Gestion électronique de documents ADOS - Logiciels de gestion ...

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Canon
®
ADOS
Architecture
for Document
Services TM
Gestion électronique
de documents

Gestion électronique de documents ADOS
Les exigences complexes posées à la gestion des documents requièrent des solutions créatives.
Or, le système de gestion électronique de documents ADOS est une réponse aux défis d’aujourd’hui.
Un environnement en constante évolution nécessite une capacité d’adaptation rapide. La gestion
électronique de documents ADOS est un investissement stratégique offrant les conditions
optimales pour des processus flexibles.
La clé du succès
La gestion électronique de documents garantit un traitement rapide de l’information.
La tendance à l’administration décentralisée devient de plus en plus marquée aujourd’hui. Des
structures plus horizontales requièrent l’accès des collaborateurs aux informations importantes,
en tout temps et partout.
Les systèmes de gestion électronique de documents assurent la recherche, la récupération, la
distribution et la maîtrise rapides et flexible des informations,
de manière à faciliter les prises de
décisions dans les entreprises, indépendamment du lieu.
L’organisation et l’optimisation de la qualité des processus et des services grâce à la gestion
électronique de documents amènent des avantages par rapport à la concurrence, réduisent les
coûts, améliorent le niveau de sécurité et assurent que toutes les données de l’entreprise soient
entièrement révisables.
Avantages de la gestion électronique de documents :
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Disponibilité instantanée des informations – gain de temps (Time to market)
Pas de recherche fastidieuse et pas d’erreur d’archivage – économies
Autorisations d’accès aux informations – sécurité
Accès simultané de plusieurs collaborateurs aux informations – productivité
Archivage révisable et protégé contre la falsification
Diminution des travaux de routine – motivation des collaborateurs
Evolutivité optimale – protection de l’investissement
Simplicité de l’interface utilisateur – utilisation facile

La gestion des informations est une
compétence pour l’avenir
� 80 % de toutes les informations dans les entreprises sont disponibles sous forme de documents et non dans
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CAPTURE
GESTION
PARTAGE
STOCKAGE
CONFORMITÉ
ADOS
des banques de données.
10 à 20 % de tous les documents sont classés sans pouvoir être retrouvés ou ne sont pas disponibles car ils
sont en traitement.
Chaque accès à un dossier ou à ses documents prend 10 à 30 minutes en moyenne.
La gestion de l’information représente la compétence clé pour l’avenir.
La gestion professionnelle de documents est la base du succès d’une entreprise.
La gestion de documents équivaut à la gestion de la qualité.
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Descriptif du produit ADOS
ADOS est un logiciel client serveur dédié à la gestion électronique des documents, axé sur les
processus de documents de tout genre, aussi bien des documents scannés que des documents
électroniques variés d’une entreprise comme les fichiers Office, les e-mails, les listes d’impression
(COLD) ou les documents issus de systèmes ERP. Ces documents doivent être archivés et gérés
librement, puis être mis à disposition des collaborateurs d’une organisation en tout temps et partout.
ADOS
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permet une recherche, un tri et un regroupemant aisés des informations contenues
dans les documents.
met tous les documents, y compris leurs données d’indexation, rapidement à la
disposition des utilisateurs.
peut être intégré sans problème dans une infrastructure logicielle et matérielle existante.
est conforme à tous les standards courants de l’industrie.
est intuitif et d’utilisation simple.
Comment les documents sont-ils archivés ?
L’archivage se fait à partir de postes de travail décentralisés ou par le biais de processus gérés de
manière centralisée, tels que le traitement des listes d’impression COLD, l’archivage automatique des
e-mails à partir des systèmes Microsoft Exchange ou Lotus Notes, ou l’intégration de documents issus
de systèmes ERP. Grâce à sa structure modulaire et la possibilité de personnaliser les critères
d’indexation, ADOS garantit une évolutivité optimale du système et une adaptation flexible aux
besoins du client.
Comment les documents sont-ils trouvés, organisés et traités ?
Qu’il s’agisse d’une recherche selon des critères relationnels, hiérarchiques, ou s’appliquant à tous les
dossiers et types de document, ou qu’il s’agisse simplement d’une recherche intuitive, les
informations sont retrouvables de manière très flexible, soulignant la souplesse et la convivialité
d’ADOS. Le contrôle des versions et la maîtrise de documents intégrée (workflow) créent la condition
idéale au traitement des documents axé sur les processus et donc à la gestion de documents au sens
propre du terme.
Comment les documents sont-ils gérés ?
La disponibilité en ligne des documents sur tous les réseaux, assortie d’une sécurité d’accès
maximale, assure des avantages concurrentiels pour les entreprises de toute taille. Les documents
disponibles pour toute l’entreprise sont tous stockés de manière centralisée sur des supports de
données magnétiques ou optiques. L’application rigoureuse des standards informatiques garantit
une sécurité d’exploitation maximale et une intégration optimisée aux réseaux existants.

