ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGATANKÖNYVBudapest, 2012

NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEMA tankönyvet megalapozó tanulmányok szerzői:I. fejezet: dr. Kökényesi JózsefII. fejezet: dr. Márkus GyörgyiIII. fejezet: dr. Gellér Helga, dr. Palotai DánielIV. fejezet: Pócsi AnikóV. fejezet: Pócsi AnikóVI. fejezet: dr. Révész Balázs, Pócsi AnikóIratmintatár: dr. Szántai AdriennSzerkesztő: Pócsi AnikóOlvasó- szerkesztő: Baróthy ZoltánLektor:dr. Temesi István (I.-III. fejezet)dr. Csuth Sándor (IV.-VI. fejezet)A tankönyv összeállítása során felhasznált képzési jegyzetek:Közigazgatási alapvizsga MKI 2005.A közigazgatási eljárás – tankönyv a köztisztviselők továbbképzéséhez MKI 2005.Az Európai Unió története, intézményrendszere és működése – elektronikus tananyagMKI 2005.A tananyag hatályosítását 2010-ben elvégezte:I. fejezet: Ősz ÁgnesII. fejezet: dr. Márkus GyörgyiIII. fejezet: dr. Palotai DánielVI. fejezet: Burszán JuditIratmintatár: Burszán JuditA tananyag hatályosítását 2012-ben elvégezte:I. fejezet: Kovács Éva MargitII. fejezet: dr. Horváth AttilaIII. fejezet: dr. Szalai AndrásIV. fejezet: dr. Kőnig BalázsV. fejezet: dr. Orbán AnnaVI. fejezet: Törley Gábor, dr. Révész BalázsIratmintatár: dr. Csuth SándorLektor:dr. Budai Balázs (I.-VI. fejezet)dr. Almásy Gyula (Iratmintatár)2012.

TARTALOMJEGYZÉKI. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁS FELÉPÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSE ................................................................................................ 71. A KÖZIGAZGATÁS FELÉPÍTÉSE ................................................................................................................................... 71.1. A közigazgatás fogalma, feladata ................................................................................................................. 71.2. A közigazgatás rendszere: államigazgatás, önkormányzati igazgatás .................................................... 72. AZ ÁLLAMIGAZGATÁS ............................................................................................................................................... 82.1. Az államigazgatás központi szervei ............................................................................................................. 82.1.1. A kormány és a kormány munkáját segítő szervek .................................................................................... 92.1.1.1. A kormány szerepe ......................................................................................................................................... 92.1.1.2. A kormány szervezete és működése............................................................................................................. 92.1.1.3. A miniszterelnök és a miniszterek jogállása ................................................................................................ 92.1.1.4. A kormány munkáját segítő szervek .......................................................................................................... 102.1.2. A minisztériumok .......................................................................................................................................... 112.1.3. Autonóm államigazgatási szervek, a kormányhivatalok, a központi hivatalok .................................. 112.2. Az államigazgatás helyi (területi és települési) szervei ........................................................................... 122.2.1. Megyei és fővárosi kormányhivatal ............................................................................................................ 122.2.1.1. Szervezete ....................................................................................................................................................... 122.2.1.2. A fővárosi és megyei kormányhivatal feladatai ........................................................................................ 132.2.1.3. Integrált szakigazgatási szervek feladatai ................................................................................................. 142.2.2. Járási (kerületi) hivatalok ............................................................................................................................. 143. AZ ÖNKORMÁNYZATI IGAZGATÁS .......................................................................................................................... 143.1. Az önkormányzati rendszer alapjai ............................................................................................................ 153.2. Az önkormányzatok típusai, feladat- és hatáskörei ................................................................................. 153.2.1. Az önkormányzatok típusai ........................................................................................................................ 153.2.2. Az önkormányzatok egymás közötti kapcsolatai ..................................................................................... 153.2.3. Az önkormányzatok feladata és hatásköre ................................................................................................ 163.2.3.1. Kötelező feladatok ......................................................................................................................................... 163.2.3.2. Önként vállalt feladatok ............................................................................................................................... 173.2.3.3. Átvállalt feladatok ......................................................................................................................................... 173.2.3.4. A helyi rendészeti és közbiztonsággal kapcsolatos feladatok................................................................. 183.3. Az önkormányzatok szervezete és működésének alapvető szabályai ................................................... 183.3.1. Az önkormányzatok szervezete .................................................................................................................. 183.3.1.1. Képviselő-testület .......................................................................................................................................... 183.3.1.2. Polgármester .................................................................................................................................................. 193.3.1.3. Bizottságok ..................................................................................................................................................... 193.3.1.4. Polgármesteri Hivatal ................................................................................................................................... 193.3.1.5. Jegyző .............................................................................................................................................................. 203.3.1.6. Részönkormányzat testülete ........................................................................................................................ 203.3.1.7. Önkormányzati társulások ........................................................................................................................... 203.3.2. Az önkormányzatok működése .................................................................................................................. 213.3.3. Az önkormányzatok és az egyéb állami szervek kapcsolatának főbb elemei ....................................... 22ÖSSZEFOGLALÁS ...................................................................................................................................................... 22II. FEJEZET: A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI ÉS A KÖZSZOLGÁLATI JOGVISZONY .......................................................... 251. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI ÉS A KÖZSZOLGÁLATI JOGVISZONY INTÉZMÉNYE ................................................. 251.1. A közszolgálat jellemzői ............................................................................................................................... 25

Tartalomjegyzék1.2. A kormányzati szolgálati jogviszony alanyai ............................................................................................ 251.3. A kormányzati szolgálati jogviszony keletkezése és megszűnése ......................................................... 261.3.1. A kormányzati szolgálati jogviszony keletkezése .................................................................................... 261.3.2. A kormányzati szolgálati jogviszony megszűnése, megszüntetése ...................................................... 262. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI JOGVISZONY TARTALMA, AZ ÜGYKEZELŐKRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK ............ 272.1. A kormányzati szolgálati jogviszony tartalma .......................................................................................... 272.1.1. A kormánytisztviselők kötelezettségei ....................................................................................................... 282.1.2. A kormánytisztviselő jogai .......................................................................................................................... 292.2. Az ügykezelőkre vonatkozó szabályok ...................................................................................................... 29ÖSSZEFOGLALÁS ...................................................................................................................................................... 30III. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁGI ELJÁRÁS SZABÁLYAI ................................................................................. 331. A KÖZIGAZGATÁSI SZERVEK HATÓSÁGI JOGALKALMAZÓ TEVÉKENYSÉGE A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁSI JOG,VALAMINT A KÖZIGAZGATÁS ELJÁRÁSI ALAPELVEI ..................................................................................................... 331.1. A közigazgatási szervek hatósági jogalkalmazó tevékenysége .............................................................. 331.2. A közigazgatási eljárási jog .......................................................................................................................... 331.3. A közigazgatási eljárás alapelvei ................................................................................................................ 332. A KET. HATÁLYA, A HATÓSÁGI ÜGY, AZ ÜGYFÉL ÉS A HATÓSÁG ........................................................................... 362.1. A Ket. hatálya ................................................................................................................................................. 362.2. Az ügyfél ........................................................................................................................................................ 362.3. A közigazgatási hatóság ............................................................................................................................... 363. JOGHATÓSÁG, HATÁSKÖR, ILLETÉKESSÉG ............................................................................................................... 373.1. A joghatóság fogalma ................................................................................................................................... 373.2. Hatáskör ......................................................................................................................................................... 373.3. Illetékesség ..................................................................................................................................................... 374. A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁS SZAKASZAI.................................................................................................................. 384.1. Az első fokú, vagy alapeljárás ..................................................................................................................... 384.1.1. Az eljárás megindulása ................................................................................................................................. 384.1.2. Tényállás tisztázása, bizonyítási eljárás ..................................................................................................... 384.1.3. A jegyzőkönyv formai és tartalmi elemei .................................................................................................. 384.1.4. Ügyintézési határidők ................................................................................................................................... 394.1.4.1. Az ügyintézési határidő elmulasztásának következménye ..................................................................... 394.1.5. Idézés, értesítés .............................................................................................................................................. 394.1.6. Az eljárás megszüntetése, felfüggesztése ................................................................................................... 394.1.7. A képviseletet szabályai ............................................................................................................................... 404.1.8. Szakhatóság a közigazgatási eljárásban ..................................................................................................... 404.1.9. A kizárás intézménye a közigazgatási eljárásban ..................................................................................... 404.1.10. Iratbetekintés az eljárás során ...................................................................................................................... 404.1.11. A hatóság döntései, a határozat fajtái ......................................................................................................... 404.2. Jogorvoslati eljárás ........................................................................................................................................ 414.3. Végrehajtási eljárás ........................................................................................................................................ 44ÖSSZEFOGLALÁS ............................................................................................................................................................ 44IV. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁS INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA .................................................................................... 451. AZ ÜGYVITELI MUNKA INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA ............................................................................................ 451.1. Számítógépes iktatás ..................................................................................................................................... 461.2. Szövegszerkesztés ......................................................................................................................................... 481.3. Táblázatkezelés, adatkezelés ....................................................................................................................... 50

Tartalomjegyzék3.16. Levéltárba adás .............................................................................................................................................. 964. IRATOK VÉDELME ..................................................................................................................................................... 975. IRATKEZELÉS ELLENŐRZÉSE ..................................................................................................................................... 976. ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI ............................................................................................... 98ÖSSZEFOGLALÁS ............................................................................................................................................................ 99VI. FEJEZET: ADATVÉDELMI ÉS TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK ...................................................................... 1021. ÁLTALÁNOS ADATVÉDELEM .................................................................................................................................. 1021.1. Az adatvédelem lényegi tartalma ............................................................................................................. 1021.2. Személyes adat ............................................................................................................................................. 1021.3. Különleges adat ........................................................................................................................................... 1041.4. Adatkezelés .................................................................................................................................................. 1041.5. Az adatkezelés jogszerűsége ...................................................................................................................... 1041.6. Az érintett rendelkezése az adatkezelés során ........................................................................................ 1051.7. Adatbiztonság .............................................................................................................................................. 1061.8. Közérdekű adat és közérdekből nyilvános adat ..................................................................................... 1061.9. A közzététel alól mentesülő nem nyilvános adatok ............................................................................... 1061.10. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság .................................................................. 1062. TITKOS ÜGYIRAT-KEZELÉSI ISMERETEK .................................................................................................................. 1072.1. A minősített adat védelme ......................................................................................................................... 1072.1.1. A minősítés alapelvei: ................................................................................................................................. 1072.2. Titokvédelem általános szabályai ............................................................................................................. 1092.3. Minősített iratkezelés .................................................................................................................................. 1122.3.1. Általános szabályok .................................................................................................................................... 1122.3.2. Minősített irat készítése .............................................................................................................................. 1122.3.3. A minősített irat átvétele ............................................................................................................................ 1132.3.4. Minősített adatot tartalmazó küldemény felbontása .............................................................................. 1132.3.5. Minősített irat nyilvántartásba vétele ....................................................................................................... 1142.3.6. A minősített irat szerven belüli átadása, visszavétele ............................................................................ 1152.3.7. Minősített adat sokszorosítása ................................................................................................................... 1162.3.8. Minősített adat - szerven kívülre történő – továbbítása ......................................................................... 1162.3.9. Minősített adatot tartalmazó adathordozó irattározása és a megsemmisítési eljárás........................ 117ÖSSZEFOGLALÁS ......................................................................................................................................................... 118IRATMINTATÁR ............................................................................................................................................................ 119

I. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése1. A közigazgatás felépítése1.1. A közigazgatás fogalma, feladataA közigazgatás rendszerének bemutatását a közigazgatás fogalmának taglalásával kellkezdenünk. A közigazgatás fogalmának szervezeti szempontú megközelítése a következő: aközigazgatás olyan szervezetrendszer, amelynek alapvető funkciója a törvényhozó szervekáltal meghatározott feladatok közhatalommal és egyéb szervezési eszközökkel történővégrehajtása, megvalósítása. A közhatalmi eszközök arra szolgálnak, hogy a társadalmiközérdek kielégítését szolgáló feladatokat a közigazgatás akár állami kényszerigénybevételével is megvalósíthassa, ha az kisebbségi vagy egyéni érdekkel ütközne.A közigazgatás a közérdek érvényesítésének funkcióját jogalkotó, jogalkalmazó és szervezőtevékenység útján látja el. A közigazgatási szervek tevékenységének két meghatározó elemevan: a szervező tevékenység (pl. a helyi közszolgáltatások – oktatás, kulturális feladatok,vízellátás stb. – biztosításában közreműködés), illetve a hatósági jogalkalmazás.A hatósági jogalkalmazás során a közigazgatás közhatalommal rendelkező szervei egyediügyekben - a hatáskörük és illetékességük keretei között - a jogszabályok alapján döntenek,éspedig úgy, hogy jogokat, kötelezettségeket állapítanak meg, eldöntik a jogalanyok közöttivitákat érvényesítik a jogalanyok jogait és kötelezettségeit, jogszabálysértés esetén pedig ajogsértővel szemben szankciókat állapítanak meg.A közigazgatási szervek a hatásköreiket az ország meghatározott területén gyakorolják (pl. atelepülési önkormányzat jegyzője azon a település közigazgatási határain belül, amelyen azönkormányzat működik; a megyei földhivatal az adott megye közigazgatási területén, aminiszter pedig az ország egész területére kiterjedően jogosult döntéseket hozni).1.2. A közigazgatás rendszere: államigazgatás, önkormányzati igazgatásA modern polgári közigazgatás szervezetrendszere általában duális jellegű, ami azt jelenti,hogy a közérdek érvényesülését két szervezetrendszer szolgálja.E két szervezetrendszer egyrészt a kormány által irányított központi és területi szintreszerveződő, hierarchikusan felépülő államigazgatási szervek rendszeréből, másrészt a helyben(települési és területi alapon) szervezett és választott testületek által irányított önkormányzatiközigazgatási szervek rendszeréből áll össze. Az államigazgatási és önkormányzati szervekegyütt alkotják a közigazgatás szervezetrendszerét.Az államigazgatási szervek elsősorban hatósági jogalkalmazó tevékenységet látnak el, illetve azarra felhatalmazott központi szervek (kormány, minisztériumok, főhivatalok) felhatalmazásalapján, feladatkörében eljárva jogszabályt alkothatnak, míg az önkormányzatok leginkább ahelyi közszolgáltatások biztosításában rendelkeznek feladat- és hatáskörökkel, és emellett ahelyi ügyekben jogalkotói jogkörük is van.A közigazgatás egységét mutatja, hogy települési szinten az önkormányzati és a jogszabálybanmeghatározott államigazgatási feladatokat egy szervezetben, a helyi önkormányzaton belüllátják el, az önkormányzatok működése felett a törvényességi ellenőrzést az államigazgatásgyakorolja (a megyei és fővárosi kormányhivatalokon keresztül).7

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseAz államigazgatási szervek: jogszabályban meghatározott feladat- és hatáskörrel, igazgatási jogosítványokkal rendelkeznek,államigazgatási feladatokat látnak el, önálló döntési jogkörrel rendelkeznek, a rendszerint hivatali formában működő államigazgatási szervek élén egyszemélyi felelős vezető áll,aki egyben a hatáskörök és igazgatási jogosítványok címzettje, a központi költségvetésben meghatározott, önálló költségvetéssel rendelkeznek, a működéséhez szükséges állami tulajdonban lévő vagyont kezelik, a felettes államigazgatási szerv – végső soron a kormány – irányítása alatt állnak.Az önkormányzati közigazgatási szervek: önkormányzati feladatokat látnak el, amelyek ellátását vagy törvény teszi kötelezővé, vagy a törvénykeretei között szabadon vállalhatóak, önálló döntési jogkörrel rendelkezik (hatáskörének gyakorlását azonban egyes szerveire átruházhatja), a lakosság által választott képviselők, illetve vezető irányításával működik, szervezetét, működését a törvény keretei között maga határozza meg, költségvetését önállóan állapítja meg, működéséhez saját tulajdonában álló vagyonnal rendelkezik, nincs felettes szerve.Az államigazgatási és önkormányzati szervek együtt képezik a közigazgatás szervezetrendszerét, de csaka „civil közigazgatási” feladatok tekintetében. Jelentős közigazgatási szerepet játszanak a rendészetiszervek is („egyenruhás közigazgatás”: rendőrség, katasztrófavédelem, vám- és jövedéki igazgatásszervei, honvédelem szervei).2. Az államigazgatásA területi tagozódás alapján az államigazgatás szervezetrendszere központi (országos),területi (regionális, megyei, járási) és helyi (városi, községi) államigazgatási szervekből épülfel.2.1. Az államigazgatás központi szerveiAz államigazgatás központi szerveinek azokat a szerveket nevezzük, amelyek az egészországra kiterjedő illetékességgel rendelkeznek, országos jelentőségű feladatokat látnak el,részt vesznek a kormányzati tevékenységben, az alsóbb szintű közigazgatási szervek felettirányító, illetve általános szabályozó, valamint végrehajtó típusú feladatokat látnak el. Azállamigazgatás központi szervei az általuk képviselt igazgatási ágazat csúcsán helyezkednek el.Hasonló jellegű és feladatkörű államigazgatási szerv felettük már nincs.Például a Nemzetgazdasági Minisztérium feladata, hogy a rendelkezésére álló gazdaságpolitikaieszközökkel és az uniós források hatékony felhasználásával elősegítse egy versenyképes, gyors növekedésreképes, magas hozzáadott értéket előállító, innovatív, tudásalapú gazdaság kialakulását. Felette hasonlójellegű szerv már nem található.Azt, hogy mely szervek minősülnek Központi államigazgatási szervnek jogszabály határozzameg. 1 E szerint a központi államigazgatási szervek a következők:1. a Kormány, a kormánybizottság, a Miniszterelnökség, a minisztérium;2. az autonóm államigazgatási szervek;1 A Központi államigazgatási szerveket a 2010. évi XLIII. Törvény,a központi államigazgatási szervekről,valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló jogszabály nevesíti.8

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése3. a kormányhivatalok;4. a központi hivatalok;5. a rendvédelmi szervek;6. az önálló szabályozó szervek.(Részletesebben a 2.3.1. fejezet foglalkozik a témával).2.1.1. A kormány és a kormány munkáját segítő szervek2.1.1.1. A kormány szerepeA kormány az államigazgatási szervezetrendszer csúcsán áll, az egész államigazgatásműködését irányítja (irányítási tevékenység). Ugyanakkor a kormány komoly szerepet játszika kormányzati tevékenységben (kormányzati tevékenység) is.A kormány feladatait az Alaptörvény 15. cikke határozza meg. E szerint a Kormány avégrehajtó hatalom általános szerve, amelynek feladat- és hatásköre kiterjed mindarra, amit azAlaptörvény vagy jogszabály kifejezetten nem utal más szerv feladat- és hatáskörébe. AKormány az Országgyűlésnek felelős. A Kormány a közigazgatás legfőbb szerve, törvénybenmeghatározottak szerint államigazgatási szerveket hozhat létre.A kormány államigazgatási irányítási tevékenysége körében irányítja a minisztériumok és aközvetlenül alárendelt egyéb szervek munkáját, összehangolja tevékenységüket.A kormányzás az ország társadalmi, gazdasági rendjének megvédésére, a lakosság, a nemzetjólétének növelésére, anyagi, szellemi, kulturális javának gyarapítására irányuló tevékenység afenti célt szolgáló stratégia és az ezt szolgáló eszközök meghatározásával.2.1.1.2. A kormány szervezete és működéseA kormány a miniszterelnökből és a miniszterekből áll. A miniszterek két típusátkülönböztethetjük meg jogállásuk szerint: a minisztérium élén álló tárcaminisztert, és a tárcanélküli minisztert. Tárca nélküli miniszter a Kormány által meghatározott feladatkör ellátásáranevezhető ki. A Kormány a miniszterek kinevezésével alakul megA kormány feladat- és hatáskörét az ülésén gyakorolja. A kormány rendszerint hetenteülésezik. A kormány ülését a miniszterelnök vezeti, akadályoztatása esetén pedig az általakijelölt miniszter helyettesíti. A kormány működésére vonatkozó részletes szabályokat a 2010.évi XLIII tv. (Ksztv.) törvény és a kormány ügyrendje tartalmazza.A kormány törvény felhatalmazására, annak végrehajtására, illetve feladatkörében rendeletetalkot, amely nem lehet ellentétes a törvénnyel. A kormány normatív határozatot is jogosultkibocsátani, amely kötelező az alárendelt államigazgatási szervekre nézve.2.1.1.3. A miniszterelnök és a miniszterek jogállásaMagyarországon a kormány felépítésében alapvetően a testületi (minisztertanácsi) modellérvényesül, de a rendszerváltás óta kiemelkedő szerepe van a miniszterelnöknek, aki aminiszterektől eltérően megbízatását az Országgyűléstől nyeri. A minisztereket a köztársaságielnök csak a miniszterelnök javaslatára nevezheti ki, vagyis tulajdonképpen ő választja ki akormánya tagjait. A miniszterelnök a miniszterek közül egy vagy több miniszterelnökhelyettestjelöl ki.A miniszterelnök kiemelkedő szerepét mutatja az is, hogy a kormány megbízatása aminiszterelnök személyétől függ – a miniszterelnök személyét érintő események kihatnak azegész kormány megbízatására. A miniszterelnök halála, lemondása, az ellene benyújtott sikereskonstruktív bizalmatlansági indítvány esetén az egész kormány megbízatása megszűnik. Aminiszterek addig maradhatnak a tisztségükben, amíg el nem vesztik a bizalmat.9

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA miniszter a Kormány általános politikájának keretei között önállóan irányítja azállamigazgatásnak a feladatkörébe tartozó ágazatait és az alárendelt szerveket, valamint ellátjaa Kormány vagy a miniszterelnök által meghatározott feladatokat. Törvényben vagykormányrendeletben kapott felhatalmazás alapján, feladatkörében eljárva, önállóan vagy másminiszter egyetértésével rendeletet alkot. 22.1.1.4. A kormány munkáját segítő szervekA kormány – bár viszonylag gyakran ülésezik – nem folyamatosan működő testület.Szükséges, hogy a kormány ülése elé kiérlelt, megfelelően előkészített, egyeztetettelőterjesztések kerüljenek, ezért szükséges olyan szervek létrehozása, melyek az elkülönültágazati szervek között megteremtik a koordinációt. Ezek a szervek többségében szinténtestületi formában működnek, feladatuk a kormány tevékenységének segítése, azadminisztrációs szinten lévő központi, különös hatáskörű államigazgatási szervek közöttikoordináció biztosítása, ezért ezt a szintet a koordináció első szintjének tekinthetjük.A Kormány munkáját segítő testületi típusú szervek a következők 3 : Kabinetek: a kormány kiemelt fontosságú társadalompolitikai, gazdaságpolitikai vagynemzetbiztonsági ügyekben a kormány ülései előtti állásfoglalás megalkotására jogosultkabineteket hozhat létre. (Jelenleg ennek megfelelően három kabinet működik: aTársadalompolitikai, a Gazdasági és a Nemzetbiztonsági Kabinet.)A kabinetek tagjai a feladatkörükben érintett miniszterek, valamint a miniszterelnök általkijelölt további személyek is lehetnek. Főszabály szerint a kabinet ügydöntő hatáskörrel nemrendelkezik. Kormánybizottságok: a kormány a hatáskörébe tartozó jelentős, több minisztériumfeladatkörét érintő feladatok összehangolt megoldásának irányítására hozhat létrekormánybizottságokat. Tagjai a feladatkörükben érintett miniszterek. Egyéb javaslattevő, véleményező, tanácsadó testületek (pl. kollégiumok): ezek ugyancsakkormányhatározattal hozhatók létre, melyben meg kell jelölni a testület tagjait.A testületi típusú szervek mellett a kormány munkáját kormánybiztosok (pl. árvíz- ésbelvízvédekezés kormánybiztosa) miniszterelnöki biztos és miniszteri biztos segíti.A Miniszterelnökség a miniszterelnök munkaszerve. Tevékenységét a miniszterelnök irányítja ésállamtitkár vezeti. A Miniszterelnökségre eltérő rendelkezés hiányában a minisztériumra vonatkozószabályokat megfelelően kell alkalmazni.A Miniszterelnökség – a vezető államtitkárhoz címzett feladatai körében – figyelemmel kíséri a Kormánytörvényalkotási programjának, a munkatervének és a programozási-munkaszervezési döntéseinekvégrehajtását, közreműködik a Kormány parlamenti kapcsolatrendszerének összehangolásában, valamintkapcsolatot tart az Országgyűlés kormánypárti képviselőcsoportjaival. További feladatai a miniszterelnökszemélyéhez kapcsolódnak, így többek között ellátja a miniszterelnök személye körül teendőket, segíti aminiszterelnök országgyűlési, kormányzati irányítással kapcsolatos szakmai, társadalompolitikai, kül-,biztonság- és nemzetpolitikai kérdésekkel összefüggő tevékenységét, valamint közvetíti a miniszterelnökeseti döntéseit a miniszterek és a kormányzati szervek felé.2 Magyarország Alaptörvénye 18. cikk3 2010. évi XLIII. törvény, a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az10államtitkárok jogállásáról szóló jogszabály

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése2.1.2. A minisztériumokAz Alaptörvény szerint a minisztériumok felsorolásáról törvény rendelkezik. A minisztériumkormány irányítása alatt álló, de a miniszter által vezetett -, és a miniszter ágazati, valamintszervezeti irányító feladatait segítő központi kormányzati szerv, a miniszter munkaszerve.A kormány irányítási jogköre elsősorban abban nyilvánul meg, hogy rendeletbenmeghatározza a miniszter feladat- és hatáskörét.A miniszter a kormány általános politikájának keretei között vezeti a minisztériumot; efeladatkörében irányítja az államtitkár és a közigazgatási államtitkár tevékenységét, valamintdönt a hatáskörébe utalt ügyekben.A miniszter feladatai a következők: rendeletalkotás, kormány-előterjesztések készítése,jogszabály-előkészítés, ágazati stratégia kidolgozása, jogalkalmazó, irányító, felügyeleti,ellenőrzési feladatok ellátása, nemzetközi kapcsolatok kialakítása, fenntartása, kapcsolattartás acivil szervezetekkel.A minisztérium belső struktúráját tekintve a szerv minisztériumi kabinetre,államtitkárságokra, főosztályokra, titkárságokra, a főosztály pedig osztályokra tagolható.Speciális szabályok 4 vonatkoznak a minisztérium vezetői (államtitkár, közigazgatásiállamtitkár) szintjeire.2.1.3. Autonóm államigazgatási szervek, a kormányhivatalok, a központi hivatalokA minisztériumok mellett számos központi különös hatáskörű szervet – a közigazgatástudománygyakran főhivatalokként emlegeti gyűjtőnéven - találunk, amelyek létrehozásuk, azirányító minisztériumhoz való viszonyuk és feladatkörük alapján öt típusba sorolhatók.Ezek az alábbiak:1. Az autonóm államigazgatási szervek (melyek nem állnak a kormány irányítása alatt): a Közbeszerzési Hatóság, az Egyenlő Bánásmód Hatóság, a Gazdasági Versenyhivatal, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság.2. A kormányhivatalok: a Központi Statisztikai Hivatal, a Magyar Energia Hivatal, az Országos Atomenergia Hivatal, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal.3. A központi hivatalok: a jogszabály taxatíve nem sorolja fel ezeket. Számuk 2012-ben 20-25közé lehető. Például a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ), az Országos VízügyiFőigazgatóság (OVF), Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP), Állami Népegészségügyiés Tisztiorvosi Szolgálat (ÁNTSZ), Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság (ONYF) stb.4. A rendvédelmi szervek: a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat a rendőrség, a büntetés-végrehajtási szervezet, a hivatásos katasztrófavédelmi szerv, a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok.4 2010. évi XLIII. törvény, a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és azállamtitkárok jogállásáról szóló jogszabály11

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése5. Az önálló szabályozó szervek: a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság, a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete.A minisztériumok és a főhivatalok fő feladata a kormány döntéseinek végrehajtása, a területiállamigazgatási szervek irányítása, a szakterületüket érintő kormányzati döntések előkészítése.Emellett hatósági jogalkalmazó, tevékenységet is ellátnak. Hatáskörüket tekintve központikülönös hatáskörű szervek, ami azt jelenti, hogy az egy-egy ágazaton belül meghatározottszakfeladatok ellátására jönnek létre.Míg a kormányhivatalokat törvény hozza létre, és a kormány irányítása mellett egy miniszter felügyeletealatt állnak, addig a központi hivatalokat kormányrendelet hozza létre, és ezeket miniszter irányítja. Azönálló szabályozó szervek jogállásáról az Alaptörvény rendelkezik 5 . Eszerint Az Országgyűlés sarkalatostörvényben a végrehajtó hatalom körébe tartozó egyes feladat- és hatáskörök ellátására és gyakorlásáraönálló szabályozó szerveket hozhat létre, melynek vezetőjét a miniszterelnök vagy - a miniszterelnökjavaslatára - a köztársasági elnök nevezi ki Az önálló szabályozó szerv vezetője törvényben kapottfelhatalmazás alapján feladatkörében rendeletet ad ki. A rendvédelmi szervek speciális feladataik ésjogállásuk miatt kerültek külön kategóriába.2.2. Az államigazgatás helyi (területi és települési) szerveiA közigazgatási feladatok nem láthatók el teljes mértékben centralizáltan (központosítva).Egyes szakterületeken ugyan előfordul, hogy az egész ország területére illetékes egyetlen szervlát el valamilyen feladatot (pl. szabványügyek), a legtöbb igazgatási ágazatban azonban –főként annak érdekében, hogy az igazgatási szolgáltatásokat az igazgatottakhoz legközelebblássa el az állam – a közigazgatási szervek az országos szint mellett helyi-területi szinten isműködnek.2.2.1. Megyei és fővárosi kormányhivatalAz utóbbi években a hazai területi államigazgatás jelentős változásokon megy keresztül. 2010-ben kezdődött az a Kormány által kezdeményezett reformprogram, melynek célja a területiállamigazgatás átszervezése, egységesítése, ezáltal átláthatóbb és költséghatékonyabbműködése.Ennek egyik legfőbb vívmánya, hogy megtörtént a korábban regionális szinten működőterületi szakigazgatási szervek és a korábbi közigazgatási hivatalok integrációja megyei ésfővárosi szinten a Kormány irányítása alatt működő kormányhivatalokba.2.2.1.1. SzervezeteA fővárosi és megyei kormányhivatal a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatásiszerve. A megyei kormányhivatal székhelye a megyeszékhely városban, a fővárosikormányhivatal és a Pest megyei kormányhivatal székhelye Budapesten van.A fővárosi és megyei kormányhivatalt kormánymegbízott vezeti, akit a közigazgatásszervezésértfelelős miniszter javaslatára a miniszterelnök nevez ki és ment fel.A fővárosi és megyei kormányhivatal magába integrálja a kormánymegbízott által közvetlenülvezetett szervezeti egységet, a törzshivatalt, valamint az ágazati szakigazgatási szerveket,melyek korábban a központi szakigazgatási szervek regionális szinten működő dekoncentráltszervei voltak.5 Magyarország Alaptörvénye 23. cikk12

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA kormányhivatal szakigazgatási szerveihez tartozik például a szociális és gyámhivatal, azépítésügyi hivatal, a növény- és talajvédelmi igazgatóság, a földhivatal az ingatlanügyifeladatok ellátására, az egészségbiztosítási pénztári szakigazgatási szerv, a nyugdíjbiztosításiigazgatóság, a munkaügyi központ, a fogyasztóvédelmi felügyelőség stb. 6Az integrált szakigazgatási szervek kettős, megosztott irányítás alatt állnak. Bizonyos irányításijogköröket-, melyek főként a szerv operatív működésével kapcsolatosak- a kormányhivataltörzshivatala gyakorolja, míg a szakmai tevékenységgel összefüggő irányítási jogköröket azágazati központi hivatal vezetője gyakorolja. A szakigazgatási szerv vezetőjét akormánymegbízott nevezi ki és menti fel a szakmai irányító szerv vezetőjének egyetértésével.2.2.1.2. A fővárosi és megyei kormányhivatal feladatai 7Törzshivatal feladataiA fővárosi és megyei kormányhivatal a jogszabályoknak és a Kormány döntéseinekmegfelelően részt vesz a kormányzati célkitűzések területi megvalósításában. Ennek keretébena törzshivatal feladati az alábbiak:a. Koordinációs tevékenységEnnek keretében gondoskodik a több ágazatot érintő kormányzati politikák, szándékokvégrehajtásának területi összehangolásáról. A koordinációs tevékenység kiterjed a központiközszolgálati nyilvántartás működtetésével kapcsolatos feladatok ellátására, a közigazgatáskorszerűsítésével, az e-közigazgatás kialakításával kapcsolatos feladatok területiösszehangolásába, a területi szervek ügyfélszolgálati rendszereinek összehangolására stb.b. Ellenőrzési tevékenységA kormányhivatalok ellenőrzési kötelezettsége kétirányú. Egyrészről ellenőrzést gyakorol azállamigazgatási szervek területi szakigazgatási szerveinek jogszerű működése felett,másrészről ellátja a helyi önkormányzatok működésének törvényességi felügyeletét.A szakigazgatási szervek tekintetében ellenőrzi munkáltatói intézkedések törvényességét, államigazgatásiszervek területi szerveinek tevékenységégét a közigazgatási hatósági eljárási szabályok végrehajtásávalösszefüggésben, az ügyiratkezeléssel összefüggésben a kezelt adatok nyilvántartásának és védelménekjogszerűségét, a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló jogszabályok végrehajtását stb. (meghatározottirányítási jogköröket továbbra is a szakigazgatási szerv felett az ágazati központi hivatal gyakorolja).A helyi önkormányzatok vonatkozásában az ellenőrzési tevékenység különösen a közigazgatási hatóságieljárási szabályok végrehajtására és az ügyirat-kezelési és adatkezelési szabályok megtartására irányul.c. Informatikai tevékenységAz illetékes miniszter irányítása alatt közreműködik a közigazgatási informatikai tevékenységterületi összehangolásában és ellátja a választásokkal, népszavazásokkal összefüggőinformatikai feladatokat.d. Képzést, továbbképzést szervező, összehangoló feladatE feladatkörében a kormányhivatal a területi államigazgatási szervek kormánytisztviselőinekés a helyi önkormányzatok köztisztviselőinek tekintetében végzi a képzés, továbbképzésszervezését területi szinten a kormányzati politikával összhangban.6 A teljes felsorolást a fővárosi és megyei kormányhivatalokról szóló 288/2010. (XII. 21.) Korm. Rendelet2. § (1) tartalmazza.7 A fővárosi és megyei kormányhivatalokról szóló 288/2010. (XII. 21.) Korm. rendelet13

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseEnnek keretében ellátja oktatási-módszertani központként a szakember-utánpótlás megszervezésévelkapcsolatos feladatok ellátásában; gondoskodik a közigazgatási szakemberállományt érintővizsgák ésazokra felkészítő tanfolyamok megszervezéséről és lebonyolításáról stb.e. A törzshivatal és a szakigazgatási szervek működtetésével összefüggő funkcionálisfeladatokf. Közreműködés a kormánymegbízottnak a megyei intézményfenntartó központokkalkapcsolatos feladatok ellátásábanA fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításáról és a területi integrációval összefüggőtörvénymódosításokról szóló jogszabályok alapján a kormányhivatalokkal egy időben kezdtékműködésüket az integrált ügyfélszolgálatok, az ún. Kormányablakok. A kormányablaklehetőséget biztosít arra, hogy az ügyfél a jogszabályban meghatározott nyilvántartásokban (pl.az egészségügyi-, ingatlan-nyilvántartás) a róla nyilvántartott adatokat megismerje, arendeletben meghatározott ügyek tekintetében a kérelmét előterjessze, vagy azokróltájékoztatást kapjon az eljárás menetére, az eljárással kapcsolatos ügyféli jogokra éskötelezettségekre vonatkozólag, illetve meghatározott ügytípusoknál az ügyfél számára azügyintézéshez internetes kapcsolati lehetőséget, szakmai és informatikai segítséget nyújt.2.2.1.3. Integrált szakigazgatási szervek feladataiAz szakigazgatási szervek továbbra is –a jogelőd regionális/megyei dekoncentrált szervekhezhasonlóan- területi illetékességgel végzik a szakágazatukhoz kapcsolódó jogalkalmazótevékenységet, hatósági, igazgatási feladatokat a központi hivatal szakmai irányítása alatt.2.2.2. Járási (kerületi) hivatalokA lakosság széles körét érintő, nagy tömegben jelentkező igazgatási feladat- és hatásköröketjellemzően a helyi szintre telepítik. Ezeket a feladatokat 2012–ig az önkormányzatokhivatalaiban működő államigazgatási szervek látják el és gyakorolják (jegyző, polgármester,hivatali ügyintéző). 2013. január elsejétől viszont ezen hatáskörök címzettjévé a 2013-tólműködő megyei és fővárosi kormányhivatalok járási (fővárosi kerületi) hivatalai válnak.A járások (fővárosi kerületi) a megyei és fővárosi kormányhivatalok szervezeti egységeként, azállamigazgatás legalacsonyabb szintű területi szervezeteként kerülnek kialakításra 8 .Azon államigazgatási feladatok jelentős részében, melyekben korábban ajegyzőnek/polgármesternek vagy a hivatal szervezetének (pl. okmányiroda) kellett eljárnia,2013-tól a járási (fővárosi kerületi) hivatalok lesznek a hatáskörrel rendelkezők az illetékességiterületükhöz tartozó települések tekintetében.3. Az önkormányzati igazgatásMagyarországon a helyi közügyek intézése és a helyi közhatalom gyakorlása érdekében helyiönkormányzatok működnek 9 . Az önkormányzáshoz való jog a helyi lakosság kollektívalapjogaként definiálható, akik ezen jogukat választott tisztségviselők útján (képviselők,polgármester) gyakorolják.8 A tankönyv hatályosítás időpontjában (2012.június) a 2012. márciusában járások kialakításáról szólótörvényjavaslat az Országgyűlés elnökének aláírására vár. Várhatóan 2013. Január 1-ével lép hatályba atörvénytervezet.9 Magyarország Alaptörvénye 31.cikk14

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA helyi önkormányzati képviselőket és polgármestereket a választópolgárok általános és egyenlőválasztójog alapján, közvetlen és titkos szavazással, a választók akaratának szabad kifejezését biztosítóválasztáson, sarkalatos törvényben meghatározott módon választják.3.1. Az önkormányzati rendszer alapjaiA helyi önkormányzás a helyi közügyek önálló, demokratikus intézése, a helyiközhatalomnak a lakosság érdekében való gyakorlása. A helyi önkormányzás joga atelepülésen élő választópolgárok közösségét illeti meg. Az önkormányzatiság tartalmát ahelyi közügyek adják. A helyi közügyeken túl azonban az önkormányzati szervek a törvényrendelkezése alapján államigazgatási feladatokat is kötelesek ellátni.Helyi közügy alatt értjük a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátását (pl. általános iskolafenntartása, tömegközlekedés működtetése, szemétszállítás stb.), a közhatalom önkormányzatitípusú helyi gyakorlását (pl. önkormányzati rendeletalkotás, önkormányzati hatósági ügyekintézése), és az ezekhez kapcsolódó szervezeti, személyi és anyagi feltételek biztosítását.Az önkormányzati elven felépülő közigazgatási szervek települési (községi, nagyközségi,városi, a járásszékhely város, megyei jogú városi, fővárosi, kerületi önkormányzatok) ésterületi szinten (megyei önkormányzatok) épültek ki.3.2. Az önkormányzatok típusai, feladat- és hatásköreiA helyi önkormányzatok jogállását az Alaptörvény és sarkalatos törvény szabályozza. Többmint két évtized után került sor az új önkormányzati törvény (Ötv.) 10 elfogadására, amelyalapvetően átrendezi az állam és az önkormányzatok közötti feladat- és hatáskörmegosztást.3.2.1. Az önkormányzatok típusaiAz Alaptörvény értelmében a Magyarország területe megyékre, városokra és községekretagozódik. A városokban kerületek alakíthatók. A felsorolt területi tagozódásnak megfelelőenjöttek létre az önkormányzatok típusai (megyei és települési), melyek közül az alaptípust avárosi (speciális jogállású város a járásszékhely város, megyei jogú városok) és községitelepülési önkormányzatok jelentik. Sajátos önkormányzati típust képviselnek a kisebbségiönkormányzatok.3.2.2. Az önkormányzatok egymás közötti kapcsolataiAz önkormányzatok jogai egyenlők, az egyes önkormányzatok közötti kapcsolatokat amellérendeltség jellemzi.A megyei önkormányzatok nem felettesei a települési önkormányzatoknak, azaz a megyeiönkormányzat nem adhat utasítást a települési önkormányzatnak és vizsgálhatja felül annakdöntéseit.A települési és megyei szinten működő önkormányzatok között – szemben az államigazgatásiszervezetrendszerbe tartozó szervekkel – nem alá-fölérendeltségi viszony áll fenn, hanem funkcionálismunkamegosztás és partneri együttműködés.A magyar önkormányzati rendszer a települési önkormányzatokat tekinti az önkormányzatifeladatok elsődleges címzettjeinek. A megyei önkormányzat szerepe kiegészítő jellegű.10 Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény, melynek rendelkezései2013. január 1-vel lépnek hatályba.15

