EXELLE 2

Prestation de services d’accueil téléphonique et physique

De : Anande Cross
Directrice
Exelle SARL
64, avenue d’Italie
75013 Paris

INTRODUCTION
Vos Besoins: vous cherchez une hôtesse expérimentée pour assurer l’accueil physique et téléphonique le mercredi
toute la journée et le jeudi matin, à votre siège au 3 rue Castellane dans le 8eme. Vos clients sont à 70% anglophones,
donc il sera essentiel que votre standardiste ait une excellente maîtrise de cette langue et vous êtes dans
l’univers des Fonds d’Investissements une référence incontournable. Votre équipe à taille humaine de 25 collaborateurs
et votre environnement de travail où l’épanouissement dans le travail et l’esprit d’équipe sont des valeurs
clés, rend la mission particulièrement attractive
Les missions principales de l’hôtesse sont:
- gestion des appels entrants et transmission des appels en Anglais et en Français
- accueil des collaborateurs ainsi que des clients en Anglais et en Français
- organisation des salles de réunion
- prévisions et commande des plateaux repas pour les réunions
- gestions des prestataires liés à l’accueil
- ouverture et gestion du courrier
- tâches administratives diverses

L’agence Exelle est bien positionnée pour répondre à votre besoin par son approche unique de la relation client,
sa réactivité et son positionnement qualitatif.
En proposant à nos hôtesses et hôtes les meilleures conditions de travail possibles, nous fidélisons des profils de
qualité qui en retour sont motivés, attachés à l’entreprise et fiables.
Les valeurs propres à Exelle :
Respect du client, respect de l’employé, écoute et réactivité, Innovation, Sens du Service et Respect de l’environnement.
Nos métiers:
L’accueil en Entreprise
Il s’agit de mettre à disposition de nos clients des hôtesses destinées à travailler de manière permanente sur leur
site.
Les hôtesses sont gérées par notre agence, mais ont un contrat pour une durée déterminée avec nos clients.
L’accueil en événementiel
Nos hôtesses sont sollicitées au cours de ces événements, quels qu’ils soient, pour y apporter une valeur ajoutée.
Elles représentent au mieux l’image de nos clients en accueillant leurs convives.

Présentation de la société
Organigramme

Présentation de la société
Les chiffres
Depuis la création en 2006, le chiffre d’affaires de l’agence n’a cessé d’évoluer grâce à
l’accroissement de l’activité et du portefeuille client.
ANNÉE 2012 2013 2014 2015
CHIFFRE
D’AFFAIRES (€) 397,045 686,896 493,233 546,560

Organisation et répartition des tâches
: Cathy Alvarez. La chargée d’Accueil, bilingue Anglais et véhiculée, avec 3 années
d’expérience en Accueil est en charge de veiller au suivi de la prestation en binôme avec la responsable de
l’agence, sera formée à votre accueil pour les remplacements en urgence. En dehors de la gestion des
plannings, la chargée d’Accueil s’occupe du sourcing de la veille en recrutement, des vérifications de références,
des tests d’embauches et des prises de RDV agence.
: Anande Cross, Directrice, avec plus de 10 ans d’expérience
en Prestation de Service e.. Joignable 24 heures/ 24 heures, et 7 jours/7, elle assure le suivi des prestations, veille
au bon déroulement de manière constante avec, écoute et disponibilité.
: Ellie Garrard, responsable de faire le lien avec notre comptabilité externe, réponds aux
demandes liées à la paie et au juridique et fait le lien entre les prestataire (juridique et comptabilité) et les
collaborateurs Exelle.
:
CABINET ACF AUDIT, un interlocuteur dédié: Michael Mina, gestion des paies et du social
CABINET HERVET & ASSOCIES, Grégoire Hervet , associé et fondateur, spécialiste du droit du travail.

Réalisation de la prestation et contrôle
Responsable Prestataire (chargé de compte)
Anande Cross fondatrice de l’agence Exelle Paris en 2006 justifie d’une expérience de plus de 15 ans dans la
prestation de Service est à la tête de 3 entreprises dont le chiffres d’affaires cumulé représente plus d’un million
d’euros.
Tout d’abord pour hôtesse d’Accueil pour Sonia Rykiel, concierge dans l’hôtellerie
de luxe, elle fonde sa société en s’associant avec Monsieur Patrick Poisson,
président des Business Angels Ile de France. Sa priorité est d’offrir des conditions de
travail basée sur le respect et l’écoute dans lignée du développement durable
et de la responsabilité sociétale des entreprises.
Très impliquée dans ses prestations, elle reste la première interlocutrice des clients
et du personnel dans sa structure basée dans le 13ème arrondissement à Paris
et dont l’effectif a évolué de 1 à 8 personnes en tout juste 10 ans.