La gestion de tous les documents est
la base du succès d’une entreprise
Avantages d’ADOS
QUALITÉ DES PROCESSUS
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Disponibilité de tous les documents indépendamment de leur
emplacement
Documents des clients en ligne
Organisation flexible des processus et diminution des cycles de
traitement
QUALITÉ DU SERVICE
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Disponibilité en ligne de tous les documents
Recherche et traitement efficaces
Disponibilité instantanée des informations
Distribution immédiate des informations importantes
CONTRÔLE
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Recherche flexible par la navigation dans les documents
Contrôle efficace des rapports jusqu’aux documents originaux
RÉDUCTION DES COÛTS
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Diminution des coûts de papier et de photocopie
Coûts d’archivage réduits (matériel, locaux)
AVANTAGES CONCURRENTIELS
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Gain de temps dans le traitement des dossiers (Time to market)
Développement plus rapide des produits grâce à la disponibilité des
informations en ligne
Gestion de données pertinentes pour la qualité
SÉCURITÉ
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Autorisations d’accès
Communication sécurisée
Duplication automatique des données
Sécurité contre les pannes
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Fonctions d’ADOS
ADOS NAVIGATOR
Recherche, tri, regroupement
et maîtrise de documents…
ADOS VIEWER
Visualisation, envoi, traitement,
impression de documents…
ADOS Navigator permet la recherche, l’interrogation, le tri, le regroupement et la
maîtrise de documents. Les profils d’utilisateurs personnels et la structure claire des
processus et des documents optimisent les processus de travail.
ADOS Viewer permet l’affichage des documents du système de gestion électronique
de documents ADOS. La convivialité et la fonctionnalité d’ADOS Viewer permettent
de traiter, d’imprimer et d’envoyer des documents.
u r
Réc pérer & gére

ADOS est disponible partout sur le Web
ADOS CLIENT WEB
Recherche et traitement de documents
dans le navigateur Internet…
La sécurité des
données va de soi
Une communication sécurisée
et la sécurité des données sont
particulièrement importantes
lorsque l’on accède à Internet.
ADOS WEB Access supporte
bien sûr les communications
par SSL.
Aujourd’hui, il doit être possible de trouver, de traiter, de distribuer et de mettre à
disposition des informations et des documents, quels que soient le lieu et l’heure.
Sans aucune installation, le client ADOS Web constitue un moyen idéal d’accéder
aux documents ADOS sur l’ensemble de la plate-forme via le navigateur Web, tout
en respectant de manière absolue les normes de sécurité d’ADOS.
Le traitement et l’envoi de documents sont possibles de la même manière que dans
les applications ADOS. La structure et l’organisation du Web sont basées sur les
applications ADOS afin de mettre à disposition de l’utilisateur une interface
équivalente dans le navigateur Web.
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ADOS permet l’importation de tout
type de documents
ADOS CAPTURE CLIENT
Numérisation, saisie, indexation et
archivage des documents...
ADOS COLD
Génération de documents à partir de
listes d’impression et de documents en
provenance d’un mainframe...
Assurant la qualité des informations
en les distribuant de manière
optimale, ADOS COLD traite
rapidement et automatiquement
les listes d’impression de tout format
en provenance des systèmes
mainframe et garantit une
distribution optimale des
informations. L’indexation s’effectue
automatiquement et est lue
directement à partir des documents.
ADOS Capture Client prépare les documents pour l’archivage, avec des données
d’indexation définies pour l’application. Tous les processus de la saisie des
documents papier peuvent être adaptés à vos exigences spécifiques. La sélection
flexible des réglages pour la numérisation, le traitement d’image, la reconnaissance
des codes à barres et l’indexation garantissent un emploi aisé. La numérisation et
l’archivage simultanés des documents assurent quant à eux un gain de temps.
Ca pturer & archiver

