Pratiques relatives aux dépenses des employés de l'OLG (Rapport ...

Pratiques relatives aux dépenses des employés de l’OLG11TransportsIl est attendu des employés d’OLG qu’ils utilisentle moyen de transport le plus pratique et le pluséconomique possible pour leurs voyages d’affaires.Ils sont notamment censés louer une voiture siun véhicule d’OLG n’est pas disponible ou si celacoûterait moins cher à OLG que de leur rembourserles kilomètres parcourus en voiture personnelle.Nous avons constaté que les employés choisissaientgénéralement des modes de transportéconomiques lorsqu’ils devaient voyager pouraffaires, mais qu’il manquait beaucoup de reçus etque la documentation fournie à l’appui de certainsautres frais de déplacement était insuffisante. Pourles déplacements sur les autoroutes à péage 407ETR, par exemple, dans bien des cas, seul le totalde la facture mensuelle avait été soumis, alors qu’ilest habituellement nécessaire de fournir une listedes lieux visités et des distances parcourues pourdémontrer qu’il s’agit effectivement d’un voyaged’affaires.Nous avons également remarqué certains casdans lesquels l’employé n’avait apparemment paschoisi le moyen de transport le plus économiquesans chercher à justifier son choix. Par exemple :•La politique d’OLG stipule que l’employé quiloue une voiture doit faire tout effort raisonnablepour remplir le réservoir à essenceavant de retourner le véhicule. Nous avonstoutefois constaté qu’il arrivait souvent auxemployés de payer des frais de ravitaillement,sans que cela soit justifié.•En ce qui concerne le stationnement àl’aéroport, les employés n’expliquaientgénéralement pas pourquoi ils n’avaient paschoisi des options moins coûteuses, commeun parc de stationnement hors site ou un taxipour se rendre à l’aéroport et en retourner. Unemployé avait notamment dépensé 261 $ pourle stationnement à l’aéroport sans fournir dereçu détaillé. Nous avons examiné la demandede remboursement et ce montant semblaitavoir été facturé pour trois ou quatre jours destationnement.Dépenses associés aux réunions depersonnelIl arrive souvent aux cadres supérieurs de se fairerembourser les dépenses liées à des réunions tenuesà l’interne et hors site, dans des restaurants ouailleurs, ou de les facturer directement à OLG. Laplupart de ces dépenses se rapportaient aux repas,mais d’autres étaient engagées pour la locationde salles de réunions, d’équipement audio, etc. Letotal des dépenses de réunion et d’accueil s’élevait àenviron 1 million de dollars en 2008‐2009. Cependant,comme OLG ne faisait pas de distinction entreles deux types de dépenses, il n’y avait pas suffisammentd’information pour déterminer le coût desrepas associés aux réunions de personnel.La politique d’OLG stipule que ces dépensesdoivent être payées par l’employé présent le plusélevé en grade et appuyées par un reçu détaillé.Elle exige également de l’employé qu’il joigne à sonrapport de dépenses une brève description et justificationdu repas ainsi que la liste des participants.La politique d’OLG ne spécifiait pas une limite endollars pour les repas d’affaires, mais elle précisaitque tous les montants à rembourser devaient être« raisonnables », c’est-à-dire que des services satisfaisantsdevaient être fournis de la manière la pluséconomique possible.Plus de 20 % des demandes de remboursementde repas que nous avons examinées indiquaient letotal dépensé mais sans être étayées par des reçusdétaillés, et plus de 10 % n’étaient pas accompagnéespar une liste des participants, contrairementà la politique d’OLG, qui exige de l’employé qu’ilapporte ces précisions. Les reçus fournis se limitaientsouvent aux bordereaux ou relevés de cartede crédit, qui indiquent seulement le total payé. Cesdétails doivent être fournis pour assurer à la personnequi approuve la demande que les dépensesencourues sont liées aux affaires et raisonnables.Dans bien des cas, le coût des repas était considérablementplus élevé que le tarif prévu dans lapolitique d’OLG sur les frais de déplacement, quinous semblait une base de comparaison raisonnable.Par exemple, lorsque nous avons examiné