Outils et partenaires
Notre Standard CRM
En partenariat depuis 5 ans avec Adexium, spécialiste du standard externalisé, notre équipe dédiée
réponds à nos
appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Ainsi nous sommes toujours joignables, soit par le biais de notre standard, soit en journée, soit lors
d’une urgence, nos coordonnées sont les mêmes depuis 10 ans!
Moyens assurant la ponctualité
Leader historique en Europe sur les offres de CRM de gestion de personnel, notre partenaire AXLR8 la solution
“Fast Track” créé spécifiquement pour l’agence permet d’automatiser le suivi et le contrôle de la prestation
de service.
En se basant sur les technologies APS et de Pointage Géo localisé, le CRM entièrement dans le cloud vous
permet de suivre les pointage de votre prestation, de visualiser les ventes et les reportings en toute sérénité:
Pointage et dépointage géolocalisé et en continu
Alerte automatique en cas de non pointage
Suivi Hôtesses
Suivi disponibilité Staff
Contrôle qualité
Reporting de Performance

Gestion des absences et solutions de remplacement proposées
1. Prévues (cf.Jours de Fériés):
Les absences prévues sont calquées sur le mode de fonctionnement du site, soit sur les périodes de fermeture du site.
2. Non prévues courtes (

Methode de sourcing
Le recrutement
une rigueur toute particulière y est apporté, le reflet de votre image en dépend.
Le recrutement “sur mesure” Exelle se décompose en plusieurs phases :
1. Présélection sur CV, lettre de motivation et pré-entretien téléphonique.
2. Questionnaire de sélection évaluant le raisonnement, les aptitudes verbales, l’orthographe, la culture générale,
la résolution de problème en situation professionnelle.
3. Premier entretien de motivation.
4. Contrôle des connaissances linguistiques orales et écrites grâce aux tests TOEIC
5. Contrôle des références.
6. Test sur site.

Critères de recrutement
Voici les points essentiels concernant l’intervenant pour cette accueil.
Une expérience dans le Service est tout particulièrement importante dans le recrutement des profils correspondant
au site:
- niveau Baccalauréat et +
- proximité géographique du site (à moins de 40 minutes du site)
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Bonne communication orale et écrite
- Connaissance de l’Anglais lu, écrit, parlé
- Bonne connaissances du Pack Office
- Sens du Service
- Curiosité Intellectuelle
- Ouverture d’esprit
- Anglais Niveau Bilingue

Formation : initiale, continue
Nous nous engageons à vous proposer des hôtesses dont l’efficacité et l’expérience du service sont des
conditions sine qua non de la bonne exécution de la prestation.
Nous dispensons pour cela des formations professionnalisantes destinées à garantir un bon niveau de
connaissances indispensables à une hôtesse représentant votre image. Nos budgets de formations sont
dédiés à 100% à la formation de nos équipes.

Tenues
Les tenues sont faites sur mesure et chaque modèle est crée en fonction de la demande.
En 2018, nous avons crées 10 nouvelles tenues, notre catalogue est disponible sur demande. Pour nos sites
d’Accueil, nous créons une tenue sur mesure, en fonction de la demande et du besoin, à raison de 3 tenues
différentes en 3 exemplaires pour chaque collaborateur.

Nos points forts
L’agence EXELLE est joignable 7/7j & 24h sur 24h
1 équipe EXELLE de 3 personnes dédiées au site
1 équipe de 3 volantes spécifiquement formées sur le site
Standard Permanent et Réactivité Permanente
Budget de Formations 100% dédiés à l’accueil
de 3000 candidatures étudiées pour une sélection de 1% des profils
ÉCOUTE, RESPECT, REACTIVITE

Références clients

Témoignages clients
Laura Bartels, Project Manager - NDB STRATEGIC DESIGN - Juin 2015
“Dear both, A big thank you again from our team and myself for all the flexibility shown on site and during
the preps of the events...“
Bruno Fourdin, Responsable de la Communication Interne - BNP PARRIBAS - Avril 2015
“Bonjour, Un petit mail pour souligner la qualité de vos hôtesses pour notre événement d’hier. Tout s’est parfaitement
déroulé et elles ont été très professionnelles tout au long de la manifestation. Je souligne encore
une fois la qualité de votre suivi commerciale qui est appréciable.
A bientôt pour de prochaines manifestations. Bien cordialement,”
Stefanie MOLLER, Project Manager - FORTES’NICKEL - Mai 2015
“Dear Ludmilla, I am fine thank you and yourself? Yes they met my expectations. They were punctual, very
friendly and they spoke English.
Thank you very much for your service…”
Pascal PARRANT, VP Corp Marketing - AAR CORP - Juin 2015
“Bonjour, Merci de votre support et contribution au succès de notre soirée hier. La prestation des hôtesses
fut très appréciée par nos invites. Cordialement,”