ADOS réduit le volume de papier et
économise les coûts d’impression
ADOS OFFICE LINKS
Saisie et archivage de documents
en provenance de toutes les
applications MS Office…
EXPLORER INTEGRATION
Archivage direct de documents à
partir d’Explorer...
Les documents Microsoft Office quotidiens peuvent être classés directement
et aisément, sans impression, au moyen des liens Office ADOS.
A l’aide d’ADOS Explorer, les documents quotidiens peuvent être enregistrés
simplement à partir de Windows Explorer ou du bureau Windows, ce qui
réduit considérablement le volume de papier.
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ADOS s’intègre aux systèmes et
aux applications existants
ADOS MFP INTEGRATION
Numérisation, saisie, indexation
et archivage directs à partir de
systèmes multifonctions…
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ADOS ActiveX Integration
Intégration d’autres applications
et processus...
ADOS Integration MFP permet de saisir, d’indexer et d’archiver des
documents papier directement à partir de systèmes multifonctions
centralisés. Un document est classé, indexé et archivé sur l’écran de
l’appareil après avoir été numérisé.
1
3
1 Document scanné
2
3
Sélection de la catégorie
Indexation
Moyennant l’interface ADOS ActiveX, les fonctions de gestion électronique
de documents d’ADOS supportent de manière optimale les autres processus
des sociétés et s’intègrent directement dans les applications. L’interface
ADOS est entièrement intégrée au produit. ADOS permet ainsi de développer
des intégrations dont la compatibilité est assurée, aussi dans le futur.
Archiver & intégrer

ADOS archive les e-mails des
systèmes de messagerie modernes
MESSAGING SYSTEM
INTEGRATION
Archivage automatique des
e-mails et fichiers joints…
Microsoft Exchange
IBM Lotus Notes
ADOS est la réponse au problème de l’archivage et de l’enregistrement du flot
d’e-mails provenant des systèmes de messagerie modernes. Comme c’est le
cas pour les fax et la correspondance, les e-mails sont confiés à un archivage
structuré et révisable par ADOS Messaging Integration.
En plus d’alléger la charge de la mémoire du système de messagerie tout en
permettant des économies, ADOS Messaging System Integration garantit un
enregistrement sans faille de la correspondance électronique externe.
Triés selon la date, la taille, le destinataire et le statut, les e-mails et les fichiers
joints sont archivés automatiquement dans la structure de gestion
électronique de documents ADOS, sans nécessiter ube intervention de
l’utilisateur. Celui-ci continue à consulter les informations qu’il reçoit par e-
mail dans Microsoft Outlook.
Les utilisateurs d’IBM Lotus Notes ont la possibilité d’archiver directement
leurs e-mails et leurs fichiers joints dans la structure de gestion électronique
de documents ADOS. Les documents sont indexés automatiquement ou
manuellement.
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ADOS relie les processus et les documents
WORKFLOW
INTÉGRÉ ADOS
Maîtrise et traitement des
documents axés sur les processus...
Chaque document
d’une entreprise
peut être relié à
un processus de
manière flexible.
La qualité des processus est un facteur compétitif. Parallèlement, de
nombreuses entreprises doivent faire face aux défis que représentent la
décentralisation croissante et le respect de dispositions légales. Le Workflow
intégré ADOS permet d’optimiser les processus commerciaux et de les
rendre vérifiables et transparents.
Le Workflow intégré ADOS supporte les processus liés à un nombre indéfini de documents et
d’informations d’une entreprise. Le suivi des documents ADOS est clairement affiché dans
ADOS Navigateur et se distingue par une configuration des processus particulièrement simple.
Des tâches comprenant des délais peuvent être exécutées manuellement, automatiquement
ou être déléguées, et des documents peuvent être ajoutés ou traités. Les notifications en
fonction d’incidents particuliers complètent l’ensemble des fonctions.
Traiter & maîtriser