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA megyei önkormányzat általában olyan közszolgáltatási feladatok címzettje, amelyekettelepülési szinten nem racionális (vagy gazdaságos) ellátni, illetve amelyeket a településiönkormányzatok nem tudnak, vagy nem akarnak ellátni. Az új Ötv. hatálybalépésével azönkormányzati rendszer egyik legnagyobb újdonsága az lesz, hogy az eddig megyeifenntartással működő közoktatási intézmények és a kórházak állami fenntartásba kerülnek.Külön kell szólni a fővárosi önkormányzat sajátosságairól. A fővárosban kétszintűönkormányzat működik, a települési önkormányzati feladatokat jellemzően a kerületi, amegyei önkormányzati feladatokat a fővárosi önkormányzat látja el. Az önkormányzatokmellérendeltsége ebben az esetben is érvényesül, hisz a kerületi önkormányzatok nincsenekalárendelve a fővárosi önkormányzatnak.A kerületi önkormányzat köteles gondoskodni például az óvodai nevelésről, az általános iskolai nevelésrőlés oktatásról stb., a fővárosi önkormányzat pedig meghatározza például a főváros városfejlesztési és városrehabilitációs programját, valamint általános rendezési tervét, megalkotja Budapest városrendezésiszabályzatát stb.3.2.3. Az önkormányzatok feladata és hatásköreAz önkormányzatok feladatrendszere kettős: egyrészt vannak olyan feladatok, amelyekellátása az önkormányzatok számára a törvény erejénél fogva kötelezőek. Másrészt vannakolyan feladatok, amelynek felvállalásáról az önkormányzat – törvényi feltételek fennállásaesetén – maga dönthet.3.2.3.1. Kötelező feladatokAnnak érdekében, hogy a minimális szintű közszolgáltatások valamennyi település lakóiszámára hozzáférhetőek legyenek, az Ötv. egyes alapvető közszolgáltatásokról úgyrendelkezik, hogy azokat minden települési önkormányzat köteles biztosítani (kötelező feladatok).A 2011-ben elfogadott önkormányzati törvény 11 különbséget tesz a helyi önkormányzatokközött a kötelező feladat- és hatásköre tekintetében, figyelembe véve a feladatéshatáskör jellegét, a helyi önkormányzatok eltérő adottságait, különösen a gazdaságiteljesítőképességet; a lakosságszámot; a közigazgatási terület nagyságát. A feladat- és hatáskörvállalásáról a települési önkormányzat képviselő-testülete rendeletben (a társuláshatározatban) dönt. A feladatellátásához szükséges feltételek meglétét a kormányhivatalvizsgálja.A differenciált feladat- és hatáskör megállapítás miatt a törvény nem ad taxatíve felsorolást akötelező feladatokról, hanem felsorolja a leggyakrabban önkormányzati hatáskörben ellátott atevékenységeket.E szerint a helyi közügyek, valamint a helyben biztosítható közfeladatok körében ellátandóhelyi önkormányzati feladatok különösen 12 :1. településfejlesztés, településrendezés;2. településüzemeltetés (köztemetőkről, közvilágításról, kéményseprő-ipari szolgáltatásról, ahelyi közutakról stb. való gondoskodás);3. a közterületek, valamint az önkormányzat tulajdonában álló közintézmény elnevezése;4. egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások;11 Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény , amely 2013. január 1-tőlhatályos12 Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 13. § (1)16

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése5. környezet-egészségügy (köztisztaság, települési környezet tisztaságának biztosítása, rovarésrágcsálóirtás);6. óvodai ellátás;7. kulturális szolgáltatás (pl. nyilvános könyvtár; filmszínház stb.)8. szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatások és ellátások;9. lakás- és helyiséggazdálkodás;10. a területén hajléktalanná vált személyek ellátásának és rehabilitációjának, valamint ahajléktalanná válás megelőzésének biztosítása;11. helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás, ivóvízellátás,szennyvízelvezetés, -kezelés és -ártalmatlanítás (csatornaszolgáltatás);12. honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás;13. helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok;14. a kistermelők, őstermelők számára értékesítési lehetőségeinek biztosítása, ideértve a hétvégiárusítás lehetőségét is;15. sport, ifjúsági ügyek;16. nemzetiségi ügyek;17. közreműködés a település közbiztonságának biztosításában;18. helyi közösségi közlekedés biztosítása;19. hulladékgazdálkodás;20. távhőszolgáltatás.A fentiek jelentik tehát az önkormányzati feladatok minimumát. A feladat- és hatáskör vállalása esetén atelepülési önkormányzat a központi költségvetéstől igényelheti a vállalt feladattal arányos fedezetbiztosítását. Emellett az Ötv. felhatalmazást ad arra, hogy az állammal kötött külön megállapodásalapján a helyi önkormányzat elláthat állami feladatokat. A megállapodásban rendelkezni kell afeladatellátás finanszírozásáról.3.2.3.2. Önként vállalt feladatokA helyi önkormányzat – a helyi képviselő-testület vagy a helyi népszavazás döntésével –önként vállalhatja minden olyan helyi közügy önálló megoldását, amelyet jogszabály nem utalmás szerv kizárólagos hatáskörébe. Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzatmindent megtehet, ami jogszabállyal nem ellentétes.Az önként vállalt helyi közügyek megoldása nem veszélyeztetheti a törvény által kötelezőenelőírt önkormányzati feladat- és hatáskörök ellátását. Ezek finanszírozása a saját bevételek,vagy az erre a célra biztosított külön források terhére lehetséges.Az önként vállalható feladatok köre igen sokrétű: 2002-ben Veszprém városönkormányzatának önként vállalt feladata volt a szociális ellátáshoz kapcsolódóan agyermekétkeztetési kedvezmény megállapítása és folyósítása, Mórahalom önkormányzatánakpedig a turizmus szervezése és fenntartása.3.2.3.3. Átvállalt feladatokA kisebb lakosságszámú települések önkormányzata – amennyiben erről saját maga vagytársulásával közösen gondoskodni tud – működési területén önként vállalhatja a törvény által anagyobb lakosságszámú települési önkormányzatnak, illetve megyei önkormányzatnakkötelezően előírt közszolgáltatás megszervezését. Ilyen esetben költségvetése számáraigényelheti az átvállalt feladattal arányos fedezet biztosítását.17

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA Sásdi Többcélú Kistérségi Társulás például 2004. november 30-án kezdte meg tevékenységét, azaz atérség településeitől átvállalt közszolgáltatások (oktatási-nevelési feladatok, gyermekjóléti szolgálat,pedagógiai szakszolgálatok, mozgókönyvtári feladatok) szervezését, fejlesztését, valamint azönkormányzatok részére nyújtott belső ellenőrzési rendszer működtetését.3.2.3.4. A helyi rendészeti és közbiztonsággal kapcsolatos feladatokA települési és a fővárosi önkormányzatok a helyi közszolgáltatások nyújtása és szervezésmellett gondoskodnak a település közrendjének és közbiztonságának megóvásáról és zavarótényezők elhárításról és a helyreállításról.A helyi önkormányzat a településen élő lakosság életének, testi épségének, vagyonának, másértékének védelméről olyan szervezet létrehozásával is gondoskodhat, amely törvény alapjánkényszerítő eszköz alkalmazására jogosult.Törvény vagy kormányrendelet a polgármester, a főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke,valamint a jegyző számára államigazgatási feladat- és hatáskört állapíthat meg, e személyeklátják el területi illetékességgel a honvédelmi, polgári védelmi, katasztrófa-elhárítási ügyekbenaz helyi irányítási és végrehajtási feladatokat az országos intézkedésekkel összhangban.E feladatok körében a feladatok ellátásához szükséges anyagi fedezetet a központi költségvetésbiztosítja.3.3. Az önkormányzatok szervezete és működésének alapvető szabályaiA helyi képviselő-testület a törvény keretei között önállóan alakítja ki szervezetét és működésirendjét. Mind az Alaptörvény, mind az Ötv., és az egyéb törvények az önkormányzatszervezetére és működésére csak a legalapvetőbb, garanciális jellegű szabályozásokattartalmazzák.3.3.1. Az önkormányzatok szervezeteA helyi önkormányzat jogi személy, tehát jogalanyisága révén a feladatok és hatáskörökközvetlen címzettje. A képviselő-testületet a polgármester 13 képviseli. Az önkormányzatifeladatok ellátását a képviselő-testület és szervei biztosítják 14 .A képviselő-testület (közgyűlés) – ha azt törvény nem zárja ki – jogosult a hatásköreigyakorlását a képviselő-testület szerveire átruházni. Ezek az alábbiak: a polgármester, a bizottságok, a részönkormányzat testülete és az önkormányzati társulás.A továbbiakban az önkormányzat szerveinek legfontosabb jellemzőit ismertetjük.3.3.1.1. Képviselő-testületAz önkormányzat legfontosabb szerve a képviselő-testület. A választópolgárokönkormányzáshoz való joga a képviselő-testületi munkában, az általuk választott településiképviselők, illetve polgármester tevékenységén keresztül valósul meg.13 A fővárosi önkormányzatnál főpolgármester, a megyei jogú városi önkormányzatnál közgyűléselnöke.14 A képviselő-testület elnevezése a fővárosi, megyei jogú városi önkormányzat esetében közgyűlés.18

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseAz önkormányzati stratégiai döntések meghozatala a képviselő-testület hatáskörébe tartozik,egyedül e szervezet jogosult a helyi közügyek körébe tartozó társadalmi viszonyokat helyijogszabályban (önkormányzati rendelet) szabályozni. Működését testületi ülés formájábanfejti ki. A képviselő-testület szerepét a megyei, fővárosi és megyei jogú városi önkormányzatesetében a közgyűlés látja el.Az önkormányzati képviselők, illetve a polgármesterek választásáról szóló törvény határozzameg a különböző településeken megválasztható képviselők számát, illetve megválasztásukmódját. Az önkormányzati képviselő alapvető kötelessége a képviselő-testület munkájábanvaló részvétel. Az önkormányzati képviselő a képviselő-testületi munkában a településegészéért vállalt felelősséggel képviseli választóinak érdekeit.3.3.1.2. PolgármesterA polgármestert (fővárosban főpolgármestert) a település lakossága közvetlenül – azönkormányzati képviselőkkel egyidejűleg – választja meg.A polgármester a testületi működés szempontjából a képviselő-testület tagjának minősül. Apolgármester tevékenysége elsősorban a képviselő-testülethez kötődik, felelős a képviselőtestületüléseinek előkészítéséért, összehívja és vezeti az ülést, köteles végrehajtani aképviselő-testület döntéseit.A polgármester emellett irányítja a polgármesteri hivatalt, és címzettje egyes államigazgatási feladat- éshatásköröknek is (pl. a katasztrófavédelem és a honvédelmi igazgatás területén lát el államigazgatásifeladatokat). A képviselő-testület egyes hatásköreit a polgármesterre átruházhatja. A polgármesterképviseli az önkormányzatot más szervezetek előtt, és közvetlen kapcsolatot tart fenn a lakossággal, civilszervezetekkel.Javadalmazása attól függ, hogy főállásban látja-e el feladatát vagy társadalmi megbízatásban. Előbbiesetben illetmény, utóbbi esetben tiszteletdíj illeti meg. Amennyiben a település lakosságszámameghaladja a 3000 főt, csak főállásban látható el a polgármesteri funkció.A polgármester javaslatára, a polgármester munkájának segítésére, helyettesítésére, aképviselő-testület tagjai sorából köteles alpolgármestert választani, illetve jogosult többalpolgármestert választani.3.3.1.3. BizottságokA képviselő-testület – munkájának segítésére – bizottságokat alakíthat. A bizottságok részben ahelyi képviselőkből, részben külső szakértőkből állnak. A bizottság tagjainak többsége, illetve abizottság elnöke csak települési képviselő lehet.A bizottságok funkciója elsősorban a képviselő-testület döntéseinek előkészítése, a döntésekvégrehajtásának szervezése, ellenőrzése.A kétezernél több lakosú településen képviselő-testület köteles pénzügyi bizottságot választania. Apénzügyi bizottság jogosult véleményezni az éves költségvetési javaslatot, ellenőrizheti a pénzkezelésiszabályzat megtartását stb.3.3.1.4. Polgármesteri HivatalA mindennapos igazgatási feladatok ellátására, a képviselő-testület, a bizottságok, a polgármesterműködésének biztosítására, döntéseinek előkészítésére és a meghozott döntésekvégrehajtására a képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre polgármesteri hivatalelnevezéssel.19

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseA hivatal sajátos formája a közös önkormányzati hivatal. A választás lehetősége elsősorban a 2000 főalatti településeket illeti meg. Létrehozásáról vagy megszüntetéséről az érintett településiönkormányzatok képviselő-testületei állapodnak meg.A közös önkormányzati hivatal olyan sajátos „polgármesteri hivatal”, amelyet nem egy, hanem többönkormányzat közösen tart fenn, valamennyi tagönkormányzat igazgatási feladatainak ellátására. Aközös önkormányzati hivatal vezetője a jegyző, aki köteles biztosítani az egyes településeken történőügyfélfogadást.A polgármesteri hivatalok/közös önkormányzati hivatalok kettős feladatkört látnak el. Azönkormányzati feladatok tekintetében döntés-előkészítő, ellenőrző, végrehajtó, adminisztratívfunkciót gyakorolnak, illetőleg ellátják a jogszabályok által az önkormányzati közigazgatásiszervekre megállapított államigazgatási feladat- és hatásköröket.3.3.1.5. JegyzőA jegyző a képviselő-testület által kinevezett, a törvényben meghatározott képesítésselrendelkező köztisztviselő, aki a polgármesteri hivatalt vezeti.Feladata kettős: egyrészt a képviselő-testületi munka kiszolgálása, másrészt elsőfokúállamigazgatási hatósági feladatok ellátása.A jegyző feladatai: gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról,tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testület, a képviselő-testület bizottságának ülésén. éventebeszámol a képviselő-testületnek a hivatal tevékenységéről, döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébetartozó államigazgatási ügyeket stb.A képviselő-testület döntéseinek törvényességéért a jegyző felel, ezért ha az ülésen bármitörvénysértő dolgot észlel, köteles azt jelezni.A jegyző helyettesítésére, illetőleg az általa meghatározott feladatok ellátására a képviselőtestület– a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzőt nevez ki. (Ez csak község esetébennem kötelező)3.3.1.6. Részönkormányzat testületeA településrészi önkormányzat sajátos szerepet tölt be. Ez a szervezet kínál lehetőséget arra, hogy akorábbi évtizedekben egyesített – s így önállóságukat vesztett – települések újra kialakíthassák sajátarculatukat, de lehetővé teszi azt is, hogy amennyiben egy településen belül elkülönült érdekstruktúrávalrendelkező település-, illetve városrészek alakulnak ki (pl. üdülőterület), teret nyújtson a viszonylagönálló helyi politika kialakításához. Jogállása nagyban hasonló az önkormányzati bizottsághoz, deösszetétele ettől eltérhet. Elnöke csak települési képviselő lehet, tagja azonban a településrészen élőbármely választópolgár. Meg kell jegyezni, hogy beleszólási lehetősége kizárólag az adotttelepülésrészt érintő kérdésekbe lehet.A gyakorlatban azok a településrészi önkormányzatok működnek jól, ahol az önkormányzat képviselőtestületeérdemi jogköröket, hatásköröket ruházott át a településrészi önkormányzat testületére.3.3.1.7. Önkormányzati társulásokBizonyos feladatokat különösen a kisebb önkormányzatok egyedül egyáltalán nem,vagy nem eléghatékonyan képesek ellátni. Az ilyen esetekre teszi lehetővé a jogi szabályozás az önkormányzatokkülönböző formában történő társulását, amely jog az önkormányzati alapjogok közé tartozik. Általában atársulási szabadság elve alapján a helyi önkormányzatok képviselő-testületei szabadon megállapodhatnakabban, hogy egy vagy több önkormányzati feladat- és hatáskör, hatékonyabb, célszerűbb ellátásáratársulást hoznak létre.20

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseAz új Alaptörvény viszont megteremti a kötelező társulás létrehozásának lehetőségét kötelező feladatokellátására. Erről törvénynek kell rendelkeznie. 15Jelenleg az Ötv. határozza meg, hogy mely célból lehet az önkormányzatoknak társulnia. E szerint egyvagy több önkormányzati feladat- és hatáskör, valamint a polgármester és a jegyzőállamigazgatási feladat- és hatáskörének hatékonyabb, célszerűbb ellátására,(pl. építéshatóságitársulás, szabálysértési ügyek, intézményi társulás stb.).2013. január 1-ig, sajátos – külön törvényben meghatározott - szabályok is vonatkoznak a többcélúkistérségi társulásokra, amelyek lényege, hogy a törvényben meghatározott egyes közszolgáltatásokatkistérségi szinten kell megszervezni, úgy, hogy abban a kistérség önkormányzatainak többsége résztvegyen. Az új Ötv. hatálybalépésével ez a jogintézmény hatályát veszti.3.3.2. Az önkormányzatok működéseAz önkormányzat a törvény keretei között alakítja ki működését. A legalapvetőbb működésiszabályokat az Ötv. tartalmazza.A törvényi szabályok azonban nem elegendőek ahhoz, hogy az önkormányzat szerveimegfelelően működjenek, ezért elengedhetetlen, hogy a képviselő-testületek önállóan isszabályozzák működésüket. Ezt a célt szolgálja a rendeleti formában elfogadott szervezeti ésműködési szabályzat (a továbbiakban SZMSZ), mint az önkormányzati működésalapdokumentuma.Az SZMSZ legfontosabb tartalmi elemei a képviselő testületi ülések összehívásának és vezetésénekrendjére, a tanácskozás menetére, a bizottságok működésére, a rendeletalkotási eljárás szabályozására, apolgármester, a jegyző és a polgármesteri hivatal működésére, valamint az önkormányzati gazdálkodásszabályainak meghatározására vonatkoznak.A képviselő-testület döntéseit testületi üléseken hozza. Az ülést a polgármester hívja össze,és elnökként vezeti is azt. A képviselő-testület akkor tud döntést hozni, ha határozatképes, ésakkor határozatképes, ha ülésén a megválasztott települési képviselők több mint a fele jelenvan. A döntési javaslat elfogadásához a jelenlévő képviselők több mint a felének „igen”szavazata szükséges.A testület ülései nyilvánosak, zárt ülés csak kivételesen rendelhető el. (A nyilvánosság azt jelenti, hogy aképviselő-testület ülésein bárki jelen lehet.)Egyes kiemelt jelentőségű ügyekben (pl. képviselő kizárása, zárt ülés elrendelése stb.) a döntéshezminősített többség szükséges. A minősített többség a megválasztott összes települési képviselő több mintfelének „igen” szavazatát jelenti.A képviselő-testület döntése a rendelet és a határozat. A rendelet jogszabály, amely ajogszabályi hierarchia legalsó fokán helyezkedik el, jelentősége mégis nagy, hiszen alapvetőenmeghatározza egy-egy település életét.Egy önkormányzat legjelentősebb rendeletalkotási tárgyai: SZMSZ, Településrendezési SzabályozásiElőírások, szociális ellátásokról szóló rendelet, lakásrendelet, állattartási rendelet, költségvetési észárszámadási rendelet, jelképekről, kitüntetésekről szóló rendelet, egyes közszolgáltatások díjairól szólórendelet stb.Határozatot egyedi ügyekben, illetve a testület irányítása alá tartozó szervezetekrevonatkozóan alkot a képviselő-testület.15 Magyarország Alaptörvénye 34.cikk21

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseAz SZMSZ-ben szükséges meghatározni azoknak a fórumoknak a rendjét (például falugyűlés,városrészi tanácskozás), amelyek a lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatását, afontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgálják. A lakosság közvetlen bevonását szolgálja aközmeghallgatás intézménye is. Ez olyan képviselő-testületi ülés, amelyen a választópolgárok, helybenműködő szervezetek képviselői nemcsak részt vehetnek az ülésen, hanem hozzá is szólhatnak anapirendhez, és közérdekű bejelentést, javaslatot tehetnek, megfogalmazhatják véleményüket azönkormányzat működésével kapcsolatban. Évente legalább egyszer köteles a képviselő-testületközmeghallgatást tartani, és ennek időpontjáról, helyéről megfelelő időben értesíteni a választópolgárokat.A képviselő-testület mérlegelési jogkörébe tartozik annak eldöntése, melyek azok a hatáskörök, amelyeketténylegesen ő kíván gyakorolni, és melyeket kíván átruházni szerveire. Az Ötv. pontosan meghatározza,mely szervekre ruházható át a hatáskör: a polgármesterre, a bizottságára, a részönkormányzat testületére,a jegyzőre, a társulására (azzal a korlátozással, hogy önkormányzati hatósági ügyben nem ruházható rá ahatáskör).Annak érdekében, hogy a stratégiai döntéseket a képviselő-testület hozza meg, az Ötv.felsorolja azokat az ügyeket, amelyekben a döntés joga nem ruházható át a képviselőtestületszerveire. Ezek a közül a legfontosabbak: a rendeletalkotás, a szervezet kialakítása ésműködésének meghatározása, a költségvetés megállapítása, önkormányzati intézményalapítása.3.3.3. Az önkormányzatok és az egyéb állami szervek kapcsolatának főbb elemeiAz önkormányzatok ugyan széleskörű autonómiával rendelkeznek, azonban működésük törvényességétmeghatározott állami szervek ellenőrzik, törvénysértő döntéseit megsemmisíthetik. Az önkormányzatgazdálkodását az Állami Számvevőszék, egyéb tekintetben működését – ha külön eljárásnak nincs helye– a megyei kormányhivatal ellenőrzi.Az Országgyűlés elsősorban törvényalkotás során alakítja ki az önkormányzati működés kereteit.Egyedi döntéseket is hoz (ezek közül legjelentősebbek a területszervezésiek – megyék, a főváros éskerületei területére vonatkozók, illetve megyei jogú várossá nyilvánítás). A kormány előterjesztésére, azAlkotmánybíróság véleményének ismeretében feloszlathatja az alkotmányellenesen működő képviselőtestületet.A köztársasági elnök írja ki az önkormányzati választások időpontját, köztársasági biztost jelöl ki afeloszlatott önkormányzathoz, illetve dönt a községeket érintő területszervezési kérdésekben, továbbá aközség várossá nyilvánításáról.A kormány szabályozási joga csak törvény felhatalmazása alapján érvényesül, önállóan kizárólag aköztisztviselők képesítési előírásait határozhatja meg.Az önkormányzatokkal kapcsolatos kormányzati feladatok felelőse a helyi önkormányzatokértfelelősminiszter (jelenleg a Belügyminiszter) és a területi közigazgatásért felelős miniszter(jelenleg a Közigazgatási és Igazságügyi Miniszter), ezzel kapcsolatban legjelentősebb feladata amagasabb szintű állami döntések előkészítése, illetve megyei kormányhivatalok irányításán keresztül azönkormányzatok törvényes működésének segítése.Az egyéb miniszterek jogszabályban határozzák meg az önkormányzatok által ellátott közszolgáltatásokszakmai követelményeit, és e tekintetben ellenőrzési joga, az önkormányzatnak pedig adatszolgáltatásikötelezettsége van.ÖsszefoglalásA közigazgatás tagolt szervezetrendszerként épül fel. A közigazgatási szervek két fő csoportjátaz államigazgatási- és az önkormányzati szervek alkotják.22

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAI. fejezet: A közigazgatás felépítése és működéseAz államigazgatási szervek vagy központi szervek (a kormány, a kormány munkáját segítőszervek, a minisztériumok, az autonóm államigazgatási szervek, a kormányhivatalok, aközponti hivatalok, a rendvédelmi szervek és az önálló szabályozó szervek) vagy területi éshelyi (regionális, megyei, járási és települési) szervek.Az államigazgatás központi szervei országos illetékességgel rendelkeznek, országosjelentőségű feladatokat látnak el, részt vesznek a kormányzati tevékenységben, irányító,szabályozó, illetve végrehajtó típusú feladatokat látnak el. Az Alaptörvény azönkormányzáshoz való jogot alapjogként definiálja. Az önkormányzati elven felépülőközigazgatási szervek települési (községi, városi, járásszékhely városi, megyei jogú városi,fővárosi, kerületi önkormányzatok) és területi szinten (megyei önkormányzatok) épültek ki. Ahelyi önkormányzás a helyi közügyek önálló, demokratikus intézése, a helyi közhatalomnak alakosság érdekében való gyakorlása.23

II. fejezet: A közszolgálati jogviszony1. A kormányzati szolgálati és a közszolgálati jogviszony intézménye1.1. A közszolgálat jellemzőiA tág értelemben vett közszolgálat (állami szolgálat) munkavégzés céljából létesítettkülönleges jogviszony, amely a közösségi szükségletek kielégítésére szolgál, sajátos jogikötelezettségeket és jogosítványokat tartalmaz. A közszolgálati alkalmazottak a gazdaságiszférában munkaviszonyban állókhoz képest bizonyos védelmet élveznek, de kötelezettségeikis nagyobbak.A tág értelemben vett közszolgálati alkalmazottakon belül a közszolgálati tisztviselőkkelfoglalkozunk, hiszen ők alkotják a közigazgatás személyi állományát. A közszolgálatitisztviselőknek négy kategóriája van: kormánytisztviselők,kormányzati szolgálati jogviszonyban állnak kormányzati ügykezelők, köztisztviselők,közszolgálati jogviszonyban állnak közszolgálati ügykezelők.Míg a kormánytisztviselők és a köztisztviselők az adott közigazgatási szervnél érdemi döntéselőkészítéstvégeznek és döntéseket hoznak, addig a kormányzati ügykezelők és aközszolgálati ügykezelők ügyviteli feladatokat (pl. iktatás, postázás) látnak el.Míg a gazdasági szférában keletkezett munkaviszonyokat a Munka Törvénykönyve, addig akormányzati szolgálati és a közszolgálati jogviszonyt egy külön törvény, a közszolgálatitisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (rövidítve: Kttv.) szabályozza.Amint fentebb láttuk, a Kttv. megkülönbözteti a kormányzati szolgálati és a közszolgálatijogviszonyt, illetve a kormánytisztviselőket és a köztisztviselőket is. A továbbiakban akormányzati szolgálati jogviszony és a kormánytisztviselő kifejezéseket használjuk, ám az itt leírtakigazak a közszolgálati jogviszony és a köztisztviselők vonatkozásában is.1.2. A kormányzati szolgálati jogviszony alanyaiA kormányzati szolgálati jogviszony egyik alanya az állam vagy önkormányzat nevébenkormányzati szolgálati jogviszonyt létesítő közigazgatási szerv, mint munkáltató. Amunkáltatói jogokat a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, illetve a testületgyakorolja. A munkáltatói jogkör gyakorlása írásban átruházható. A közszolgálati jogviszonymásik alanya a kormánytisztviselő, illetve kormányzati ügykezelő, mint munkavállaló. (Aköztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők nem kormányzati szolgálati, hanem közszolgálatijogviszonyban állnak.)A kormánytisztviselő – tevékenységének jellege alapján – lehet ügyintéző vagy vezető.1. számú ábra: A közszolgálati jogviszony alanyaiA jogviszony alanyaiKözigazgatási szerv(munkáltató)Kormánytisztviselő (ügykezelő)(munkavállaló)25

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszony1.3. A kormányzati szolgálati jogviszony keletkezése és megszűnése1.3.1. A kormányzati szolgálati jogviszony keletkezéseA kormányzati szolgálati jogviszony általános munkaviszonytól eltérő, közbizalmi jellegemegnyilvánul a jogviszony keletkezésére vonatkozó szabályokban. A jogviszony létesítésénekáltalános (magyar állampolgárság, cselekvőképesség, büntetlen előélet, legalább középiskolaivégzettség, ügykezelői feladatkörben legalább középszintű szakképesítés) és különös(idegennyelv-ismeret, meghatározott iskolai végzettség, szakképesítés, közigazgatási gyakorlatstb.) feltételei vannak. Az általános feltételek alól nem lehetséges felmentés.Vezetői megbízás ellátása, illetve (jogszabály vagy a közigazgatási szerv döntése alapján)meghatározott munkakör betöltése pályázat útján történhet.A kormányzati szolgálati jogviszony kinevezéssel és annak elfogadásával határozatlan időrelétesül. Helyettesítés vagy meghatározott feladat elvégzésére határozott időre is létesíthetőjogviszony, de csak az alkalmazási feltételeknek megfelelő személlyel. A kinevezésselkapcsolatos minden jognyilatkozatot írásba kell foglalni. A kormánytisztviselőnekkinevezésekor esküt kell tennie, melynek szövegét a Kttv. írja elő. Az eskütétel elmaradása akinevezés érvénytelenségét eredményezi. A kinevezési okmányhoz csatolni kell a munkakörileírást.A kinevezésnek tartalmaznia kell: a közigazgatási szerv megnevezését, a kormánytisztviselő nevét, amunkakör, feladatkör meghatározását, kormánytisztviselő besorolásának és illetményénekmeghatározását, az alapilletmény besorolás szerinti beállási szintjét, a munkavégzés helyét, azelőmenetelhez előírt kötelezettséget, munkáltató aláírását, kormánytisztviselő nyilatkozatát a kinevezéselfogadásáról.A kinevezéssel egyidejűleg a kormánytisztviselőt tájékoztatni kell: az irányadó munkarendről, ajubileumi jutalomra jogosító szolgálati idő kezdő időpontjáról, valamint a soron következő fokozatelérésének várható időpontjáról, az egyéb juttatásokról és azok mértékéről, az illetmény átutalásánaknapjáról, a munkába lépés napjáról, a felmentési idő megállapításának szabályairól, a rendes szabadságmértékéről és kiadásának rendjéről.A kinevezésben legalább három, de legfeljebb hat hónap próbaidőt kell kikötni. A próbaidő alatt ajogviszonyt bármelyik fél azonnali hatállyal indoklás nélkül megszüntetheti.A kinevezést – főszabályként – csak közös megegyezéssel lehet módosítani. Néhány esetbenazonban nem kell a kormánytisztviselő beleegyezése pl. a közigazgatási szerven belüliátszervezésnél.1.3.2. A kormányzati szolgálati jogviszony megszűnése, megszüntetéseA kormányzati szolgálati jogviszonynak a tipikus munkaviszonyhoz képesti sajátossága ajogviszony megszűnése során is megmutatkozik. A kormánytisztviselői életpálya legfőbbbiztosítéka, hogy a kormányzati szolgálati jogviszony csak kivételesen, a törvénybenmeghatározott esetekben szűnhet meg.Különbséget kell tenni a kormányzati szolgálati jogviszony megszűnése és megszüntetéseközött. Megszűnésre a jogviszony alanyainak akaratától függetlenül kerül sor, míg amegszüntetés akaratlagos cselekedetük eredménye.A közszolgálati jogviszony megszűnésének esetei pl.: a kormánytisztviselő halála; a kinevezésben meghatározott idő letelte;26

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszony hivatalvesztés, mint fegyelmi büntetés; 70. életév betöltése stb.A kormányzati szolgálati jogviszony megszűnik a törvény erejénél fogva a Kttv.-ben meghatározottesetekben is. Ezek az esetek általában valamilyen törvényi kötelezettség teljesítésének elmulasztásábóladódnak, így pl. a közigazgatási alapvizsga letételének elmaradása, vagyonnyilatkozat tételénekelmulasztása.A kormányzati szolgálati jogviszony megszüntetésének esetei pl.: a felek közös megegyezése; lemondás; felmentés stb.Elsősorban a kormánytisztviselő érdekét szolgálja az, hogy a kormányzati szolgálati jogviszony amunkáltató és kormánytisztviselő közös megegyezésével is megszüntethető.közös megegyezéssel történő megszüntetés lehetséges azonnali hatállyal, illetve egy későbbi időpontban.Közös megegyezés esetében azonban nem jár végkielégítés.A kormánytisztviselő szabad elhatározása szerint bármikor lemondhat kormányzati szolgálatijogviszonyáról. A munkáltató a lemondás elfogadását nem tagadhatja meg és a lemondást nem kellmegindokolni.A Kttv. részletesen felsorolja azokat az okokat, amelyek alapján a közigazgatási szerv felmentésselmegszüntetheti (pl.: létszámcsökkentést kell a hivatali szervezetben végrehajtani, és emiatt akormánytisztviselő munkaköre megszűnik), illetve azokat az okokat is, amelyek alapján felmentéssel megkell szüntetnie a kormányzati szolgálati jogviszonyt (pl.: a kormánytisztviselő munkavégzése nemmegfelelő).Fontos tudni, hogy a munkáltató akaratából történő megszüntetés lehetősége szigorúan kötött,ugyanakkor a fegyelmi felelősség érvényesíthetősége a munkáltatónak biztosít rendkívül erőspozíciót.Felmentés esetén a kormánytisztviselőnek két hónap felmentési idő jár, amelynek legalább afelére a munkavégzés alól mentesíteni kell, hogy ez idő alatt a képzettségének megfelelő másikállást találjon.Végkielégítésre is jogosult, kivéve, ha pl. nem megfelelő munkavégzés miatt mentették fel. Avégkielégítés összege a közszolgálatban töltött idő függvénye.A felmentett kormánytisztviselők elhelyezkedését, a közigazgatásban való megtartásukatszolgálja a tartalékállomány intézménye. A tartalékállományba helyezett kormánytisztviselő aközponti közszolgálati nyilvántartásba kerül, ahol számára betölthető munkakört kutatnak fel.2. A kormányzati szolgálati jogviszony tartalma, az ügykezelőkrevonatkozó szabályok2.1. A kormányzati szolgálati jogviszony tartalmaA Kttv. a kormányzati szolgálati jogviszony tartalmát, a kormánytisztviselőket megilletőjogokat és terhelő kötelezettségeket a kormánytisztviselői életpálya címszó alatt foglalja össze.Mint ahogy már utaltunk rá, ez olyan jogviszony, amelyben mindkét felettöbbletkötelezettségek terhelik és jogok illetik meg.27

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszony1. számú táblázat: A kormánytisztviselők kötelezettségei és jogaikormánytisztviselő kötelezettségeiáltalános kötelezettségeksajátos kötelezettségek- utasítás végrehajtása- vagyonnyilatkozat tétele- titoktartási kötelezettségkormánytisztviselő jogaimunkavégzéssel kapcsolatosáltalános jogokmunkavégzéssel kapcsolatossajátos jogoka kormánytisztviselők egyéb sajátosjogai2.1.1. A kormánytisztviselők kötelezettségeiA kormányzati szolgálati tevékenység közérdekűsége miatt rendkívül fontos, hogy akormánytisztviselő milyen módon végzi a rábízott feladatokat. A kormányzati szolgálatijogviszony sajátos tartalmi vonását fejezik ki a munkavégzéssel kapcsolatos speciáliskövetelmények, amelyek – az általános munkavégzési kötelezettségek mellett – minttöbbletkötelezettségek, nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy a kormánytisztviselőktevékenységét nem pusztán munkavégzésnek, hanem szolgálatnak tekintsük.Az általános kötelezettségekhez tartoznak: feladatait a köz érdekében a jogszabályoknak, a hivatásetikai elveknek és a vezetőidöntéseknek megfelelően, az általában elvárható szakértelemmel és gondossággal,pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint ellátni, az előírt helyen és időben, munkára képes állapotban megjelenni, munkaideje alatt - munkavégzés céljából, munkára képes állapotban - a munkáltatórendelkezésére állni, vezetőkkel és munkatársakkal együttműködni, munkáját személyesen ellátni, valamint általában olyan magatartást tanúsítani, hogy ez másegészségét és testi épségét ne veszélyeztesse, munkáját ne zavarja, anyagi károsodását vagyhelytelen megítélését ne idézze elő.A kormánytisztviselő sajátos kötelezettségei közül meghatározó az utasítás végrehajtásánakkötelezettsége, tekintettel a közigazgatás hierarchikus működésére. Főszabályként akormánytisztviselő köteles a munkavégzéssel kapcsolatos feladatok körében felettesénekutasításait végrehajtani.Meg kell tagadnia az utasítást, ha annak végrehajtásával bűncselekményt vagy szabálysértéstkövetne el, illetve más személy életét, testi épségét vagy egészségét, illetőleg a környezetétközvetlenül és súlyosan veszélyeztetné.Megtagadhatja az utasítást, ha annak végrehajtása az életét, egészségét vagy testi épségétközvetlenül és súlyosan veszélyeztetné, illetve ha jogszabályba, vagy a munkáltató által kiadottnormatív utasításba ütközne.A kormánytisztviselő köteles az utasítást adó figyelmét felhívni, és egyben kérheti az utasításírásba foglalását, ha az, vagy annak végrehajtása jogszabályba vagy a munkáltató által kiadottnormatív utasításba ütközne, vagy teljesítése kárt idézhet elő és a kormánytisztviselő akövetkezményekkel számolhat, vagy az utasítás az érintettek jogos érdekeit sérti. Az utasítástadó felettes az utasítás írásba foglalását nem tagadhatja meg.A közigazgatás átláthatóságát, a korrupció megelőzését szolgálja a vagyonnyilatkozat-tételikötelezettség bevezetése.28

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszonyAz egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény tételesenfelsorolja azokat a kormánytisztviselőket és köztisztviselőket, akik kötelesekvagyonnyilatkozatot tenni (pl. vezetői munkakörben foglalkoztatott kormánytisztviselő,). Akötelezettség a közös háztartásban élő hozzátartozót is érinti. A vagyonnyilatkozat-tételikötelezettség elmulasztása a jogviszony megszüntetését vonja maga után.A kormánytisztviselő köteles megtartani a minősített adatot (korábbi nevén: állami ésszolgálati titkot). Ezen túlmenően illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatástolyan tényekről, amelyek tevékenysége során jutottak tudomására és kiszolgáltatásuk az állam,a közigazgatási szerv, munkatársa vagy az állampolgár számára hátrányos vagy jogellenesenelőnyös következményekkel járna.2.1.2. A kormánytisztviselő jogaiA kormánytisztviselő munkavégzéssel kapcsolatos általános jogai érvényesülnek – azáltalános munkajogi szabályok alapján – a munkaközi szünet megállapítására, a pihenőidőre, apihenőnapra és munkaszüneti napra, a szabadság kiadására stb.A kormánytisztviselő sajátos jogai nyilvánulnak meg a munkaidőnek, a túlmunkavégzésnek, aszabadság mértékének szabályozásában.A kormánytisztviselő heti munkaideje 40 óra. Rendkívüli esetben a kormánytisztviselő ezenfelül is köteles munkát végezni. A rendkívüli munkavégzést a kormánytisztviselő kérése eseténírásban kell elrendelni.A kormánytisztviselőt évi 25 munkanap alapszabadság illeti meg. Az alapszabadságon felül –besorolásától függően – pótszabadságra is jogosult.A kormánytisztviselő egyéb sajátos jogai közé tartozik többek között, hogy kiválasztásánáljogosult az egyenlő elbírálásra, munkája után illetményre. Felelősségre vonása csakszabályozott rendben, eljárási garanciák mellett történhet, sérelem esetén bírósághoz fordulhat.Alanyi joga van pályáján az előmenetelhez, az ehhez előírt képzéshez, továbbképzéshez.Az előmenetel – egyéb feltételek kormánytisztviselő általi teljesítése mellett – magasabb besorolásifokozatba történő besorolást jelent. A kormányzati szolgálati jogviszony két besorolási osztályt ismer: I. besorolási osztály: felsőfokú végzettségű köztisztviselők, II. besorolási osztály: középfokú végzettségű köztisztviselők.A kormánytisztviselő illetménye alapilletményből, valamint – a törvényben meghatározott feltételekesetén – illetménykiegészítésből és illetménypótlékból áll.Az egyéb juttatások rendszere a kormánytisztviselői pálya vonzerejét növeli (pl. jubileumi jutalom,cafetéria juttatás ).2.2. Az ügykezelőkre vonatkozó szabályokA Kttv. értelmében ügykezelő az, aki a közigazgatási szervnél közhatalmi, irányítási,ellenőrzési és felügyeleti tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatokat lát el.Az ügykezelő és a kormánytisztviselő közötti megkülönböztetés alapja a tevékenység jellege,nem pedig az iskolai végzettség szintje. Ez összhangban áll a kormánytisztviselő és ügykezelőfogalmára vonatkozó törvényi rendelkezésekkel.Az ügykezelők általános alkalmazási feltétele – többek között – a minimálisan legalább középfokúszakképesítés megléte. A minimálisan megkövetelt iskolai végzettség szintje nem jelenti azt, hogy ettőlmagasabb iskolai végzettségű személlyel ne lehetne érvényesen ügyviteli feladat ellátására kormányzatiszolgálati vagy közszolgálati jogviszonyt létesíteni. A büntetlen előélet mindig törvényi előíráskéntszerepelt az ügykezelők jogviszonyának létesítésekor.29

