Gestion de la trésorerie - Rapport de vérification final - Le 9 ... - EDC

Gestion de la trésorerieRapport de vérification finalRapport N o 18/129 janvier 2013Diffusion :Destinataires :Président et chef de la directionPremier vice-président et chef de la direction financièreVice-président et contrôleur généralContrôleur général adjointDirecteur, Comptes créditeursc.c. :Premier vice-président, Affaires générales et secrétairePremier vice-président, Ressources humaines et communicationPremier vice-président, Développement des affairesPremier vice-président, AssurancesPremier vice-président, Groupe des produits de financementPremier vice-président, Solutions d’affaires et innovationPremier vice-président et chef de la gestion des risquesVice-président et trésorierVice-président, Services générauxTrésorier adjointDirecteur de groupe, Services des prêtsDirecteur de groupe, Immobilier et Services générauxChargé de fonction, Fiscalité et AssurancesDirecteur, Opérations bancairesDirecteur de groupe, Planification et Relations extérieuresDirecteur principal, Bureau du vérificateur généralDirecteur de groupe, Bureau du vérificateur généralÉquipe de vérificationAllison CoonsAllison LoweVice-présidente, Vérification interneMonica Ryan

Table des matièresIntroduction ................................................................................................................... 3Objectifs et portée de la vérification............................................................................ 3Opinion de la Vérification interne ................................................................................ 3Résultats de la vérification et recommandations ....................................................... 4Conclusion ..................................................................................................................... 4Gestion de la trésorerie | 9 janvier 2013 2

IntroductionConformément au plan de mission de 2012, la Vérification interne d’EDC a vérifié le processus degestion de la trésorerie. Une fois par an, EDC demande l’approbation de son programme de papiercommercial au ministre des Finances. La limite d’emprunt à court terme pour l’exercice 2012 a été établieà 8 G USD. En date du 30 juin 2012, le solde de papier commercial était d’environ 3,7 G CAD. LaGestion de la trésorerie à EDC englobe également les placements dans des titres négociables tels que desbons du Trésor, des dépôts à terme et des acceptations bancaires. En date du 30 juin 2012, le solde de latrésorerie et des titres négociables était d’environ 5,1 G CAD.Objectifs et portée de la vérificationLa vérification visait de manière générale à évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle descontrôles entourant le processus de gestion de la trésorerie. La portée de cette vérification comprenait unessai détaillé des contrôles relatifs à l’émission et à l’enregistrement de titres de créance à court terme et àl’acquisition de placements à court terme et de dérivés connexes ainsi qu’à la surveillance de cesopérations. Les contrôles de trésorerie liés à ces activités, tels que les rapprochements bancaires, ont étéégalement été examinés. Une évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle des contrôlesconcernant les prévisions de trésorerie et les mesures de liquidité a été exclue de la portée de cettevérification.Opinion de la Vérification interneÀ notre avis, le processus de gestion de trésorerie est bien contrôlé 1 . Dans notre essai détaillé destransactions, nous avons vérifié que les principaux contrôles destinés à assurer l’existence et l’exactitudedes emprunts à court terme et des opérations de placement dans le système UFS (Universal FinancialServer) sont bien conçus et fonctionnent comme prévu et qu’il existe des contrôles de suivi appropriéspour surveiller le processus. Un problème modéré 2 a été relevé en ce qui concerne la conception descontrôles entourant la préparation et la révision des rapprochements bancaires.1 Nos opinions de vérification standard sont les suivantes :- Contrôles forts : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Il existe des contrôles internesexemplaires. Les objectifs du processus vérifié sont très probablement atteints.- Bien contrôlé : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié sontprobablement atteints.- Possibilités d’améliorations : Un ou plusieurs contrôles clés n’existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas commeprévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l’incidencesur le processus vérifié est plus qu’insignifiante. De promptes mesures s’imposent.- Non contrôlé : De nombreux contrôles clés n’existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifsdu processus ne sont probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l’incidence sur le processus vérifiéest importante. Des mesures doivent être prises immédiatement.2 Voici le classement de nos constatations de vérification :- Problème majeur - Un contrôle clé n’existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou deréputation est plus qu’insignifiant. L’objectif du processus sur lequel porte le contrôle n’est probablement pas atteint. Des mesurescorrectives sont requises pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints.- Problème modéré - Un contrôle clé n’existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou deréputation pour le processus est plus qu’insignifiant. Toutefois, il existe un contrôle de compensation. Des mesures correctives sontrequises pour éviter que l’on se fie seulement au contrôle de compensation et pour que les contrôles soient rentables.- Problème mineur - Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement d’un contrôle qui n’est pas un contrôle clé. Il est peuprobable qu’il y ait des répercussions sur la capacité d’atteindre les objectifs. Des mesures correctives sont recommandées pour que lescontrôles soient rentables.Gestion de la trésorerie | 9 janvier 2013 3

Résultats de la vérification et recommandations1. Rapprochements bancairesDes rapprochements bancaires effectués à temps et de manière adéquate facilitent la détection de fraudesou d’erreurs en matière de flux de trésorerie, réduisent la probabilité d’erreurs de synchronisation dans lesétats financiers et fournissent un important contrôle de surveillance pour la direction. L’examen d’unéchantillon de rapprochements bancaires effectué pendant la vérification a révélé que les rapprochementsliés aux flux de trésorerie étaient toujours préparés à temps. Toutefois, il existe différentes façonsd’effectuer les rapprochements bancaires pour les comptes qui ne sont pas touchés par les flux detrésorerie et qui n’ont pas pu être recalculés étant donné que le rapprochement entre le solde du grandlivre général et celui du relevé bancaire mensuel n’avait pas été fait de manière appropriée. Parconséquent, nous avons recommandé à la direction d’offrir une formation aux employés responsables dela préparation des rapprochements bancaires. Cette formation devrait se baser sur les normes actuelles depréparation et de révision des rapprochements bancaires. De plus, les rapprochements bancaires devraientêtre établis et passés en revue une fois par mois pour tous les comptes bancaires.Constatation de la vérification – Problème modéréResponsable de l’intervention – Contrôleur général adjoint, Finances, en collaboration avec le directeur,Comptes créditeursDate d’échéance – Toutes les mesures doivent être mises en œuvre au 2T2013ConclusionLes constatations et recommandations de la vérification ont été communiquées à la direction, qui les aacceptées et a élaboré des plans d’action dont la mise en œuvre devrait se faire au plus tard au deuxièmetrimestre de 2013.Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de la vérification.Gestion de la trésorerie | 9 janvier 2013 4