ADOS protège les documents
contre la falsification
SIGNATURE
NUMÉRIQUE ADOS
Protection de tous les documents
contre la falsification...
Archivage des informations protégé contre la falsification
La signature numérique apposée sur les documents électroniques garantit
l’authenticité des informations. Les contenus non falsifiés et la preuve de
l’identité de la source de l’information peuvent uniquement être garantis par
un archivage des documents totalement sécurisé contre la falsification. Les
documents ADOS portent une signature numérique. Lors de chaque
recherche d’un document, le serveur ADOS la vérifie afin de s’assurer que
chaque utilisateur reçoit exclusivement des informations non falsifiées.
Chaque document ADOS est protégé contre tout abus par une signature numérique et stocké immédiatement
après avoir été archivé par le serveur ADOS.
Vérification automatique de l’authenticité des documents
Chaque appel d’un document ADOS entraîne un contrôle de la clé publique du document. Les informations
peuvent être appelées uniquement si la signature numérique du document a été vérifiée par le service de
certification du serveur ADOS et si le document n’a pas été modifié depuis son archivage.
Preuve de l’authenticité des
informations
Le service ADOS Server gère les paires de
clé grâce à une procédure standardisée. La
clé privée sert à signer les documents et est
protégée contre tout accès par le système
d’exploitation du serveur ADOS. La clé
publique est disponible dans l’architecture
du système ADOS et peut être utilisée par
les auditeurs afin de prouver l’authenticité
des informations.
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ADOS est le serveur de contenu pour SAP
CONNECTEUR ADOS
pour SAP 6.0
Archivage des documents entrants et sortants…
Grâce à la gestion et au contrôle méthodiques de leurs
processus, les entreprises tournées vers l’avenir posent
les fondements de leur succès durable.
SAP soutient une entreprise au niveau de la conception
et de l’organisation stratégiques de ses processus
commerciaux. Les informations et les documents
constituent une partie importante de chaque
processus et doivent être gérés de manière sûre et
avantageuse. Le logiciel client serveur ADOS permet de
gérer toutes les informations de manière centralisée et
de relier en même temps les processus SAP à leurs
documents correspondants.
Archivage des documents
entrants
Les documents entrants et
électroniques peuvent être
archivés dans ADOS directe-
ment à partir de l’interface
utilisateur SAP. Les applications
ADOS sont entièrement inté-
grées aux scénarios
d’archivage de SAP et suppor-
tent l’ensemble des fonctions de
codes à barres SAP. L’indexation
des documents est reprise
directement à partir des proces-
sus SAP.
Archivage des documents sort-
ants et des fichiers de données
Le connecteur ADOS pour SAP
met à disposition des processus
d’archivage automatiques pour
les documents sortants, tels
que les listes d’impression SAP.
Parallèlement, l’ensemble des
données de réorganisation
issues de SAP peut être sauve-
gardé dans ADOS afin de déchar-
ger la mémoire et de réduire les
coûts du stockage des don-
nées de SAP. Si celles-ci doivent
être utilisées ultérieurement, il
est possible de les transférer à
nouveau au système SAP.
Appel de tous les documents
directement à partir de SAP
Une intégration complète
signifie que tous les documents
gérés par ADOS peuvent être
appelés directement depuis les
applications SAP. ADOS se
charge alors de la reproduction
des documents reliés à des
applications SAP.
SAP
Certified
Integration
Connecteur ADOS SA P

ADOS est compatible avec tous
les standards importants
Plates-formes ADOS
La structure modulaire des plates-formes ADOS permet d’exploiter pleinement toutes les
possibilités techniques des systèmes client/serveur.
ADOS se distingue ainsi par une vitesse et un débit de données particulièrement élevés.
PLATES-FORMES
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Serveur ADOS
Système d’exploitation :
Microsoft Windows 2000, 2003
Base de données SQL
Oracle, SQL Server, DB2
Périphériques de stockage
RAID, NAS, SAN, juke-boxes et supports
de données optiques
Réseaux
TCP/IP
Clients ADOS
Système d’exploitation :
Microsoft Windows 2000, XP
Scanner
ISIS, KOFAX, TWAIN
STANDARDS
Interface Microsoft ActiveX
Reconnaissance et traitement de codes à
barres
OCR/OMR
Scanner de documents
Serveur
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Interface du serveur de contenu SAP
Numérisation ISIS
Numérisation KOFAX
Logiciel et matériel
Numérisation TWAIN
Back-up à un endroit sûr
(délocalisé)
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ADOS s’intègre à votre infrastructure IT
Serveurs, bases de données et supports de stockage
SERVEUR
BASE DE
DONNÉES
SUPPORTS
DE STOCKAGE
Le serveur ADOS
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ADOS utilise les plates-formes de base de données SQL les
plus répandues :
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Supports magnétiques et optiques : évolutifs, rapides et sûrs
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assure la disponibilité de tous les documents.
tient compte des autorisations d’accès individuelles des utilisateurs.
assure un contrôle des versions et une gestion des processus de workflow des documents.
stocke les informations à coût optimal sur différents supports de données.
offre la sécurité contre les pannes grâce à la sauvegarde et la reprise sur incident (failover)
automatiques.
Le serveur ADOS met les documents à la disposition des utilisateurs dans l’ensemble de
l’entreprise. Une exploitation optimale des moyens de stockage et du réseau est obtenue grâce à
l’architecture système de pointe.
Le système de gestion électronique de documents ADOS mémorise les informations
d’indexation et de contrôle des documents dans une base de données SQL. Des possibilités
de révision complètes sont ainsi assurées.
Oracle
Microsoft SQL Server
DB2
La capacité de stockage, la vitesse, le coût d’archivage et la sécurité constituent des critères
décisifs.
Afin de satisfaire aux exigences en matière de vitesse d’accès en ligne et d’archivage de longue
durée des documents, ADOS permet l’emploi des moyens de stockage de données les plus
divers, répartis selon les besoins.
Supports de stockage magnétiques RAID/DAS, NAS, SAN
Supports de données optiques ou juke-boxes MOD, UDO Plasmon : R/W et WORM
Structurer & développer