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszonyA magyar állampolgárság alól ugyanakkor felmentés adható, ugyanis ügykezelői munkakörrekormányzati szolgálati jogviszony – néhány kivételtől eltekintve – pl. bármely Európai Uniós országállampolgárával létesíthető, ha az a a feladatkör ellátásához szükséges mértékű magyar nyelvismerettelrendelkezik.A Kttv.-nek a kormányzati ügykezelőkre (VI. Fejezet) és a közszolgálati ügykezelőkre (IX.fejezet) vonatkozó fejezetei csak azokat a rendelkezéseket tartalmazzák, amelyek eltérnek akormánytisztviselőkre, illetve köztisztviselőkre vonatkozó szabályoktól. Minden mástekintetben ugyanazok a feltételek vonatkoznak az ügykezelőkre is, mint akormánytisztviselőkre és a köztisztviselőkre.Az ügykezelőnek a közszolgálati jogviszony keletkezésétől számított hat hónapon belülügykezelői alapvizsgát kell tennie. Ha az ügykezelő az alapvizsgát az előírt határidőt követőhat hónapon belül nem teszi le, kormányzati ügykezelői jogviszonya megszűnik.Mentesül a vizsgatételi kötelezettség alól akkor, ha közgazdasági szakközépiskola igazgatás ügyviteliszakán szerzett képesítést, illetve közigazgatási alap- vagy szakvizsgával rendelkezik.Ügykezelőkből álló szervezeti egység vezetésére az ügykezelő osztályvezetői munkakörreszóló kinevezést kaphat.Az ügykezelő tevékenységét legalább ötévenként értékelni kell. Az értékelés szempontjait – akormánytisztviselőkre vonatkozó szabályok alapulvételével – a munkáltatói jogkör gyakorlójahatározza meg.Az ügykezelő illetményét a hivatali szervezet vezetője állapítja meg oly módon, hogy azlegalább elérje a garantált bérminimum összegét (2012-ben 108.000,- Ft), de ne haladja meg azilletményalap (2012-ben 38.650,- Ft) hatszorosát. Az illetmény megállapításakor arányosanfigyelembe kell venni az ügykezelő szolgálati jogviszonyban töltött idejét. Az illetménymegállapításakor figyelembe veendő egyéb szempontokat a közszolgálati szabályzatban kellrögzíteni.Az ügykezelőnek vagyonnyilatkozat tételi kötelezettsége akkor keletkezik, ha a hivataliszervezet vezetője a munkakört fontosnak és bizalmasnak minősítette. A vagyonnyilatkozattételi kötelezettség megtagadása megakadályozza a jogviszony létesítését, a közszolgálatijogviszony fennállása esetén pedig a jogviszony megszüntetéséhez vezet.Az ügykezelők alapszabadságának mértéke húsz munkanap, amely a betöltött életévekszámának növekedésével fokozatosan harminc munkanapra emelkedik.ÖsszefoglalásFontos megjegyezni, hogy a (tág értelemben vett) közszolgálat (állami szolgálat) munkavégzéscéljából létesített különleges jogviszony. A gazdasági szférában keletkezett munkaviszonyokata Munka Törvénykönyve, a kormányzati szolgálati és a közszolgálati jogviszonyt különtörvény (a Kttv.) szabályozza. A kormányzati szolgálati jogviszony egyik alanya aközigazgatási szerv, mint munkáltató, másik alanya a kormánytisztviselő (vagy köztisztviselő),illetve ügykezelő, mint munkavállaló. A kormányzati szolgálati jogviszony létrejötténekáltalános és különös feltételei vannak. A kormányzati szolgálati jogviszony kinevezéssel jönlétre.30

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAII. fejezet: A közszolgálati jogviszonyA jogviszony csak kivételesen, a törvényben meghatározott esetekben szűnhet meg. Ajogviszony tartalma a kormánytisztviselőket megillető jogokból és terhelő kötelezettségekbőláll.A kormánytisztviselőnek vannak általános – minden munkaviszonyra jellemző –kötelezettségei és sajátos, a kormányzati szolgálati létből eredő többlet kötelezettségei. Azügykezelők a Kttv. hatálya alá tartoznak, de nem kormánytisztviselők / köztisztviselők. Azügykezelő és a kormánytisztviselő / köztisztviselő közötti megkülönböztetés alapja atevékenység jellege. A Kttv.-nek az ügykezelőkre vonatkozó fejezetei csak azokat arendelkezéseket tartalmazzák, amelyek eltérnek a kormánytisztviselőkre vonatkozószabályoktól.31

III. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályai1. A közigazgatási szervek hatósági jogalkalmazó tevékenysége aközigazgatási eljárási jog, valamint a közigazgatás eljárásialapelvei1.1. A közigazgatási szervek hatósági jogalkalmazó tevékenységeA közigazgatás az állampolgárok ezreinek ügyeiben jár el naponta, és egyéb állami feladatokatlát el. Az ügyintézés kettős iránya azt jelenti, hogy az ügyek egy része a közigazgatási belsőfeladatainak megoldására irányul, vagy egyéb belső, a szervezetet érintő problémákkalfoglalkozik, másik része pedig az állampolgárok kérelmére induló eljárásokat foglalja magába.A közigazgatási szerv jogalkalmazó tevékenysége folytán különböző hatósági cselekményeketvégez. Amikor a közigazgatási hatóság ilyen eljárásokat folytat és ezáltal döntési helyzetbekerül, ebben az esetben beszélünk hatósági ügyintézésről. Közigazgatási eljárásnak nevezzükaz ilyen hatósági fellépésként történő ügyintézést. Mivel Magyarország demokratikusalapokon működő jogállam, a hatóság működése csak az országgyűlés által elfogadotttörvényeken alapulhat.1.2. A közigazgatási eljárási jogMinden törvény alapját így „A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általánosszabályairól szóló 2004. évi CXL törvény” (továbbiakban Ket.) 16 alapját is az Alaptörvényképezi. Az Alaptörvényben szereplő alapelvek határozzák meg a közigazgatási eljárásitörvényt és annak alapelveit.A törvény azonban nemcsak abban vonatkozik a közigazgatási eljárásra, hogy előírja milyenesetekben kell döntést hoznia a hatóságnak – illetve a lehetséges döntési tartalmat –, hanemmeghatározza a döntéshez vezető ügyintézés menetét, az eljárás szereplőit, határidőit és egyébelemeit.Szűkebb értelemben ezt a jogot nevezzük közigazgatási eljárási jognak. Fentiek alapjánközigazgatási hatósági ügy minden olyan eljárás, amelyben a hatóság az ügyfelet érintő jogotvagy kötelességet állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet, vagy hatósági ellenőrzéstvégez.Például az építésügyi hatóság építési engedélyt ad ki, az ÁNTSZ jóváhagyja a vendéglátó-iparihelyiségek működését egészségügyi szempontból, de ugyanilyen nyilvántartás az ingatlan-nyilvántartás,illetve a gépjárművek törzskönyv alapján történő nyilvántartása, ellenőrzés körében pedig a korábbanemlített építési hatóság ellenőrzi, hogy az építkezés az engedélyeknek megfelelően folyik-e, illetve azÁNTSZ ellenőrzi az egészségügyi és higiéniai szabályok betartását.1.3. A közigazgatási eljárás alapelveiAz eljárás menetét és az ott alkalmazandó hatósági eljárásokat nagyban meghatározzák aközigazgatási eljárási törvény alapelvei. Alapelveknek nevezzük a törvény azonrendelkezéseit, amelyek útmutatást adnak, hogy milyen szempontok figyelembevételével kell ahatóságnak az adott ügyet elintézni. Az eljárás az alapelvekkel ellentétes nem lehet. Azalapelveknek két fő fajtájuk van: a hatóságra és az ügyfélre vonatkozó alapelvek, de vannakolyan alapelvek is, melyek mind az ügyfélre, mind pedig a hatóságra vonatkoznak.16 Ezt a törvényt a 2008. évi CXI. törvény módosította átfogóan.33

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiA legfontosabb alapelvek: Törvényesség: ez az alapelv mind a két eljárási szereplőre vonatkozik, amely értelmébenköteles betartani a törvényi előírásokat az eljárás során, és a törvényekkel ellentétes kérés,eljárás, döntés nem lehetséges.Például: az eljáró építésügyi hatóság az építési engedélyt csak az adott szakirányú törvény előírásaialapján adhatja meg, az ott megfogalmazott építési szabványoktól, normáktól nem térhet el. A közigazgatási hatóság hatáskörét a jogszabályokban előírt célok megvalósításaérdekében, mérlegelési és méltányossági jogkörét a jogalkotó által meghatározottszempontok figyelembevételével és az adott egyedi ügy sajátosságaira tekintettelgyakorolja: a hatósági döntés meghozatala során az eljáró hatóság ne gépies döntésekethozzon az egyes ügyek kapcsán, hanem vegye figyelembe, hogy minden ügy különböző,egyedi hiszen a kérelmező állampolgárok élethelyzetei, körülményei nagybankülönbözhetnek annak ellenére, hogy ugyanolyan típusú ügyben várnak döntést ahatóságtól.Például a hatóság mérlegelési és méltányossági jogköre, hogy az állampolgár anyagi körülményeiretekintettel egy bírságolás esetén az 5.000,- Ft-tól 500 000,- Ft-ig terjedő bírság tekintetében milyenösszegű bírságot szab ki. A hatáskör gyakorlásával való visszaélés tilalma: a hatáskört gyakorló közigazgatási szervközhatalommal rendelkezik, amelyet csak az állampolgárok és az állam törvényesérdekeinek és jogainak védelmében alkalmazhat. A közhatalommal való visszaélésbűncselekmény, ezért fontos alapelvként rögzíteni ezt a fontos szabályt.Például a Ket.-ben megfogalmazott hatósági kényszert – rendőri közreműködést – csak szigorúankörülhatárolt esetekben alkalmazhat az eljáró hatóság. Szakszerűség, egyszerűség, gyorsaság és az ügyféllel való együttműködés: mindenkiszámára ismerős fogalom a sóhivatal, ahol az ügyekkel minden történik, csak nemintéződnek el. A törvény célja, hogy az ügyek elintézése ne húzódjon indokolatlanul sokáig,hiszen a gyors és hatékony ügyintézés a társadalmi és gazdasági folyamatok egészségesfejlődéséhez nélkülözhetetlen. Az ügyféllel történő együttműködés értelmében a hatóságnem az ügyfél felett álló mindenható szerv, hanem célja az ügyfél problémájának amegoldása. Ennek az alapelvnek az érvényesüléséhez nem pusztán a törvényeket kellmegváltoztatni, hanem a hatóság együttműködő hozzáállása is szükséges. Az eljárás sorántörekedni kell, hogy az ügyintézésben fölösleges eljárási folyamatokat ne iktasson be azeljáró hatóság, törekedni kell minden ügy hatékony gyors elintésére. Felesleges iratokbecsatolására nem szabad az ügyfelelt kötelezni. A közigazgatási hatóság az ügyfél jogát és jogos érdekét csak a közérdek és azellenérdekű fél jogának vagy jogos érdekének védelméhez szükséges mértékbenkorlátozza: az alapelv jelentősége a hatóság döntésének valamilyen mértékű korlátozásábanrejlik, nevezetesen, hogy nem veszélyezteti az állampolgár anyagi és létbiztonságát.Gondoljunk csak arra, hogy némely hatóság jogosult olyan korlátozásokra, amelynek azelengedhetetlenül szükséges időn túli fenntartása könnyen csődbe vihet egy vállalkozást, vagyaránytalan terheket okozna a lakosságnak. Közérdekű beruházást, pl. szeméttelep építési engedélyénekkiadása során fokozottan tekintettel kell lennie a környéken élők jogos igényire. A jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogok védelme: konkrét ügyben hozott hatóságidöntés nem semmisíthet meg olyan korábban megszerzett jogokat, melyeket annakjogosultja jóhiszeműen szerzett meg és gyakorolt.34

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiPéldául a jóhiszeműen, ellenérték fejében szerzett ingatlan birtokosát az ingatlan tulajdonosának kelltekinteni, minden más rosszhiszemű igénylővel szemben. A törvény előtti egyenlőség, a diszkrimináció tilalma, az egyenlő bánásmódkövetelménye: ezen alapelv értelmében minden ügyfelet azonos jogok és kötelezettségekterhelnek.Az a körülmény, hogy az ügyfél magánszemély, magyar vagy nem magyar állampolgár, férfi avagynő, illetve hogy milyen vallású, sem pozitív, sem negatív következménnyel nem járhat. A szabad bizonyítás elve: az eljáró hatóság nincs kötve meghatározott típusúbizonyítékfajtákhoz, hanem a tényállás valósághű felderítése érdekében bármely jogszerűeszközt és módszert figyelembe vehet, amely az adott tény bizonyítására alkalmas. Ügyfélszabadon választhat a törvényben biztosított bizonyítási eszközök közül, semmilyenhátrány ebből nem érheti. A hivatalból való eljárás elve: A hatóság hivatalból - tehát az ügyfél kérelme nélkül -indíthat eljárást és állapíthatja meg a tényállást. Meghatározhatja a bizonyítás módját vagyakár felülvizsgálhatja a saját illetve a felügyelete alá tartozó hatóság döntését.Például az ÁNTSZ hivatalból is ellenőrizheti a vendéglátó-ipari helyeket, anélkül, hogy bárkibejelentést tett volna. A költségtakarékos eljárás kötelezettsége: a hatóságnak úgy kell az adott feladatotvégrehajtania, hogy mind az ügyfélnek, mind a hatóságnak csak a legszükségesebb indokoltköltséget okozza.Például, egy eljárásban nem lehet kétszer ugyanannak az ingatlan tulajdoni lapját kérni az ügyféltől,mert ez csak indokolatlan költség lenne. Az elektronikus ügyintézés ösztönzésének elve: a mai modern társadalomban ahatóságnak törekednie kell arra, hogy minél több eljárást elektronikus formában iselintézhessen az ügyfél.Gondoljunk, arra, hogy pl. az NAV-nál már sok bevallást csak elektronikus úton lehet megtenni.A KET-ben található alapelvek csoportosítását a következő táblázat mutatja be:A hatósággal szemben támasztottkövetelményeket meghatározóalapelvek1. A közigazgatási hatóság hatáskörét ajogszabályokban előírt célokmegvalósítása érdekében, mérlegelési ésméltányossági jogkörét a jogalkotó általmeghatározott szempontokfigyelembevételével és az adott egyediügy sajátosságaira tekintettel gyakorolja2. A hatáskör gyakorlásával valóvisszaélés tilalma.3. Szakszerűség, egyszerűség, gyorsaságés az ügyféllel való együttműködés4. A közigazgatási hatóság az ügyféljogát és jogos érdekét csak a közérdek ésaz ellenérdekű fél jogának vagy jogosérdekének védelméhez szükségesmértékben korlátozzaÜgyféli jogokat és ügyfélikötelezettségeket meghatározóalapelvek1. Tisztességes ügyintézés, ahatáridőben hozott döntéshez valójog2. Az eljárás során az anyanyelvhasználatának a joga3. Az ügyfél kártérítéshez való joga4. Az ügyfél jogorvoslathoz valójogaMindkettőrevonatkozó alapelvek1. Törvényesség2. Jóhiszeműenszerzett és gyakoroltjogok védelme35

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiA hatósággal szemben támasztottkövetelményeket meghatározóalapelvek5. Törvény előtti egyenlőség, adiszkrimináció tilalma, az egyenlőbánásmód követelménye6.Szabad bizonyítás elve7. Hivatalból való eljárás elve8. Költségtakarékos eljáráskötelezettsége9. Elektronikus ügyintézésösztönzésének elveÜgyféli jogokat és ügyfélikötelezettségeket meghatározóalapelvek5. Az ügyfél tájékoztatáshoz,kitanításhoz való joga, az iratbetekintésijog6. Az ügyfél köteles a hatóságieljárásban jóhiszeműen eljárniMindkettőrevonatkozó alapelvek2. A Ket. hatálya, a hatósági ügy, az ügyfél és a hatóság2.1. A Ket. hatályaEgy jogszabály hatálya azt mutatja meg, hogy egy adott jogszabály milyen személyekre,szervezetekre vonatkozóan állapít meg jogokat, kötelezettségeket (személyi hatály), milyentárgyú viszonyokra vonatkozó szabályokat tartalmaz (tárgyi hatály) és mindez milyen földrajziterületen (területi hatály) és milyen időkorlátok között (időbeli hatály) érvényes.A Ket. tárgyi hatálya a közigazgatási hatósági ügyekre terjed ki, amely alapján jogot vagykötelezettséget állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartástvezet – ideértve a nyilvántartásba vételt és törlést –, s hatósági ellenőrzést végez.A Ket. személyi hatálya a hatóságra, az ügyfélre és az eljárásban közreműködő egyébszemélyekre (tolmács, tanú stb.) vonatkozik.A Ket. területi hatálya néhány speciális esettől eltekintve Magyarország területét jelenti(speciális kivétel a külföldön lévő magyar konzulátusok, illetve magyar felségjel alattközlekedő hajók, illetve repülők), a törvény időbeli hatálya pedig a törvény elfogadásátólannak hatályon kívül helyezéséig tart.2.2. Az ügyfélAz a természetes vagy jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,akinek jogát, jogos érdekét vagy jogi helyzetét az ügy érinti, tehát aki, vagy ami az eljárásszükségképpeni alanya. Továbbá az, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve, akire nézve ahatósági nyilvántartás adatot tartalmaz.Bizonyos ügyekben – például egy létesítménnyel kapcsolatos eljárásban – ide kell érteni a létesítményhatásterületén lévő valamennyi ingatlan tulajdonjogát és bejegyzett jogszerű használóját, vagyis akülönböző haszonélvezeti jogok, illetve más ingatlanhasználattal kapcsolatos jogok gyakorlóit is.2.3. A közigazgatási hatóságA közigazgatási hatósági eljárás másik szükségképpeni alanya a közigazgatási hatóság, ezek aszervek alapvetően vagy államigazgatási vagy önkormányzati szervek. Az államigazgatásiszervek lehetnek minisztériumok, vagy más központi államigazgatási szervek, illetve területiállamigazgatási szervek (fővárosi és megyei kormányhivatalok, Bevándorlási ésÁllampolgársági Hivatal területi szervei, NAV területi szervei stb.).36

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályai3. Joghatóság, hatáskör, illetékességA joghatóság, a hatáskör és az illetékesség hármasa a közigazgatási eljárásban arra ad választ,hogy a konkrét közigazgatási hatósági ügyben a világ számos közigazgatási szerve közülmelyik járhat el és milyen intézkedést (döntést) hozhat.3.1. A joghatóság fogalmaA joghatóság meghatározása segít eldönteni, hogy az adott hatósági ügyben van-e eljárásijogosultsága a magyar hatóságoknak, tehát hogy az adott ügyet magyarországi vagy külföldiügyintézés alá kell sorolni.A hatósági ügyintézés megkezdésekor tehát az ügyintéző köteles az ügy olyan jellemzőitvizsgálni, amelyből következtethet joghatósága fennállására vagy annak hiányára. Azeljárásjogi törvény legfontosabb joghatósági szabálya: magyar ügyfél, illetőleg Magyarországonnyilvántartásba vett jogi személy hatósági ügyében Magyarország területén a magyar hatóságjár el.Külföldi ügyfél vagy jogi személy esetén Magyarország területén is jogosult a magyar hatóságeljárni akkor, ha uniós vagy magyar jogszabályt kell alkalmazni.Például egy külföldi tulajdonú, siófoki telken történő építési engedély megadása ügyében.3.2. HatáskörHa a joghatóság fennállása tisztázott, a sok-sok hatósági ügy nyomán dönteni kell arról, hogyaz adott hatósági ügy melyik hatóság feladatkörébe, vagyis hatáskörébe tartozik. A hatáskörtehát a feladat – mint megosztási szempont – szerinti munkamegosztási szabály aközigazgatási hatóságok között. A feladatok ellátásához szükséges jogosítványokat jelenti.Az ügyek tárgy szerinti felosztását, tehát a pontos hatásköri szabályokat külön jogszabályokhatározzák meg.Ezen jogszabályok megállapítják, hogy a hatóságok közül melyek az első fokon eljáróhatáskörrel rendelkező szervek az adott feladatkörben, és mely a fellebbezést elbíráló hatóság.A hatáskör jogi fogalma arra ad választ, hogy valamely ügycsoportban milyen típusú és milyenszintű közigazgatási szerv jár el.Tulajdonjog bejegyzését például a földhivatal, szülő-gyermek kapcsolattartásának szabályozását agyámhivatal végzi.3.3. IlletékességAz illetékesség fenti fogalmakból a legszűkebb, és az eljáró hatósági szervet legpontosabbanmegjelölő kategória, hiszen az illetékesség az azonos hatáskörű hatóságok között a területi elvalapján mondja ki, hogy a sok azonos hatáskörű hatóság közül melyik az adott ügybenkonkrétan eljáró hatóság. Ebből is adódik az a megfogalmazás, hogy az adott kérelmet az „arrailletékes hatóságnál” kell benyújtani.Az eljárási törvény többféle illetékességi okot határoz meg, elsődleges ezek közül az ügyféllakó- vagy tartózkodási helye, jogi személy esetén székhelye.Ha ingatlannal kapcsolatos ügyintézés szükséges, az illetékességet az ingatlan fekvésehatározza meg, ha a hatóság engedélye szükséges egy adott tevékenység gyakorlásához, akkoraz engedélyt megadó hatóság illetékessége az a hely lesz, ahol az engedélykötelestevékenységet gyakorolni kívánják.Gyámhatósági tárgykörű ügyben például az eljáró gyámhivatal kijelölését tehát a gyermek lakó- vagytartózkodási helye szerinti gyámhivatal határozza meg.37

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályai4. A közigazgatási eljárás szakaszai4.1. Az első fokú, vagy alapeljárás4.1.1. Az eljárás megindulásaA közigazgatási eljárás hivatalból vagy az ügyfél kérelmére indulhat. Általában a közigazgatásiügyek az ügyfél kérelmére 17 indulnak, de elképzelhető az is, hogy az ügyfél utóbb visszavonjakérelmét, de a hatóság észleli az eljárási kötelezettségét, tehát a hatóság akaratából (azazhivatalból) tovább folyik az eljárás.Az ügyfél kérelme rendszerint egy „kívánság” a hatósághoz, hogy valamilyen ügyben hozzondöntést, adjon hozzájárulást, engedélyt, vagy mentesítse a kötelezettség alól, illetve enyhítse azelőírt kötelezettség mértékét. Hivatalból meginduló közigazgatási eljárás rendszerint a hatóságellenőrző tevékenysége kapcsán indulhat.Az ügyfél a kérelmét írásban vagy a hatóság előtt személyesen megjelenve szóban iselőterjesztheti. Segíti az ügy gyors elintézését, hogyha az ügyfél, figyelemmel a feljebbismertetett hatásköri és illetékességi szabályokra, a megfelelő szervnél nyújtja be a kérelmét,ellenkező esetben sok időt veszít azzal, hogy az adott ügyre hatáskörrel és illetékességgelrendelkező szervhez kell áttenni a rossz helyen benyújtott kérelmét. Az iktatott kérelmet ahatóság megvizsgálja, és az abban foglaltaktól függően azonnal intézkedik, pl. kiállítja aforgalmi engedélyt, bejegyzi az új lakcímet, kiadja a gépjármű törzskönyvét.4.1.2. Tényállás tisztázása, bizonyítási eljárásBonyolultabb ügy esetén a hatóság feladata, hogy a tényállás minden körülményre tekintetteltörténő kivizsgálása megtörténjen, tehát a tényállást tisztázza. Ha a tényállás az eljárástkezdeményező ügyfél kérelme vagy személyes meghallgatása körében nem tisztázható, úgy ahatóságnak kell további bizonyítási eljárást folytatnia.Bizonyítási eljárás keretében tanúkat hallgathat meg, akiknek az ügyről vagy annakkörülményeiről értékelhető tudomásuk van, szakértőt rendelhet ki, ha az ügyben szakkérdésmerült fel, helyszíni szemlét tarthat, okiratokat kérhet be.4.1.3. A jegyzőkönyv formai és tartalmi elemeiA hatóság az egyes eljárási cselekmények dokumentálására jegyzőkönyvet 18 vesz fel. Ígyjegyzőkönyv készül a lefoglalásról, a szemle lefolytatásáról, (ha a hatóság hatósági tanútalkalmaz), a tárgyalásról,a közmeghallgatásról,a biztosítási intézkedés elvégzéséről (ha ahatóság hatósági tanút alkalmaz), a jogszabályban meghatározott eljárási cselekményről.Ezen túlmenően, ha az ügyfél vagy az eljárási cselekményben érintett személy kéri vagy ahatóság az eljárás érdekében egyébként szükségesnek tartja, a hatóság jegyzőkönyvet készít aszóbeli kérelemről, az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról, ha ahatóság nem alkalmaz hatósági tanút, minden más bizonyítási cselekményről.A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eljáró hatóság megnevezését, az ügy tárgyát ésügyiratszámát, a jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét, a meghallgatott személytermészetes személyazonosító adatait, és eljárásjogi helyzetét és – ha azt a hatóság tudomásárahozta – egyéb elérési lehetőségét, valamint az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatok ésmegállapítások összefoglalását (persze nem feltétlenül szó szerint).17 Iratmintatár 1. sz. melléklet18 Iratmintatár 2. sz. melléklet38

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiA jegyzőkönyvnek utalnia kell arra, hogy a meghallgatott személynek, a jogaira éskötelezettségeire vonatkozó figyelmeztetés megtörtént.A jegyzőkönyv része a meghallgatott személy vagy képviselője, az eljáró ügyintéző, és ajegyzőkönyvvezető oldalankénti aláírása. A jegyzőkönyv feladata az, hogy abból egyértelműenkitűnjön az adott eljárási cselekmény jogszabályoknak megfelelő lefolytatása és rekonstruálása.Minden olyan eljárási cselekményről, amelyről nem készül jegyzőkönyv, hang-, kép-, vagyfilmfelvétel, hivatalos feljegyzést kell készíteni, amely tartalmazza az eljárási cselekményfelvételének helyét, időpontját, az ügy tárgyát, és számát, magát az eljárási cselekményt,valamint az eljáró ügyintéző nevét és aláírását.4.1.4. Ügyintézési határidőkFőszabály szerint a közigazgatási eljárásban az érdemi határozatot 30 napon belül kellmeghozni. Rövidebb határidőt bármely jogszabály, hosszabbat csak törvény vagykormányrendelet határozhat meg. Az eljáró hatóság vezetője különösen indokolt esetben 30nappal meghosszabbíthatja az ügyintézési határidőt egy alkalommal.Az ügyintézési határidőbe nem számít bele az az idő, amely eljáráshoz szükséges más hatóságeljárásához szükséges. Az önhibából elmulasztott határidő esetén hiánypótlásra az igazolásikérelem 8 napon belül terjeszthető elő.4.1.4.1. Az ügyintézési határidő elmulasztásának következményeHa a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőt az ügyfélnek és az eljárás egyébrésztvevőjének fel nem róható okból túllépi, köteles az ügyfél által az eljárás lefolytatásáértmegfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeget, az ügyfél részére visszafizetni. Abban azesetben, ha az ügyintézés időtartama meghaladja az irányadó ügyintézési határidő kétszeresét,a visszatérített díj duplája jár vissza az ügyfélnek.4.1.5. Idézés, értesítésAz idézés 19 a hatóság kötelező jellegű felhívása arra, hogy az idézett a megjelölt időben éshelyen jelenjen meg. Ennek elmulasztása esetén a mulasztóval szemben eljárási bírság illetverendőri elővezetés alkalmazható.Az értesítés 20 esetén a címzett nem köteles megjelenni, választhat, hogy megjelenik az eljárásicselekmény foganatosításánál vagy sem, de ez az adott cselekmény lefolytatását nembefolyásolja. Lényeges még, hogy az ügyfelet a kérelmére indított eljárásban az eljáró hatóságnem idézheti, csak értesítheti.4.1.6. Az eljárás megszüntetése, felfüggesztéseAz eljárás során bekövetkezett olyan tény, állapot, esemény, amely az eljárás egészétlehetetlenné avagy értelmetlenné teszi, az eljárás megszűnését vonja maga után (pl. az ügyfélvisszavonja a kérelmét).Az eljárás felfüggesztésére akkor kerül sor, ha az eljáró hatóság azért nem tud dönteni azügyben, mert más hatóság döntését kell megvárnia ahhoz, hogy megalapozott döntésthozhasson.19 Iratmintatár 5. sz. melléklet20 Iratmintatár 6. sz. melléklet39

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályai4.1.7. A képviseletet szabályaiA közigazgatási eljárásban a képviselet három formája ismert. Ezek: a törvényes, ameghatalmazotti, és az ügygondnok által ellátott képviselet. Általánosságban elmondható,hogy a képviseletnek általános és folyamatos jelleggel kell bírnia.Törvényes képviselet esetén a képviselt eljárásjogi képességgel nem rendelkezik (kiskorú, jogiszemély, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet).Ha személyes eljárás nem kötelező az eljárás során, meghatalmazotti képviselő járhat el.Ismeretlen helyen tartózkodó, vagy ügyében eljárni nem tudó fél részére, aki nem rendelkezikmeghatalmazotti képviselettel, illetve ismeretlen ügyfél esetén az eljáró hatóság kérésére atörvény erejénél fogva a gyámhatóság ügygondnokot jelöl ki, aki az eljárás során érdekeitképviseli.4.1.8. Szakhatóság a közigazgatási eljárásbanJogszabály elrendelheti, hogy a határozat meghozatala előtt szakhatóság állásfoglalását kellbeszerezni. Mivel ez jogszabályi kötelezettsége az eljáró hatóságnak, ezért a szakhatóságiközreműködés nélkül jogszerű döntést nem hozhat.Például étterem működése nem engedélyezhető az ÁNTSZ (közegészségügyi hatóság) hozzájárulásanélkül.4.1.9. A kizárás intézménye a közigazgatási eljárásbanA független és pártatlan eljárás érdekét szolgálja a kizárás intézménye, hogy olyan személyvagy szervezet ne vehessen részt olyan az eljárásban, aki/amely bármely ok miatt elfogult,vagy ellene az elfogultság látszata felmerülhet. A kizárásnak két fajtája ismeretes, az abszolút,és a relatív. Abszolút kizárási ok esetén nincs helye mérlegelésnek, az illető személy/szervezetaz eljárásban nem vehet részt, ki kell zárni.Például ügyintéző saját, illetve hozzátartozója ügyében nem járhat el, a másodfokú eljárásban nem vehetrészt az aki az elsőfokú döntés meghozatalában részt vett, illetve hatóság a saját ügyében nem járhat el.Relatív kizárási ok akkor áll fenn, ha az ügyintézőtől nem várható el az ügy tárgyilagosrészlehajlás mentes megítélése. Ebben az esetben a kizárás lehetőség.Például ha az ügyfél az ügyintéző régi barátja vagy éppen haragosa.4.1.10. Iratbetekintés az eljárás soránAz eljárás során az ügyfél, illetve képviselője az eljárás során keletkezett iratokba betekinthet,azokról másolatot kérhet.4.1.11. A hatóság döntései, a határozat fajtáiA bizonyítási eljárás lefolytatása után, ha a tényállás tisztázásra került, a megfelelőjogszabályok figyelembevételével hozza meg a hatóság az érdemi döntését: az első fokúhatározatot. A határozatot írásba kell foglalni.A határozat 21 első része a fejléc, amely a hatósági jogviszonyban résztvevők megnevezését, azügy számát, tárgyát tartalmazza, a rendelkező rész, amely lényegében a hatóság érdemidöntését és annak tartalmi elemeit (tényállás, bizonyítékok) közli.21 Iratmintatár 3. sz. melléklet40

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiRésze a határozatnak az indokolás is, amelyben a hatóság részletezi a döntése alapjául szolgálóindokokat, valamint megjelöli az alkalmazott anyagi és eljárásjogi jogszabályokat. Ahatározatnak – a rendelkező részben – tartalmaznia kell egy felhívást a jogorvoslatlehetőségére.Ha az ügyfélnek a hatóság határozata megfelel, úgy a közigazgatási eljárás az első fokúeljárással befejeződik.Hatóság döntései lehetnek még az ügy érdemében hozott határozaton túl: végzés, egyezségjóváhagyása, hatósági szerződés, hatósági bizonyítvány, hatósági igazolvány.Végzéssel 22 dönt a hatóság az ún. eljárási kérdésekben, pl. szakértő kirendelésről az eljárásbanvégzéssel határoz.A közigazgatási eljárásban sajátos döntés az egyezség jóváhagyása: az eljárásban résztvevőfelek megállapodhatnak egymással az ügy kimenetelét illetően, ez azonban csak akkor leszérvényes, ha a hatóság jóváhagyja a megállapodásukat.Hatósági szerződésről akkor beszélünk, ha az eljáró hatóság az ügynek a közérdek, és azügyfél szempontjából is előnyös rendezése érdekében határozathozatal helyett hatóságiszerződést köt. A szerződésben foglaltak megszegése esetén a szerződés jogerős ésvégrehajtható határozatnak minősül.A hatóság által valamely tény, adat, jogosultság, vagy állapot igazolására kiállított okiratot,valamint a hatósági nyilvántartásban való bejegyzést (módosítást, javítást, törlést) határozatnakkell tekinteni. Az ilyen határozat jellegű okiratokat nevezzük hatósági bizonyítványnak 23 ,illetve hatósági igazolványnak, melyek tehát nem hoznak létre közigazgatási jogviszonyt,hanem fennálló tényeket, állapotokat, változásokat tükröznek.4.2. Jogorvoslati eljárásA jogorvoslati eljárás a közigazgatási eljárásnak az elsőfokú vagy alapeljárást követő második,„eshetőleges” szakasza, melyre akkor kerül sor, ha a hatóság döntése az ügyfél kérelménekrészben vagy egészében nem felel meg, és így igénybe veszi a lehetséges jogorvoslati formákvalamelyikét.A közigazgatási eljárásban rendelkezésre álló jogorvoslatok csoportosítását a következőtáblázat mutatja be:Ügyfél kérelme alapján indulójogorvoslatok fellebbezésHivatalból lefolytathatódöntés-felülvizsgálati eljárások döntés módosítása vagyvisszavonása felügyeleti eljárásMind az ügyfél kérelmére, mindpedig hivatalból lehetségesjogorvoslatok döntés kijavítása bírósági felülvizsgálat döntés kicserélése(közigazgatási per) újrafelvételi eljárás ügyészi felhívás döntés kiegészítése határozat felülvizsgálata azalkotmánybíróság határozataalapján22 Iratmintatár 4. sz. melléklet23 Iratmintatár 7. sz. melléklet41

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiA közigazgatási eljárásról szóló törvény módot ad az első fokú határozat elleni általánosjogorvoslatra: ez a fellebbezés.Ezt a jogorvoslati formát a törvény időhatárhoz köti, az első fokú határozat kézhezvételétőlszámított 15 napon belül kérheti az ügyfél az első fokú döntés fellebbezési eljárásban történőfelülvizsgálatát.A fellebbezés előterjesztésével kezdetét veszi a közigazgatási eljárás második, ún. jogorvoslatiszakasza, melyben a jogszabályban meghatározott másodfokú hatóság felülvizsgálja, hogy azelső fokú döntés megfelel-e a feltárt tényállásnak és az irányadó jogszabályoknak. Amásodfokú hatóság a fellebbezési eljárásban új bizonyítást is lefolytathat, de elképzelhető, hogya korábban feltárt tényeket értékeli másként.A fellebbezési eljárást nevezzük rendes jogorvoslatnak, ami azt jelenti, hogy minden első fokúhatározattal szemben – néhány nagyon szűk kivételtől eltekintve – az adott határidőn belüligénybe vehető.Nincs helye a fellebbezésnek, ha az ügyben törvény azt kizárja, az ügyfelek részéről az egyezségüket jóváhagyó határozat ellen, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában valamely adatnak, ténynek vagy jogosultságnak ahatósági nyilvántartásba hivatalbóli, mérlegelés nélküli bejegyzésével szemben, ha az elsőfokú döntést miniszter, autonóm államigazgatási szerv, önálló szabályozó szervvagy kormányhivatal vezetője hozta, törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában, ha az első fokú döntéstközponti államigazgatási szerv vezetője hozta, a képviselő-testület önkormányzati hatósági ügyben hozott határozata ellen, a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 51. § (4)bekezdésében meghatározott közigazgatási bírság kiszabásával kapcsolatos eljárásokban azátruházott hatáskörben hozott határozatok ellen.Ez utóbbi azt jelenti, hogy a helyi önkormányzat képviselő-testülete rendeletben meghatározhat tiltott,közösségellenes magatartásokat. E magatartás elkövetőjével szemben kiszabott bírság esetén nincs mód afellebbezésre.A másodfokú határozat jogerős, vele szemben további fellebbezésnek nincs helye. A jogerő aztjelenti, hogy a határozatban foglaltakat teljesíteni kell, ennek elmaradása esetén a határozattalszemben végrehajtást lehet kezdeményezni.Ha az ügyfél a másodfokú határozatot is sérelmezi, és meggyőződése szerint a hatóság jogszabályt sértett,úgy a másodfokú határozat kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósági felülvizsgálatotkezdeményezhet, mely nevéből következően is már nem közigazgatási hatóság előtt, hanem a bíróság előttfolyik.A keresetlevél alapján induló közigazgatási pernek a pert megindító ügyfél a felperese, míg a határozatothozó közigazgatási szerv alperesi pozícióban van.A bírósági felülvizsgálat már nem általános, rendes jogorvoslati forma, hanem rendkívüli, csakjogszabálysértés esetén vehető igénybe és csak akkor, ha az ügyfél fellebbezési jogát kimerítette. A bírósága közigazgatási per lefolytatásának eredményeképpen a következő ítéleteket hozhatja: megállapítja ajogszabálysértést és a közigazgatási döntést hatályon kívül helyezi; a hatályon kívül helyezésselegyidejűleg a hatóságot új eljárás lefolytatására kötelezi; bizonyos ügyfajtákban módja vanmegváltoztatni a közigazgatási döntést; az ügyfél keresetét alaptalannak ítéli, mert megállapítja, hogy ahatározat nem jogszabálysértő, és elutasítja azt.42

