pas atteintle seuil annuel de 27 000 kilomètres. Treize de cesvéhicules avaient parcouru moins de 20 000 kilomètreset sept autres, moins de 15 000 kilomètres.OLG n’avait pas analysé formellement les tendanceset conservait les rapports de la société de crédit-bailpendant seulement un an.Véhicules des cadres supérieursOLG nous a informés que les 26 véhicules en questionétaient prévus dans le régime de rémunérationdes cadres supérieurs depuis la fusion des voletsloteries et jeux d’OLG en avril 2000. La figure 1montre le coût maximum des voitures auxquellesles cadres supérieurs d’OLG avaient droit dansle cadre de leur régime de rémunération. Parailleurs, 16 cadres ont opté pour une allocationmensuelle, qui variait entre 17 000 $ à 24 000 $par an par personne. Les cadres peuvent remplacerleurs véhicules à l’expiration du bail de trois ansou lorsque la distance parcourue dépasse 90 000kilomètres.Le nombre de cadres qui ont droit à un véhiculed’entreprise est beaucoup plus élevé à OLG quedans la fonction publique de l’Ontario, où ce droitFigure 1: Limite de coût des véhicules des cadres au30 septembre 2009Source des données: Société des loteries et des jeux de l’Ontariocoût admissible desvéhicules ($)cadres régulier hybridePDG 57 512 62 512vice-président principal 52 283 57 283vice-président, directeurgénéral, directeur régional41 519 46 519

16Rapport spécialest réservé aux sous-ministres. De plus, le coûtadmissible des véhicules (non hybrides) d’OLG, quela plupart des cadres conduisent, est substantiellementplus élevé que le maximum de 30 000 $ établipar la province pour les véhicules (non hybrides)des sous-ministres. La politique de la fonction publiquede l’Ontario stipule également que les sousministresdoivent choisir des véhicules construitsen Amérique du Nord. Par contraste, la plupart desvéhicules des cadres supérieurs d’OLG étaient fabriquésà l’étranger. OLG a toutefois révisé sa politiqueen mai 2009 et exige maintenant que les véhiculesaient été assemblés au Canada.Surveillance des Dépenses desemployésLe budget est actuellement le premier outil qu’OLGutilise pour surveiller les dépenses des employés, etc’est à chaque service qu’incombe cette responsabilité.Cependant, un budget peut servir uniquementà contrôler les dépenses de haut niveau — il nepermet pas de détecter les cas de non-conformitéou d’abus.Durant notre examen, nous avons relevé denombreux cas dans lesquels les dépenses av aientété incorrectement consignées, de sorte qu’ilétait difficile de calculer avec précision le totaldépensé par type de dépense. De plus, commenous l’avons indiqué plus haut, de nombreusesdemandes de remboursement ont été approuvéesmême lorsqu’elles n’étaient pas appuyées par desreçus ou des explications satisfaisantes, ou que lesmontants indiqués semblaient excessifs. OLG nousa informés qu’il arrivait parfois à son service desfinances d’examiner un échantillon de demandes deremboursement pour vérifier si la documentationà l’appui était suffisante. Quoi qu’il en soit, chaqueservice était en fin de compte responsable de sesdépenses, et les dépenses étaient généralementremboursées à condition d’avoir été approuvées parl’autorité compétente.Au cours des dernières années, le service de vérificationinterne d’OLG a commencé à effectuer desvérifications rotatives des dépenses des employéspar service. Ses efforts ont eu un certain impact,mais notre vérification indiquait néanmoins qu’OLGdevait renforcer son processus pour s’assurer queles dépenses des employés sont conformes à la politiqueétablie et qu’elles peuvent résister à l’examenpublic.Changements en coursAu moment où nous avons effectué notre vérification,OLG avait déjà commencé à apporter deschangements afin de mieux se conformer auxattentes de la province et du public, notammenten adoptant la Directive sur les frais de déplacement,de repas et d’accueil du Conseil de gestiondu gouvernement. De plus, un nouveau conseild’administration a récemment été formé et unprocessus est en cours pour recruter un nouveauprésident général permanent. Nous nous attendonsà ce qu’OLG apporte d’autres changements dansl’avenir. Notre recommandation est censée compléterles changements en cours afin d’améliorerles pratiques relatives aux dépenses des employésd’OLG.RecommAndationPour aider à s’assurer que les dépenses desemployés et les pratiques connexes répondentde façon efficace aux objectifs opérationnels etaux attentes du public, la Société des loteries etdes jeux de l’Ontario (OLG) doit :•en collaboration avec le ministère responsable,élaborer un cadre de responsabilisationefficace incluant des attentes clairementdéfinies et des rapports périodiques;•lorsque la politique en vigueur sur lesdépenses des employés omet de mentionnercertains types de dépenses, élaborer leslignes directrices nécessaires pour guider lesemployés;•renforcer et communiquer la nécessitéd’une culture de pratiques de dépenses