ADOS est évolutif et extensible à volonté
Editions ADOS
PERSONAL EDITION
La solution pour système ADOS dans
un environnement de bureau personnel.
WORKGROUP EDITION
La solution idéale pour les groupes
de travail et départements.
STANDARD EDITION
La solution pour les moyennes à
grandes entreprises ayant un réseau
et une banque de données centralisés.
L’édition ADOS Personal permet la gestion optimale des
documents papier et MS Office sur l’ordinateur individuel.
L’édition ADOS Workgroup est une solution performante et
avantageuse destinée aux départements et groupes de travail
comptant 5 utilisateurs maximum. Les scanners de documents
et les appareils multifonctions peuvent être intégrés de manière
simple et évolutive. Les documents sont mis à la disposition des
utilisateurs via une recherche relationnelle et une recherche
plein texte.
L’édition ADOS Standard est la solution pour les moyennes à
grandes entreprises disposant d’un réseau et d’une banque de
données centralisés. Elle permet l’utilisation de supports
optiques et de juke-boxes, des supports RAID, NAS, SAN et du
scannage avec reconnaissance de codes à barres tout en mettant
à disposition un Report Management COLD, un workflow intégré
et l’accès à Internet.
Que serait le monde
sans croissance ?
ADOS grandit tout simplement en
même temps que les besoins de
votre entreprise qu’il soutient de
manière optimale afin qu’elle
réussisse. Il va de soi que toutes
les éditions ADOS sont entièrement
compatibles et extensibles
facilement et à tout moment.
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ADOS offre une structure d’organisation
décentralisée
multi-serveurs et multi-sites
ENTERPRISE EDITION
La solution pour les entreprises
décentralisées ayant un réseau et
une base de données répartis.
L’édition ADOS Enterprise offre aux entreprises réparties entre
différentes implantations une structure d’organisation
décentralisée avec une gestion centrale.
L’édition ADOS Enterprise permet l’emploi d’un nombre illimité
de serveurs ADOS, supportant tous les modules, toutes les
intégrations et interfaces.
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Accès à distance aux documents stockés sur un serveur
ADOS éloigné
Réplication de documents entre emplacements pour
l’optimisation de l’accès en ligne
Sauvegarde centrale de documents d’un ou de plusieurs
emplacements sur un serveur de sauvegarde ADOS
Enterprise scale

ADOS est un investissement stratégique
Architecture for Document Services
ADOS est l’architecture optimale pour la gestion de documents développée spécialement
pour les exigences élevées des entreprises tournées vers l’avenir.
ADOS soutient le caractère individuel de la recherche de documents, un traitement des
informations axé sur les processus et un archivage sécurisé des données critiques pour
toute l’entreprise.
ADOS met à la disposition des sociétés de toute taille, un logiciel client serveur de pointe
pour l’ensemble de l’entreprise afin d’optimiser les documents et les processus.
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ADOS
CAPTURE
GESTION
PARTAGE
STOCKAGE
CONFORMITÉ
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Canon
Canon (Suisse) SA
Industriestrasse 12
CH-8305 Dietlikon
Fax 044 835 64 68
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