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiÚjrafelvételi eljárásra akkor van lehetőség, ha a határozat jogerőre emelkedését követően jut az ügyféltudomására olyan lényeges tény, bizonyíték vagy adat, amely ha ismert lett volna a tényállás tisztázásaidején, akkor rá nézve kedvezőbb döntés születhetett volna.Az újrafelvételi eljárás során az új tény vagy adat birtokában a hatóság megállapítja az új tényállást, ésennek eredményeképpen módosítja korábbi határozatát, visszavonja azt, vagy az új tényállásnakmegfelelően új határozatot hoz, de elképzelhető az is, hogy az új tényállás nem teszi indokolttá a korábbihatározat megváltoztatását, tehát fenntartja korábbi döntését. Ez a jogorvoslati eszköz csak jogerőshatározattal szemben nyújtható be a hivatkozási alapul szolgáló tény ügyfél általi tudomásra jutásátólszámított 15 napon belül, de legkésőbb a határozat jogerőre emelkedésétől számított 6 hónapon belül.Az Alkotmánybíróság határozata alapján indítható eljárás lényege, hogy az ügyfelek közöttlétrejött egyezséget jóváhagyó határozat meghozatala során alaptörvény-ellenes jogszabályalkalmaztak.Amennyiben az ügyfél alkotmányjogi panaszt nyújt be, az alaptörvény-ellenes jogszabály ellenés ennek az Alkotmánybíróság helyt ad és nem mondja ki az így megsemmisített jogszabálynakvagy jogszabályi rendelkezésnek az Alkotmánybíróság eljárására okot adó ügyben valóalkalmazhatóságát, az ügyfél az alkotmánybírósági határozat kézbesítésétől számított harmincnapon belül kérelmet nyújthat be az egyezséget jóváhagyó hatósághoz a határozat módosítása,illetve visszavonása iránt.Lehetséges az is, hogy maga az eljáró közigazgatási szerv vagy annak felügyeleti szerve észleli ügyfélifellebbezés nélkül is, hogy határozata nem felel meg a jogszabályoknak, tehát az eljáró hatóság vagy afelügyeleti szerv saját hatáskörében orvosolja a hibás döntést. Ezen eljárásokat hivatalból indítottdöntés-felülvizsgálati eljárásoknak nevezzük.Az első és másodfokon eljáró közigazgatási hatóságok az általuk hozott döntések hibáit sajáthatáskörükben orvosolhatják. Ha a hatóság megállapítja, hogy döntése jogszabályt sért, a saját döntésétmódosíthatja, vagy visszavonhatja. A határozat módosításának, visszavonásának határozat és végzésesetén egyaránt helye van.A hatóság a saját döntésének módosítását vagy visszavonását 1 alkalommal, a határozat közlésétőlszámított 1 éven belül teheti meg. A döntés hivatalbóli módosítására vagy visszavonására csak akkorkerülhet sor, ha az jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogokat nem sért.A felügyeleti szerv jogosult bármikor megvizsgálni a felügyeleti körébe tartozó első- vagy másodfokúhatóság eljárását. Ha a felügyeleti szerv vizsgálata során jogszabálysértést észlel, felügyeleti eljárástfolytat le, melynek keretében a döntést megváltoztathatja, megsemmisítheti, vagy a megsemmisítésmellett az ügyben eljárt hatóságot új eljárásra utasíthatja.Ezen jogkör keretében a felügyeleti szerv a döntést csak akkor változtathatja vagy semmisítheti meg, ha adöntés jogerőre emelkedésétől számítva még nem telt el öt év, illetve ha az nem sért jóhiszeműen szerzettés gyakorolt jogokat.Az ügyészségről szóló 2011. évi CLIII. törvény tartalmazza az ügyészi felhívással kapcsolatosszabályokat. Ennek lényege, hogy az ügyész a közigazgatási hatósági döntés érdemére kihatótörvénysértés esetén a jogerőre emelkedéstől vagy a végrehajtás elrendelésétől számított legfeljebb egyéven belül, kötelezettséget megállapító, jogot elvonó vagy korlátozó döntés esetén a végrehajtáshoz valójog elévüléséig, felhívással él a törvénysértés megszüntetése érdekében. A felhívásban indítványozhatja atörvénysértő döntés végrehajtásának felfüggesztését. A felhívás címzettje a végrehajtást a döntéséigköteles azonnal felfüggeszteni, és erről az ügyészt egyidejűleg tájékoztatni.43

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIII. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályaiAz ügyész a felhívását az ügyben eljáró szerv felügyeleti szervéhez nyújtja be. Ha a döntést hozószervnek nincs felügyeleti szerve, vagy felügyeleti szerve a Kormány, vagy ha az ügyben felügyeletiintézkedés jogszabály alapján kizárt, a felhívást az ügyész a döntést hozó szervhez nyújtja be. A felhíváseredménytelensége esetén az ügyész az alapügyben hozott jogerős döntést támadhatja meg bíróság előtt4.3. Végrehajtási eljárásHa a határozatot az ügyfél már első fokon elfogadta vagy fellebbezése folytán a másodfokúközigazgatási szerv is meghozta határozatát, és nincs ok vagy lehetőség további rendkívülijogorvoslatra, akkor a hatóság döntése véglegesnek, jogi nyelven jogerősnek tekinthető.A jogerős határozat azt jelenti, hogy abban foglalt jogokat gyakorolni lehet, a kötelezettségeketpedig teljesíteni kell.Ha a határozat kötelezettségeket tartalmaz, és a kötelezettségek teljesítésére felhívott személyazokat nem teljesíti, a közigazgatás további feladata, hogy végrehajtási eljárás keretébenrákényszerítse a kötelezettet a határozatban foglaltak teljesítésére.Ha például pénzfizetés kötelezettségét ró a határozat az ügyfélre, és azt a határozatban foglalthatáridő lejárta ellenére sem teljesíti, akkor a végrehajtást ún. letiltással is ki lehetkikényszeríteni, tehát kötelezett munkabéréből, egyéb járandóságából végre lehet hajtani.Vannak olyan kötelezettségek, amelyeket elsődlegesen természetben kell teljesíteni, példáulépület bontására kötelező határozatot, ilyenkor az önként nem teljesítő ügyfelet bírságolnilehet, vagy helyette elvégezni a lebontást, és ennek költségeit rá hárítani.Bizonyos esetekben fizikai kényszerrel is kikényszeríthető a hatóság döntése, tipikusan ilyen a lakáselhagyására kötelező döntés végrehajtása.ÖsszefoglalásMegállapíthatjuk, hogy a Ket. meghatározza azt a jogszabályi keretet, amely megszabja azegyes közigazgatási eljárások menetét, az abban résztvevők eljárásjogi helyzetét, jogait illetvekötelezettségeit, valamint a különböző jogorvoslati lehetőségeket. A jogerős közigazgatásihatározat végrehajtásának szabályait szintén e törvény rendezi.A Ket. alapján az állampolgár biztosan tudhatja előre, hogy közigazgatási hatósági ügyénekelintézése milyen eljárási formában, milyen határidőkön belül várható. A törvény hatálya alá aközigazgatási hatóság jogalkalmazó tevékenysége tartozik, szervezeti tevékenységét egyébjogszabályok rendezik.44

IV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása1. Az ügyviteli munka informatikai támogatásaA szervezetek számára egyre nélkülözhetetlenebbé válik az informatika, akár profitorientált,akár közszolgálati szervezetről beszélünk. Mivel rendszerszintű alkalmazása aránytalanulmagas költségeket jelentett – az elismert lehetőségeihez képest –, néhány évvel ezelőtt aszámítógép használata még igen ritka volt a közszolgálatban.A személyi számítógép ma már mindennapi életünk szerves részét képezi, az élet számos területénélvezhetjük lehetőségeit (általános információforrás, vásárlás, pénzügyek intézése, szórakozás, levelezés,távmunka stb.). A számítógép-, illetve a szoftveripar ma az egyik leggyorsabban fejlődő iparág, azalkalmazott technikák hihetetlenül sokrétűek, fejlesztésük gyors ütemben zajlik.A számítógépek közigazgatási munkában való megjelenésekor általános jelenség volt, hogy amunkatársak nagy ellenállással fogadták a korábbiakhoz képest teljesen idegen, újszerűtechnikai eszközöket.Mára nyilvánvaló, hogy (szinte) valamennyi munkaterületen alkalmazható, nemcsak anyilvántartási, iratkezelési tevékenységükhöz használják ki a közigazgatási szervek aszámítógép lehetőségeit, előnyeit, egyre több ügyviteli feladat (iratkészítés, adatkezelés,archiválás, irodai kommunikáció, tervezés stb.) ellátását oldják meg informatikai eszközökkel,a jogszabályi változások nyomán pedig ez egyre gyakrabban kötelező is a közigazgatásiszerveknek.Így a magyar közigazgatásban is már alapvető munkaeszközként funkcionál a számítógép.(Ennek következtében felhasználásának legalább alapszintű ismerete a köztisztviselőkkelszemben mára általános követelmény.) 24A számítógépes rendszerek főbb jellemzői: különböző műveleteket gyorsan és pontosan végez el, (elméletileg) korlátlan tárolókapacitású, a tárolt adatok könnyen, egyszerűenvisszakereshetőek, egyidejűleg több feladatot is képes ellátni, az információkat rendkívül gyorsan képes kiírni (kinyomtatni) támogatják a nagy tömegű adatokat gyűjtő, rendszerező, és feldolgozó közigazgatást. jól hasznosítható a rutinszerűen ismétlődő, szabványosított munkaműveletek végzéséhez(pl. útlevél, személyi igazolvány, igazolások kiállítása stb.) is.A számítógép irodai alkalmazásának további nagy előnye, hogy a gépek összekapcsolásávalkiépített hálózatok lehetővé teszik, hogy egy időben több munkatárs (informatikai értelembenfelhasználó) is hozzáférjen egy rendszer szolgáltatásaihoz, ehhez nem kell feltétlenül aszámítógéppel egy helyiségben tartózkodni.Egy klasszikus hálózat legalább egy központi számítógépből, azaz szerverből és a hozzá kapcsolódómunkaállomásokból áll. A szerver funkciója a hálózatra kapcsolt számítógépek kiszolgálása.24Figyelmükbe ajánljuk az ECDL moduljait, amelyek részletesen tartalmazzák a fenti ismereteket. AzECDL, az Európai Számítógép-használalói jogosítvány a közigazgatásban is egyre nagyobb értéketképvisel. További információ a www.ecdl.hu lapon található.45

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaKülönféle szolgáltatásokat (pl. CompLex Jogtár, Cégjegyzék, Ügyféljegyzék, ügyirat-nyilvántartás, belsőszabályzatok jegyzéke stb.) biztosít a hálózati felhasználó számára, valamint az adatok központi tárolásátegyéni vagy közös célra (a megfelelő jogosultságok rögzítésével). Számtalan példát sorolhatnánk fel ahálózat alkalmazásának előnyére vonatkozóan, amely gyorsabbá egyszerűbbé teszi a belsőinformációáramlást, kommunikációt.A hálózatok kiépítését megelőzően sokszor jelentett problémát, hogy a Magyar Közlöny nem mindighozzáférhető, pedig nekünk szükségünk lenne az adott példányra egy jogszabályi hivatkozáshoz. Ma csakel kell indítani a CompLex Jogtár programját, és pillanatokon belül megtalálhatjuk a keresett paragrafust,akár a hozzá tartozó indoklással együtt. 25Sokszor előfordul, hogy egy anyag, pl. belső szabályzat elkészítésében több osztály is érintett. A készülőmunkaanyagot a készítő véleményezésre a hálózatra menti, és ezáltal megismerhetővé válik az érintettekszámára is. A módosító javaslatokat a véleményezők felvezetik az iratra. A szövegszerkesztő programsegítségével az eredeti szöveg nem tűnik el, a készítő a módosításokat (törlés, kiegészítés, beírás)megkülönböztető jelzéssel látja, és akarata szerint építheti be a tervezetbe.A közigazgatásban jellemzően ma még tömegszoftvereket (programokat) alkalmaznak,azonban léteznek olyan speciális közigazgatási feladatok, amelynek informatikai támogatásáraegyedi fejlesztésű programok készülnek. (Felhasználói szoftvernek azokat a programokatnevezzük, amelyek egy meghatározott felhasználói igényt elégítenek ki.)Az általános célú programok igen sokszínűek, találhatunk közöttük pl.: szöveg-,kiadványszerkesztőket, táblázat- és adatkezelő programokat, prezentációs és grafikaiprogramokat, tervező, levelezőrendszereket (ezeket a programokat jellemzőenprogramcsomagokban vásárolhatjuk meg, pl.: az MS Office csomag tartalmaz többek közöttszöveg- és táblázatkezelő, médialejátszó, rajzprogramot is).Az egyedi célú programok csoportjába a speciális igényeket kielégítő, konkrét cél érdekébenkészülő, általános célra nem alkalmazható programok tartoznak (az ügyviteli rendszerek isilyen programok).1.1. Számítógépes iktatásA számítógép adta lehetőségeket az egyes közigazgatási szervek eltérő mértékben használjákki. Még mindig jelentős a manuális, azaz kézi iktatást alkalmazó közigazgatási szervek száma.A számítógépes nyilvántartási, iratkezelési programok alkalmazásánál több eltérő gyakorlat éla közigazgatásban.A leggyakoribb, hogy az iratot számítógépes nyilvántartási programba felvezetik, (sok esetbenfélve az esetleges meghibásodástól vagy vírustól, párhuzamosan a kézi nyilvántartással), az ígyiktatott irat további „élete” továbbra is papír alapon zajlik (azaz a számítógépes nyilvántartásbavételt követően papír formájában küldik meg szignálásra, a szignáló a papír-iratra ír stb.). Azilyen rendszereknél az elektronikusan érkező iratokat kinyomtatják, és hagyományos papíralapú iratként kezelik tovább.25A https://magyarorszag.hu weblapon is található ingyenes jogszabálykereső (ez csak a mindenkori,hatályos jogszabályokat, az adott napon hatályos állapotukban tartalmazza), valamint elérhető innen aszintén ingyenes Nemzeti Jogszabálytár is (ebben már hatályon kívül helyezett jogszabályokat, illetvehatályos jogszabályok korábbi állapotait is megtalálhatjuk – igaz, csak a mindenkori aktuális dátumhozképest 5 évre visszamenőleg). Hátrány a CompLex Jogtárhoz képest, hogy a jogszabályok indokolásátegyik webhely sem tartalmazza.46

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaA hagyományos iratkezelési mozzanatok azonban ronthatják az informatika hatékonyságát(előzmények kikeresése, kézbesítőkönyv kitöltése stb.), ezért a jövő olyan integrált ügyintézőiprogramoké, amelyek alkalmazásával valamennyi munkaművelet – az irat beérkezésétől azirattárba és a levéltárba helyezésig – elektronikus úton valósul meg.Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv 2007. január 1-től kizárólag olyaniratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely megfelel a külön jogszabályban 26 meghatározottkövetelményeknek és rendelkezik tanúsítvánnyal. 27Néhány közigazgatási szerv fejlett informatikai rendszere lehetővé teszi a beérkező iratok elektronikusirattá alakítását, és annak képe alapján az irat számítógépes ügyintézését (a beérkezett irat digitalizáltformában jut el az ügyintézőhöz, aki annak csupán a számítógépes képét látja, az irattal kapcsolatoskezelési információk, az ügyintéző teendői a vezetői utasítás alapján, a határidők mind elektronikusüzenet formájában követhetők nyomon). Ezzel az informatikai megoldással az elektronikusan érkező iratlesz az eredeti irat, amely változatlan formában (s nem papíron) elektronikusan kerül továbbításra ésügyintézésre a szerven belül.Nézzük meg, hogy milyen előnye van a számítógépes iktatásnak a hagyományos, kéziiktatással szemben! Az iratok mozgása, teljese élettartama pontosan nyomon követhető (általában egy kiegészítősegédlet, pl. napló rögzíti, hogy ki, mikor, mit jegyzet be, vagy módosított). A legújabb iratkezelési szoftverek képesek az elektronikus úton érkezett, elektronikusdokumentumok fogadására, a szükséges visszaigazolások automatikus elküldésére, ésautomatikus érkeztetésére, iktatására.A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztottkövetelményekről szóló rendelet szerint az elektronikus iratkezelő-rendszerhez kapcsolódó elektronikusaláírási megoldást kell alkalmazni. Az iktatás könnyítésére a program törzsadatokat biztosít (ezek előre bevitt rögzített, adatokpl.: irattári jelek, ügyintézők, iratfajta; így ezen adatokat nem kell minden egyes beérkezettiratnál újból felvinni, általában egy listából kiválaszthatóak). A regisztráción túl lehetőséget ad a különböző szempontú (igazodva az alkalmazóközigazgatási szerv tevékenységéhez) egyszerű és összetett lekérdezésekre (pl. az adotttárgyban érkezett kérelmek). Az iratok csoportosítása, illetve rendszerezése gyorsabb és egyszerűbb. A számítógépes iktatási program elkészítése során lehetőség van olyan logikai kapcsolatbeépítésére, amely az iktatásnál automatikusan segít a különböző kódok használatában (pl.az érkezési időpont felajánlása, vagy a tárgy beírásával automatikusan felajánlja az illetékesszervezeti egység nevét vagy kódját).26A 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazhatóiratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.27A 16/2006. (IV.6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekmegfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól.47

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása A gép elvégzi az egymáshoz tartozó iratok összefűzését, automatikus csatolás segítségével. Amennyiben az adott közigazgatási szervnek más számítógépes alrendszere is van, akkor aziratkezelési rendszerrel összekapcsolható (ezek az alrendszerek bizonyos adatokatfelhasználhatnak az iktatási rendszerből, ill. oda be is jegyezhetnek): segítségével különböző statisztikák (pl. fellebbezési gyakoriság alakulása, panaszokszámának alakulása adott időszakonként, kiadott vállalkozási engedélyek száma stb.),listák készíthetőek anélkül, hogy a papírt újból elő kellene venni, támogatják a vezetői beszámolók, értékelések elkészítését (mivel alkalmas az előzőpontban említett statisztikák elkészítésére), egyfajta kontrollként is felhasználható.A számítógép kétségkívül korszerű iratkezelést, ügyintézést tesz lehetővé. Nem szabadelfelejtkeznünk ugyanakkor arról sem, hogy alkalmazásával könnyebbé, egyszerűbbé vált azadatokhoz való illetéktelen hozzáférés, azok megismerése is. Fontos követelmény ezért avédelmi funkciók beépítése és megfelelő működtetése is.Számítógépes iktatás esetén az adatok védelmét szolgálja: a hozzáférési jogosultságok rögzítése (csak az férhet hozzá az adathoz, akinek errejogosultsága van), a hozzáférési jogok differenciált meghatározása (pl. csak olvasás /olvasás és módosítás/részleges törlés jogosultsága), a hozzáférés nyomon követése (lásd az előnyök első pontja: ki, mikor, mit jegyzett be vagymódosított), biztonsági mentés, 28 az iratkezelési szoftver védelmi (tűzfal) programmal való ellátása (tekintettel arra, hogy ezeka szoftverek képesek közvetlenül is fogadni az elektronikus küldeményeket, a kívülrőlérkező támadások ellen védeni kell).1.2. SzövegszerkesztésA közigazgatási szervek munkatársai (akár vezetőről, akár ügyintézőről, vagy ügykezelőrőlvan szó) által végzett ügyviteli tevékenység jelentős hányadát az iratkészítés teszi ki.A levéltári törvény definíciója szerint valamely szerv működése vagy személy tevékenysége soránkeletkezett, vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amelymegjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus, vagy bármilyen más adathordozón; tartalmalehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévő információ, vagy ezekkombinációja. A hagyományos irat mellett ezen iratfajták aránya az iratkészítési munkában az elmúltévekben jelentősen megnőtt, de továbbra is a legnagyobb részt a szöveg-előállítás jelenti.A számítógépek megjelenése előtt a szövegek készítéséhez írógépet, illetve elektromechanikus vagyelektronikus írógépet használtak. Ezen hagyományos eszközök a mai szemmel nézve nemcsak egyszerűekvoltak, de nehézkes, lassú, formához kötött, gazdaságtalan ügyviteli munkát jelentettek.Az ügyviteli tevékenységek közül talán ez az egyedüli, amelyet ma már a közigazgatásban isszinte kivétel nélkül számítógéppel végeznek. Előnyei ellenére nagyon sokáig fenntartássalfogadták használatát, a bizalmatlanságot annak újszerűségével, látszólagos bonyolultságával éskiszámíthatatlan működésével magyarázták.28Egy informatikai rendszerben az alkalmazott rendszerek meghatározzák, hogy milyen biztonságieszközökkel és megoldásokkal oldható meg a rendszer védelme. Ha azonban az informatikairendszereket nem rendeltetésszerűen használják, az előbb-utóbb biztonsági problémákhoz vezethet.48

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaAz elterjedésével és használatával azonban bebizonyosodott, hogy a korábbi iratkészítésieszközökhöz képest egy gazdaságos, gyors és egyszerű ügyviteli munkát tesz lehetővé.A számítógépes szövegszerkesztés jellemzői, lehetőségei: a szövegszerkesztő programokba beépített sablonok segítségével kész dokumentumtípusokat(levél, fax, feljegyzés, jelentés, kiadvány, weblap) használhatunk fel, valamint mármeglévő dokumentum szövegrészeit építhetjük bele az új dokumentumba, a szövegszerkesztő programok rugalmasságát mutatja, hogy az adott szerv speciálisarculatával összhangban mi magunk is készíthetünk ilyen sablonokat, a szöveg előállítása közben a program folyamatosan és automatikusan jelzi a helyesírási ésnyelvtani hibákat, amelyeket azonnal javíthatunk, a begépelést követően azonban azáltalunk adott parancsra is végez helyesírás-ellenőrzést, mindenkivel előfordul, hogy egy adott szó írásánál két betűt mindig felcserél, ezt a hibátkivédheti a program segítségével – az automatikus javítási beállításoknál rögzíti hibásszóként, és megadja a hozzátartozó helyes szöveget, a dokumentum formázása (betűvastagítás, betűméret, szóköz, bekezdés behúzása stb.)menet közben gyorsan és egyszerűen elvégezhető, a program maga is végez automatikusformázási műveleteket (pl. mondatkezdés nagybetűvel),A munka automatizálására szolgál a stílusok alkalmazása, amellyel lehetővé válik, hogy ne kelljenugyanazon formázássorozatokat elvégezni több szövegrészen is. Gépelés előtt csak beállítjuk a kívántstílust vagy gépelést követően a szövegrészhez rendeljük hozzá. a készítésnél más, kész dokumentumok egyes részeit (akár képet, diagramot, táblázatot,videofilmet) átmásolhatjuk, beépíthetjük az új dokumentumba, valamint a gyakran használtszavakat, kifejezéseket (pl. Tisztelettel, Köszönettel, Hölgyeim és Uraim, Bizalmas, stb.) készszövegként szúrhatjuk be, a hosszabb terjedelmű dokumentumok esetén nagyon hasznos a megadott szövegrészletszerinti keresés, akár annak tetszőleges szövegrészre való cseréje; valamint a különbözőkategóriák (könyvjelző, sor, szakasz, lábjegyzet stb.) szerinti lapozás, a dokumentumban a szöveges leírás mellett készíthetünk táblázatokat (rendszerezett adatokesztétikus megjelenítésére kiválóan alkalmas), diagramokat, alkalmazhatunk különlegesjeleket, szimbólumokat, előfordul, hogy egy adott iratot több példányban kell elkészíteni, és csak néhány tartalmielemben különböznek (pl. egy levelet 12 címzettnek kell elküldeni), a szövegszerkesztőprogram segítségével elegendő csak egy mintapéldányt elkészíteni, majd azösszekapcsolható egy adatbázissal (akár más program adatbázisával). Ez automatikusanlemásolja a mintát a megadott elemek kitöltésével (körlevél-készítés), munkánkat félig kész vagy kész állapotban háttértárolókon őrizhetjük, azokat bármikorelővehetjük, folytathatjuk, módosíthatjuk, az eredeti dokumentumot is megőrizveváltozatokat készíthetünk, tárolhatunk, az elkészült dokumentumot a kívánt példányszámban kinyomtathatjuk, nyomtatásnállehetőség van meghatározni, hogy csak a kijelölt szövegrészt, oldalakat, vagy a teljesdokumentumot akarjuk kinyomtatni, nyomtatás előtt a program képes pontosan azt mutatnia képernyőn, amit a papíron fogunk látni.A fenti felsorolás nem teljes, jól tükrözi viszont, hogy alkalmazásával számtalan korábbanelképzelhetetlen szolgáltatást nyújt az irat készítőjének. A szövegszerkesztő programok nembonyolult programok, első látásra tűnik csak nehéznek megtanulni az alkalmazását. Azalapműveletek készségszintű elsajátításával a jellemző iratminták elkészítése egyszerű, gyors.49

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaMinél többet dolgozunk vele, annál inkább felismerjük a benne rejlő lehetőségeket (egyfélrekattintás is lehet hasznos: „Jééé, ilyet is tud!?”- tapasztalás), és annál inkább érezzüknélkülözhetetlennek a mindennapi munkák ellátásához.1.3. Táblázatkezelés, adatkezelésEgy korábbi fejezetben láthattuk, hogy rendkívül szigorú szabályok határozzák meg aközigazgatási szervek birtokába jutott adatok kezelésének alapelveit. Az ellátandó feladatokjellegéből adódóan nagy mennyiségben halmozódnak fel adatok – amelyek egy részeszemélyes, más része közérdekű adat –, kezelésükben, nyilvántartásukban törekedni kell apontosság, időszerűség, visszakereshetőség követelményeire, és természetesen azadatvédelmi szabályok betartására.Ebben a pontban az adatkezelés technikai hátteréről, azaz informatikai támogatásáról ejtünknéhány szót.Munkánk során gyakran kaphatunk ilyen és ehhez hasonló utasítást főnökünktől: „Zsuzsika, legyenkedves, összeszedni nekem, hogy az elmúlt 6 hónapban hány ügyünket zártuk le, ebből hány esetben éltaz ügyfél a fellebbezési jogával. A fellebbezést pedig hány alkalommal utasította el a felettes szerv, ill.módosította vagy semmisítette meg a határozatunkat. Mindezt hónapokra lebontva kérem!”Amikor olyan adatokat halmazunk fel, amelyek között valamilyen összefüggés van, ez alapjánazonos kategóriákba sorolhatjuk őket, esetleg sok számot is tartalmaznak, és valamifélekimutatást vagy statisztikát kell készítenünk belőlük, akkor célszerű ezeket az adatainkatvalamely táblázatkezelő program (pl. Excel) segítségével feldolgoznunk.A táblázatkezelő programok lehetővé teszik számunkra: táblázataink adatainak (lehetnek számok, szövegek) hatékony bevitelét és könnyűmódosítását, ismétlődő és sorozatjellegű adataink gyors előállítását, a bevitt adatokra ellenőrzési szempontok adhatók meg, és így a beviteli, logikai hibák igennagy része eleve kiszűrhető, táblázatunk formai jellemzőinek (pl. színek, betűtípusok, szegélyek, igazítások, stb.) egyénibeállítását, ún. előre gyártott formátumok használatát, saját táblázatformátum-stíluskészítését, az egyes adatokhoz szöveges megjegyzéseket fűzhetünk, amelyet a táblázattal együttkinyomtathatunk, ha nincs szükség rá, akkor elrejthetjük, képletek használatát a más adatokból kiszámítható adatok meghatározására, a képletekegyszerű, hibamentes bevitelét, több száz beépített függvény használatát (pl. matematikai,statisztikai, pénzügyi számításokhoz), a cellák között vízszintesen és függőlegesen a legváltozatosabb matematikai, logikaiösszefüggések adhatók meg, és így csak a valóban változó, bemeneti adatot kell megadni,minden származtatott adat azonnal, automatikusan meghatározásra kerül, a táblázat teljes számítása folyamatosan történik, így pillanatok alatt áll elő a szinte korlátlanméretű anyag újabb és újabb változata, a műveletek - ha ezek matematikailag, logikailag egyértelműek - visszafelé is működnek,ami azt jelenti, hogy lehetséges a táblázat egyes esemény adataiból visszafelé is számolni ígya táblázat a "mi lesz akkor ha" kérdésre is válaszolni tud, bármely adatelemmegváltoztatásával, a táblázat teljes összefüggésrendszerének figyelembevételével azújraszámítás automatikusan megtörténik,50

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása a táblázatokban, ill. táblázatok között a legkülönbözőbb szerkesztési műveletek (keresés,áthelyezés, beillesztés stb.) működnek, amelyek nagyon egyszerűvé teszik az összeállítást, a táblázatba foglalt adatok többféle szempont szerint rendezhetőek (pl. növekvő, csökkenősorrend);, egyes adatok, amelyeken változtatni nem szabad, fixálhatók, az egyes táblázatváltozatok megőrizhetők, újra és újra használhatók; a táblázatokon belültovábbi táblázatok kezelhető (résztáblázatok), amelyek eredményadatai a főtáblábaautomatikusan áthozhatók, a táblázatszerkesztő más irodai rendszerek számára adatokat tud átadni, így a szövegesanyag táblázatos anyaggal kombinálható, szabványos formátumban adatokat tud átvennimás rendszerektől, az így átvett adatokat nem kell bebillentyűzni, a táblázatos anyag - egyes, részben integrált szoftvereknél - automatikusan grafikusformában is megjeleníthető, különféle (pl. oszlop-, vonal-, pont- és kördiagram stb.),diagramok formájában.A diagramok segítségével szemléletesebbé tehetjük táblázataink adatainak összefüggéseit, azadatsorok jellegét (növekedés, csökkenés), kiemelhetjük és illusztrálhatjuk a lényeges adatokat.A diagramokat mindig táblázat alapján hozzuk létre.A következő példa a táblázat adatainak grafikonos megjelenítését tartalmazza:A táblázatkezelő programok többségét használhatjuk egyszerűbb adatbázis-kezelési műveletekelvégzésére is (ezen belül az adatbázis karbantartására, a benne szereplő adatok megadottszempontú szűrésére, speciális adatbázisfüggvények használatára). Ezek azonban nem tudnaktöbb adatbázis közötti kapcsolatokat, relációkat létrehozni. A bonyolultabb feladatokelvégzéséhez kifejezetten erre kifejlesztett adatbázis-kezelő programokat használhatunk (pl. azAccess, és az ORACLE).51

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása2. Elektronikus közigazgatásAz ügyfél-központú, hatékony és olcsó közigazgatás igénye már a 90-es évek elejénkormányzati szinten is megfogalmazódott. A szolgáltató jelleg erősítése, a költséghatékonyság,és átláthatóbb működés elérésének lehetséges megoldásait kutatva rajzolódott ki, hogy ennekegyik legfontosabb és legalkalmasabb eszköze a – hazánkban éppen ebben az időszakbandinamikus fejlődésnek indult – infokommunikációs technológia lehet, és kell, hogy legyen.2003. év végére készült el az e-kormányzat 2005 Elektronikus kormányzati Stratégia ésProgramterv, amely célul tűzte ki többek között a nemzetközi e-kormányzati tendenciáknakmegfelelően „a modern, gyors, polgárbarát ügyintézés informatikai feltételeinek”megteremtését. Legújabban pedig a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program 11.0-ásverziója (MP 11.0 – 2011. június 10.) tartalmazza az elektronikus közigazgatás és azelektronikus ügyintézés területén a legfőbb irányvonalakat.A cél elérése azonban nemcsak megfelelően kiépített technológiát feltételez, hanem a működéshezszükséges jogi környezet meghatározását is. Az elmúlt években az elektronikus közigazgatáshozkapcsolódóan egy sor alapjogszabály (pl.: elektronikus aláírásról, a közigazgatási hatósági eljárásról ésszolgáltatásról szóló törvény) született.A gyakorlatban az e-kormányzat biztosítja a kormányzati és adminisztratív intézkedésekrőlszóló információkat, lehetővé teszi a közszolgáltatások és a közigazgatási, hatósági ügyek onlinemódon történő intézését. Felépítését tekintve az e-kormányzati feladatok ellátásának ésműködésének alapja a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (továbbiakban központirendszer), amely magába foglalja: Az alapinfrastruktúrát biztosító Elektronikus Kormányzati Gerinchálózatot (EKG), amely,egy a megyeszékhelyeket és a fővárost összekötő szélessávú, nagysebességű hálózat. Ez ahálózat biztosítja a központi közigazgatás és a területi intézmények adatkommunikációskapcsolatát, internetelérését, és elektronikus levelezését. A hálózatot 2011 év végétőlfolyamatosan váltja fel a hasonló célú Nemzeti Távközlési Gerinchálózat (NTG).Az EKG 2004. februárban kapcsolódott az Európai Unió TESTA 29 hálózatához, ezzel biztosítja akapcsolatot az EU intézményrendszeréhez. Az EKG szerves részét képező H-SecNet 30 titkosított hálózatszolgál az EU döntéshozatali tevékenységéhez kapcsolódó kormányzati koordináció informatikaihátteréül. Az NTG 2011 decembere óta működik, és folyamatosan veszi át az EKG korábbi szerepeit. Az egyablakos ügyintézést megvalósító és a központi tájékoztató szerepet betöltőkormányzati portált, amely 2001 decemberétől érhető el a www.magyarorszag.hu címen.2004 szeptemberétől ezen keresztül folyamatban van a közigazgatásban előfordulóvalamennyi ügytípus leírásának elkészítése. Azaz az állampolgárok és vállalkozásoktájékozódhatnak arról, hogy egy adott ügyben mi az eljárás rendje, milyen nyomtatványokatkell kitölteni, ezek nagy része le is tölthető az internetről. További szolgáltatáskéntkülönböző adatbázisokban való lekérdezést tesz lehetővé (pl. ingatlankereső,gépjárműkereső). Speciális fórumszolgáltatása pedig az állampolgári véleménynyilvánításszempontjából nagy jelentőségű. 2010 márciusa óta a portál megújított, második verziója ahttps://magyarorszag.hu weblapon érhető el.29TESTA - Trans European Services for Telematics between Administrations30H-SecNet - Hungarian Security Network52

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaA későbbiekben lesz szó róla, de itt is meg kell említeni, hogy a kormányzati portálon találhatóa közigazgatási ügyek elektronikus intézéséhez szükséges „ügyfélkapu” is.Nem titkolt szándék, hogy a kormányzati portál a felépítésével és működésével mintát, szabványt kívánalkotni a közigazgatás szerveinek a honlapok kidolgozásához.Összefoglalva a portál jelentősége az, hogy egyetlen webcímen keresztül teszi lehetővé számosközigazgatási ügy elektronikus intézését. Így az ügyfelek a tartalmi, logikai felépítést megismerve, egyregisztrációs eljáráson keresztül átesve, könnyen tudnak tájékozódni a közigazgatási honlapokon. Az egyes ügyek intézésében a tájékozódást segítő, és az állampolgárok és vállalkozásokszámára információt szolgáltató Kormányzati Ügyfélvonal (KÜV). A kormányzati portálinformációs szolgáltatásaihoz kapcsolódóan került kialakításra, és 2005 augusztusátólhivatalosan is működik. A KÜV telefonon (kék szám: 1818), telefaxon, e-mailben ésinterneten keresztül on-line módon egyaránt elérhető.A KÜV közigazgatásban jártas munkatársai nyújtanak segítséget, hogy az érdeklődök könnyebbeneligazodjanak a különböző közigazgatási ügyekben. Szükség esetén az adott ügytípusban jártasabbügyintéző szakmai segítséget is nyújt. A KÜV közvetlen kapcsolatban áll a jelentős ügyfélszolgálattalrendelkező szervezetekkel, és konkrét, egyedi kérdések esetében a megfelelő helyre továbbítják a hívást.Feladata továbbá az állampolgároknak a kormányzati teljesítménnyel kapcsolatos elégedettségének méréseis. Az elektronikus ügyintézést igénybe vevők azonosítását biztosító Ügyfélkaput (ÜK), amely amagyar kormányzat elektronikus ügyfél-beléptető és azonosító rendszere. Célja, hogyegyablakos, kényelmes és gyors on-line ügyintézés lehetőségét nyújtsa az állampolgárok és aszervezetek részére. Egy olyan eszközről van szó, amely biztosítja, hogy a felhasználóegyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszerútján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtószervekkel. Az Ügyfélkapu a már korábban említett kormányzati portálon keresztül érhetőel (az ÜK jelentősége a 2012. tavaszi jogszabály-változások nyomán jelentősen lecsökkent, deműködéséről a későbbiekben azért esik majd szó). A központi rendszer elemein megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket.Az EU Bizottsága az eEurope 2002 Akcióterv elfogadásával határozta meg azt a 20 szolgáltatást,amelynek intézését az akkori tagállamoknak 2004. év végéig elektronikus formában kell lehetővé tenniük.Hazánk az e-kormányzat 2005 stratégiájának összeállításánál figyelembe vette az ajánlást, és rögzítette,hogy 2005. december 31-ig az EU elfogadott ajánlásában megjelölt e-kormányzati szolgáltatásokat megkell valósítani. Természetesen nem hagyhatta figyelmen kívül hazánk „lemaradását” az EU-hoz képest,ezért a Ket. hatálybalépéséig célul csupán azt tűzte ki, hogy ezen szolgáltatásokat legalább az EUbesorolása szerinti 1. szintnek megfelelő elektronikus tájékoztatás formájában kell biztosítani.A 2000. márciusi lisszaboni csúcson, illetve a 2000. júniusi feirai csúcson történt változtatások utánalakult ki a Bizottság 2001. március 23–24-i stockholmi ülésén a fentebb hivatkozott „eEurope 2002”stratégiai jelentés, amelyben az elektronikus kormányzati terület önálló programot kapott. Ezek célja aközszolgáltatások elérhetővé tétele az üzleti szféra és a polgárok számára.Az e-közigazgatás megvalósításának „végterméke” az online közigazgatási szolgáltatás. Tekintettel arra,hogy több ezer közigazgatási ügytípust ismerünk, ezek egyidejű e-közigazgatási ügymenetté alakítása –az erőforrásigény miatt – képtelenség. Ezért határozott úgy az EU, hogy az ügyek gyakorisága alapjánfelállít egy sorrendet, amely mentén a tagállamoknak haladni ajánlott.53

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaNálunk ez a 20 ügytípus konkrétan 27 ügytípust jelent, mivel az EU-s csoportosítás hazánkügycsoportjaival nem egyezik. Például okmányoknál külön csoportot jelent a gépjárművel és az útlevéllelkapcsolatos ügyintézés. Azaz hazánkban a 12+8=27.Az akcióterv rendelkezett arról is, hogy jelentés formájában 2002-ben történjék meg az eEurope 2002 terveredményeinek értékelése is. 31Az eEurope 2002 akcióterv elfogadásával egy időben született döntés az akkor még csatlakozó országokszámára kidolgozandó program (eEurope+) megalkotásáról. A lista és a szolgáltatási szintek napjainkolyan indikátorai, melyekkel az EU saját tagországainak felkészültségét méri (az ún. felkészültségijelentésekben).Magyarorszag.hu „látképe”31Ez meg is történt az „eEurope Benchmarking Report, Communication from the Commission to theCouncil, the European Parliament, the Economic and Social Commitee and the Commitee of theRegions, Brussels, 5. 2. 2002, COM(2002) 62 final.” c. dokumentumban.54

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaAz e-közigazgatás által nyújtott szolgáltatásoknak hat szintjét különböztetjük meg:0. szint:1. szint:2. szint:3. szint:4. szint:5. szintSemmilyen elektronikus szolgáltatás nem létezik; az offline világ.(Esetlegesen létezik ugyan weblap, de az ott található adatokat nem frissítik,azok teljesen elavultak.)Információs, tájékoztató szolgáltatás, amely csak általános információkatközöl az adott üggyel kapcsolatos teendőkről és a szükségesdokumentumokról.Egyirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely az ügyleírások általadott információkon túl az adott ügy intézéséhez szükséges dokumentumok(űrlapok, nyomtatványok) letöltését és kitöltését, kinyomtatását teszilehetővé.Kétirányú interakciót biztosító szolgáltatás, az ügyintézéshez szükségesdokumentumok közvetlenül (on-line) kitölthetők, elektronikusanhitelesíthetők és továbbíthatók. Tehát az ügy indításához nincs szükségszemélyes megjelenésre, azonban a kapcsolódó közigazgatási iratkézbesítése, valamint az illeték- vagy díjfizetés hagyományos módontörténik.Teljes körű elektronikus ügyintézés, amikor az ügy teljes intézésételektronikusan intézheti az ügyfél, azaz az űrlap kitöltésétől és elküldésétőlkezdve, a fizetési kötelezettségek teljesítése, valamint a közigazgatási iratkézbesítése is.Perszonalizáció (targetizáció), amely olyan proaktív, automatizáltszolgáltatásokat takar, amelyek célirányosan elégítik ki az ügyféloldalielvárásokat (pl. az ügyfél azonosítása után, ez alapján az űrlapokautomatikus kitöltése az ügyfél alapvető adataival, vagy akár – az ügyfélszokásainak elemzése alapján – személyre szabott ajánlatok, listákösszeállítása; méghozzá automatikusan, a rendszer által – ez utóbbilehetőség elsősorban az online kereskedelem terén terjedt el.).A „12+8” néven emlegetett lista az alábbi szolgáltatásokat takarja: Állampolgárok számra nyújtott e-kormányzati szolgáltatások: Jövedelemadó: bevallás, értesítés a kivetett adóról, Álláskeresés munkaügyi központokon keresztül, álláskeresés-állásbejelentés interneten keresztül azÁFSZ állásajánlataiba(n), Munkanélküli járadékok, gyermekek után járó pótlékok (migráns), gyógyászati költségek(visszatérítés vagy közvetlen kifizetés), tanulói ösztöndíj-lehetőségek, Útlevéligénylés és útlevéllel kapcsolatos egyéb ügyintézés, gépjárművezetői engedély ügyintézése,illetőleg vezetési jogosultság megszerzése, Jármű-nyilvántartási ügyintézés, járműigazgatás (új, használt és importált gépjárművekforgalomba helyezése, műszaki vizsgálása, járműigazgatási ügyek), Építésiengedély-kérelem, Rendőrségnek tett bejelentések (pl. lopás esetén), Közkönyvtárak (katalógusok, keresési lehetőségek elérése), Születési és házassági bizonyítvány ügyintézése – kérvényezés, kiadás, Felsőoktatásba / egyetemre történő beiratkozás, Lakcímváltozás bejelentése (lakcímigazolvány pótlása, cseréje), Egészségüggyel összefüggő szolgáltatások (pl. interaktív tanácsadás kórházi szolgáltatásokelérhetőségéről, kórházi bejelentkezések).55

