Pratiques relatives aux dépenses des employés de l'OLG (Rapport ...

16Rapport spécialest réservé aux sous-ministres. De plus, le coûtadmissible des véhicules (non hybrides) d’OLG, quela plupart des cadres conduisent, est substantiellementplus élevé que le maximum de 30 000 $ établipar la province pour les véhicules (non hybrides)des sous-ministres. La politique de la fonction publiquede l’Ontario stipule également que les sousministresdoivent choisir des véhicules construitsen Amérique du Nord. Par contraste, la plupart desvéhicules des cadres supérieurs d’OLG étaient fabriquésà l’étranger. OLG a toutefois révisé sa politiqueen mai 2009 et exige maintenant que les véhiculesaient été assemblés au Canada.Surveillance des Dépenses desemployésLe budget est actuellement le premier outil qu’OLGutilise pour surveiller les dépenses des employés, etc’est à chaque service qu’incombe cette responsabilité.Cependant, un budget peut servir uniquementà contrôler les dépenses de haut niveau — il nepermet pas de détecter les cas de non-conformitéou d’abus.Durant notre examen, nous avons relevé denombreux cas dans lesquels les dépenses av aientété incorrectement consignées, de sorte qu’ilétait difficile de calculer avec précision le totaldépensé par type de dépense. De plus, commenous l’avons indiqué plus haut, de nombreusesdemandes de remboursement ont été approuvéesmême lorsqu’elles n’étaient pas appuyées par desreçus ou des explications satisfaisantes, ou que lesmontants indiqués semblaient excessifs. OLG nousa informés qu’il arrivait parfois à son service desfinances d’examiner un échantillon de demandes deremboursement pour vérifier si la documentationà l’appui était suffisante. Quoi qu’il en soit, chaqueservice était en fin de compte responsable de sesdépenses, et les dépenses étaient généralementremboursées à condition d’avoir été approuvées parl’autorité compétente.Au cours des dernières années, le service de vérificationinterne d’OLG a commencé à effectuer desvérifications rotatives des dépenses des employéspar service. Ses efforts ont eu un certain impact,mais notre vérification indiquait néanmoins qu’OLGdevait renforcer son processus pour s’assurer queles dépenses des employés sont conformes à la politiqueétablie et qu’elles peuvent résister à l’examenpublic.Changements en coursAu moment où nous avons effectué notre vérification,OLG avait déjà commencé à apporter deschangements afin de mieux se conformer auxattentes de la province et du public, notammenten adoptant la Directive sur les frais de déplacement,de repas et d’accueil du Conseil de gestiondu gouvernement. De plus, un nouveau conseild’administration a récemment été formé et unprocessus est en cours pour recruter un nouveauprésident général permanent. Nous nous attendonsà ce qu’OLG apporte d’autres changements dansl’avenir. Notre recommandation est censée compléterles changements en cours afin d’améliorerles pratiques relatives aux dépenses des employésd’OLG.RecommAndationPour aider à s’assurer que les dépenses desemployés et les pratiques connexes répondentde façon efficace aux objectifs opérationnels etaux attentes du public, la Société des loteries etdes jeux de l’Ontario (OLG) doit :•en collaboration avec le ministère responsable,élaborer un cadre de responsabilisationefficace incluant des attentes clairementdéfinies et des rapports périodiques;•lorsque la politique en vigueur sur lesdépenses des employés omet de mentionnercertains types de dépenses, élaborer leslignes directrices nécessaires pour guider lesemployés;•renforcer et communiquer la nécessitéd’une culture de pratiques de dépenses