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG17prudentes par la formation du personnel etl’engagement de la direction;•veiller à ce que les vérifications internespériodiques servent notamment à déterminersi les gestionnaires des servicesresponsables ont approuvé les demandesde remboursement des employés de façonappropriée;•par l’entremise du nouveau conseild’administration, examiner les arrangementspris pour les réunions de personnel et lescongrès, les programmes de récompense etde reconnaissance des employés, et le droitdes cadres supérieurs à des véhicules dans lecadre de leur régime de rémunération.réponse de la Société desloteries et des jeux de l’OntarioOLG s’attend à finaliser son protocole d’ententeavec le ministère des Finances d’ici l’été 2010. Ceprotocole met à jour le cadre de gouvernance etde responsabilisation entre OLG et le gouvernementpour que les politiques internes d’OLG soientclaires et conformes aux nouvelles directivesapplicables du gouvernement, dont la Directivesur l’établissement et l’obligation de rendre comptedes organismes diffusée en janvier 2010 parle Conseil de gestion du gouvernement et saDirective sur les frais de déplacement, de repas etd’accueil. OLG signale certaines demandes deremboursement des employés au commissaire àl’intégrité et elle doit rendre ces rapports publicsen les affichant sur son site Web.En ce qui concerne les dépenses desemployés, OLG s’engage pleinement à adopterdes pratiques et politiques opérationnelles conformeset comparables aux pratiques, politiqueset directives applicables de la fonction publiquede l’Ontario. Son conseil d’administration etsa haute direction sont déterminés à faire unexamen rigoureux continu du mandat et despratiques d’OLG et ils comprennent clairementla nécessité d’appliquer des politiquestransparentes et prudentes, particulièrementen ce qui concerne les frais de déplacement,de repas et d’accueil. Par exemple, OLG aimmédiatement adopté la Directive sur les fraisde déplacement, de repas et d’accueil du Conseilde gestion du gouvernement, conformémentaux directives reçues en septembre 2009. Ellea aussi mis en oeuvre un programme de formationobligatoire pour tous ses gestionnaireset atteint un taux d’achèvement de 100 % enfévrier 2010. OLG est en train de réviser sonprogramme de formation afin de tenir comptedes changements apportés à la Directive surles frais de déplacement, de repas et d’accueil enavril 2010. Elle a aussi élaboré de nouvellespolitiques exigeant une évaluation complète desbesoins ainsi que des processus plus détaillés dedocumentation et d’approbation, qui utilisentune fonction d’examen centralisée et coordonnéepour évaluer et approuver les demandes desemployés qui désirent assister à des réunions oudes congrès. De plus, les demandes de déplacementdoivent maintenant être approuvées àl’avance et justifiées par écrit.OLG vérifie les dépenses de ses employéstous les trois mois et ces vérifications internessont maintenant prévues dans le plan de vérificationannuel. Elles assurent la conformité auxpolitiques et processus d’approbation applicables.Les vérificateurs externes d’OLG devrontaussi examiner la conformité de la haute directionaux politiques pertinentes.Enfin, le nouveau conseil d’administrationd’OLG et son équipe de haute direction se sontengagés à examiner les programmes existantsde récompense et de reconnaissance desemployés pour s’assurer qu’ils sont efficaces,appropriés et prudents et qu’ils répondentaux besoins opérationnels d’OLG ainsi qu’auxattentes du gouvernement et du public.OLG a déjà pris des mesures pour éliminercertains programmes de récompense et de

18Rapport spécialreconnaissance des employés ainsi que les élémentsdu régime de rémunération des cadressupérieurs qui ne répondent pas à ces critères.Depuis 2009, elle a annulé cinq programmeset économisé ainsi 546 000 $. La directiond’OLG a récemment effectué un autre examendes programmes et recommandé au conseild’administration des compressions supplémentairestotalisant 400 000 $, dont l’éliminationgraduelle du programme de subvention auxemployés pour l’achat d’un ordinateur. Cesrecommandations, conjuguées aux changementsapportés le 1er janvier 2010, permettrontà OLG de réduire les coûts annuels associés auxprogrammes de récompense, de reconnaissanceet autres à l’intention des employés d’environ950 000 $, soit près de 60 %, d’ici janvier 2011.