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása Vállalkozások számára nyújtott e-kormányzati szolgáltatások: Munkavállalók számára nyújtott hozzájárulások (munkavállalói, munkáltatói, szakképzésijárulék), munkavállalók és munkáltatók számára nyújtott hozzájárulás (nyugdíjbiztosítás, EHO), Társasági adó: bevallás, értesítés, ÁFA: bevallás, értesítés, Új társaság bejegyzése, Adatközlés a statisztikai hivataloknak, Vámnyilatkozatok, Környezettel összefüggő engedélyek (beleértve a jelentéstételt), Közbeszerzés.3. Elektronikus ügyintézésA civil szférában az internet lehetőségeit ma már számos területen, magas szinten használják(általános információforrás, vásárlás, pénzügyek intézése, szórakozás, levelezés, távmunka,stb.). Éppen ezért „jogos” igény a lakosság és a civil szervezetek részéről, hogy hatóságiügyeiket gyorsan, személyes megjelenés nélkül intézzék. Ezzel összhangban a kormányzatcélkitűzései – legújabban a már említett MP 11.0-ban megfogalmazva – között kiemeltjelentőségű az állampolgárok részére nyújtott szolgáltatások korszerűsítésén belül a hatóságiügyek korszerű, elektronikus úton történő intézésének lehetősége.A közigazgatásra valószínűleg még néhány évig biztosan a papír alapú ügyintézés túlsúlya leszjellemező, hiszen a közigazgatási szervek informatikai rendszereinek fejlettsége igen eltérő, az elvártszínvonalú szolgáltatás nyújtásához még jelentős fejlesztésekre van szükség. A munkaszervezésimegoldások újragondolásán túl, a legtöbb szolgáltatás kiépítése és működtetése, üzemeltetése komolyanyagi és humán forrást igényel.A 2005. november 1-jével hatályba lépett Ket. az elektronikus közigazgatási ügyintézésmegteremtésének egyik kulcsfontosságú állomása. Hiszen a közigazgatási eljárás általánosreformja keretében megalapozta a hagyományos papír alapú ügyintézésről az elektronikusügyintézésre való áttérést. Az elmúlt években a jogszabályi környezet többször esett átnagyobb változtatásokon. Jelenleg már a harmadik, a korábbi koncepcióktól eltérő verziójahatályos az elektronikus ügyintézésnek.Az első verzió 2005 októbere és 2009 szeptembere között létezett; az elektronikus aláírás (és ennekhiányában az ÜK) használatára épült. Valójában az elektronikus ügyintézés ekkor még csak kiegészítő,másodlagos jellegű volt. A második korszak 2009 októberétől 2012 márciusáig tartott, az ÜK vezetőszerephez jutott, és az elektronikus és a hagyományos (papír alapú) ügyintézés a jogszabályok által isdeklaráltan egyenrangú volt. A harmadik korszak 2012 áprilisától datálódik. Az ügyfél ún. „ügyintézésirendelkezése”(ezt részletesen ld. később) a „főszereplő”, az ügyfél mondhatja meg, hogy – a hatóság általbiztosított, vagy a hatóság által elérhető - kapcsolattartási formák közül melyiket kívánja igénybe venni.Ennek hiányában az elektronikus aláírással megvalósuló kapcsolattartás az elsődleges, és az ÜK csak azügyek egy igen szűk részében juthat szerephez (hacsak az ügyfél másként nem rendelkezik). A jogalkotómost úgy biztosítja a kétfajta ügymenet egyenrangúságát, hogy nincs elkülönült szabályozás azelektronikus és a papír alapú ügymenetre – vagyis mindkét fajtára ugyanazok a szabályok vonatkoznak(eltérő szabályokat csak a két forma eltérő technikai alapjaira tekintettel találunk).A törvény felhatalmazására számos részletszabályozás született az elektronikus ügyintézéseljárási és technikai kérdésének rendezésére.Ezek közül a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam általkötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. r. (továbbiakban: R1),56

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaaz elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. r.(továbbiakban: R2), valamint az elektronikus aláíráshoz kapcsolódóan, az elektronikusaláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (továbbiakban: Eat.) és a Ket. alapján az elektronikusaláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikuskapcsolattartás egyes szabályairól szóló 78/2010. (III. 25.) Korm. r. (továbbiakban: Kear.)igényel említést.3.1. Általános szabályokA Ket. általános alapelvként mondja ki, hogy ha törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben kiadottkormányrendelet vagy önkormányzati hatósági ügyben önkormányzati rendelet eltérően nemrendelkezik, az ügyfél – jogszabályban meghatározott feltételekkel – jogosult elektronikusúton kapcsolatot tartani a hatósággal, kivéve, ha az az adott kapcsolattartás tekintetébennem értelmezhető.Ezzel a szabállyal a személyes, írásbeli és elektronikus ügyintézés valójában egyenrangúvávált. Hiszen néhány kivételtől eltekintve minden hatósági ügy intézhető elektronikusan is.Vagyis:a) minden olyan államigazgatási ügyfajta (ügycsoport) esetében, amelyet törvény rendez (és azállamigazgatási ügyfajták / ügycsoportok jelentős többsége ilyen), az elektronikus ügyintézés lehetőségét(hacsak ezt maguk a törvények nem teszik) nem lehet kizárni;b) azokban az ügyekben, amelyeket nem rendez törvény, hanem első szinten kormányrendelet (ezek azeredeti jogalkotói hatáskörök a kormányrendeletek vonatkozásában), ott maguk a kormányrendeletekzárhatják ki ennek a lehetőségét;c) végül az önkormányzatok kizárólag a saját hatáskörükbe tartozó, tehát csak az önkormányzati hatóságiügyekben zárhatják ezt ki, államigazgatási ügyek esetében nem, csak ha azt magasabb szintű jogszabály(törvény, vagy eredeti jogalkotó hatáskörben született kormányrendelet) teszi.d) illetve kizárt az elektronikus ügyintézés azokban az ügyekben (de ott az ügyek jellege miatt, és nem akapcsolódó szabályozás miatt), amelyekben az elektronikus kapcsolattartás / ügyintézés nem értelmezhető(mert pl. elengedhetetlen a személyes jelenlét).Az elektronikus ügyintézés, illetve annak biztosítása a szabályozásból adódóan a hatóságrészéről kötelezettség. Tehát - amennyiben jogi szabályozás nem zárja ki az elektronikusügyintézés lehetőségét - a hatóság köteles annak személyi és tárgyi feltételeit biztosítani.Az ügyfél részéről az ügyek elektronikus úton történő intézése csupán lehetőség. A Ket. rögzíti,hogy az ügyfél nem kötelezhető arra, hogy eljárási cselekményeit elektronikusan intézze(függetlenül attól, hogy az ügyfélnek rendelkezésre állnak-e ennek technikai és tárgyifeltételei). Hangsúlyozni kell, hogy törvény ettől eltérően is rendelkezhet. Az Eat. (amelyről akésőbbiekben még szólunk) kimondja, hogy jogszabály általában nem teheti az ügyfél részérekötelezővé az elektronikus aláírás felhasználását, elektronikus dokumentum használatát, devannak kivételek.Kivételként az adókötelezettség teljesítésének módját megállapító törvény, a bírósági cégeljárás szabályaitmegállapító törvény és a jogügyletek biztonságának erősítéséről szóló törvénymódosításokról szólótörvény és a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete részére történő adatszolgáltatás teljesítésénekmódját megállapító jogszabály teheti elektronikus aláírás felhasználását ügyfél részére kötelezővé.A Ket. úgy rendelkezik, hogy az ügyfél a választott kapcsolattartási formáról más – ahatóságnál rendelkezésre álló – formára áttérhet.A hatóság akkor tagadhatja meg az ügyfél által választott új kapcsolattartási formaalkalmazását, ha az ügyfél visszaélésszerűen kívánja azt igénybe venni, és az ügyfél akapcsolattartási forma megváltoztatása esetén nem követelheti az eljárás korábbi szakaszában57

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásakészült iratok, nyilatkozatok új formában történő megküldését. Tehát előfordulhat, hogy azügyfél az eljárás megindítására vonatkozó kérelmét elektronikusan nyújtotta be, és a hatóságáltal elektronikusan megküldött elsőfokú határozat ellen hagyományos módon, papíralapúfellebbezést nyújt be.Az elektronikus ügyintézés lehetősége nem teljes körű, a Ket. néhány esetben kizárja azelektronikus út alkalmazását (pl.: hatósági döntések bírósági felülvizsgálatával kapcsolatoseljárásban). Ugyanakkor egyfajta ajánlásként megnevezi azokat a tipikus eljárásicselekményeket, amelyek elektronikusan intézhetőek, természetesen a kapcsolatfelvételmegfelelő dokumentálásával (pl.: kérelem és mellékleteik benyújtása, hiánypótlási felhívás,idézés, ügyfél nyilatkozattétele). Ezek köre tehát a szabályozás jellegéből adódóan bővíthető.A Ket. és a kormányrendeletek szabályai is alapvetően egy fogalom köré csoportosulnak ma, ezpedig a „szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás” (a továbbiakban: SZEÜSZ;fogalmát ld. a Ket. 172. § d) pontjában – ennek ismertetésétől itt eltekintünk). Gyakorlatilagvalamennyi, a jogszabályok által elismert és szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásSZEÜSZ-ként került szabályozásra. Ezeket a Ket. (23 db) és az R1 (33 db) is tételesen felsorolja;a két jogszabály felsorolásában átfedések is találhatók. A SZEÜSZ-öket az ún. „elektronikusügyintézési felügyelet” 32 részére be kell jelenteni, bizonyos esetekben pedig e szerv általengedélyeztetni is kell. Megkülönböztetnek a jogszabályok ezen belül még az állam általkötelezően nyújtandó SZEÜSZ-öket is, ezek igénybevétele – a kézbesítési szolgáltatáskivételével – (törvény vagy végrehajtására kiadott rendelet eltérő rendelkezése hiányában)ingyenes.Az R2 szerint, és mint fentebb is említésre került, ma az elektronikus ügyintézés alapja azügyfél „ügyintézési rendelkezés”-e. Az ebben foglaltakat a hatóságoknak tiszteletben kelltartaniuk. Az ügyfél ebben bármilyen (elektronikus) kapcsolattartási formát megjelölhet,amit a hatóság nyújt, vagy aminek fogadására képes. Ennek hiányában tarthatja az ügyfélelektronikus aláírás segítségével a kapcsolatot a hatósággal, vagy, ha ezzel sem rendelkezik,akkor (az ügyek meghatározott csoportja esetében, elsősorban az ún. ÁBT SZEÜSZkeretében – szabályait ld. később) ÜK-ja segítségével is.Azon ügyfelek esetében, akik a fentiek közül egyikkel sem rendelkeznek, a hatóság – aholtechnikai felkészültsége lehetővé teszi – jogszabályban meghatározott feltételekkel a szóbeli ésaz írásbelinek nem minősülő elektronikus nyilatkozaton alapuló kapcsolattartást isalkalmazza, illetve az ügyfél által alkalmazott ilyen kapcsolattartást is elfogadja, így különösena rövid szöveges üzenet formát, valamint az elektronikus levél formát. […] a hatóság a szóbeliés az írásbelinek nem minősülő elektronikus nyilatkozatról szükség esetén jegyzőkönyvet,egyszerűsített jegyzőkönyvet vagy hivatalos feljegyzést készít.Az R2 egyébiránt (technikailag) párbeszédre épülő, és nem párbeszédre épülő elektronikusügyintézést különböztet meg.Az ügyfél azonosítása tekintetében pedig négyféle (anonim, pszeudonim, 33 névhez kötött ésszemélyhez rendelt) azonosítást különböztet meg. 3432Ez a KIM e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkársága.33A pszeudonim jelentése: álnév (az online világban elterjedt szóhasználat szerint ún. „nick-név”).Vagyis az ilyen azonosítás esetében az ügyfélnek csak az álneve ismert, álnév alatt zajlik az ügyintézés– szemben az ennél magasabb fokú azonosítási formáknál, ill. az elektronikus aláírással történőközigazgatási ügyintézés során, ahol álnév használata kizárt.34Az azonosítási szolgáltatás az R1 rendeletben, mint külön SZEÜSZ jelenik meg.58

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaAmi a SZEÜSZ-öket illeti: ezeket úgy kell kialakítani, hogy azok egymással, illetve az igénybevevő, valamint más hatóságok informatikai rendszereivel kompatibilisek legyenek.Az R1 5 alapelvet rögzít a SZEÜSZ-ökkel kapcsolatban, ezek a törvényes adatkezelés, abizalmasság, a sértetlenség, a rendelkezésre állás, és a kockázattal arányos védelem.A 23 SZEÜSZ közül csak egyet, az ún. ÁBT SZEÜSZ-t említjük meg, tekintettel arra, hogy az újszabályok értelmében az ÜK itt használható, de (azonosítási funkciója kivételével) máshol nem(ismét hozzátéve: hacsak az ügyfél másként nem rendelkezik). Ezt a SZEÜSZ-t kizárólagtermészetes személyek vehetik igénybe.Az ÁBT SZEÜSZ az ÁNYK (általános nyomtatvány-kitöltő) űrlap benyújtás támogatási szolgáltatás.Az ÁBT szolgáltatás testesíti meg ma (legalábbis nagyjából) azt, ahogyan az elektronikus ügyintézéslehetősége korábban működött. A jogalkotó ebbe a szolgáltatásba sűrítette össze a korábbi megoldások /lehetőségek java részét.Ez a megoldás azért logikus mert az ÁNYK, a segítségével kitölthető űrlapok, és a szolgáltatás technikaimegoldása(i) meglehetősen egyszerűek, nem igényelnek nagyfokú informatikai felkészültséget és / vagydrága, bonyolult eszközöket, és a közigazgatásban (tekintve, hogy a közigazgatási ügy alapja igen sokszorvalamilyen formanyomtatvány benyújtása) széles körben alkalmazható. Mindezt a jogalkotó isérez(het)te, mert az ÁBT szolgáltatás messze a legrészletesebben kimunkált az összes SZEÜSZ közül.Az ÁBT SZEÜSZ a technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok ügyfél általikitöltését, hatóságokhoz való azonosítással egybekötött benyújtását biztosító szolgáltatás.A szolgáltatás igénybevételéhez ÜK regisztráció szükséges (szabályait ld. később).3.2. Elektronikus aláírás3.2.1. Általános tudnivalókAz elektronikus nyilatkozattétel, illetve adattovábbítás hitelességének jogszabályi feltételeit azelektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény teremtette meg. Megalkotására azértvolt szükség, mert az elektronikus üzenetváltás, levelezés rohamos terjedése felvetette annakigényét, hogy a kapcsolatba kerülő felek hitelesen megállapíthassák, kitől származik az üzenet,illetve annak tartalma nem változott-e a feladás óta.Ezt a funkciót a papír alapú írásos szerződéskötéseknél az aláírás tölti be. Elektronikus formában lévőiratra is rá lehet írni annak a nevét, aki a nyilatkozatot magáénak vallja, de ennek nincs olyan bizonyítóereje, mint a kézírásos aláírásnak.Érthető, hogy a közigazgatási ügyek intézésénél elengedhetetlen, hogy az elektronikusan aláírtüzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenetsérthetetlenségét.A törvény három alapelvét kell kiemelnünk: az elektronikus aláírás alkalmazását, az ügyfelet érintően nem lehet kötelezővé tenni,ugyanakkor használatát nem lehet kizárni (csak olyan esetekben, ahol a felek érdekeit azsértené, a kizárást csak törvény írhatja elő), rendelkezései technológiától (az elektronikus aláírás előállításának technológiájától)független, tehát bármely elektronikus aláírásra alkalmazható,59

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása elektronikus aláírás, illetve dokumentum elfogadását – beleértve a bizonyítási eszközkénttörténő alkalmazást – megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására valóalkalmasságát kétségbe vonni – a törvényben foglalt korlátozással – nem lehet kizárólagamiatt, hogy az aláírás, illetve dokumentum elektronikus formában létezik.Az elektronikus aláírás az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosításcéljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikusadat. Segítségével (a fokozott biztonságú illetve minősített elektronikus aláírás) azonosítanitudjuk a feladó személyét.Az aláírás igazolja az elektronikus dokumentum sérthetetlenségét, garantálja annakletagadhatatlanságát (azonban nem teszi titkossá a dokumentumot!).Fontos, hogy az elektronikus aláírás alkalmas bármely adat pl.: nemcsak írott szöveg, hanemdigitális hangfelvétel, kép, vagy akár egy szoftver aláírására.Hazánkban elsősorban a nyilvános kulcson alapuló eljárást értjük az elektronikus aláíráson.Az eljárás lényege röviden, hogy az elektronikus levél aláírója egy szoftver vagy hardver (aláíráslétrehozóeszköz) segítségével két kulcshoz jut.A titkos kulcsot csak az aláíró ismeri, amelynek segítségével hozza létre az elektronikus aláírást.Kizárólagos tulajdonosa az aláíró, az ő felelőssége ennek a védelme (ha bárki megismeri azt, azelektronikus aláírás hitelessége megszűnik). A nyilvános kulcs szolgál az aláírás hitelességének és adokumentum sérthetetlenségének ellenőrzésére. Ezt bárki megismerheti, hiszen a címzett e nélkül nemképes megbizonyosodni arról, hogy tényleg a feladótól érkezett a dokumentum, és nem változott-e afeladás óta.Az elektronikus aláírás biztonsága abból adódik, hogy az elektronikus aláírásunk (szemben a kézivel) nemállandó, dokumentumtól függően más-és más. Amennyiben a dokumentumon a legapróbb változásthajtottuk végre a magánkulccsal létrehozott elektronikus aláírásunk is megváltozik.Hogyan juthatunk ilyen elektronikus aláíráshoz? Az aláírás létrehozó eszközt, valamint aszükséges tanúsítványt egy – a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő –szolgáltatónál kell igényelni. Az igényléshez meg kell adni az igénylő azonosító adatait.A Ket. által előírt regisztrációt itt tehát egy önálló szervezet végzi el, az ún. hitelesítésszolgáltató.Ez a szervezet egy tanúsítvány kiállításával igazolja a nyilvános kulcs személyhez kapcsoltságát, ígyközvetve az aláíró személyazonosságát. Az elektronikus aláíráshoz szükséges kulcsokat csak aszemélyazonosság bizonyítása után, kizárólag személyesen, közvetlenül a kérelmezőnek adhatja ki (szószerint az ő kezébe).A vonatkozó szabályozás (a Kear.) a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus intézéséhez azügyfél részéről, főszabály szerint minősített elektronikus aláírást ír elő, bizonyos, arendeletben szabályozott esetekben (ha az ügyfelet megfelelő módon regisztrálták),megelégszik a fokozott biztonságú elektronikus aláírással is.A hatóságok általi elektronikus aláírás esetén a Kear. megkülönbözteti az önállókiadmányozásra nem jogosult természetes személy (ügyintéző), az önálló kiadmányozásrajogosult természetes személy, és a hatóság számítógépesített rendszere által alkalmazhatóelektronikus aláírásokat.Az első esetben csupán visszautal az ügyfélhez kapcsolódó szabályokra (azzal a kiegészítéssel,hogy az ilyen személyek adatait és elektronikus aláírásra való felhatalmazottságukat ahatóságoknak az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint közzé kell tenniük).60

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaA második esetben az első esetre utal vissza a Kear. (azzal a kiegészítéssel, hogy ebben azesetben a hatóságoknak az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint közzé kell tenniükkifejezetten azt, hogy ez a személy kiadmányozásra jogosult; valamint az őáltala használtelektronikus aláírásnak a fentebb már említett elektronikus ügyintézési felügyelet által vezetettnyilvántartásban is szerepelnie kell).A harmadik esetben pedig kizárólag a kormányzati hitelesítés-szolgáltatótól származóelektronikus aláírást lehet használni (vagy ennek hiányában legfeljebb olyat, ami megfelel ajogszabályban megadott biztonsági és technikai követelményeknek). 35A fokozott biztonságú elektronikus aláírás esetében az érvényesség és a valódiság bizonyítása az aláírót ésa hitelesítés-szolgáltatót terheli. Minősített elektronikus aláírás esetében annak kell bizonyítani azérvényesség és valódiság esetlegesen hamis voltát, aki azt kétségbe vonja.A papír alapú ügyintézés esetén egy irat kézbesítését postai dátumbélyegzővel lehet hitelesenigazolni. Az elektronikus ügyintézés során is fontos lehet (gondoljunk pl.: a különbözőjogvesztő határidőkre), hogy egy adott elektronikus irat elkészítésének időpontját igazolnitudjuk. Erre szolgál az időbélyegzés.A szolgáltatást végző szerv időbélyegzőt hoz létre, mégpedig úgy, hogy összeköti az aktuális időt, azegyedi sorszámot és az időbélyegzővel ellátni kívánt dokumentumot vagy annak lenyomatát.Az időbélyegző is egyfajta elektronikus aláírás, amelynek célja, hogy az elektronikus dokumentum adottidőpontbeli létezését igazolja, valamint azt, hogy annak tartalma az időbélyegző elhelyezése óta nemváltozott.3.2.2. Ügyintézés elektronikus aláírássalAmennyiben az ügyfél nem hozott létre ügyintézési rendelkezést (vagy létrehozott, és abban azelektronikus aláírás segítségével történő kapcsolattartást nevezte meg elsődlegesen), akkor azügyintézés elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumok útján fog zajlani.Garanciális szabály, hogy az elektronikus közigazgatási ügyintézésben csak valódi névrekiállított elektronikus aláírás használható, álnévre (becenévre, fantázianévre) kiállítottelektronikus aláírás nem alkalmazható.A következő ábra a közvetlen e-ügyintézés elektronikus aláírással:Értesítés és felszólítás hiánypótlásraHATÓSÁGE dokumentum e-aláírással (e-mail)ÜGYFÉLellenőrzi az aláírás35Ehhez a szabályrendszerhez három megjegyzés tartozik:érvényességét ésa.) a kormányzati hitelesítés-szolgáltatás az R1-ben rögzített, az állam által kötelezően nyújtottSZEÜSZ;b.) bizonyos, fontos tisztségeket és védett munkaköröket Megkeresés viszontazonosításrabetöltő személyek a közigazgatásiügyintézéshez felhasználható elektronikus aláírásukat csak a kormányzati hitelesítés-szolgáltatótólszerezhetik be;c.) az R1 alapján 2014. január 1-éig (amely valószínűsíthetően a kormányzati hitelesítés-szolgáltatófelállításának, és szolgáltatásai beindításának kitűzött, legkésőbbi céldátuma) ezek a b.) pont alattViszontazonosításemlített személyek és a szövegben említettHITELESÍTÉSszámítógépesítettrendszerek is használhatnak akormányzati hitelesítés-szolgáltatótól eltérő hitelesítés-szolgáltató által nyújtott tanúsítványt ésSZOLGÁLTATÓaláírás-létrehozó adatot.61

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaMint azt a következő, az Ügyvitel, ügyiratkezelés fejezetének az elektronikus iratok bontásatémakörénél láthatjuk, a beérkezett iratokat több szempontból is meg kell vizsgálni.Ebben a szakaszban – ahol az irat formátumának, értelmezhetőségének, jogszabályielőírásoknak való megfelelésének vizsgálatán túl – végzi el a hatóság az ügyfél azonosításáhozaz elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzését is. Ennek során megvizsgálja, hogy azaláírás megfelel-e a jogszabályi feltételeknek. Az azonosítás sikertelensége esetén értesíti afeladót és hiánypótlásra szólítja fel.A hatóság az ügyfél személyazonosságát az elektronikus aláírás ellenőrzésének eredményébőltudja. Azonban ez nem feltétlenül elegendő – erre nézve a jogszabályok (és adott esetben ahatóság) magasabb szintű azonosítást is elrendelhet (a fentiek közül ez a személyhez rendeltazonosítás lehet – ld. fent).Az ellenőrzés azonban nem érintheti az eljárás lefolytatásához szükséges, jogszabályban meghatározottadatok átadásának kötelezettségét.3.3. ÜgyfélkapuHa az ügyfél nem hozott létre ügyintézési rendelkezést és elektronikus aláírása sincs,közigazgatási ügyeinek egy részét intézheti ÜK-ján keresztül is (azokat, amelyek az ÁBTSZEÜSZ-be tartoznak). Ha az ügyfél ügyintézési rendelkezésében az ÜK-t jelölte megelsődleges kapcsolattartási formának, akkor közigazgatási ügyeit ennek útján intézheti. 363.3.1. RegisztrációAz Ügyfélkapu létrehozását bármely természetes személy kezdeményezheti, ehhez azonbanazonosítania kell magát.A regisztráció az alábbi módon történhet: személyes megjelenéssel a regisztrációs szerv előtt, elektronikus űrlap benyújtásával elektronikus aláírás (hitelesítés) nélkül, elektronikus aláírással ellátott elektronikus űrlap benyújtásával.Nézzük meg, mit is takarnak az egyes regisztrációs módok: Személyes megjelenéssel a személyi adat- és lakcímnyilvántartás központi szervénél vagy azokmányirodákban az ügyfélnek hatósági igazolvánnyal (személyigazolvány, útlevél, vagy2001. jan. 1. után kiállított vezetői engedély) kell a személyazonosságát igazolnia éstermészetes személyazonosító adatait megadnia. Külföldi állampolgárok is hozzájuthatnakaz elektronikus ügyintézéshez szükséges személyes ügyfélkapuhoz, az ő esetükbenszemélyazonosító igazolvány vagy útlevél szükséges a regisztrációhoz. Az azonosítóadatokon túl meg kell adni egy élő, működő elektronikus levélcímet is, amelyet a hivatalosügyintézéshez kíván a leendő ügyfél felhasználni. Ennek fenntartásáért ésműködőképességéért az ügyfél felelős, a szolgáltató nem köteles erről meggyőződni. Aregisztrációs szerv ügyintézője a bemutatott okmányok alapján azonosítja az ügyfelet, ésellenőrzi azok érvényességét. A sikeres azonosítást követően regisztrálja az ügyfelet arendszerben, és rögzíti a felhasználói nevét. Ezt követően az ügyfél egy egyszer használható,regisztrációs kódot kap, amelyet biztonsági okokból a regisztráció során megadottelektronikus levélcímére küldi a központi rendszer.36Ráadásul az R1 úgy rendelkezik, hogy az ügyfél 2014. január 1-jéig a rendelet hatályba lépésekor (2012.IV. 23.) már meglévő ügyfélkapus azonosítója felhasználásával is jogosult azonosítani magátügyintézési rendelkezés megtétele érdekében.62

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása Ideiglenes regisztrációnak nevezi a vonatkozó kormányrendelet azt az esetet, amikor azügyfél az ügyfélkapu létesítését elektronikus űrlapon kezdeményezi úgy, hogy az nincselektronikus aláírással ellátva. Ekkor a központi rendszer létrehozza az ügyfélkaput, de azelektronikus ügyintézésre nem használható, amíg az ügyfél személyesen nem erősíti meg aregisztrációt valamely regisztrációs szervnél. Erre az űrlap elküldésétől számítva 30 nap állrendelkezésre. Ha a személyes regisztráció elmarad, a központi rendszer az ügyfélkapuhozvaló hozzáférést megszünteti. A harmadik esetben az ügyfél elektronikus űrlapot tölt ki, és legalább fokozott biztonságúelektronikus aláírással látja el a továbbítást megelőzően. Tehát így a kormányzati portálonkeresztül is kezdeményezheti a regisztrációt, anélkül, hogy személyesen megjelenne aregisztrációs szervnél. A központi rendszer az ügyfélkapu létesítését megelőzően ellenőrziaz aláírás érvényességét, viszontazonosítás útján ellenőrzi az ügyfél személyazonosítóadatait, és ellenőrzi az űrlapon megadott adatok valódiságát. Amennyiben a regisztrációnaknincs akadálya a központi rendszer elektronikus levélben tájékoztatja erről az ügyfelet, ésmegküldi részére a regisztrációs kódot.A regisztrációs kód 5 napig érvényes, ha addig nem történik meg az aktiválása, törlődik arendszerből. A regisztrációs kóddal létesített ügyfélkaput egy alkalommal nyithatja meg azügyfél, ott azonnal új egyedi azonosítót (jelszót) kell képeznie, amelyet legfeljebb 2 évighasználhat. Így elméletileg ezt az azonosítót már csak 1 személy ismeri, célszerű azonban anagyobb biztonság kedvéért sűrűn változtatni.Az ügyfél tartozik felelősséggel a jelszó biztonságos megőrzéséért, lehetőség szerint meg kellakadályoznia, hogy azt más is megismerhesse.Amennyiben az ügyfél az azonosítót elveszíti, vagy jogosulatlan személy birtokába kerül,köteles azt haladéktalanul jelenteni a központi rendszer ügyfélszolgálatánál vagy aregisztrációs szervnél (telefonon, telefaxon, postai úton, vagy elektronikus levél útján). Ebbenaz esetben a központi rendszer az ügyfélkapuhoz való hozzáférést megszünteti, és egy új,egyszer használható kódot küld az ügyfél részére.Az e-mail címének megváltozását köteles az ügyfél bejelenteni.Az ügyfél kérheti az ügyfélkapu megszüntetését, illetve az megszűnik az R1 szerintieljárásrend (133-135. §§-ok) alapján, ha az ügyfél elhalálozik. Kérés esetén a hozzáférés aközponti rendszerből haladéktalanul törlésre kerül. A törlés azonban nem érinti a korábbieljárások érvényességét.A gyakorlatban ez a központi rendszer adatbázisából történő törlést jelent, a ténylegesügyintézést végző szervek rendszerében ugyanakkor az iratkezelési szabályokból adódóanfolyamatosan, visszakereshetően rögzíteni kell minden egyes kapcsolatfelvételt!3.3.2. Ügyintézés ügyfélkapun keresztülAz ügyfél az azonosító, regisztrációs kódjával azonosítja magát és sikeres azonosítás eseténbelép az ügyfélkapun.Ezt követően kiválasztja a kívánt elektronikus szolgáltatást, és az ügyfélkapu összeköti őt amegfelelő intézményi alkalmazással úgy, hogy az elküldi számára az azonosítási információt.Igény szerint az intézmény bekérheti az ügyfél intézményi azonosítóját (pl.: adószám) és azalapján viszontazonosítást végez a központi rendszer felé az általa tárolt ügyféladatoksegítségével.Az ügyfélkapun keresztül történő ügyintézés során is érvényes a szabály, hogy a jogszabályáltal előírt azonosító adatokon túl más adat nem kérhető az ügyféltől, ez azonban nem érinti az63

egisztrációs kódazonosítási információÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaeljárás lefolytatásához szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásánakkötelezettségét.Az ügyfél egy bejelentkezés során több szolgáltatást vehet igénybe anélkül, hogy a kapuntöbbször kellene azonosítania magát (a rendszer azonban valamennyi megkeresett hatóságnakelküldi az azonosítókat). Ezt nevezik (online) egyablakos ügyintézésnek.E-ügyintézés folyamatát az ügyfélkapun keresztül az alábbi ábra mutatja:ÜGYFÉLBejelentkezés (űrlap)regisztrációs kódazonosítási információHATÓSÁGAzonosító adatok,e-mail címREGISZTRÁLÓSZERVKözponti Rendszerellenőrzi az ügyfél azonosságátHATÓSÁGMint azt az ügyfélkapu igénybevételéhez szükséges regisztrációs formáknál említettük, az ideiglenesregisztráció során az ügyfél első lépésben elektronikus űrlapot tölt ki, és csak a 30 napon belülszemélyesen is megerősített regisztrációt követően tud ténylegesen ügyfélkaput létesíteni.Addig az ÜK korlátozottan használható. Ha ez elmarad, regisztrációs kód hiányában nem tudja igénybevenni az ügyfélkapu szolgáltatásait. A fenti ábrán a regisztráló szerv és a központi rendszer közöttikétirányú nyíl jelzi a rendszer kapcsolatát (szaggatott vonal).Az elektronikus ügyintézés támogatására az ügyfélkapu további szolgáltatásokat nyújt, többekközt: időbélyeg szolgáltatás az adott tranzakció időbeli hitelességének biztosítására, biztonságos tárhely, az intézményi szolgáltatásokat egy böngészőn keresztül teszi elérhetővé, fogadja a különböző, a piacon lévő szabványos elektronikus aláíró alkalmazásokat.Az ügyfélkapu létesítéséhez és használatához kapcsolódó azonosítás céljából az ügyfélkapu ügyfél általtörténő megszüntetéséig64

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása a személyi adat- és lakcímnyilvántartás központi szerve adatellenőrzés céljából felhasználhatja azügyfélkaput létesíteni kívánó, illetve azzal rendelkező ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyjanevét, a központi rendszer az ügyfélkapuhoz kapcsolódó nyilvántartásban kezeli az ügyfél nevét, születésihelyét és idejét, anyja nevét, elektronikus levélcímét, egyedi azonosítóját, a központi rendszer a személyi adat- és lakcímnyilvántartásban kezelt, adatokkal történő egyeztetésseljogosult ellenőrizni az ügyfélkapu szolgáltatását igénybe vevő ügyfél azonosságát.A központi rendszer az ügyfélkapuihoz kapcsolódó nyilvántartás adatait az ügyfélkapuműködtetéséhez, illetve a kormányzati portálhoz történő hozzáféréshez szükségesazonosításon túl csak viszontazonosításra használhatja fel, és a rendszerben résztvevőkszámára csak a használó nevét és elektronikus levélcímét továbbíthatja. A kezelt adatokat azügyfélkapu megszüntetésekor, a kapcsolat felvételekor képzett tranzakciós azonosítót akapcsolat bontása után haladéktalanul törölni kell.4. Elektronikus közzétételi kötelezettség és elektronikus tájékoztatásiszolgáltatásMint már korábban említettük az információszabadság követelményével összhangban akormányzat célja egy szolgáltató jellegű, nyilvános és átlátható közigazgatás elérése. Ennekszellemében alapfeltétel, hogy a közigazgatási szervek a működésükkel kapcsolatos fontosabb,közérdekű adatokat hozzáférhetővé tegyék az állampolgárok és szervezeteik számára. Aközigazgatási szervek általános tájékoztatási kötelezettségére vonatkozóan a Ket., valamint azinformációs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII.törvény fogalmaz meg követelményeket. A szabályozások által előírt kötelező elemeket(információkat) akkor is hozzáférhetővé kell tenni, ha az ügyfeleknek csak hagyományos útontörténő intézéséhez kíván eligazítást adni, és egyéb szolgáltatást (pl.: elektronikus ügyintézést)nem. A pontos és gyors tájékoztatás érdekében a közérdekű adatok jogszabályok általmeghatározott körét elektronikus úton bárki számára személyazonosítás és adatigénylésieljárás nélkül, folyamatosan és díjmentesen kell biztosítani.Valamennyi közfeladatot ellátó szerv köteles elektronikus tájékoztató szolgáltatást nyújtani,tehát az interneten keresztül elérhetővé tenni a működésével kapcsolatos alapvetőinformációkat.A 2011. évi CXII. törvény szerint egyes központi, államigazgatási szervek (felsorolásukat ld. atörvény 33. § (2). bekezdésben) kötelesek saját honlapot üzemeltetni, az ott fel nem soroltszervek ezen feladatuknak társulás útján, vagy felügyeleti, irányító, vagy koordináló szervükáltal üzemeltetett központi honlappal is eleget tehetnek.A 2011. évi CXII. törvény 1. sz. melléklete által meghatározott kötelező tartalmi elemeket(összesen 37 adatkör, amelyek a szervezetre és a személyzetre; a tevékenységre és működésre;valamint a gazdálkodásra vonatkoznak) mind a központi rendszeren, mind a honlaponnaprakészen kell feltüntetni. Ezeket kötelező megjeleníteni, függetlenül attól, hogy az adottszerv végez-e elektronikus ügyintézést vagy sem (tehát kötelező az 1. szintűszolgáltatásnyújtás esetén is).Amennyiben az államigazgatási szerv interaktív tájékoztatást, illetve elektronikus ügyintézéstis végez (lásd 2-4. szintű szolgáltatás) a Ket. a fentieken túl további tartalmi elemeket ír elő.Így tájékoztatást kell adni:65

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaa) az ügyek intézése során az elektronikus ügyindítási vagy ügyintézési lehetőségekről, az elektronikuskapcsolattartásról, így különösen a központi szolgáltatások igénybevételének feltételeiről, a szükségeskérelem és más beadvány, nyomtatvány, űrlap, informatikai alkalmazás elérhetőségéről,alkalmazásáról, ésb) az elektronikus kapcsolattartás technikai szabályairól és az üzemzavarról.Az eredményes ügyintézés elengedhetetlen feltétele, hogy a közzétett információk hitelesek,pontosak, naprakészek és az interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetőek legyenek.Erről a hatóság (vagy ha azt a hatóság nem maga nyújtja, akkor a közreműködő szolgáltató)köteles gondoskodni. További követelmény a honlap felépítésével szemben, hogy mind ahagyományos ügyintézést, mind a közvetlen elektronikus ügyintézést – annak formájátólfüggetlenül – támogatnia kell.Kapcsolódó szolgáltatásként a Ket. valamennyi hatóság számára lehetővé teszi, hogy aszemélyes megjelenéshez kötött hatósági ügyek intézését elektronikus úton vagy telefonontörténő előzetes időpontfoglalással segítse.Az életből merített a Ket. ezzel a rendelkezéssel, hiszen a hatálybalépését megelőzően már többközigazgatási szerv kedvező tapasztalatokkal alkalmazta az elektronikus ügyintézői naptárat. Az ügyfél akérelmének benyújtásával egyidejűleg ebben a naptárban tájékozódhat a rendelkezésre álló szabadidőpontokról, és választhatja ki a számára is megfelelő időpontot a személyes megjelenéshez. A jogalkotóktermészetesen rendelkeztek a kijelölt időpont módosításának lehetőségéről is.5. Kapcsolattartás más elektronikus eszközökkelA közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások során más elektronikus eszközök isigénybe vehetők. A törvény több elektronikus kapcsolattartási formát nevesíti, és határoz megalapvető, garanciális szabályokat azok használatára. A Ket. 2012 áprilisától megkülönbözteti azírásbelinek minősülő elektronikus utat, a hangkapcsolatot biztosító elektronikus utat és azírásbelinek nem minősülő elektronikus utat.Az írásbelinek minősülő elektronikus útról a korábbiakban részletesen esett szó, itt csak annyitkell megemlíteni, hogy a Ket. szerint ide tartozik a telefax is.A jogalkotó ezen rendelkezését – annak technikai hátterére tekintettel – nyugodtan tarthatjukelhibázottnak. A telefax ugyanis ugyanannyi hitelesítő erővel rendelkezik, mint az egyszerű, hétköznapie-mail, vagy a hitelesítés nélküli (sima) fénymásolat; azaz: semmilyennel.A hangkapcsolatot biztosító elektronikus út eszközei közé tartozik a telefon is. Az ok, amiértezt mégis ilyen körülményes néven szabályozták, az, hogy ma már meglehetősen elterjedtek a(mobil)telefonos megoldásokon kívül, az Internet, mint csatorna használatával megvalósulóhívások is (pl. Skype).Az írásbelinek nem minősülő elektronikus út eszközeire jó példa az SMS, vagy a sima(hitelesítés nélküli) e-mail.Ezen eszközök útján megvalósult kapcsolattartás alapvető követelménye a rekonstruálhatóság,dokumentáltság, illetve az, hogy az ügyfél kérheti a vele rögzített információcsere írásos vagyelektronikus formában történő megküldését. Ha a Ket. által nevesített eszközökön túl máselektronikus eszköz igénybevételét teszi lehetővé jogszabály, az ezzel kapcsolatos eljárás sorána Ket. vonatkozó szabályait kell alkalmazni.Amennyiben a kapcsolatfelvétel telefonon vagy hangkapcsolatot biztosító elektronikus útontörténik, a hatóság az ügyféltől – annak azonosíthatósága érdekében – természetes azonosítóadatait és az eljáró hatóság által (törvény alapján) kezelhető azonosítóját kérheti. Belátható,66

