Pratiques relatives aux dépenses des employés de l'OLG (Rapport ...

10Rapport spécialen voiture), mais conclu que la politique d’OLGétait raisonnablement comparable à la directive duCGG. Quoi qu’il en soit, OLG a adopté la Directivesur les frais de déplacement, de repas et d’accueil duCGG dans son intégralité en octobre 2009.L’ancienne politique d’OLG, qui était en vigueurpour la période de 18 mois que nous avons vérifiée,stipule que les employés doivent se demander si lesdépenses envisagées sont légitimes, raisonnableset liées aux affaires de la société. Les employésdoivent également prendre les arrangements lesplus pratiques et les plus économiques possibles.Pour se faire rembourser leurs frais de déplacementet autres dépenses liées aux affaires, lesemployés doivent présenter un rapport de dépensessigné qui a été approuvé par le cadre supérieurcompétent. En 2008‐2009, ils ont présenté plusde 13 600 rapports de dépenses pour un total de5,5 millions de dollars à rembourser. En plus derembourser les dépenses des employés, le servicedes finances d’OLG doit traiter et payer les fraisassociés à l’utilisation des cartes de crédit professionnelleset aux activités de la société.Nous avons constaté que les employés seconform aient généralement à la politique enmatière de dépenses d’OLG, mais qu’il y avait desexceptions. Ces exceptions se rapportaient principalementaux demandes de remboursement desfrais de transport (taxis, péages et stationnement)et des frais de repas associés aux réunions de personnelet à l’accueil, qui étaient souvent soumisessans les reçus détaillés et/ou explications écritesexigés par la politique. Il était donc difficile de vérifiers’il s’agissait de dépenses d’affaires.Nous étions également préoccupés par lesdépenses non expressément visées par la politiqued’OLG, comme le montant maximum alloué pourles repas consommés aux réunions de personnelet les chambres d’hôtel louées dans le cadre d’unvoyage d’affaires en dehors de l’Ontario. Il est alorsattendu des employés qu’ils exercent leur discrétionet fassent preuve de jugement. Nous avons toutefoisconstaté que beaucoup d’entre eux ne dépensaientpas avec prudence mais que leurs demandesde remboursement étaient habituellementapprouvées. Cela nous a amenés à conclure que leprocessus d’approbation n’était pas aussi efficacequ’il aurait dû l’être.Nos constatations détaillées sont exposéesci-après.HébergementIl est attendu des employés d’OLG qu’ils choisissentdes hôtels aux tarifs raisonnables lorsqu’ilsvoyagent pour affaires, et toutes les réservationsdoivent être faites par l’entremise de l’agent de voyaged’OLG. Si cela n’est pas possible, les employéspeuvent faire des réservations en s’adressantdirectement à l’hôtel. Nous avons remarqué queles employés d’OLG prenaient habituellement desarrangements d’hébergement économiques, maisque certains d’entre eux avaient l’habitude dechoisir des hôtels plus coûteux ou, s’ils logeaientdans des hôtels figurant sur la liste approuvée, depayer plus que les tarifs négociés par OLG sansannexer d’explications écrites à leurs demandes deremboursement.Nous avons également noté que, jusqu’à toutrécemment, il était acceptable pour les employésassistant à une activité organisée par OLG de logerà l’hôtel où se tenait l’activité, et ce, même s’ils habitaientdans la même ville. Pour une réunion du personnelde vente tenue à Toronto en juin 2009, OLGa réservé des chambres pour environ 90 employés,dont 40 habitaient la région du grand Toronto.OLG a ensuite décidé d’annuler les réservationsfaites pour les employés de Toronto, mais elle aquand même dû acquitter plus de 3 600 $ en fraisd’annulation pour 22 des réservations. En août2009, elle a institué une nouvelle politique, selonlaquelle il n’est pas approprié de rembourser lelogement de nuit pour le personnel qui habite dansla zone d’affectation, à moins de circonstancesexceptionnelles.