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG19Annexe — Comparaison des politiques en matière de voyagesdu Conseil de gestion du gouvernement et de la Société desloteries et des jeux de l’OntarioDirective sur les frais de déplacement,Politique interne d’OLG concernant lesde repas et d’accueil du Conseil de gestion voyages d’affairesType de dépense du gouvernement (mars 2008 – septembre 2009)transport routierremboursementdes kilomètresparcourus par unvéhicule personnelhébergementindemnité de repasquotidiennelorsque les déplacements par route s’avèrentl’option la plus commode et la plus économique,l’ordre de préférence est le suivant :• véhicule de l’État, si disponible• véhicule de location• véhicule personnel0 – 4 000; 0,40 $/km (dans la région du sud)0,41 $/km (dans la région du nord)l’employé devrait louer une voiture au lieu d’utiliserson véhicule personnel quand la distance àparcourir en une journée dépasse 200 kmles employés doivent s’adresser directement àl’hôtel (figurant dans la liste du portail MyOPS) ouappeler le fournisseur de services de voyage (HRGCanada) pour faire une réservationoccupation simple dans une chambre standardles nuitées dans la zone d’affectation ne sontgénéralement pas autorisées (sauf dans descirconstances exceptionnelles ou en cas d’urgence)tarif – 40 $ par jour avec plafond recommandé de20 $ pour un repas donnétarifs pour moins d’une journée complète :• 8,75 $/petit-déjeuner• 11,25 $/déjeuner• 20 $/dînerl’employé doit se trouver à au moins 24 km du lieude travaill’original des reçus détaillés est exigéles boissons alcoolisées ne sont pas rembourséespeut louer un véhicule si :• aucun des véhicules d’OLG n’est disponible etil est plus économique de louer une voiture qued’utiliser un véhicule personnel• la distance totale parcourue pour affaires enune journée est supérieure à 250 km• cela coûte moins cher que d’autres moyens detransport (p. ex. taxis, navette aéroportuaire,voiture avec chauffeur)• l’employé reçoit des clients• plus de deux employés voyagent ensemble0,45 $/km (avant juillet 2008)0,50 $/km (depuis juillet 2008)le montant remboursé ne doit pas dépasser lecoût d’autres moyens de transport disponibles(transport aérien, location de voiture)les employés doivent loger dans des hôtels aveclesquels OLG a négocié un tarif préférentiel (lefournisseur de services de voyage tient une listedes hôtels offrant un tarif préférentiel qui sontsitués dans la ville de destination)l’employé peut passer la nuit dans une chambrestandardil n’existe pas de politique spécifique surles nuitées passées à l’intérieur de la zoned’affectationtarif – 45 $ par jour jusqu’à concurrence de :• 9 $/petit-déjeuner• 15 $/déjeuner• 21 $/dînerl’employé doit se trouver à au moins 50 km du lieude travailaucun reçu n’est exigé si l’employé ne dépasse pasl’indemnité allouée

20Rapport spécialDirective sur les frais de déplacement,Politique interne d’OLG concernant lesde repas et d’accueil du Conseil de gestion voyages d’affairesType de dépense du gouvernement (mars 2008 – septembre 2009)autres frais dedéplacementrepas/accueil liésaux affairesappels à la maisonservices deblanchisserieles pourboires raisonnables aux serveurs, auxchasseurs, aux préposés au service aux chambreset aux chauffeurs de taxi sont remboursés — sansqu’il soit nécessaire de présenter des reçusles frais de repas raisonnables et appropriés sontremboursés si l’employé a dû travailler durantl’heure normale de repasla demande doit contenir les détails suivants :circonstances, type d’accueil, coûts étayés pardes reçus, nom de l’établissement, nombre departicipants, nom des participants avec titre duposte et nom de l’employeur et approbationsappropriéespeut inclure des boissons alcoolisées avec le repasou durant une réception — le coût des boissonsalcoolisées ne doit pas dépasser le coût de lanourritureremboursement des frais raisonnables pour unappel nécessaire à la maison chaque nuit passéeà l’extérieurfrais remboursés pour les voyages d’affaires d’aumoins cinq jours consécutifs (les coûts doivent êtreraisonnables)allocation de 10 $/jour pour les frais accessoires(collations, bouteilles d’eau, pourboires auxemployés de l’hôtel) — il n’est pas nécessaire defournir des reçusles repas liés aux affaires désignent la nourritureet les boissons servis aux employés d’OLG durantles périodes normales de repas; l’accueil désigneles aliments et boissons ainsi que les servicesd’hébergement, de transport et autres fournis auxfrais d’OLG à des personnes non employées parOLGtoutes les demandes de remboursement doiventêtre étayées par : une brève description etjustification des activités; un reçu détaillé indiquantle montant payé pour les aliments, les boissons etles autres postes de dépenses; le nom, le titre duposte et l’employeur des bénéficiaires ainsi que laraison de leur présencele coût des boissons alcoolisées doit être approuvépar le vice-président de division(Note : Depuis mai 2009, le coût des boissonsalcoolisées n’est plus remboursable pour les repasliés aux affaires qui sont servis aux réunions depersonnel)les appels à la maison sont remboursés jusqu’àconcurrence de 30 minutes par jourfrais remboursés pour les voyages d’affaires d’aumoins trois nuits consécutives (les coûts doiventêtre raisonnables)

Bureau du vérificateur général de l'Ontario20 rue Dundas OuestCase 105, 15e étageToronto, ONM5G 2C2www.auditor.on.caISBN 978-1-4435-2661-6 (imprimé)ISBN 978-1-4435-2662-3 (PDF)