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásahogy az azonosítás megbízhatósága a törvényi szabályozás ellenére sem magas, hiszen ezeketaz adatokat más is ismerheti.Az ügyfél oldaláról a törvény nem határoz meg azonosítási lehetőséget, vagyis ő nemkérdezhet olyan azonosítókat, amivel meggyőződhet arról, hogy tényleg az illetékesügyintézővel beszél-e.Az R2 szerint hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton és telefonon folytatott beszélgetésrőlhangfelvételt kell készíteni, ennek hiányában pedig hivatalos feljegyzést kell készíteni vagyannak tartalmát egyéb hitelesített módon rögzíteni kell. Utóbbi két esetben ezt az ügyfélnekis meg kell küldeni.Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet során az azonnali intézkedést igénylő ügyben akérelmet telefonon vagy hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton is elő lehet terjeszteni. Ilyenhelyzetekben a beszélgetésről készült hangfelvételnek vagy hivatalos feljegyzésnek tartalmaznia kell azügyfél nevét, lakcímét, a kérelem tartalmát és az előterjesztés időpontját. Ugyanez a szabály követendő akérelem szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján történő benyújtásakor.A telefonon vagy hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton n történt hiánypótlásra szóló felhívásról,idézésről, és a tájékoztatás határnapjáról szóló értesítést, valamint a veszélyhelyzetben történt bejelentéstaz ügyfél (és az eljárás más résztvevőjének) kérésére írásba kell foglalni. Az írásba foglalt cselekményrőlpapíralapú vagy elektronikus levélértesítést küld a hatóság.ÖsszefoglalásA közhivatalok méretüktől, feladataik jellegétől és azok sokszínűségétől, valamint a szervezetszámítógépes kultúrájától függően különböző, de egyre növekvő mértékben támaszkodnak azinformatikai megoldásokra. Általános jelenség – a kormányzati stratégia iránymutatásaival –,hogy a meglévő informatikai infrastruktúrájukat tervszerűen, folyamatosan bővítik.A korszerű technikai eszközök beszerzése önmagában még nem támogatja az ügyvitelifeladatokat. Ahhoz, hogy ki tudják használni a technika adta lehetőségeket, időt és pénzt kellfordítaniuk a munkatársak informatikai képzésére, továbbképzésére. Hiszen ezeket azeszközöket emberek működtetik, kezelik, akiknek informatikai ismeretei nagyon eltérőek.Az informatika térhódítása ellenére a magyar közigazgatási szervek javarészt még mindig„papírirodaként” működnek. Jól látható azonban, hogy az informatika fejlődésével, az újabb ésújabb technikák munkafolyamatba való beépítésével a klasszikus közigazgatásimunkamódszerek és eljárások megváltoznak. Alkalmazásukkal kiváltható a hagyományosiratkezelési cselekmények többsége (iktatás, gépelés, irattovábbítás, irattározás, selejtezés),másrészt, pedig lehetővé válik a döntések meghozatalához szükséges információk gyorsmegszerzése, továbbítása, és rögzítése.A kormányzati szinten támogatott és szabályozásokkal is megalapozott elektronikustájékoztatás és ügyintézés jelentős mértékben tehermentesíti mind az állampolgárt azügyintézéssel, mind a hatóságokat az adminisztrációval összefüggő terhek alól, amelyhosszabb távon egy gazdaságosabb, gyorsabb, összességében hatékonyabb magyarközigazgatás megvalósítását támogatja.67

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés1. Az ügyviteli munka helye és szerepe a szervezetbenEgyetlen szervezet, intézmény vagy vállalkozás sem önmagért van, léte valamilyen cél elérésétszolgálja. Aszerint, hogy mi ez a cél, ez a rendeltetés, minden szervezet más és más.Közös tulajdonságuk azonban, hogy tevékenységüket alapvetően két csoportra oszthatjuk: Szakmai tevékenység (alaptevékenység) jelenti azoknak a feladatoknak az ellátását,amellyel a cél elérésére törekszik. Példaként említve szakmai tevékenység egy iskola esetében az oktatás, polgármesteri hivatal esetébenaz önkormányzat működésével, a közigazgatási feladatok előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatostevékenység, az Állami Számvevőszék esetében az államháztartás gazdálkodásának, a központiköltségvetésből gazdálkodó szervezetek ellenőrzése, stb. Szervi tevékenység (pl. ügyviteli tevékenység) keretében azokat a feladatokat értjük,amelyek a szakmai feladatok ellátáshoz szükséges személyi, tárgyi, információs, biztonságiés egyéb feltételeket biztosítják.Az ügyviteli tevékenység magába foglalja az iratkezelést, az irat-előállítást, az általános adatkezelést és azirodai kommunikációt. Közvetlenül kapcsolódhat az érdemi ügyintézéshez (pl. iratok előkeresése egyfellebbezéshez), vagy a belső gazdálkodáshoz (pl. papírigénylés a nyomtatóhoz).Vitathatatlan, hogy a szervezet érdemi tevékenységét a szakmai tevékenység adja, de az ehheztartozó feladatok hatékony ellátásához szabályozott, rendezett ügyviteli munkára van szükség.Felismerve az ügyvitel hatását a szervezet működésére, mára ez a tevékenység elkülönült,önálló szakterületként van jelen a munkavégzésben, belső szolgáltatásként járul hozzá aszervezet egységes, folyamatos működéshez.1.1. Az ügyviteli munka részeiAz ügyvitel a szervezeten belüli ügyintézés szervezett rendje, amely meghatározza az ügyekintézéséhez szükséges valamennyi érdemi tennivaló pontos sorrendjét. Ügyintézés: az ügyek elintézésére, döntések meghozatalára irányuló érdemi munkavégzés. Ügykezelés (iratkezelés): az iratok készítésére, nyilvántartására, rendszerezésére,megőrzésére irányuló munkavégzés.Mivel a szervezet hatékonyságát befolyásoló tényezőről van szó, az ügyviteli rendet aközigazgatási szervek alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzatukban határozzák meg,amelyhez szervesen kapcsolódik az Iratkezelési Szabályzat és az Irattári terv. Rendkívülfontos továbbá az érintettek szakmai felkészítése.Az ügyintézőnek, ügykezelőnek ismernie kell a szervezet tevékenységéhez kapcsolódólegfontosabb jogszabályi előírásokat, eljárásokat, valamint az ügyviteli munkát segítő irodaieszközöket és az azokon futó programok használatát.Az iratkezelés az ügyvitel egyes munkamozzanatait köti össze, ezáltal segítve az ügyintézést.68

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés„Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőségszempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságosmegőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magábafoglaló tevékenység.” 37Számtalan példát lehetne említeni az iratkezelés meghatározó szerepére a szerv működésében.Az iratkezelés rendeltetése, hogy gyorsan és pontosan juttassa el az iratokat az ügyintézőkhöz,és biztosítsa az iratok megőrzését, tárolását, gyors, pontos visszakeresését.Gyakori megfogalmazás, hogy az ügyintézést az ügyiratkezelés teszi „láthatóvá” (pl. az ügyfélkérelme akkor válik elintézni való üggyé, ha azt beiktatják, akkor fejeződik be az elintézett ügy,ha az ügyfél értesül a hatóság döntéséről stb.).A bevezetőben már említettük, hogy az iratkezelés szakma. Színvonala nagyban befolyásolja aszerv szakmai tevékenységének minőségét, hatékonyságát. Mára az ügyviteli feladatokat erreszakosodott munkatársak, az ügykezelők látják el.Az általuk ellátott általános iratkezelési feladatok a klasszikus segédhivatali feladatokhoz(iktatás, postázás, irattárolás) képest mára jelentősen bővültek. Új területei az irat-előállítás,adatkezelés, nyilvántartás, irodai kommunikáció.A közigazgatási szervezetek általános irodai munkafajtáit mutatja be az következő ábra:Operatívszignálás,Archívkézi irattári kezelés,iratkezelésiktatás,iratkezelésközponti irattári kezelés,kiadmányozás,selejtezéshatáridő-kezelés,Irat-előállításszövegfeldolgozás,irattovábbítás, postázásÁltalánosnyilvántartás-kezelés,irattöbbszörözés,adatkezeléstáblázatkezelés,kiadványszerkesztés,adatfeldolgozás,irodai grafikaIrodaitelefonálás,statisztikakészítéskommunikációfaxkezelés,szemléltetéselektronikus posta,portálkezelésAz ügyviteli feladatok hatékony ellátása érdekében a közigazgatási szervek egyre inkább kihasználják atechnikai eszközök adta lehetőségeket. A különböző technikai eszközök – amelyek közül a legtöbb ma máregyszerre több ügyviteli funkciót is el tud látni (pl. szkenner-másoló-nyomtató is egyben) – jelentősenkönnyítik az egyes dolgozók munkáját (hiszen ugyanannyi idő alatt több funkciót tud ellátni, műveletettud elvégezni). Ennek köszönhetően a közigazgatásban, napjainkban megfigyelhető a korábbi ügyvitelimunkakörök összekapcsolása, szakmásítása.37 A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény(Levéltári törvény)69

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés2. Ügyiratkezelés szabályozásaA közigazgatás hatékony működéséhez elengedhetetlen, hogy iratkezelése az ügyiratok teljeséletútját nyomonkövesse. A közigazgatásra hatalmas iratforgalom jellemző. Éppen ezértalapelvárás, hogy valamennyi közigazgatási szerv iratait szakszerűen, rendszerezettenkezelje.Az iratkezelés jelentőségét mutatja, hogy a közigazgatási szerveknek iratkezelési rendszerükkialakításánál és működtetésénél számos jogszabály rendelkezését figyelembe kell venniük.A szabályozások kidolgozásánál és módosításainál nem lehetett figyelmen kívül hagyni azelektronikus iratok terjedését sem. A szolgáltató állam, valamint az ügyfélbarát közigazgatásigénye, az elektronikus ügyintézés elterjedése ugyanis nem valósítható meg az egészközigazgatást átszövő iratkezelés egységesítése és korszerűsítése (elektronizálása) nélkül.A kormány 2003-ban hívta életre a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet, slétrehozta a Kormányzati Iratkezelési Felügyeletet (KIF). 2010-től a köziratok kezelésének szakmaiirányítása a közigazgatási és igazságügyi miniszter felelősségi körébe került és ezen feladatkörét aKormányiroda útján látja el 38 . Az iratkezelés felügyelete igen sokrétű. A központi közigazgatási szervekiratkezelésének szakmai felügyeletén túl összehangolja a közfeladatot ellátó szervek egészére vonatkozóanaz elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását.E cél elérése érdekében a hagyományos (papíralapú) és az elektronikus iratok kezeléséreegyaránt alkalmas, az európai gyakorlathoz illeszkedő, a folyamatosan fejlődő informatikaitechnológia fogadására képes iratkezelési rendszer kialakításához alapot adó szabályozásszületett.A meghatározó normatív előírások között ki kell emelnünk: A köziratokról, a közlevéltárról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.törvényt (levéltári törvény), A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL.törvényt (Ket.), A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII.29.) kormányrendelet, valamint Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) kormányrendeletet.A köziratok kezelésének alapvető követelményeit a levéltári törvény határozza meg.Legfontosabb célja – a szolgáltató közigazgatás elvének megfelelően – az elektronikusügyintézés lehetőségének megalapozása, elsősorban a hatósági ügyintézés szakszerűségének ésgyorsaságának növelése, a maradandó értékű információk fennmaradásának és megőrzésénekbiztosítása. Meghatározza azokat az alapvető kötelezettségeket, amelyeket a közfeladatot ellátószerveknek iratkezelési tevékenységük során teljesíteniük kell.Közülük a legfontosabb kötelezettségek: a beérkezett és a szervnél keletkezett iratok levéltári célra is alkalmas módon történőrögzítése, megőrzése, nyilvántartása, az iratok áttekinthetőségének, visszakereshetőségének biztosítása,38 1995. évi LXVI. törvény, 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet, 17/2010. (VIII. 31.) KIM utasítás70

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés az iratok szakszerű és biztonságos védelme, valamint a történeti értéket képviselő köziratok levéltárban való elhelyezése.A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL.törvényt (Ket.) hatálybalépése után felmerült az elektronikus iratkezelés informatikaifeltételrendszerének a szabályozása.A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet szabályozza a 2007. január 1-től az újonnanbeszerzett, majd 2008. január 1-től a már meglevő elektronikus iratkezelő szoftverekalkalmazhatóságát, a tanúsítás követelményrendszerét. A levéltári törvény kötelezővé teszitovábbá az iratkezelési szabályzatok, valamint az irattári tervek készítését és alkalmazását.Ne felejtsük el, hogy a levéltári törvény hatálya nemcsak a közfeladatot ellátó szervekre terjedki. A jogszabály általános alapelvként határozza meg, hogy irattári anyaggal rendelkezőszervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesenösszetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint atulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.A levéltári törvény a megfogalmazott célok eléréséhez felhatalmazta a kormányt, hogyrendeletben határozza meg a közigazgatási szervek iratkezelésére vonatkozó általánoskövetelményeket. Ennek megfelelően a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általánoskövetelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) kormányrendelet (továbbiakban KEIR) rögzíti: a közigazgatási szervek által készített egyedi iratkezelési szabályzatok felügyeleténekrendjét, a köziratok tárgyi alapú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti csoportosításánakalapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait, a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, és az iratkezelésmegszervezésével kapcsolatos alapelveket, valamint a papíralapú és az elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését,kezelhetőségét és használhatóságát biztosító követelményeket.A részletszabályokra az ügyiratkezelés folyamatának ismertetésénél, tárgy szerint is kitérünk.A Ket. vonatkozó rendelkezéseiről, valamint az elektronikus ügyintézésről szólókormányrendeletről az elektronikus ügyintézés témakörénél szólunk részletesen.2.1. Ügyiratkezelés irányítása, felügyeleteA levéltári törvény 8/A. § alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány általkijelölt miniszter – 2010. május 29-től a közigazgatási és igazságügyi miniszter - látja el, aki efeladatkörét a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium szervezeti keretein belül, aKormányiroda (régebben Kormányzati Iratkezelési Felügyelet) útján látja el.A közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral, a központi államigazgatási szerv aMagyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésénekszakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki.Az önkormányzati hivatal számára pedig a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és aKormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervével egyetértésben ad ki ilyenegyedi szabályzatot.71

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésEgységes iratkezelési szabályzatot ad ki: a szakmai irányítást ellátó miniszter, vagy a központi államigazgatási szerv vezetője aterületi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség továbbá a rendvédelmi szervek –kivéve polgári nemzetbiztonsági szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmaiirányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral, ill. az illetékesszaklevéltárral egyetértésben, az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére aMagyar Országos Levéltárral egyetértésben, az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezekkamarái tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel,valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben. 39Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azonelőírásokat, amelyek biztosítják a papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazóügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. Az iratkezelésiszabályzat kötelező melléklete az irattári terv.Az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatainak a készítését segédletek, minta szabályzatoksegíthetik, de ezeket a helyi igényeknek és a jogszabályváltozásoknak megfelelően módosítani kell.Az önkormányzati hivatalok számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratokkezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrelegyetértésben egységes irattári tervet ad ki.A közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős az adott szerv iratkezelési rendszerénekműködéséért, ily módon az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti,működési és ügyrendi szabályok, az informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattáritervek és iratkezelési előírások összhangjáért. Az ő felelőssége továbbá, hogy az iratokszakszerű és biztonságos kezelésének, megőrzésének tárgyi, technikai és személyi feltételeibiztosítottak legyenek.A szerv vezetője határozza meg – a szervezeti és működési szabályzatban – az iratkezelésszervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozófeladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.Az iratforgalom szabályozásában külön rendezendő a központi elektronikus szolgáltatórendszer (Kormány által kötelezően nyújtott szabályozott elektronikus ügyintézésiszolgáltatások) vagy biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével megvalósulóiratforgalom.Az ügyiratkezelés, mint speciális nyilvántartás, rengeteg információt tárol a szervezet működésérevonatkozóan, ezért arra is jó eszköz, hogy a vezetők általa figyelemmel kísérhessék a rájuk bízottügyintézés színvonalát, minőségét, menetét.2.2. Az iratok kezelésének általános követelményeiA közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetőségeérdekében az azonos ügyre – egy tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratkéntkezeli.39 Levéltári törvény 10.§72

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA több fázisban intézett ügyek egyes fázisában keletkezett iratok ügyiraton belüliirategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb másiratokat – ügykörök alapján – az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportokba, irattáritételekbe, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.Az iratot a jogszabályban előírt adatok rögzítésével, erre a célra rendszeresített papíralapúvagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást oly módonkell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessenhasználni.Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogyegyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Aziratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézésfolyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan nyomon követhető és ellenőrizhető, aziratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző,iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, anyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kellfelvenni.A KEIR az iratkezelés szervezeti rendjének kialakítására vonatkozóan kötelező szempontokathatároz meg 40 . Előírja, hogy az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ottkeletkező, illetve onnan továbbított irat: azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen, szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételekbiztosítva legyenek, az iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen, rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódásamegelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhezmegfelelő támogatást biztosítson.A közfeladatot ellátó szervek a helyi sajátosságokra (a szervezet nagysága, tagoltsága, belsőmunkamegosztás módja, alkalmazott technológia) figyelemmel építik ki az iratkezelésiszervezetüket. Ennek megfelelően három szervezeti típus közül választanak 41 : Központi (centralizált) ügyiratkezelés azt jelenti, hogy az adott szervezet valamennyi belsőegységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktatóban kezelik. Kisebbszerv esetében az iktatást egyetlen személy is végezheti. Osztott (decentralizált) ügyiratkezelés esetében valamennyi belső szervezeti egység magavégzi saját iratainak kezelését.40 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 6.§41 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 16.§73

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés Vegyes iratkezelési rendszerről beszélünk az előző két típus kombinálásakor. A szervekakkor alkalmazzák a vegyes megoldást, amikor egyes szervezeti egységeit valamilyen oknálfogva nem tudják bevonni a központi iktatásba (pl.: gyakori, hogy nagyobb közigazgatásiszervek egységei több épületben vagy helységben működnek).Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.3. Az ügyiratkezelés folyamataAz ügyiratkezelés egy komplex tevékenység, amely magába foglalja az irat: készítését, nyilvántartását (átvételét, bontását, érkeztetését, iktatását) és rendszerezését, a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, levéltárba adását, illetve selejtezését.Az iratkezelés lefedi az irat teljes életciklusát 42 .A következő ábra az Ügyiratkezelés általános folyamatábráját mutatja be:Küldő szerv vagy személyÉrtesítésVisszaigazolásKüldemények átvételePostabontás, érkeztetésVan előzmény?nemSzignálásigenElőzményt ki kell keresniKülön szabályozás szerintnemKell iktatni?igenIktatásMutatózásTovábbítás az ügyintézőhözKézi irattárArchív irattárVisszaigazolásIratok továbbítása(Expediálás)CímzettigenAz ügy elintéződött?nemHatáridő nyilvántartása42 A fejezet a 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet IV. fejezetének szabályain alapul.74

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz ügyiratkezelés folyamata három jól elkülöníthető szakaszból áll. Iratkezelés az ügyintézés előtt: a nyilvántartásba vétel szakasza a küldemények érkezésétőladdig a folyamatlépésig tart, amikor az adott irat az ügyintézőhöz kerül intézésre. Iratkezelés az ügyintézés alatt: az ügyintézés szakaszában is számos ügyirat-kezelésiteendőt kell ellátni (pl.: határidő-nyilvántartás, sokszorosítás, iratok továbbítása). Iratkezelés az ügyintézés lezárása után: mint már említettük, az ügyiratkezelésnek kellgondoskodni az iratok biztonságos megőrzéséről is. Tehát megkülönböztetünk az ügylezárását követő, ún. archív iratkezelési szakaszt is.3.1. Küldemények átvételeAz adott szervhez érkezett küldemény átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatosteendőket az iratkezelési szabályzat határozza meg. Az átvétellel kapcsolatos teendők aküldemény érkezésének módja – postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikaitelekommunikációseszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb. – szerinti bontásban ismeghatározhatók.A küldemények átvételére jogosultak körét a KEIR az alábbiakban határozza meg: címzett vagy az általa megbízott személy, a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy, az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, postai meghatalmazással rendelkező személy, az ügyfélszolgálati iroda munkatársa, (hivatali munkaidőn túl) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer.A küldeményt átvevő köteles az átvételkor ellenőrizni: a címzés alapján jogosult-e átvenni a küldeményt, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel (pl. iktatószám) megegyezését, az iratot tartalmazó zárt boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatábanelőírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről (pl. a közigazgatási szervekbiztonsági előírásai előírhatják a csomagok átvilágítását, az elektronikus úton érkezett iratokvírusellenőrzését stb.).Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell acímzetthez. Amennyiben ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben afeladó nem állapítható meg a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott időután selejtezni kell.A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles acímzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, azelektronikus iratot azonnal továbbítani.Figyelem! Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át aküldeményt, úgy köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapkezdetén a címzettnek vagy az illetékes iratkezelési egységnek iktatásra átadni.75

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.1.1. Papíralapú küldemények átvételeKézbesítő közreműködése esetén alapvető követelmény, hogy az átvevő akézbesítőokmányon 43 olvasható aláírásával, és a dátum megjelölésével köteles átvenni abeérkező iratot. „Azonnal” vagy „Sürgős” jelzés esetén az átvétel idejét óra-perc pontossággalkell megjelölni.Tértivevénnyel érkezett küldemény esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény szelvényénekkitöltéséről, s a feladóhoz történő visszajuttatásáról.Ha az ügyfél személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be az iratot, akkor az átvételt igazolnikell (az ügyfél által beadott iratról másolatot készít az átvevő, és aláírást követően visszaadja azügyfélnek, másik megoldás az átvételi elismervény alkalmazása).Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldeménysérült, vagy fel van bontva, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („Sérülten érkezett”vagy „Felbontva érkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazolja. Soron kívülellenőrizni kell a küldemény tartalmát is. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldőszervet, vagy személyt értesíteni kell.A korábbi szabályozás szerint ebben az esetben jegyzőkönyvet kellett felvenni a hiányzó iratokról, s ennekegy példányát elküldve kellett értesíteni a feladót. A jelenleg hatályos kormányrendelet nem írja elő ajegyzőkönyv készítésének kötelezettségét, azonban logikusan az adott szervek továbbra is ezt agyakorlatot követik az iratkezelési szabályzatuk elkészítésénél.3.1.2. Elektronikus iratok átvételeA hagyományos ügyintézési formához hasonlóan kritikus kérdés, hogy megérkezik-e aküldemény a címzetthez, s mi tekintendő a beérkezés időpontjának. Az elektronikusiratküldésnél számos olyan gyenge láncszem létezik (üzemzavar, olvashatatlan irat, vagy vírusstb.), amely bizonytalanná teszi az információk célba érését.Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében azátvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja –haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját istartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása azelektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletbenmeghatározottak szerint történik.Az átvételt igazoló, automatikusan küldött visszaigazolás tartalmazza az irat érkeztető számát,amelyre az ügy további intézése, illetve az eljáráshoz jogszabály szerint szükséges illeték,igazgatási szolgáltatási díj, illetve egyéb költségek befizetése során hivatkozni lehet.Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatosműködésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikusvisszaigazolásban szereplő időpont.Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, haannak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást(átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.(Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében különjogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.)43 Iratmintatár 8. sz. melléklet76

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent afogadó szerv számítástechnikai rendszerére.A küldemény a fogadó szerv rendszerére akkor jelent biztonsági kockázatot, ha a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez valójogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy a fenti informatikai rendszerek üzemelésének vagy más személyek hozzáférésénekjogosulatlan akadályozására irányul, ezen informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására,hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról köteles értesíteni aküldőt. Amennyiben az adott küldőtől korábban már érkezett azonos jellegű biztonságikockázatot tartalmazó beadvány, akkor az értesítés mellőzhető (az ismétlődés értelmezésérevonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni).3.2. Küldemények felbontásaA küldemények felbontásának rendjét szintén az iratkezelési szabályzatban kellmeghatározni. A szervhez érkezett küldeményt – a minősített iratok kivételével – a címzett, vagy a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy elektronikus úton érkezett irat esetén automatikusan az elektronikus rendszerbonthatja fel.Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik (pl. a fellebbezésbenyújtására nyitva álló határidő a határozat közzétételétől számított 15 nap) vagy fűződhet,gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja egyértelműen megállapítható legyen.Papíralapú küldemény esetében ez az irathoz csatolt borítékkal biztosítható. Elektronikus útonérkezett irat esetében az Iratkezelési Szabályzatban kell rendelkezni azokról a technikaikövetelményekről, amelyek a benyújtás időpontjának megállapíthatóságát biztosítják.3.2.1. Papíralapú küldemények bontásaTilos felbontani és közvetlenül a címzetthez kell továbbítani: a saját kezű felbontásra szóló („s.k” jelzésű), valamint azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.A vezető fenntarthatja magának a felbontás jogát. Általános gyakorlat, hogy a vezetőnekcímzett hivatalos küldeményt távollétében a helyettese vagy megbízottja bontja fel.A felbontás nélkül továbbítandó küldemények körét az iratkezelési szabályzatban kellmeghatározni. A címzett ilyenkor minden esetben az általa felbontott hivatalos küldeménytiktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a szervezeti egységiktatást végző iratkezelőjéhez.A küldemény téves felbontása esetén, a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátummegjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni (ezt rendszerint a borítékra vezetik fel,aláírással ellátva, a gyakorlatban előfordul az is, hogy külön jegyzőkönyvben dokumentálják atéves felbontást).77

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz újból lezárt küldeményt sürgősen továbbítani kell a címzetthez. (Ez a szabály érvényesakkor is, ha a tévesen felbontott küldeményben minősített irat van, melyet a titkosiratkezelőnek kell eljuttatni.)A felbontáskor ellenőrizni kell, hogy az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletekmaradéktalanul megvannak-e, illetve olvashatóak-e. A küldött mellékleteket az irathoz kellcsatolni.Amennyiben a megjelölt mellékletek hiányosak, erről tájékoztatnunk kell a küldőt is. Ahiányosságot többféle módon rögzíthetjük. Készíthetünk jegyzőkönyvet, melynek egypéldányát megküldjük az irathoz csatolva az ügyintézőnek.Gyakori, hogy a hiányosságot közvetlenül az iratra vagy az előadói ívre vezetik fel („melléklet nélkülérkezett” vagy „hiányzó melléklet” jelzéssel). A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést,az ügyintézőnek kell a hiánypótlást kezdeményezni (levélben vagy telefonon kéri a hiányzó mellékletpótlását).Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értékettartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagyfeljegyzés formájában feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervényellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni.A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a külön feljegyzést az irathoz kell csatolni. A letétbehelyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézés során kell az érintett ügyintézőnekrendelkeznie.Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltak illetékbélyeget, azt az iratra kell felragasztaniés dátumbélyegzővel, valamint aláírással kell érvényteleníteni. Amennyiben az irathozkapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kell gondoskodnia annakvisszautalásáról (ajánlott küldeményként).Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezekigazolására szolgáló információhordozókat (pl.: boríték) az irathoz kell csatolni.3.2.2. Elektronikus iratok bontásaAz elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezettküldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.Elektronikus úton érkezett irat esetében a visszaigazolást követően három nap áll a hatóságrendelkezésére, hogy megvizsgálja a beérkezett dokumentumot. Vizsgálata kiterjed ajogszabályi előírásoknak való megfelelésre, valamint a dokumentum olvashatóságára.Egy beadvány akkor tekinthető beérkezettnek, ha a megérkezés tényét a hatóság visszaigazolta(a beadvány megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények a visszaigazolástól állnak be pl.:ügyintézési határidő).Ez alól kivétel az az eset, amikor a dokumentum formailag, számítástechnikailag valamilyenoknál fogva nem értelmezhető. Ebben az esetben az ügyfelet fel kell hívni arra, hogy küldje elismételten a dokumentumot. Ennek hiányában úgy kell tekinteni, mintha nem is érkezett volnabe (ezeket az értelmezhetetlen üzeneteket is meg kell őrizni, hogy vita esetén bizonyíthatólegyen, hogy valóban nem voltak értelmezhetőek).78

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA hatóság az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint elektronikus úton közzéteszi, hogy azelektronikus ügyintézési eljárásban milyen formátumú elektronikus dokumentumokat fogad el44. A hatóság megtagadhatja az olyan elektronikus dokumentum elfogadását, amely aktív, vagyváltozó adattartalmat tartalmaz.A hatóság azonban fogadhat olyan egyéb, nem a jogszabályban előírt formátumú beadványt iselektronikusan, ha az ügyféllel erről előzetesen írásban megállapodott. Ilyen egyéb formátumúbeadványokat fogadhat akkor is, ha erről elektronikus tájékoztatás keretében egy listát teszközzé.Elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén a hatóság köteles megvizsgálni az aláírásérvényességét is (az elektronikus ügyintézés csatornájától ennek határideje különbözhet). Azellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. Ha az aláírás érvényes és megfelel a jogszabályielőírásoknak a hatóság időbélyegzővel látja el az aláírást.Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagyelküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot ésmellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni aszámítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-eelektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell akísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.Az ügyfél kérheti a kérelem beadásakor, hogy az elektronikus levélcímére a hatóság szervezetialáírással ellátva küldje vissza a beérkezett beadványt. Amennyiben eltérést tapasztal az általabeküldött és a hatóság által visszaküldött beadvány között 3 napon belül korrekciót tehet (ezazonban nem jogorvoslat).3.3. ÉrkeztetésA beérkező küldemények érkeztetése nem azonos az iktatás műveletével. A gyakorlatbaneltérő módon zajlik, attól függően, hogy milyen szervezeti és technikai megoldást alkalmaznakaz egyes közigazgatási szervek. Központosított iratkezelés esetében az érkeztetés és az iktatásmozzanata jellemzően egybeesik. Az osztott vagy a vegyes rendszereknél gyakran szétválik akét ügyviteli mozzanat.A gyakorlatban találkozhatunk olyan megoldással is, hogy a központi iktató csak átveszi aküldeményeket, s a megfelelő dokumentálással kézbesíti a más telephelyű szervezeti egysége felé, s azérkeztetés és iktatás már ott történik.Valamennyi beérkezett küldeményt érkeztetni kell (a nem iktatandó küldeményeket is). Akizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatbankell meghatározni.A küldeménynek a beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan: a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját,44 85/2012. (IV. 21.). Korm. rendelet VI. fejezet79

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszeráltal a küldeményhez rendelt érkeztető számot, továbbá a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazóérkeztetési azonosítót vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót.Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként(küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján) fel kell tüntetni.Elektronikus úton érkezett elektronikus iratok esetén a felbontás és érkeztetés automatikusan,egyidejűleg történik. Ket. szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító számképzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.Manuális (kézi) iktatás esetén az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek a papíralapú iratra valórányomásából és az érkeztető könyvbe való bevezetéséből áll. Fel nem bontható küldeményekesetén a borítékra kell a bélyegzőt rányomni. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha aközfeladatot ellátó szerv papír alapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt azérkezés időpontjában a papír alapú iktatókönyvben iktat.Számítógépes iktatás esetén az iktatást végző iratkezelő az érkeztető rész rovatait tölti ki,ebben az esetben az érkeztetés és az iktatás egy munkafolyamat során valósul meg.Számítógépes iktatás esetén nincs szükség külön érkeztető könyv vezetésére, hiszen az errevonatkozó információk egyszerűen lekérdezhetőek a programban. Ha az ügyintézés továbbrais papíralapon történik, akkor ebben az esetben is el kell látni az iratot az érkeztető bélyegzővel.3.4. Küldemények szerelése, csatolásaAz iktatás előtt meg kell vizsgálni, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben van, akkoraz előzményt az irathoz kell szerelni, így az újonnan beérkezett irat utóirat lesz. Maga azelőzmény (az adott ügy első irata) pedig az előirat. Az előzményt a mutatókönyvből (lásdkésőbb) kereshetjük ki.Számítógépes iktatás esetén egyszerűen lekérdezhető az előzmény. Amennyiben vanelőzménye az iratnak, akkor az előiratot ki kell keresni az irattárból vagy a határidőnyilvántartásból és az irathoz kell szerelni.Ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kellnyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadottalszámokon kell nyilvántartani.Amennyiben nincs lehetőség arra, hogy a beérkezett iratot az előzmény főszámára iktassuk, akkor a soronkövetkező főszámon tartjuk nyilván. A két irat közötti kapcsolatot azonban mindenképp rögzíteni kell,mégpedig úgy, hogy a beérkezett iratnál jelölni kell az előzmény számát, és fordítva.3.5. SzignálásEz a művelet munkaszervezési funkció, a munkamegosztás módjának meghatározásárairányul. A szignálás nem más, mint az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egységés/vagy ügyintéző kijelölése.Erre a kiadmányozó, tehát a szervezet első számú vezetője, vagy az egyes szervezeti egységekvezetői jogosultak.A vezető a szignálás során jelöli ki azt az ügyintézőt, aki az ügyet fogja intézni. A vezetőilyenkor mérlegeli, figyelembe veszi, hogy előirat esetén ki volt az ügyintéző, nem áll-e fennösszeférhetetlenség az ügy és az ügyintéző személye között, ki legyen az ügyintézésre jogosult,ha az érintett személy hivatalon kívül van.80

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA szignálás során ad(hat) a vezető utasítást az elintézés módjára (pl. nemleges válaszlevél,határidő, sürgősségi fok stb.), ezeket az instrukciókat az iratra vagy előadói ívre vezeti fel.Szignáláskor annak időpontját is fel kell tüntetni, és a szignáló aláírásával kell ellátni.Szignálásra fő szabályként a postabontást követően kerül sor. A szervezeti egység vezetőjeelrendelheti azonban az irat bemutatás előtti iktatását. Az iratkezelési szabályzat rendelkezhetúgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz azügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelésifeljegyzéseket megtenni. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügyfeldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, iktatást követőenközvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani – ez látható a 2. ábrán.3.6. IktatásAz ügyiratkezelés egyik legfontosabb mozzanata az iktatás. A pontos, hiteles iktatássegítségével teljesíthető az a követelmény, hogy az irat beérkezésének pontos ideje, azintézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések,valamint az irat holléte megállapítható legyen.Az iktatás történhet hagyományos, kézi módszerrel és számítógépes eljárással. Az általánoskövetelmények körében már említettük, hogy az iratot erre a célra rendszeresített papíralapúvagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást oly módon kellvégezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnekkötelezően tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétük megállapításához, az irattalkapcsolatos ügyben történő intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges adatokat.Ezek a következők: iktatószám, az iktatás időpontja, a küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, a küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája, expediálás időpontja, módja, az irat küldőjének adatai (név, cím), a címzett adatai (név, cím), hivatkozási szám (idegen szám), mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus) ügyintéző megnevezése, az irat tárgya, az elő- és utóiratok iktatószáma, a kezelési feljegyzések (pl.: csatolás, visszaérkezés stb.), az ügyintézés határideje, módja, elintézés időpontja, irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja.Valamennyi, a szervhez beérkező, illetve ott keletkező saját iratot – ha a jogszabály máskéntnem rendeli – iktatással kell nyilvántartani. Azaz az iratot el kell látni iktatószámmal és az irategyéb azonosító adataival.Általános szabály, hogy az iratnak csak egy iktatószáma lehet, ellenkező esetben nagy zavarkeletkezhet egy adott irat visszakeresésénél.81

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz irattal együtt érkező, és az ügyintézés során együtt kezelendő mellékletek önállóiktatószámot nem kapnak.Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni.Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalbóltett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani a könyveket, tananyagokat, reklámanyagokat,tájékoztatókat, meghívókat, nem szigorú számadású bizonylatokat, munkaügyinyilvántartásokat, közlönyöket, sajtótermékeket, visszaérkezett tértivevényeket, elektronikusvisszaigazolásokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, bemutatásra vagyjóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.Ezeknek az anyagoknak a nyilvántartásáról a helyi iratkezelési szabályzat rendelkezik.A nem papír alapú küldemények (pl. CD, floppy, videoszalag stb.) mellé kísérőlapot kellcsatolni, ezeket a továbbiakban együtt kell kezelni. A kísérőlapon kell feltüntetni aziktatószámot, az adathordozó tartalmi kivonatát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását.Magára az adathordozóra is rá kell vezetni maradandó módon az iktatószámot (pl. videofilmesetén annak tokjára ill. a kazettára). Egy elektronikus adathordozón szigorúan csak egytémához, ügyhöz tartozó iratok adhatók át, ellenkező esetben a küldeményt vissza kellutasítani.3.6.1. Kézi iktatásKézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, az iratkezelésért felelős vezető általhitelesítetett, oldalszámozott iktatókönyvet 45 kell használni, melyet az év utolsó munkanapjánle kell zárni. Az iktatásra felhasznált utolsó iktatószám aláhúzásával, a lapra fel kell vezetni,hogy mely iktatószámmal zárult a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását avezető aláírása és hivatalos bélyegző lenyomata hitelesíti.Az irat iktatószámának központi ügyiratkezelés esetén tartalmaznia kell az iktatási főszámot,az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. A KEIR az iktatószám felépítését azalábbiak szerint határozza meg: főszám–alszám/évszám/. Az évszám az aktuális év négyszámjegye.Osztott iktatás esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját is(szervkód, vezérszám, tárgy szerinti azonosító, iktatókönyv azonosító). Ebben az esetben aziktatószám felépítése: iktatóhely azonosítója/főszám-alszám/év/egyedi azonosító. Aziktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó vezető adja ki és tartjanyilván. Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi további egyedi azonosítójelölés (szám, illetve betűjel) alkalmazható, amelyek jegyzékét a szerv iratkezelésiszabályzatában kell rögzíteni.Mint már a küldemények szerelése, csatolása pontnál említettük, ugyanazon ügyben,ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.Ettől a főszabálytól a rendvédelmi szerveknél, bíróságoknál és ügyészi szerveknél, a NemzetiAdó- és Vámhivatalnál lehet eltérni, hiszen a jogszabály szerint ezeknél a szerveknél akülönböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehetnyilvántartani.45 Iratmintatár 9. sz. melléklet82

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésEgy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Azügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kellnyilvántartani.Az ügyirat tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgyrovatba beírni. Amennyiben az ügy tárgya – az irat tartalmát nem érintően – lényegesenmegváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy isfelismerhető maradjon. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapjánnév- és tárgymutató könyvet kell vezetni a visszakereshetőség érdekében.Tilos az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, abejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni. Hahelyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal kell áthúzni, hogy az eredetifeljegyzés is olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni (éskézjeggyel kell ellátni) oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzésolvashatósága mellett – egyértelmű legyen.3.6.2. Elektronikus iktatásA számítógépes iktatás során is a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó KEIRelőírásait kell figyelembe venni. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását aziratkezelési szabályzat lehetővé teheti. Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén azelektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról,valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.Az iktatáshoz használt iratkezelési szoftverre (továbbiakban ISZ) vonatkozóminimumkövetelményeket külön jogszabály 46 határozza meg. A részletszabályok közül aziktatásra vonatkozókat emeltük ki.Az ISZ-nek az elektronikus ügyiratok céljaira legalább kétféle elnevezési mechanizmust kellbiztosítania, ezek párhuzamosan is használhatók legyenek (egyedi azonosító jelet – iktatószámot, ill. szöveges címet).Az elektronikus iktatókönyv folyamatos számozással működik (a főszám és alszámfolyamatos sorszám, amelyet a szoftverben beállított számláló automatikusan képez).Az ISZ-ben lehetőséget kell biztosítani olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodika szerv meglévő iratkezelési szabályzatához. Lehetővé kell tennie az iktatókönyvek lezárását ésúj iktatókönyvek létrehozását. Biztosítani kell, hogy a zárás után a rendszerbe az adott évre, azadott elektronikus iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Az iktatókönyv zárásánakrészeként el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikusváltozatát.A rögzítés során az irat legyen iktatókönyvbe iktatható, az előírt (meta)adatok köreautomatikus és/vagy manuális módon legyen társítható a rögzítendő irathoz. Szükség esetén(téves iktatás) lehetővé kell tennie az iratok újbóli iktatását, átiktatását vagy egy iktatássztornózását.46 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet83

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésE funkciók használata esetén az eredeti iktatási információk is maradjanak meg, és a tévesiktatásnál kiadott iktatószám ne legyen ismételten kiadható.Elektronikus iktatókönyv esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkezőmunkatárs azonosítósával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell.A naplóban követhetően kell rögzíteni az eredeti és a módosított adatokat.Biztosítani kell az (előírt formátumban érkező) elektronikus iratok nyilvántartásba vételét ésmegfelelő tárolását, valamint elektronikus feldolgozását és/vagy papíralapú feldolgozásifolyamatba továbbítását. Minden iratnak egyedi azonosítóval kell rendelkeznie.Biztosítani kell, hogy a papíralapú, az elektronikus, illetve a vegyes ügyiratok bármelykombinációban egymáshoz rendelhetők legyenek.Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosítóadatai szerinti visszakereshetőséget (név- és tárgymutatózás).3.6.3. Az iktatás egyéb segédeszközeiA közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII.29.) kormányrendelet nem tér ki számos, az iktatás mozzanatával kapcsolatosrészletszabályra. A gyakorlatban azonban több, jól bevált eljárás és eszköz is segíti a szervekiratkezelését, melyeket az egyedi iratkezelési szabályzatok rendeznek. Ezek közül néhányalapvető, jól funkcionáló eljárást mutatunk be.Az iratok nyilvántartásba vételének csupán egyik mozzanata a (papíralapú vagy elektronikus)iktatókönyv kitöltése.Magán az iraton is fel kell tüntetni az azonosító adatokat, erre szolgál az iktatóbélyegző. Aziktatóbélyegző lenyomatának 47 kötelező tartalmi elemeit a helyi szabályzatok határozzák meg.A legfontosabb információk (melyet a korábbi szabályozás kötelezően írt elő): a szerv neve, aziktatás dátuma, iktatószám, mellékletek darabszáma.A gyakorlatban igen eltérő iktatóbélyegzőkkel találkozhatunk (pl. egyes szervek eltérő iktatóbélyegzőthasználnak a bejövő és kimenő irat esetében, így a postázás is szerepelhet a bélyegzőn, gyakori továbbá atárgykód, az előzményi irat számának feltüntetése is).Az irat nyilvántartásba vételének része az előadói ív 48 megnyitása. Egy olyan ügyviteli iratrólvan szó, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat,adatokat tartalmazza (a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot 49 vagy ügyiratot képez). Azelőadói íven szerepelnek az iktatókönyvben szereplő adatokon túl a különböző kezelésifeljegyzések és utasítások is (pl. tájékoztatásként kik lássák, kimenő irat esetén az elküldésmódja, irattári tételszám stb.).Az előadói ív két vagy több lapból is állhat, használata az irat eredeti állapotának megőrzését is szolgálja.A számítógépes „előadói ív” és az „iktatókönyv” azonos adattartalmúak, hiszen egy adatállománybólkerülnek letöltésre, ügyenként ez automatikusan nyomtatható.47 Iratmintatár 11. sz. melléklet48 Iratmintatár 10. sz. melléklet49 Ügyiratdarab az ügyiratnak az a része, mely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában84keletkezett iratokat tartalmazza.

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA nagy gyakorisággal előforduló, azonos tárgyú, rendszerint további intézkedést nem igénylőügyek nyilvántartására szolgál, az ún. gyűjtőszám.Ezt jellemzően az irányító-szervező tevékenységet ellátó szervek alkalmazzák, pl. oktatásszervezésselfoglalkozó szerv egy adott időpont tanfolyamának kiértesítését egy gyűjtőszámon küldi meg, vagy egyfelhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok.A gyűjtőszámokat a felügyeletet ellátó vezető jelöli ki az iktatókönyv megnyitásakor. Agyűjtőívet a soron következő szabad főszámra kell iktatni. A beérkezett válaszokat gyűjtőíventartjuk nyilván.3.7. MutatózásA papíralapú, kézi iktatás esetén az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adataialapján az iktatott iratokról név- és tárgymutatókönyvet kell vezetni.Névmutató: az iktatott iratokat az év elején megnyitott regiszteres névmutatókönyvekbe kellbevezetni az ábécé betűinek sorrendjében, a küldő szerv vagy személy nevénekkezdőbetűjénél. Meg kell jelölni az iktatókönyvben szereplő tárgyat és az iktatószámot.Tárgymutató: az iktatott iratok legfontosabb és legtalálóbb tárgymeghatározása után az ábécébetűinek sorrendjében felvezetik a tárgyszót, majd az iktatószámot.A tárgymutatókönyvbe bejegyzett rövid meghatározásnak minden esetben azonosnak kelllennie az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveggel.Amennyiben a szerv elektronikus iratkezelési rendszerrel rendelkezik, ilyen könyv vezetésérenincs szüksége. Az elektronikus iktatókönyvben ugyanis biztosítani kell a név- és tárgy szerintivisszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapjántárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerintikeresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.3.8. Szignált iratok átadásaA szervezeti egységre történő szignálást követően az – iktatott – iratokat nyomon követhető,hitelt érdemlő módon kell továbbítani a kijelölt egységhez, illetve ügyintézőhöz.Mint már azt említettük, általános követelmény, hogy az iratforgalom keretében az átadástátvételtminden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor,kinek továbbította vagy adta át az iratot.A továbbítás dokumentálására több megoldással is találkozhatunk. Gyakori, hogy a szignáltiratokat átadókönyv (kézbesítőkönyv) kitöltésével továbbítják.Több közfeladatot ellátó szerv alkalmaz ún. előadói munkafüzetet 50 (munkanaplót) az iratokszerven belüli továbbítására. Ebben az esetben az ügyintézők a nevükre szignált iratokatelőadói munkafüzettel (munkanaplóval) vehetik át, mely nemcsak az ő munkáját tesziáttekinthetővé, hanem az iratkezelő számára is igazoló dokumentum az irat átvételéről.A naplóba az iratok számát, az átadás dátumát és az átadás-átvétel elismerését rögzítik,esetenként az iratok tárgyát.50 Iratmintatár 13. sz. melléklet85

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésElektronikus iktatórendszer esetében maga az iktató program is lehetővé teszi az átvételrögzítését. Az iratkezelő az iktatás során felvezeti a kijelölt ügyintézőt, s erről kinyomtat egyátadás- átvételt igazoló lapot. Az átadás tényét az átvevő ügyintéző és az átadó iratkezelő isaláírásával igazolja.Az ügyintézőnek a nevére szignált irat átvételekor minden esetben ellenőriznie kell számszerint, illetve lapszámonként az általa átvett ügyiratokat, a mellékletek, a szükséges előiratokmeglétét.Előfordulhatnak olyan esetek, amikor az ügyintézőnek az ügy irataira a munkahelyén kívül van szükségepl.: helyszíni ellenőrzéshez. Az irat munkahelyről történő kivitelének, munkahelyen kívülitanulmányozásának, feldolgozásának, tárolásának előírásait belső szabályzatban kell meghatározni.A következő ábra foglalja össze a beérkező irat nyilvántartásba vételének főbb mozzanatait. Jólmutatja, hogy az irat típusától, előéletétől függően másképp kell eljárni (kell-e iktatni, előirat,utóirat). S mint ahogy a szignálás témakörénél említettük – az ábrától eltérően – a gyakorlatbanelőfordulhat, hogy csak az iktatást követően kerül a szignáló vezető kezébe az irat.Ez pedig azt jelenti, hogy az ügyintéző kijelölését követően újra elő kell venni a nyilvántartást,hiszen rögzíteni kell az adott ügyintéző adatait is. A közigazgatásban jellemzően az ábraszerinti megoldással találkozhatunk.A következő ábra az irat nyilvántartásba vételét mutatja be:ÜgyiratSzignálásKell iktatni?nemKülön szabályok szerintkell eljárniigenGyűjtőszámrakell iktatni?nemKezdő irat?nemigenigenAz előre meghatározottgyűjtőszámra iktatjukA következő szabadsorszámra iktatjukAz előzmény számánakkövetkező alszámára iktatjukElőadói ív megnyitásaTovábbítás az ügyintézőhöz86

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.9. Ügyirat készítése, kiadmányozásAz ügyintéző feladata az ügy érdemi elintézése. Az ügyintéző az ügyiratot a vezetőszignálásával megkapja, megismeri annak tartalmát, valamint a vezető elképzelését az elintézésmódjáról. Szakmai körültekintéssel egy kiadmánytervezetet készít. Ha úgy ítéli meg, hogy azügy jellege, illetve az elintézés által indokolt módja eltér a megszokottól, erről egyeztet avezetővel.Előfordulhat, hogy az ügyintéző telefonon egyeztetett az ügyféllel, a megbeszéléssel azonban máskörülményekre is fény derült az ügy szempontjából. Erről írásban vagy szóban az ügyintéző beszámol avezetőnek, aki a szignálás során adott iránymutatásait ez alapján módosíthatja.Az ügyintéző felelős az általa készített tervezetért, amelyet a szignójával köteles ellátni. Ha azadott ügy tárgya a szerven belül másik szervezeti egység ügykörét is érinti (vagy a vezetőutasította a tervezet bemutatását másik szervezeti egység vagy személy számára), akkor atervezetet kiadmányozás előtt a kijelöltek részére láttamozás 51 céljára megküldi.A láttamozás történhet még a kiadmányozást követően a továbbítást megelőzve, illetve azirattárba vagy határidő-nyilvántartásba helyezés előtt.A kiadmányozás a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását,letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosultrészéről.A kiadmányozásra jogosultak személyét az adott közigazgatási szerv szervezeti és működésiszabályzatában, ügyrendjében rögzíti (a jogosultságot a vezető munkaköri leírásában isnevesítik). Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen, kizárólag akiadmányozási joggal felruházott munkatárs aláírásával lehet továbbítani.Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és aziktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatbanmeghatározott egyéb dokumentumok.A kiadmány akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja és azt bélyegzőlenyomattal hitelesíti, a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személyazt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalosbélyegzőlenyomata szerepel, a közigazgatási hatóság a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknekmegfelelő elektronikus aláírással és időbélyegzővel látta el, a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szólótörvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldésétigazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.Kiadmányt lehet készíteni hiteles másolatként is. Ebben az esetben a kiadmányozó nyomtatottneve mellett „s.k.” jelzés szerepel. Ezt követően a felhatalmazott köztisztviselő vagy ügykezelő„a kiadmány hiteles” záradékkal látja el a másolatot, majd saját kezűleg aláírja, és a hivatalpecsétjével hitelesíti azt.51A láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását,tudomásul vételét, egyetértést) biztosító aláírás vagy kézjegy, vagy az ezt helyettesítőszámítástechnikai művelet.87

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésEzzel az eljárással azt bizonyítja, hogy a hiteles másolatban készült kiadvány az eredetivelmindenben megegyezik, és az eredeti iratot az arra jogosult saját aláírásával kiadmányozza.Nyomdai sokszorosítás esetén hiteles a kiadmány, ha a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel.A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről és az érvényes aláírás- bélyegzőkről és a hivataloscélra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetnie az erre kijelöltügykezelőnek. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyena bélyegző, ill. pecsétnyomó használója, kezelője.A következő ábra az ügyiratkezelést mutatja be az ügyintézés szakaszában:IktatóÜgyintézőVezetőTovábbításügyintézőhözDöntéstervezetkészítéseÜgyintézőkiadmányoz?nemKiadmányozásigenKiadmányozásElküldés az ügyfélrészérePostázónak utasításigenJóváhagyta?nemigenElintéződött?nemirattárHatáridősnyilvántartásA fenti ábrából is kitűnik, hogy bizonyos esetekben kiadmányozási joggal rendelkezhet magaaz ügyintéző is. Jellemzően olyan ügyekben ruházzák fel az ügyintézőt ilyen jogosultsággal,amikor jogszabályban, egyértelműen meghatározott feltételek alapján kell dönteni pl.:engedélyek, kedvezmények jogosultságainak elbírálása.3.10. Iratok sokszorosításaA szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézőjehitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. Papíralapúmásolat esetén a hitelesítési záradék „A kiadmány hiteles” szövegből, a bélyegző lenyomatábólés a hitelesítő aláírásából áll.88

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA Ket. rendelkezése szerint elektronikus dokumentumról hitelesített elektronikus, illetvehagyományos papír alapú másolat is készíthető és iratérvényességi nyilvántartás teszi lehetővéa másolt okiratok hitelességének ellenőrzését.A hatóság elektronikus ügyintézése során alkalmazott elektronikus út keretében szükségszerint a papír alapon beérkező iratról hiteles elektronikus másolatot, az elektronikus útonmeghozott döntésről hiteles papír alapú kiadmányt vagy másolatot készít vagy készíttet.Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) kormányrendelethatározza meg a másolatkészítés szabályait. Fontos kiemelni, hogy fő szabályként az ügyféltőlnem követelhető meg, hogy ugyanazon beadványát egyidejűleg több módon küldje meg ahatóságnak.3.10.1. Elektronikus irat sokszorosításaHa az elektronikus ügyintézés során egyes eljárási cselekmények teljesítéséhez elektronikusiratot az ügyfél rendelkezése, vagy jogszabály alapján nem lehet felhasználni, és az adottelektronikus irat információtartalma papír alapon megjeleníthető, az ügyintézést biztosítószerv az eljárási cselekmény teljesítéséhez az elektronikus iratról jogszabálybanmeghatározottak szerint papír alapú kiadmányt vagy másolatot készíthet vagy készíttethet.Ha az elektronikus dokumentum másolatát a jogszabályi előírásoknak megfelelően állítják elő,akkor annak joghatása az eredeti dokumentum joghatásával megegyezik. Elektronikusdokumentum papíralapú másolatában rögzíteni kell: az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát, a kiadmányozó, vagy másolatkészítő aláírását és bélyegzőlenyomatát, záradékban az dokumentum azonosítására vagy másolat készítésére vonatkozó adatokat,amelyek az elektronikus dokumentum tartalmából egyébként nem állapíthatóak meg, de amásolatot kérő szempontjából fontosak, „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” záradékszöveget.Amennyiben a másolat nem tartalmazza az eredeti, elektronikus dokumentum teljes (szövegesés ábrázolt) tartalmát, úgy a záradékban fel kell tüntetni, hogy a másolat alapjául szolgálóelektronikus dokumentumot csak részben tartalmazza. Amennyiben nincs lehetőség azelektronikus dokumentum papír alapú másolatának, vagy teljes tartalmú másolat készítésére,úgy az elektronikus dokumentummal rendelkező hatóságnak biztosítani kell az elektronikusdokumentum megismerésének lehetőségét.Előfordulhat az az eset, hogy az ügyfél elektronikusan készíti el például a kérelmét, de nem állmódjában elektronikus úton megküldeni a hatóság részére. Valamely adathordozóra (pl.: CD,floppy) elmentve is benyújtható dokumentum. Ebben az esetben a hatóság beadványt benyújtószemély jelenlétében olyan elektronikus másolatot készít, amelyben az adathordozón rögzítettelektronikus beadványon túl nyilatkozik a másolat és az elektronikus adathordozón rögzített beadvány azonosságáról, megadja az elektronikus adathordozó azonosításához szükséges adatokat, valamint elektronikus aláírással látja el.3.10.2. Papíralapú dokumentum sokszorosításaPapíralapú dokumentumról is készíthető elektronikus másolat (a másolatkészítéskövetelményeiről a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet és a 85/2012. (IV. 21.) kormányrendelet szól).89

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során biztosítani kell azeredeti dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, továbbá azt,hogy a másolaton minden – az aláírást követő – módosítás érzékelhető legyen.Az elkészített elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal („az eredeti papíralapúdokumentummal egyező” megjegyzéssel), valamint legalább fokozott biztonságú elektronikusaláírással kell ellátni.A másolaton az alábbi adatokat is el kell helyezni: a papíralapú dokumentum megnevezése, a papíralapú dokumentum fizikai méretei, a másolatkészítő szervezet megnevezése, másolatkészítő személy neve, a másolatkészítő rendszer, ill. a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése ésverziószáma, a másolatkészítés ideje, (elektronikus aláírás) érvényességi ideje, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nemmeghatározott.Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetve időbélyegző. Ez esetben adokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.A papíralapú közokiratról, valamint teljes bizonyító erejű magánokiratról külön jogszabálybanmeghatározott formátumú másolat csak információvesztés nélkül készíthető. Az elektronikusmásolaton fent említett adatokon túl el kell helyezni: minősített elektronikus aláírást (hivatali aláírás) és az aláíró a kiadmányozásra jogosultszemély, valamint időbélyegzőt (vagy saját elektronikus aláírással ellátott időjelzőt).A hatóság akkor is készíthet és tárolhat elektronikus formában valamely iratot, ha azt az ügyfélszámára eredetiben papír alapon küldte meg, különösen, ha azt az ügyfél kérte vagy jogszabálya postai kézbesítést írja elő. Ebben az esetben az elektronikus iraton fel kell tüntetni, hogy azpapír alapon lett megküldve az ügyfélnek.3.11. Iratok továbbítása (expediálás)A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokonvégrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzéseután dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. Aküldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő,futárszolgálat stb.).3.11.1. Papíralapú iratok továbbításaA szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített (aláírt, illetőlegbélyegzőlenyomattal ellátott) iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőriznikell, a címzés, iktatószám, dátum helyességét, valamint, hogy a mellékleteket csatolták-e.Ha a jogszabály másként nem rendelkezik, akkor az ügyfél által becsatolt eredeti okiratokat az eljárásbefejezése után vissza kell küldeni.Az ellenőrzések után dokumentálni kell a nyilvántartással, és továbbítással kapcsolatosinformációkat.90

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA kimenő iratból – a címzettek számától függően – mindig legalább két példány készül,melynek 1 példánya az irattárba kerül az elintézést követően. Így az irat azonosító adatain túlaz elküldés módja és időpontja az irattárba kerülő példányon, vagy a hozzá tartozó előadóiíven is megjelenik.3.11.2. Elektronikus továbbításAz elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelésiszabályzatában – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá azelektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével –határozza meg.Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a hatóság elektronikus iratot az ügyfélnek csak akkorküldhet, ha az ügyfél az ügyintézési rendelkezésében vagy az ügyintéző személyesközreműködésével történő eljárási cselekmények esetében az adott eljárás során ezt nem zártaki. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusanküldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell. Amennyiben az elektronikusküldés meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítésimódszerrel kell megküldeni.Formátumát tekintve a hatóság is kötve van az előírásokhoz. Az ügyfél számára a benyújtottalmegegyező formátumú elektronikus dokumentumot küldhet. Ez lehet a jogszabály szerintiforma, vagy külön megállapodásban megjelölt, vagy a hatóság által közzétett listán szereplőformátum.Fontos korlátozás, hogy a hatóság nem küldhet ilyen formátumú elektronikus dokumentumot,ha az ügyfél korábban jelezte, hogy az adott formátumú dokumentumot nem tudja értelmezni.A hatóságnak biztosítania kell, hogy az elektronikus ügyintézés során a jogszabályban előírtformátumú dokumentumokat fogadja és értelmezze, valamint képes legyen a fogadott és sajátinformatikai rendszerében használt, egyéb formátumú dokumentumokat szükség szerintátalakítani az jog által előírt formátumra.A visszaigazolás kötelezettsége az ügyfelet is terheli. A hatóság által küldött értesítésekvalamint döntések vételének visszaigazolására köteles. A visszaigazolások fogadására ahatóság önálló levélcímet köteles használni. Ez nem lehet azonos az elektronikus beadványokfogadására megadott elektronikus címmel. Az ügyfél által elküldött visszaigazolásról a hatóságvisszaigazolást nem küld.Amennyiben az ügyfél bármilyen okból 5 napig nem nyitja meg a neki küldött elektronikusküldeményt, illetve nem reagál a hatóság üzenetére, papír alapon, postai úton is meg kellkísérelni a kapcsolat felvételét. Ezek után már a hagyományos eljárás szabályait kellalkalmazni. Az ügyfél akkor is kérheti, hogy a hatóság a döntését papír alapon kézbesítse, hakérelmét elektronikus úton nyújtotta be.Az elektronikus szolgáltató rendszer ideiglenes tárhelyére küldött hatóság küldeményelhelyezésről a hatóság elektronikusan értesíti az ügyfelet, aki védett csatornán, magátazonosítva érheti el a küldeményt. Természetesen itt is él az 5 napos határidő. Az ideiglenestárolórendszer figyeli a lekérdezést. Amennyiben 5 napon belül az ügyfél nem kéri le a hatóságáltal küldött küldeményt, a rendszer figyelmezteti a hatóságot a postán történő kézbesítésre.91

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA küldemény elolvasásáról is küld üzenetet a hatóság részére, amelyet csatolni kell majd azirathoz. Az itt elhelyezett dokumentumokat a rendszer törli az ügyfél által történt letöltés,illetve másolat készítését követően.3.12. Iratok határidő-nyilvántartásaAz ügyintézés határidejét az ügyintéző és vezetője a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelésiszabályzat előírásai szerint jogosult megállapítani. Határidőt kell megjelölni, ha a küldemény„sürgős” jelzéssel érkezett, az ügyintézés befejezése a szokásostól eltér, az intézkedésekhez másszervek, vagy szervezeti egységek válaszai szükségesek.Gyakran előfordul, hogy egy adott ügy lezárásához valamilyen közbenső intézkedésre,valamilyen feltétel bekövetkezésére vagy megszűnésére van szükség (pl. várjuk a szakhatóságvéleményét, ennek ismerete nélkül érdemben nem tudunk dönteni; az ügyfelet hiánypótlásraszólították fel). Az ilyen típusú ügyek iratait az ügykezelő által vezetett határidőnyilvántartásba(közismert nevén scontróba) kell helyezni.A helyi iratkezelési szabályzat – a szerv feladat- és hatásköréből adódó speciális ügytípusokfigyelembevételével – határozza meg azoknak az iratoknak a körét, amelyet külön engedélynélkül kell a határidő nyilvántartásba helyezni. Ilyenek például a hiánypótlásra felszólítólevelek, a megkeresést tartalmazó levelek, a felfüggesztett eljárás irata stb.Az ügyintézés határidejét a vezető állapítja meg, s engedélyezi a nyilvántartásba helyezést,amelyet az iktatókönyv (ill. előadói ív) megfelelő rovatában hónap és nap megjelölésével kellfeljegyezni.Hagyományos iktatás esetén ezt az ügykezelő törli az irattárba helyezésekor, mert ebbe a rovatba kerül azirattárba helyezés időpontja.Az iratkezelő köteles a határidős ügyiratokat az egyéb iratoktól elkülönítve (rekeszeshatáridős szekrényben vagy irattartókban), a határidőként megjelölt naptári napok és aziktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani. Ha a határidőn belül a válaszmegérkezett az iratot ki kell emelni a nyilvántartásból, ezt az előadói íven, ill. az iktatókönyvmegfelelő rovatában fel kell jegyezni. Amennyiben a határidő eredménytelenül járt le (pl. nemérkezett meg a szakhatóság véleménye) az ügyiratot a nyilvántartásból ki kell venni, és azügyintézőnek kell továbbítani további intézkedésre.A határidő-nyilvántartás vezetése számítógépes technológiával egyszerűbb és könnyebb,hiszen a program automatikusan figyeli a határidőket, a határidős iratok elkülönített tárolásátebben az esetben is meg kell oldani.3.13. Irattárba helyezés, irattári tervMielőtt rátérnénk az irattárba helyezés szabályaira, tekintsük át röviden, mit is kell tudni azirattári tervről.3.13.1. Irattári tervA közfeladatot ellátó szervek az iratok megőrzésére vonatkozó szabályokat az irattári tervbenhatározzák meg, amely az iratkezelési szabályzat kötelező melléklete. Az irattári terv aköziratok rendszerezésének alapja. Egy jegyzék, amely az ügyiratokat és a nem iktatássalnyilvántartott egyéb irategyütteseket tárgyi alapon tételekbe sorolja.92

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésTehát az irattárban – az iktatás során alkalmazott (időrendi) sorszámos tárolással szemben – tematikusrendszerben történik az iratok rendezése.Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, figyelemmel arra,hogy egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározottidőtartam után selejtezhető iratok sorolhatók. További szempont az irattári tétel kialakításánál,hogy azok megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikaiadatszolgáltatáshoz.Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján a különböző célú és adattartalmúnyilvántartásokból, testületek, bizottságok, s egyéb értekezletek irataiból (pl.: ülésekrőlkészített emlékeztetők, jegyzőkönyvek).Az irattári terv határozza meg az irattári tételekhez kapcsolódóan a nem selejtezhető irattáritételek körét. A nem selejtezhető irattári tételek esetén meg kell jelölni azt is, hogy melyekazok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok,amelyek őrzéséről a szerv helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető köziratok teljes éslezárt évfolyamait fő szabályként a keletkezés naptári évétől számított 15 év végéig kell azilletékes közlevéltárnak átadni.Valamennyi irattári tételhez kapcsolódóan – függetlenül attól, hogy az selejtezhető vagy sem –meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. A levéltári törvény az irattári tételekkialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, a nem selejtezhető iratoklevéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdéseiben a Magyar OrszágosLevéltár, illetve az illetékes közlevéltár részére egyetértési jogot biztosít.Az irattári tervben meghatározott tételeket csoportosítva, általános és különös részre osztvakell szerepeltetni. Az általános részben a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezetiegységet is érintő irattári tételek, a különös részben pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódótételek tartoznak. Így az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül csoportokba ésalcsoportokba kell besorolni, és megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.Számítógépes iktatás esetén alapvető követelmény, hogy az ISZ-nek igazodnia kell a szervmeglévő irattári tervéhez. Biztosítani kell az irattári terv létrehozását, valamint, hogy afelhasználók az irattári terv főcsoportjainak, csoportjainak és alcsoportjainak irattári tételeihezilleszkedő elsődleges besorolási sémát hozzanak létre. Biztosítani kell az ügyirat életciklusánakbármely időpontjában a tételszám módosítását is.3.13.2. IrattárÁltalános szabály, ha az ügyintéző nem dolgozik az irattal, annak vagy a határidő-nyilvántartásbanvagy az irattárban kell lennie. Irattárba azok az ügyiratok kerülnek, amelyeknekkiadmányait már továbbították, illetve amelyeknek irattározását elrendelték (ilyen esetben kapaz irat „a/a” jelzést). Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan,visszakereshetően kell végezni.Az irattár az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére, valamint kezelésének biztosításacéljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárlóhely. (Az iratok eredetiállapotuk, formájuk megőrzésére kell törekedni, a tárolás során mindenfajta veszélytől, pl. tűz,beázás, bogár stb. óvni kell.)93

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz önkormányzatnál kijelölhető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz,portól és más szennyeződésektől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, habenne a tűz keletkezése a legbiztonságosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívültámadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.A közigazgatási szerveknél jellemzően kétfajta irattárat tartanak fenn:1. Átmeneti (operatív) irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézőkrendelkezésére álló iratok tárolóhelye.Itt is az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattáritételszámmal ellátott iratokat tárolják. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatbanmeghatározott ideig őrzi az iratokat, annak leteltével vagy selejtezi azokat vagy átadja a szervközponti irattárának.Tapasztalat szerint a lezárást követően bizonyos, szervenként eltérő ideig még szükség lehet az iratra,ezért biztosítják a könnyebb elérést ezekkel az átmeneti irattárakkal (rendszerint 2-5 évig).2. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. A központiirattárba helyezés előtt az iratkezelő ismételten átvizsgálja az irato(ka)t, hogy az irattározásiszabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Majd bevezeti az iktatókönyvbe az irattárba helyezésidőpontját és az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárbakizárólag a lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatóak le, átadási könyvkíséretében.3.13.3. Irattárba helyezésIratot irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy az általa megbízott engedélyévelszabad (amit az előadói íven és/vagy az iraton az a/a jelzéssel, aláírással kell jelölni).Az irattári tételszámot az érdemi ügyintéző határozza meg a szerv hatályos irattári tervealapján, ezt rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában (ugyanabban az ügyben keletkezettkülönböző iratokból álló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt előíró irattáritételszámot kell adni). Irattárba helyezés előtt ellenőriznie kell, hogy az előírt kezelési éskiadási utasítások teljesültek-e.Irattárba helyezés előtt az iratkezelő ismételten átvizsgálja az iratot, hogy az irattározásiszabályoknak megfelel-e (pl. nem került-e az ügyiratok közé más ügy irata). A feleslegessé váltmunkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni és a selejtezési eljárásmellőzésével meg kell semmisíteni.Amennyiben az ügykezelő hiányosságot tapasztal az iraton, visszaadja az ügyintézőnek javítás,pótlás céljából (jelzi az ügyintézőnek, hogy az irat irattárba helyezését miért tartjaelőkészületlennek). A vizsgálatot követően – ha mindent rendben talált – az iratkezelő aziktatókönyv megfelelő rovatába felvezeti az irattárba helyezés időpontját, és az iratot az irattáritételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi el.Elektronikus irattározás (digitális archiválás) esetén az azonos iktatóhelyhez és azonosévkörhöz tartozó iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közösrendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer esetén a különböző iktatóhelyekheztartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.94

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagosolvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell.Biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is (ha ez nembiztosítható, az elektronikus iratról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, hivatalosankell nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikusadathordozón rögzített iratokkal).Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csakaz irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükrözőpéldányt lehet tárolni.3.14. Iratok kiadása az irattárbólA szerv munkatársai – a szervezeti és működési szabályzatban – meghatározott jogosultságukalapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek 52 iratokat. Ennek feltétele, hogy azirat ismeretére az adott feladat elvégzéséhez feltétlen szükség van.A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentálni kell. Papíralapú iratokesetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot 53 kell készíteni, amelyet mintelismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárbanaz ügyirat helyén kell tárolni (így biztosítható, hogy az irat holléte ismert legyen). Azügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatábanmeghatározottak szerint a kölcsönzésről – az irat átadás-átvételét igazoló – elektronikusnyilvántartást vezet.Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot.Amennyiben a felhasználó saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattárkezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználóelektronikus úton is megkapja a kért irat másolatát.A következő ábra az archív iratkezelést mutatja be:Elintéződött?igenÁtmeneti irattárSelejtezhető?nemKözponti irattár(2-5 év)igenSelejtezésigenSelejtezhető?nemÜgyfélIratbetekintésŐrzésÜgyintézőIratkölcsönzés52 Iratmintatár 15. sz. melléklet53 Iratmintatár 16. sz. melléklet95

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.15. Selejtezés, megsemmisítésMinden évben az iratokat az irattárban előírt megőrzési idő lejártával – a nem selejtezhetőiratok kivételével – selejtezni kell. A feladat ellátására 3 tagú selejtezési bizottságot kellfelállítani, amely a selejtezés szakszerű megszervezéséről és lebonyolításáról gondoskodik.Mivel az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellettlehet elvégezni, tagjait a szerv vezetője jelöli ki (a tagok között szerepel általában aziratkezeléséért felelős vezető, egy iratkezelő).Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, a szerv bélyegzőlenyomatávalellátott selejtezési jegyzőkönyvet 54 kell készíteni melyet az iktatást követően meg kell küldeniaz illetékes levéltárhoz a selejteztetés engedélyezése céljából. A selejtezés időpontját anyilvántartás megfelelő rovatba be kell vezetni. A selejtezésről készített jegyzőkönyvet nemlehet selejtezni.A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyvvisszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Iratot megsemmisíteni csak ezenengedély birtokában lehet.Előfordulhat, hogy a levéltár úgy ítéli meg, a selejtezésre váró anyagok közül van olyan, amitörténeti értéket képvisel, társadalmilag indokolt azok levéltárban való elhelyezése akésőbbiekben. Ebben az esetben ezek visszatartását kérheti, melynek következménye, hogy azirat visszakerül az irattárba, ennek megtörténtét a jegyzőkönyvön is jelezni kell.A selejtezett iratokat az irat anyagától függően különböző módszerekkel semmisítik meg (pl.zúzda vagy égetés). Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratokmetaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelölésseltörténik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azazvisszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételévelgondoskodik.Selejtezési eljárás nélkül is semmisíthetők meg iratok, ezek körét a helyi iratkezelésiszabályzatok határozzák meg (például ide tartoznak általában a munkaközi anyagok,megőrzést nem igénylő borítékok, elavult formanyomtatványok, tájékoztatók stb.).3.16. Levéltárba adásA maradandó értéket képviselő, a levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezártévfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, tételjegyzékkel kell átadni, melynek költségétaz átadó szerv viseli.Az iratokat a segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmassavmentes dobozokban kell átadni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet 55 kell készíteni. Azügyvitel érdekében lehetőség van egyes iratoknak a visszatartására, ezekről a visszatartottügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket 56 és a visszatartott iratokrólkészített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.54 Iratmintatár 18. sz. melléklet55 Iratmintatár 14. sz. melléklet56 Iratmintatár 19-21. sz. mellékletét96

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározottformátumban kell elvégezni.Amennyiben az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételeketa levéltár nem tudja biztosítani, az iratokat hitelesített másolatként, tartós, időtálló papíron kellátadni (a levéltárak többsége egyáltalán nincs felkészülve az elektronikus iratok fogadására,ezért az átadó szerv számára hatalmas költséget jelent ezek „papírosítása”).Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nemselejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresenszüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktáriférőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadásátvételihatáridő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennekidőpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.4. Iratok védelmeAz iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban mindenesetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és akéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférésmegakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz férhetnek hozzá,amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezetőfelhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.Számítógépes iktatás esetén az ISZ-ben lehetővé kell tenni a jogosultságok tartalmánakdifferenciált meghatározását, mindenképpen biztosítva az iktatásra jogosultság, az iktatásiinformációk megtekintése, a selejtezés, az iratokhoz hozzáférés és a rendszergazdai alkalmazásfeladatok elkülöníthetőségét.A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítások tényét(és a módosításra irányuló műveleteket, azaz a próbálgatásokat is) a jogosultsággal rendelkezőügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell (ez az eseménynaplónem módosítható és nem törölhető).Mint már említettük a kiadmányozó döntése szerint az iratokhoz különböző kezelésiutasításokat (pl.: „Sajátkezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”,„Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, stb.) adhat, amely az iratok és azabban található információk védelmét szolgálják. Ezek a kezelési utasítások azonban nemkorlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.5. Iratkezelés ellenőrzéseAz ellenőrzés több szinten valósul meg. A szervezeti egység vezetője évente köteles: ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását, az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni, közvetíteni az e Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletévelmegbízott vezetőnek.97

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és aszabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet rendelkezik a közigazgatási szervek iratkezelési szabályzataiban foglaltakvégrehajtásának ellenőrzési feladatairól is.A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium (atovábbiakban: minisztérium) a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggőellenőrzési feladatait az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központiállamigazgatási szerveknél végzi. A fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzi azönkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban és az önkormányzati társulásokiratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy aziratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokbanfoglaltaknak.Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdéseelőtt legalább tíz munkanappal – az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül –értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése azellenőrzés célját nem hiúsítja meg.Ellenőrzésre a minisztérium, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatal megbízottkormánytisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát azellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzésimegbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes.Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységétlehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején(munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokróljegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy.6. Elektronikus iratkezelés speciális szabályaiEgyes papír alapú dokumentumok kezelésére épülő szabályokat az elektronikusdokumentumok esetén speciálisan kell alkalmazni 57 .Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgyelektronikus formátumban történő kiadmányozás esetében ez az alábbiak szerint teljesíthető: a kiadmányozó külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelőelektronikus aláírásával és időbélyegzővel, a szervezet nevében történő gépi aláírással és időbélyegzővel, az ügyintéző neve mellett„s.k.” jelzéssel, vagy az iraton az iratérvényességi nyilvántartásban történő nyilvántartás tényének feltüntetésévelés az ügyintéző neve mellett „s.k.” jelzéssel.57 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet IX. fejezet98

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAhol jogszabály valamely jognak, döntésnek, ténynek vagy más adatnak iratra történőfeljegyzését vagy rávezetését rendeli el, illetve valamely irat záradékolásáról vagy kijavításárólrendelkezik, úgy az elektronikus dokumentum esetében történhet: az eredeti dokumentumhoz történő elektronikus formában történő csatolással úgy, ha acsatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosításlehetőségét kizárva történik, majd az eljáró ügyintéző az iratot a csatolt adatokkal együttújrahitelesíti, vagy ha az eredeti elektronikus dokumentum lehetővé teszi, annak adatszerkezeténekkiegészítésével és ügyintéző általi újrahitelesítéssel, feltéve, hogy ezzel az eredeti hitelesítésiinformációk nem sérülnek.Ha jogszabály valamely irat bemutatását írja elő, az elektronikus ügyintézés esetén kiváltható: hiteles elektronikus másolat benyújtásával, kormányablaknál, kihelyezett ügyintézési pontnál történő bemutatással, ahol az iratrólmásolatot készítenek, azt hitelesítik, és az eljáró hatósághoz benyújtjákÖsszefoglalásNe feledjük, az ügyiratkezelés teszi láthatóvá az ügyintézést. Amennyiben az előző oldalakonismertetett szabályokat, követelményeket figyelmen kívül hagyjuk, az hátrányosan érinti aszerv működésének egészét. Valójában az ügyirat-kezelési szabályok az ügyiratok hitelességéthivatottak biztosítani, tehát közvetve a közigazgatási szerv hitelességének zálogaként isszolgálnak. A közigazgatási szervek iratainak – a beérkezett és a saját iratait egyaránt – az előírtszabályok szerinti kezelése a gyors, biztonságos és bizonyítható ügyintézés eszköze.Egy közigazgatási szerv iratkezelési rendszerének a következő követelményeknek kellmegfelelnie: az irat útja pontosan nyomon követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen, szolgálja az egész szerv és annak valamennyi szervezeti egysége feladatainak eredményes ésgyors megoldását, rendeltetésszerű működését, szolgálja az iratok törvényes védelmét, épségben és használható állapotban való őrzését.Ezeket a szempontokat minden körülmények között teljesíteniük kell, függetlenül a szervezetisajátosságoktól, az ügyintézés formájától.Az elektronikus ügyintézés térhódításával (kötelezettségével) nagyobb teher és felelősség hárulaz iratok kezelésében közreműködőkre is. A követelményeknek való megfelelés csak jólkialakított, körülhatárolt rendszerrel és megfelelően felkészített munkatársakkal biztosítható.A közigazgatásban az iratok elektronikus kezelése még nem terjedt el, bár az intézményektöbbsége elektronikus iktatórendszert használ. Az iratok kezelése többségében még papíralapon történik, néhol az elektronikus és a papír alapú iratkezelés párhuzamosan valósul meg.Az elektronikus ügyintézés, és ezzel párhuzamosan az elektronikus ügyiratkezelés elterjedéseérdekében napjainkban a jogszabályi környezet is változik. Több jogszabály módosult ésmódosul a közeljövőben, új jogszabályok jönnek létre, ill. bizonyos jogszabályok (pl. 12/2005.(X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumokrészletes technikai szabályairól, 193/2005. (I. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézésrészletes szabályairól, 2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és azelektronikus tértivevényről) hatályukat vesztették.99

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz átmeneti időszakban egyes területek szabályozása így hiányos (pl.dokumentumformátumok, elektronikus dokumentumok másolásának szabályai, elektronikusiratkezelés speciális szabályai).Az iratkezelés területén tapasztalható problémák, amelyeket meg kell oldani:Papír alapú működés letükrözése: az iratkezelést szabályozó jogszabályok (pl. 335/2005 (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről)elsősorban a papír alapú iratkezelés szabályozására készültek, az elektronikus iratok esetén ispapír alapú iratkezelési logikát alkalmaz.Interoperabilitás hiánya: a szabályozás (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet aközfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztottkövetelményekről) csak általánossággal foglalkozik az iratkezelési szoftverek és egyébigazgatási szoftverek közötti interoperabilitás feltételrendszerével.Differenciálatlanság: az előírások nem differenciálják az iratkezelési követelményeket aszervezetek mérete, jellege és működési területe szerint.100

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés101

VI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek1. Általános adatvédelem1.1. Az adatvédelem lényegi tartalmaAz emberi méltósághoz való jogból és a magánszférához való jogból vezethető le az améltányolható igényünk, hogy személyes adatainkról lehetőség szerint magunkrendelkezhessünk, illetve a szükségszerűen kezelt adataink felhasználása minden esetbenjogszerű legyen. A hatályos adatvédelmi szabályozás alapjait az alkotmánybíróság munkáltaki, mikor határozatában 58 megállapította, hogy a korlátozás nélkül használható, általános ésegységes személyazonosító jel (személyi szám) alkotmányellenes. Az egykori személyi számhelyébe eltérő célú azonosítási kódok léptek (adóazonosító jel, TAJ-szám, és a személyi adat- éslakcímnyilvántartás céljára rendszeresített személyi azonosító), e kódok felhasználásának,rögzítésének, továbbításának törvényes kereteit, a polgárok ezzel kapcsolatos jogait éskötelezettségeit törvényben 59 szabályozták.Magyarország Alaptörvénye VI. cikke értelmében mindenkit megillet a személyes adatokvédelméhez való jog. E jogunk gyakorlásakor meghatározott keretek között szabadonrendelkezhetünk a velünk kapcsolatos adatokról, információkról illetve nyomon követhetjükadataink kezelését.Az adatvédelemmel kapcsolatos törvényi előírásokat az információs önrendelkezési jogról ésaz információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) tartalmazza.1.2. Személyes adatAz Infotv. értelmező rendelkezéseiben foglaltak szerint minden, természetes személlyelkapcsolatba hozható adat, valamint az adatból levonható következtetés személyes adatnaktekintendő. Személyes adata az élő embereknek lehet, ezért e jogukat is csak az egyénekérvényesíthetik. Az egyént, akit megillet személyes adatainak védelme az Infotv. fogalmimeghatározásával összhangban érintettnek nevezzük.A cégeknek, szervezeteknek (jogi személyek és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek) személyesadatok védelméhez fűződő jogáról nem beszélhetünk, de nincsen ilyen joga a meghalt személynek sem.A személyes adatok nagyon sokfélék lehetnek: a név- és lakcímadatok, születési hely és idő,olyan adatok, melyek személyes adat jellege kézenfekvő, emellett minden olyan információ,jellemző is személyes adat lehet (pl. telefonszám, e-mail cím) melynek segítségével egy személybeazonosítható. A személyes adat-jelleg meghatározásakor tehát a tény, adat, információkonkrét személyhez társíthatósága a döntő.Adott esetben önmagában egy születési év feltüntetése egyéb információ megjelenítése nélkül nemtekinthető személyes adatnak, máskor pl. egy kis számú csoport esetében ennyi információ is személyesadat lehet, hiszen pontosan tudhatjuk, hogy kire vonatkozik.58A 15/1991. (IV.13.) AB-határozat59A személyazonosító jel helyébe lépő azonosító módokról és az azonosító kódok használatáról szóló1996. évi XX. törvény

103

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek1.3. Különleges adatA személyes adatok közül bizonyos adatokat a törvény különleges (szenzitív/érzékeny)adatként fokozottabb védelemben részesít, feltételezve, hogy az érintettnek nagyobb érdekefűződhet az információk bizalmas kezeléséhez.Különleges adat: faji eredetre, nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, politikai véleményre vagypártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezetitagságra, a szexuális életre vonatkozó adat az egészségi állapotra, kóros szenvedélyre, vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyesadat.1.4. AdatkezelésSokféle tevékenység adatkezelésnek minősülhet, így egyebek mellett a személyes adatokgyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, felhasználása, továbbítása,nyilvánosságra hozatala mellett a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése és az ujj-vagytenyérnyomat rögzítése is. Az adatkezelés tehát az adatokon végzett valamely művelet.1.5. Az adatkezelés jogszerűségeAz Infotv. meghatározza a személyes adat jogszerű kezelésének feltételeit. Személyes adatalapvetően akkor kezelhető, ha ehhez az érintett önkéntesen hozzájárulását adja, vagy azt valamely törvény elrendeli, illetve egyes esetekben ahhoz az adatkezelőnek jogszerű, arányos és méltányolható érdekefűződik.Ennek megfelelően önkéntes és kötelező adatkezeléseket különböztethetünk meg. Kötelezőadatkezelésként tekintünk a nagy állami nyilvántartásokra pl. a személyi adat- éslakcímnyilvántartásra és a bűnügyi nyilvántartásra. Önkéntes adatkezelésről beszélhetünkmikor az érintett személyes adatait szabad akaratából adja meg.Az Infotv. meghatározása szerint a hozzájárulás: „az érintett kívánságának önkéntes éshatározott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlenbeleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekrekiterjedő – kezeléséhez”.Lényeges tehát, hogy az érintett hozzájárulása megadása előtt valamennyi, az adatkezelésszempontjából jelentős körülményről tájékozódhasson és ennek ismeretében szabadon,kényszertől mentesen dönthessen arról, hogy kívánja-e adatai kezelését.Önkéntes adatkezelés, mikor a vásárlói kedvezményeket kínáló „törzsvásárlói kártya” igénylésekormegadjuk személyes adatainkat, és az is, mikor választási kampányban az egyes pártok részére aszimpatizánsok átadják elérhetőségi adataikat azért, hogy a szervezet velük kapcsolatot tarthasson.Különleges adatok esetében törvény előírása hiányában az adatkezelés akkor jogszerű, haehhez az érintett írásbeli hozzájárulását adja.104

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekTekintettel arra, hogy az adatok felvétele sok esetben az interneten történik, ahol a hagyományos írásbelihozzájárulás megadása nem lehetséges, az uniós adatvédelmi gyakorlattal összhangban elfogadott az ajogértelmezés, mely szerint on-line környezetben elektronikus vagy digitális alárírások alkalmazásávalvagy akár megerősítő e-mailek küldésével is adható kifejezett hozzájárulás.Az érintett kérelmére, kezdeményezésére indult eljárásban az eljárás lefolytatásához szükségesadatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell.Ilyen adatkezelés, pl. mikor a polgár a jegyzőnél birtokvédelmi eljárást kezdeményez vagy mikor az illetékmértékének csökkentését vagy részletekben történő befizetését kéri, és ezért a hivatal felhívására vagyonihelyzetéről, jövedelmi viszonyairól a kedvezmény igénybevétele érdekében, saját elhatározása alapjánszolgáltat információkat.Kivételes esetekben az érintett kifejezett hozzájárulásának beszerzése nélkül nyilvánosságrahozhatók bizonyos személyes adatok. A nyilvánosság tájékoztatása ilyenkor a társadalomérdekében történik, elrendelésére törvényben kerülhet sor, az adatok körének pontosmegjelölése mellett.Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 55. § (5) bekezdése alapján az állami adóhatóságnegyedévenként a negyedévet követő 30 napon belül honlapján közzéteszi azoknak az adózóknak a nevét(elnevezését), lakóhelyét, székhelyét, telephelyét, akiknek (amelyeknek) a negyedév utolsó napját megelőző180 napon át az adóhatóságnál nyilvántartott adótartozása folyamatosan meghaladta a 100 millióforintot, magánszemély esetében a 10 millió forintot.A törvényi rendelkezések alapján elrendelt adatkezeléseknél az adatkezelés célját és feltételeit,a kezelendő adatok körét és megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint azadatkezelő személyét a törvényben vagy önkormányzati rendeletben kell meghatározni.Az önkéntes és kötelező adatkezelések jogszerűségéhez egyaránt elengedhetetlen az is, hogybizonyos, az Infotv-ben lefektetetett elveket tiszteletben tartsák.Az adatkezelés szempontjából sarkalatos elv a célhoz kötöttség elve. E követelmény lényege,hogy a személyes adatokat pontosan meghatározott célból kezeljék, csak a cél teljesüléséhezfeltétlenül szükséges mértékben és ideig, az egyén valamely jogának gyakorlását vagykötelezettségének teljesítését segítve.A bűnügyi nyilvántartásban a célhoz kötött adatkezelés elvének megfelelően szabályozott, hogy az egyesbüntetések súlyához mérten az elítélt bűnügyi személyes adatait a büntetett előélethez fűződő hátrányokalóli mentesítés után még hány évig lehet nyilvántartani.A nyilvántartási idő letelte után az adatokathaladéktalanul törölni kell a nyilvántartásból.1.6. Az érintett rendelkezése az adatkezelés soránAz Infotv. az érintett számára biztosítja, hogy adatai kezelését annak teljes folyamatábannyomon követhesse. Kérésére mind a kötelező, mind az önkéntes nyilvántartások adatkezelőjetájékoztatni köteles arról, hogy mely adatait kezeli.Amennyiben az érintett észleli, hogy adatai hibásan szerepelnek a nyilvántartásban, ennekhelyesbítését is kezdeményezheti, törlési kérelmének az adatkezelő azonban csak akkor teheteleget, ha adatait hozzájárulás alapján kezeli, jogszabályban előírt, kötelező adatkezelésekesetében erre nincsen lehetőség.A tájékoztatás, melyet az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül,legfeljebb azonban 30 napon belül köteles megadni, ingyenes.105

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekE jog keretében évente sokan kérnek és kapnak tájékoztatást a bűnügyi nyilvántartásban kezelt adataikról,illetve arról a tényről, hogy nem szerepelnek benne. Szintén az önrendelkezési jog teljesebbérvényesíthetőségét szolgálja, hogy az érintett megtilthatja néhány nyilvántartásban (személyi adat- éslakcímnyilvántartás, gépjármű-nyilvántartás) szereplő adatainak átadását direkt marketinggel foglalkozócégek számára.1.7. AdatbiztonságAz ügykezelői munka szempontjából nem elhanyagolható az Infotv. adatbiztonságravonatkozó követelménye. E szerint az adatkezelő az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés ésfelhasználás megakadályozása érdekében köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, olyanbelső szabályozást kell kialakítania és betartatnia, melyek az adat- és titokvédelmet szolgálják.1.8. Közérdekű adat és közérdekből nyilvános adatA közérdekű adatok megismeréséhez való jog érvényesülését szolgáló alapvető szabályokatszintén az Infotv. tartalmazza.A törvény szerint közérdekű adatnak minősül az állami vagy helyi önkormányzati feladatot,valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személykezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem esőinformáció.Lényegében tehát a közszféra tevékenységével kapcsolatos adatot tekintjük közérdekűadatnak.Ezen kívül bárki megismerheti az ún. közérdekből nyilvános adatokat is, vagyis az olyan – aközérdekű adat fogalma alá nem tartozó – adatokat, amelynek nyilvánosságra hozatalát,megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.A közérdekű adatok megismeréséhez fűződő alapjog érvényesítését a közfeladatot ellátószerveknek kötelességük elősegíteni. Ennek egyik formája, hogy az állami, önkormányzatiszervek a honlapjukon rendszeresen közzéteszik a legfontosabb információikat. Bizonyosközérdekű adatok közzétételére jogszabályok is kötelezik a közfeladatot ellátó szerveket.Emellett a közérdekű, közérdekből nyilvános adatok megismerése iránt bárki igényt nyújthatbe a közfeladatot ellátó szervhez.1.9. A közzététel alól mentesülő nem nyilvános adatokA közfeladatot ellátó szervnek a közérdekű adatok körén belül nem kell tájékoztatást adnia: azokról az adatokról, melyeket az arra jogosult szerv a minősített adatok védelméről szólótörvény (Mavtv.) szerint minősített (lásd még a „titkos ügyirat-kezelési ismereteknél”) mely adatok megismerhetőségét külön törvény korlátozza (pl. honvédelmi,nemzetbiztonsági, bűnüldözési érdekből) a döntés-előkészítéssel összefüggő adatokról a keletkezését követő 10 éven belül a Polgári Törvénykönyv rendelkezése szerinti üzleti titokkörbe tartozó adatokról.1.10. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság HatóságA személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok nyilvánosságához való jogérvényesülését független autonóm államigazgatási szerv, a Nemzeti Adatvédelmi ésInformációszabadság Hatóság ellenőrzi. A Hatóság a polgárok bejelentését ingyenes eljárásbanvizsgálja ki, indokolt esetben az adatkezelőket bírsággal is sújthatja.106

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek2. Titkos ügyirat-kezelési ismeretekBizonyára Önök is találkoztak már a banktitok vagy üzleti titok fogalmával; a titok elnevezésarra utal, hogy az információ illetéktelen kezek közé kerülése valamilyen fontos érdeket sért. Aközigazgatásban is léteznek ilyen titkok. Aki ebben a szférában dolgozik, tisztában kell lennieazzal, hogy egy közigazgatási szervnél előfordulnak olyan iratok, melyek tartalmát csak atörvény által felhatalmazott személyek ismerhetik meg. Amennyiben ezen felhatalmazottakonkívül az irathoz valaki hozzáfér vagy megismeri azt, veszélyezteti vagy sérti egy adott szervműködési rendjét, akár a magyar állam érdekeit. Ezeknek az iratoknak a kezelése az általánosiratkezeléstől elkülönülten zajlik, bárki nem is kezelhet titkos iratokat, ehhez külön TitkosÜgykezelői vizsgát kell letennie.2.1. A minősített adat védelmeA fejezet első részében megismerkedhettünk az adatvédelem alapvető szabályaival. Induljunkki az ott megismert alapelvből, miszerint egy demokratikus jogállam természetes törekvése,hogy az állampolgárai számára biztosítsa a közigazgatás átláthatóságát, azaz garantálják aközérdekű adatok nyilvánosságát.A közérdekű adatok megismeréséhez való jog nem korlátozhatatlan alapjog, hiszenszemélyekre, szervezetekre vonatkozó adatok teljes nyilvánossága kiszolgáltatottságot, magánvagy az állami életbe való illetéktelen beavatkozást eredményezhet a jogok csorbításával.A titokvédelem célja éppen az, hogy biztosítsa minősített adatok védelmét, megakadályozza ajogosulatlan hozzáférést. A védelem garanciális hátterét jogszabályok adják, amelyek szorosegységben, egymásra épülve írják elő a közérdekű adatok, ezen belül a minősített, valamint aszemélyes adatok teljes körű védelmét.Ezen jogszabályok a már korábban említett, Az információs önrendelkezési jogról és azinformációszabadságról szóló törvényen (továbbiakban: Infotv.) túl: a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, (továbbiakban: Mavtv.).A törvény egységesen szabályozza a nemzeti és a külföldi minősített adatok védelmét,összehangolja a magyar nemzeti, valamint a NATO és az EU minősítet adatvédelmirendszerét. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. éviLXVI. törvény (Levéltári törvény), amelyet háttérszabályozásként a Mavtv. rendelkezéseinkívül eső ügyekben kell alkalmazni. A Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adatok kezelésénekrendjéről szóló 90/2010. (III.26.) Korm. rendelet (továbbiakban: R.).2.1.1. A minősítés alapelvei: 60 A szükségesség és arányosság elve: a közérdekű adat nyilvánosságához fűződő jogotminősítéssel korlátozni csak Mavtv.-ben meghatározott feltételek fennállása esetén, avédelemhez szükséges minősítési szinttel 61 és a feltétlenül szükséges ideig lehet. A szükséges ismeret elve: minősített adatot csak az ismerhet meg, akinek az állami vagyközfeladata ellátásához feltétlenül szükséges.60 Mavtv. 2. § (1)-(5)61 Iratmintatár 27. sz. melléklet107

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek A bizalmasság elve: minősített adat illetéktelen személy számára nem válhathozzáférhetővé vagy megismerhetővé. A sérthetetlenség elve: a minősített adatot kizárólag az arra jogosult személy módosíthatjavagy semmisítheti meg. A rendelkezésre állás elve: annak biztosítása, hogy a minősített adat az arra jogosultszemély számára szükség szerint elérhető és felhasználható legyen.A minősítés szintjét a jogosulatlan hozzáférés által okozható kár mértéke határozza meg; azazminél nagyobb kárt okoz Magyarországnak a minősített adathoz történő illetéktelenhozzáférés, annál magasabb szintű biztonsági követelményeket kell érvényesíteni a védelemsorán.Minősítéssel védhető közérdek Magyarország: 62 szuverenitása, területi integritása, alkotmányos rendje, honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési és bűnmegelőzési tevékenysége, igazságszolgáltatási, központi pénzügyi, gazdasági tevékenysége, külügyi vagy nemzetközi kapcsolatai, állami szerve illetéktelen külső befolyástól mentes, zavartalan működésének biztosítása.Minősített adatok köre: 63 nemzeti minősített adat, külföldi minősített adat.Nemzeti minősített adat, amelynek érvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala,jogosulatlan megszerzése, módosítása, vagy felhasználása a minősítéssel védhető közérdeketsérti vagy veszélyezteti.Amennyiben az adat nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagyfelhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részérehozzáférhetetlenné tétele rendkívül súlyosan károsítja a minősítéssel védhető közérdeket, akkor „Szigorúan titkos!”, súlyosan károsítja a minősítéssel védhető közérdeket, akkor „Titkos!”, károsítja a minősítéssel védhető közérdeket, akkor „Bizalmas!”, hátrányosan érinti a minősítéssel védhető közérdeket, akkor „Korlátozottterjesztésű!”minősítési szintű. 64Az érvényességi idő: „Szigorúan titkos!” és „Titkos!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 30 év, „Bizalmas!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 20 év, „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 10 év lehet. 65Külföldi minősített adat, amelyhez történő hozzáférést az EU intézményei és szervei, vagy EUtagállam, vagy annak képviseletében eljáró más külföldi fél, vagy nemzetközi szervezetminősítés keretében korlátozta.A külföldi minősített adat jelölése a kormány által kötött nemzetközi szerződésekbenmeghatározott minősítés és jelölés.62 Mavtv. 5. § (1) a)-f)63 Mavtv. 3. § 1.64 Mavtv. 5. § (4)65 Mavtv. 5. § (5)108

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekA külföldi minősítésű adatokra vonatkozóan nemcsak a magyar megfelelőjüket rögzíti, hanemannak nemzeti szintű megfelelőjét is.Ilyen jelölés pl. a NATO-ban használatos a „COSMIC TOP SECRET”, melynek magyar megfelelője„NATO szigorúan titkos”, avagy az Európai Atomenergia Közösség által használt az „EURA–CONFIDENTIAL”, melyet magyarul „EURATOM bizalmas”.Az Európai Bizottság által alkalmazott „EU TOP SECRET” – „EU SZIGORÚAN TITKOS”Szigorúan titkos „”SECRET UE” „Titkos” minősítési szintet jelent. A magyar és külföldi minősítésijelöléseket részletesen az Iratminták 29.sz. melléklet tartalmazza.A külföldi minősített adat érvényességi ideje a minősítő rendelkezése szerinti ideig tart,ennek hiányában a minősítőnek az adat felülvizsgálata tárgyában hozott döntéséig minősítettadatként kell kezelni.Ha nemzeti adat minősítésére és külföldi minősített adat kezelésére jogosult szervnél külföldiminősített adat keletkezik, az adat minősítésére az érintett nemzetközi szervezet biztonságiszabályai az irányadók.A Nemzeti Biztonsági Felügyelet feladatai (többek között): 66 a minősített adatok (nemzeti és külföldi egyaránt!) védelmének hatósági felügyelete, a minősített adatok kezelésének hatósági engedélyezése, valamint az iparbiztonságifeladatok ellátása; engedélyezi a minősített adatok kezelését, valamint a minősített adatok kezelésére szolgálóelektronikus rendszerek használatba vételét; ellátja a rejtjeltevékenység hatósági engedélyezését és felügyeletét; ellenőrzi a minősítők minősítési gyakorlatát, az egységes gyakorlat kialakítása érdekébenajánlást adhat ki.2.2. Titokvédelem általános szabályaiArról, hogy egy adat sérti-e közérdeket, meghatározott eljárás szerint kell dönteni. Az adatminősítése az ún. minősítési eljárás keretében történik.Az adat minősítéssel csak akkor védhető, ha a keletkezett adat a minősítéssel védhető közérdekek körébe tartozik, az adat nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása,illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részérehozzáférhetetlenné tétele károsítja a minősítéssel védhető közérdeket, és az adat nyilvánosságát és arra feljogosított személyen kívüli megismerhetőségétmeghatározott ideig korlátozni szükséges. 67A minősítési jog mindig személyre szabott, a Mavtv. nem ismeri el a testületi döntést.Minősíteni a törvény által meghatalmazott, ill. az általa felhatalmazott személy jogosult (amegalapozottabb minősítés érdekében a Mavtv. lehetőséget ad a minősítési jogkörátruházására).A Mavtv. rögzíti a minősítésre jogosultak körét, mégpedig úgy, hogy: csak közhatalmi jogosítványokkal felruházott közjogi és közigazgatási szervezetek vezetőiszámára ad ilyen jogkört, amelyet66 Mavtv. 20. § (1)-(2)67 Mavtv. 5. § (2)109

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek kizárólag a törvényekben és egyéb jogszabályokban meghatározott feladat- és hatáskörökgyakorlása körében gyakorolhat.A minősítések érvényességi idejének meghosszabbítása a „Titkos!” vagy annál magasabbminősítési szintű adat esetében, rendkívül indokolt esetben egy alkalommal, új minősítésieljárás lefolytatásával lehetséges. 68A minősítő - ha a törvény rövidebb határidőt nem állapít meg - köteles legkésőbb 5 évenkéntfelülvizsgálni az általa vagy a jogelődje által készített és a feladat- és hatáskörébe tartozónemzeti minősített adatot. A minősítő a felülvizsgálatba szakértőt vonhat be.A felülvizsgálat eredményeként a minősítő, illetve jogutódja a feladat- és hatáskörébe tartozónemzeti minősített adat minősítését fenntartja, ha annak minősítési feltételei továbbra is fennállnak, minősítési szintjét csökkenti, illetve a minősítés érvényességi idejét módosítja, ha a minősítésfeltételeiben változás történt, minősítését megszünteti, ha minősítésének feltételei a továbbiakban nem állnak fenn.A minősítés megszüntetéséről, illetve a minősítési szint vagy az érvényességi időmódosításáról minden olyan címzettet értesíteni kell, akinek a nemzeti minősített adatottovábbították. 69A minősített adatot – épp a tartalmánál fogva – csak az ismerheti meg, akinek erre törvényifelhatalmazása van. Az érintett a minősítő által kiadott megismerési engedély 70 alapján,személyi biztonsági tanúsítvány nélkül jogosult megismerni nemzeti minősítésű személyesadatát. Az érintett köteles a nemzeti minősített adat megismerése előtt írásban titoktartásinyilatkozatot tenni és a nemzeti minősített adat védelmére vonatkozó szabályokat betartani. 71Minősített adatot kezelni kizárólag a Nemzeti Biztonsági Felügyelet által kiadott engedélyalapján lehet, amennyiben az adat kezelése állami vagy közfeladat ellátásáhoznélkülözhetetlen. A nemzeti, illetve a külföldi minősített adatok esetében egyaránt meg kellteremteni a kezelésükhöz szükséges személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonságifeltételeket.A személyi biztonság feltételei körében kiemelést érdemel, hogy – hasonlóan a NATO, illetveaz EU követelményeihez - ezentúl a nemzeti minősített adathoz való hozzáférésnek is feltételea személyi biztonsági tanúsítvány megléte. 72A tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig meghatározza, hogy valamely természetesszemély milyen legmagasabb minősítési szintű adat felhasználására kaphat felhasználóiengedélyt 73 , a minősített adat felhasználásához titoktartási nyilatkozatot 74 kell tennie.Aki minősített adatot ismer meg, függetlenül attól, hogy hogyan jutott a birtokába (engedéllyel,törvény által, véletlenül), a titok megtartására kötelezett.A minősített adattal történő visszaélés a Btk. 221. § alapján szabadságveszéssel büntetendő.68 Mavtv. 5. § (7)69 Mavtv. 8. § (1)-(3)70 Iratmintatár 25. sz. melléklet71 Mavtv. 11. § (1)72 Mavtv. 10. § (1), (4)73 Iratmintatár 24. sz. melléklet74 Iratmintatár 26. sz. melléklet110

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekHa valaki minősített adat birtokába jut, de annak birtoklására, nem jogosult köteles az adatot aminősítőhöz eljuttatni.Amennyiben a minősítési jelölés nem ismert, akkor a Nemzeti Biztonsági Felügyeletnek kellátadni – erről jegyzőkönyv készül –, mert itt az őrzés biztosított, s a rendőrségnek módjában állfelkutatni a minősítőt. 75Ha büntető- polgári vagy államigazgatási eljárásban egy titoktartásra kötelezettnek kellnyilatkoznia a minősített adatról, akkor ezt csak a kötelezettség alóli írásbeli felmentésbirtokában teheti meg.A minősített adatok védelmét a felhasználók szintjén is garantálni kell. A minősített adatokkezelő szervnél a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatok végrehajtását éskoordinálását a minősített adatot kezelő szerv vezetője által kinevezett biztonsági vezető,illetve a titkos ügykezelő végezheti. Amennyiben a minősített adatok mennyisége indokolja,külön szervezeti egységként helyi biztonsági felügyelet is kijelölhető. 76A minősített adatot kezelő szerv vezetője legkésőbb 2012. december 31-ig gondoskodik az erendelet hatálybalépésének időpontjában titkos ügykezelői munkakörben foglalkoztatottszemélyek e rendeletben előírt oktatásáról és vizsgáztatásáról. 77Minden olyan szervnél, ahol minősített adatot kezelnek, meg kell teremteni a minősített adatvédelméhez szükséges, az adat minősítési szintjének megfelelő személyi, fizikai ésadminisztratív biztonsági feltételeket. 78Személyi biztonsági előírások: 79 nemzetbiztonsági ellenőrzés, személyi biztonsági tanúsítvány kiadása, visszavonása, felhasználói engedély 80 kiadása, visszavonása, megismerési engedély, titoktartási nyilatkozat.A fizikai biztonság garantálására a „Szigorúan titkos” „Titkos”, „Bizalmas” minősítésiszintek esetén I. ill. II. osztályú biztonsági területet kell kialakítani,”Korlátozott terjesztésű”minősítési szint esetén pedig az „adminisztratív zóna” előírások szerinti kialakításaszükséges. 81Adminisztratív biztonsági előírások: 82 A minősített adatkezelés szervezete*, Az iratkezelési követelményrendszer.*A Nyilvántartó és Kezelő Pont a minősített adatot kezelő szerv olyan szervezeti egysége, amely aminősített adatot kezelő szervhez érkező vagy ott keletkező minősített adatok nyilvántartásávalkapcsolatos feladatokat hajtja végre, tevékenységét a biztonsági vezető szakmai alárendeltségében végzi.75 Mavtv. 19. § (1)76 Mavtv. 23. §77 R. 62. § (5)78 Mavtv. 10. § (4)79 R. IV. fejezet80 Iratmintatár 24. sz. melléklet81 R. V. fejezet82 R. VII. fejezet111

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek2.3. Minősített iratkezelés2.3.1. Általános szabályokA minősített adatok kezelésének rendszerét, vonatkozó szabályozások alapján úgy kellkialakítani és működtetni, hogy egyértelműen megállapítható legyen az, hogy mi történt azadattal a szervezeten belül (hány példány készült belőle, kinek küldték meg, történt-efelülvizsgálat stb.), valamint biztosítható legyen az illetéktelen megismerés kizárása.A titkos ügykezelő a R.-ben meghatározott személyi, fizikai és adminisztratív biztonságifeltételek teljesülése esetén egyidejűleg - de egymástól elkülönítve - kezelheti a nemzeti és akülföldi minősített adatot. 83Amennyiben a minősített adatok mennyisége indokolja, az ezek védelmével kapcsolatosfeladatok ellátására külön szervezeti egységként helyi biztonsági felügyelet is kialakítható.Ebben az esetben a helyi biztonsági felügyeletet a biztonsági vezető vezeti.A titkos ügykezelő feladatai: 84 a minősített adat átvétele, minősített küldemény felbontása, a minősített adat iktatása, tárolása, a minősített adat szerven belül történő átadása és visszavétele, a minősített adat szerven kívüli továbbításának előkészítése, a felhasználói jogosultság megszűnése esetén a minősített adat visszavétele, a minősített adat kezeléséhez szükséges iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvbentörténő nyilvántartásba vétele és megnyitása, a minősített adat belföldre, valamint külföldre történő továbbításához szükséges iratkezelésifeladatok végrehajtása, a minősített adat birtokban tartása, a minősített adatot tartalmazó adathordozó megsemmisítésének előkészítése és az abbanvaló részvétel.Titkos ügykezelő az lehet, aki legalább középfokú végzettségű, és a minősített adat védelmére vonatkozórendelkezések alapján, így különösen a Mavtv. és a végrehajtására kiadott jogszabályok ismeretéből,gyakorlati alkalmazásából az előírt Titkos Ügykezelői vizsgát letette.2.3.2. Minősített irat készítéseNemzeti minősített adatot tartalmazó irat készítése során készítője a minősítési szintet, azérvényességi időt, a minősítő nevét és beosztását az adathordozó első oldalának felső részén vagy -ha ezt az adathordozó jellege kizárja - külön kísérőlapon, illetve az elektronikus minősítettadattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban tüntetifel.Több lapból álló papíralapú adathordozó esetén a minősítési szint minden egyes, minősítettadatot tartalmazó oldalon, annak felső és alsó részének közepén szerepel.83 R. 8. § (2)84 R. 8. § (1)112

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekA minősítő a döntését saját kezűleg aláírja vagy elektronikus aláírásával látja el a nemzetiminősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példányán, vagy - ha ezt az adathordozójellege kizárja - külön kísérőlapon, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módonelválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban. 852.3.3. A minősített irat átvételeMás szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldeményt a címzett, a titkos ügykezelővagy az ilyen küldemény átvételével a minősített adatot kezelő szerv vezetője által írásbanmegbízott más személy (a továbbiakban: átvevő) vehet át. A NATO, a NYEU, az EU és az EUintézményei „Korlátozott terjesztésű!” minősített adatait tartalmazó küldeményt afelhasználásra jogosult személy is átveheti.A minősített adatot tartalmazó küldeményt átvevő személy ellenőrzi; a címzés alapján a minősített adatot tartalmazó küldemény átvételére való jogosultságát, a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken szereplő iktatószám és példánysorszám,valamint a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolásán szereplő iktatószám éspéldánysorszám egyezését, a zártan érkezett küldemény csomagolásának sértetlenségét. az átvevő a külső kézbesítőkönyvben dátum, a futárjegyzéken időpont feltüntetése mellett,nevével, aláírásával, valamint bélyegzőlenyomattal igazolja a küldemény átvételét.Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén az átvevő a küldeményt annak felbontása nélkülazonnal továbbítja a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, visszajuttatja a feladónak. 86Az átvétel tényét az átadási okmányon az átvevő aláírással – egyértelműen azonosíthatómódon, azaz olvashatóan, s nem monogrammal –, az átvétel időpontjának megjelölésével,valamint a szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja.A nyilvántartás megjegyzési rovatában fel kell tüntetni, hogy a kezeléséről és őrzéséről atovábbiakban a címzett gondoskodik. Az ilyen küldeményt „Sk. jelzés miatt felbontás nélkültovábbítva!” kísérőlappal kell a címzettnek átadni. A címzett a kísérőlapot aláírva visszaküldi atitkos ügykezelőnek, s a még hiányzó adatokat a felbontást követően megadja.A titkos ügykezelő az átvételt követően veszi nyilvántartásba a rendelkezésre álló (azonosításraalkalmas) adatok alapján.2.3.4. Minősített adatot tartalmazó küldemény felbontása 87Amennyiben a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolása sérült, a küldeménytátadó jelenlétében az átvevő a küldeményt felbontja és ellenőrzi annak tartalmát. Azintézkedésről két példányban jegyzőkönyv készül, amelyet az átadó és az átvevő is aláír. Ajegyzőkönyv egyik példánya - aláírás ellenében - az átadónak átadásra kerül, aki intézkedik asérülés körülményeinek tisztázására. A sérülés ténye az átadási okmányon szerepel.Ha a küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, akkor erről két példányban jegyzőkönyvetkészít. A küldeményt szabályszerűen lezárja és a jegyzőkönyv egyik példányával együtt acímzettnek soron kívül továbbítja.Az átvevő a küldemény felbontásakor ellenőrzi a minősített adatot tartalmazó adathordozóhiánytalan meglétét a csomagoláson feltüntetett azonosító adatokkal, valamint azadathordozón feltüntetett adatokkal.85 R. 38. § (1)-(3)86 R. 46. § (1)-(4)87 R. 47. § (1)-(4)113

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekHa az átvevő hiányt észlel, két példányban jegyzőkönyvet vesz fel és annak egyik példányát aküldő szerv részére továbbítja.A titkos ügykezelő bontja fel a más szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldeményt,kivéve azt, amelyen a „Saját kezű felbontásra” különleges kezelési utasítás szerepel! Azilyen küldeménynek a címzett akadályoztatása esetén történő felbontásának módját a biztonságiszabályzat tartalmazza.2.3.5. Minősített irat nyilvántartásba vétele 88A titkos ügykezelő a szervhez érkezett, minősített adatot tartalmazó iratot úgy veszinyilvántartásba, hogy a minősített adatok mozgása nyomon követhető, ellenőrizhető ésvisszakereshető legyen!Az iratkezelési segédletek nyilvántartását a papír alapú főnyilvántartó könyv vagy azelektronikus iktatórendszer tartalmazza.A főnyilvántartó könyv egyes sorszámmal kezdődik és betelte után a következő főnyilvántartókönyv sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódik.A minősített adatok kezelésére szolgáló iratkezelési segédlet az iktatókönyv, a belső átadókönyv vagy más belső átadóokmány, a külső kézbesítő könyv vagy futárjegyzék.Az iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben, valamint elektronikus iktatórendszerbentörténő nyilvántartása azok megnevezése, terjedelme, használatba vételének dátuma, végleges lezárásának dátuma, irattári tételszáma, selejtezése dátumának rögzítésével történik.A nemzeti minősített adat, valamint - a NATO, a NYEU, az EU és az EU intézményei„Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű minősített adatai kivételével - a külföldi minősítettadat iktatása az érkezés vagy a készítés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon úgytörténik, hogy abból megállapítható legyen: az iktatószám, az érkezés időpontja, módja, az iktatás időpontja, a minősítési szint és az érvényességi idő, a küldő megnevezése, a küldő iktatószáma (hivatkozási szám), a tárgy, az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző neve, a terjedelem, a mellékletek száma, terjedelme, a példánysorszám,88 R. 41-45. §114

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek a továbbítás időpontja, módja, a továbbításra kerülő példányok példánysorszáma, címzettje és terjedelme, az irattárba helyezés kelte, a megsemmisítés időpontja, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma, a felülvizsgálat időpontja és eredménye, a kezelési bejegyzés (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.Iktatáskor a titkos ügykezelő a minősített adat hordozóján vagy - ha ezt az adathordozó jellegekizárja - külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módonelválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban feltünteti a minősített adatiktatószámát.Az iktatás minden év január 1-jén 1-es főszámmal kezdődik és a naptári év végéig emelkedőszámmal folytatódik. A titkos ügykezelő az azonos tárgyban, ugyanabban az ügyben érkezettvagy készített újabb adatot az illető főszám 1-től növekvő alszámára iktatja.Amennyiben más tárgyban érkezett vagy készült az újabb adat, akkor azt iktatókönyvkövetkező főszámára iktatja.Az aktuális év utolsó munkanapján az utolsó főszámra történt iktatás után le kell zárni. Papíralapú iktatókönyvben az utolsó főszámot követő aláhúzással, keltezéssel, aláírással éshivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével, iratkezelési szoftver alkalmazása esetén alezárást követő főszámra történő iktatás kizárásának biztosításával - történik.2.3.6. A minősített irat szerven belüli átadása, visszavétele 89A minősített adat szerven belüli átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, belsőátadókönyvben vagy más átadó okmányon, saját kezű, dátummal ellátott aláírás ellenében,dokumentáltan történhet.Elektronikus iratkezelő szoftver alkalmazása esetén minősített adatszerven belüli átadására,átvételére úgy kerülhet sor, hogy az elektronikus iratkezelő rendszer a feleket hitelesítőszolgáltatás (PKI) vagy jelszavak segítségével azonosítja, és az átadás-átvétel az elektronikusiratkezelő rendszerben rögzítésre kerül.A belső átadókönyv vagy más átadó okmány tartalmazza: a minősített adat iktatószámát, a minősítés szintjét, a példánysorszámot, a példányonkénti terjedelmet, a címzettet, az átadás dátumát, az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, a visszavétel dátumát, a visszavétel tényének igazolását a visszavevő nevének és saját kezű, dátummal ellátottaláírásának feltüntetésével.Ha a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének, a minősítőnek vagy a felhasználónak ezt ajogkörét megalapozó jogviszonya megszűnik, munkaköre megváltozik vagy más okbóllegalább 50 napig távol van, a nála lévő minősített adatokat utódjának vagy helyettesének atitkos ügykezelő útján átadja.89 R. 48. §115

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekHa ez nem lehetséges, az általa tárolt minősített adatokat a titkos ügykezelő tételesen ellenőrzi -ennek eredményét jegyzőkönyvben rögzíti - és biztonságba helyezi.A gyakorlatban adódhat olyan eset is, hogy a minősített adathordozó tartalmát a titkos ügykezelő semismerheti meg. A nyilvántartásba azonban mindenképp be kell vezetni az adathordozót.2.3.7. Minősített adat sokszorosítása 90A minősítő írásban engedélyezi az általa minősített adat sokszorosítását, fordítását,kivonatolását.Ha a címzettnek NATO, NYEU vagy EU és az EU intézményei „Szigorúan titkos!” minősítésiszintű minősített adatainak sokszorosítására van szüksége, akkor a minősítőtől kér írásbanengedélyt.A sokszorosítás, fordítás és a kivonatolás során keletkező, 1-től növekvő sorszámmal ellátottsokszorosított, fordított és kivonatolt példányok iktatása a minősített adat iktatószámántörténik.A külföldi minősített adat magyar fordításán a minősítési szint idegen nyelven, az eredetiformában, a nemzeti minősített adat külföldi fordításán a minősítési szint magyarul isfeltüntetésre kerül.Minősített adatot tartalmazó iratot csak a minősítő által meghatározott példányszámbanszabad elkészíteni (ebbe a példányszámba nem kell beleszámítani a fogalmazványt, valamint aközbenső munkapéldányt). Az általa meghatározott példányszámon felül engedély nélkülleírást, másolatot, kivonatot készíteni nem szabad. 91Több példányszám esetén a minősített adathordozót példányonként, minden oldalán el kelllátni a példánysorszámmal (irat jobb felső sarkán). Rögzíteni kell ezen példányok sorsát is:magán a minősített adathordozón, a külön iraton vagy ezek elosztóján fel kell tüntetni, hogy azegyes címzettek részére melyik sorszámú példányt kell továbbítani!2.3.8. Minősített adat - szerven kívülre történő – továbbítása 92Minősített adatot tartalmazó küldemény más szerv részére történő belföldi továbbítása csak atitkos ügykezelőn keresztül történhet. A továbbításra külső kézbesítőkönyvben vagyfutárjegyzéken dokumentálva kerülhet sor. A titkos ügykezelő a továbbítás tényét aziktatókönyvben rögzíti.A külső kézbesítőkönyv vagy futárjegyzék tartalmazza: a minősített adat iktatószámát és példánysorszámát, a minősítési szintet, a címzettet, az átadás keltét, az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásánakfeltüntetésével, továbbá a küldeményt átvevő szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát.Kimenő irat esetében a betekintőnek vagy a minősítőnek a nyilvántartásba vételhez szükségesadatokat a titkos ügykezelővel közölnie kell, az irat továbbítása, tárolása pedig zárt borítékbantörténik.90 R. 51. §91 R. 39. § (1)-(2)92 R. 52-53. §116

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekA titkos ügykezelő a külső kézbesítőkönyvvel vagy futárjegyzékkel együtt átadja a lezárt és alezárás helyén a minősített adatot kezelő szerv hivatalos bélyegzőjével ellátott küldeményt aszemélyes kézbesítőnek vagy a futárnak. A személyes kézbesítő vagy a futár a külsőkézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken aláírás ellenében adja át a küldeményt az átvételrejogosult személynek.Nemzeti minősített adat a megfelelő minősítési szinttel ellátott zárt küldeménybentovábbítható. A borítékon, a csomagon: a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokonkívül a minősített adat iktatószáma, minősítési szintje, példánysorszáma és „Baleset eseténvagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetés, valamint akülönleges kezelési utasítás kerül feltüntetésre. A küldemény lezárása biztosítja, hogy azesetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen.Minősített adatot tartalmazó küldemény belföldön az Állami Futárszolgálat, valamint aMagyar Honvédség Katonai Futárszolgálata útján a futárszolgálatok igénybevételérevonatkozó szabályok szerint, továbbá katonai futár vagy a rendvédelmi szervek belső futára (atovábbiakban: futár), valamint a minősített adatot kezelő szerv vezetője által szükség eseténkijelölt személyes kézbesítő útján továbbítható.2.3.9. Minősített adatot tartalmazó adathordozó irattározása és a megsemmisítésieljárás 93A minősítés megszüntetése vagy megszűnése előtt a saját készítésű minősített adatottartalmazó adathordozó eredeti irattári példánya nem selejtezhető és nem semmisíthető meg!A saját készítésű minősített adat minősítésének megszűnése vagy megszüntetése után azadatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példányának selejtezésére a köziratokról, aközlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben foglaltak azirányadók.A más szervtől kapott, valamint a saját készítésű minősített adatot tartalmazó adathordozó,ügyviteli érdeket nem képviselő többes példánysorszámú példányai a minősített adatot kezelőszerv vezetője vagy általa adott felhatalmazás alapján a biztonsági vezető jóváhagyásátkövetően megsemmisíthetők.A megsemmisítésről minden esetben megsemmisítési jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvtartalmazza a megsemmisítésre kerülő többes példánysorszámú adathordozón szereplőminősített adatok azonosításához szükséges adatokat: iktatószám, minősítési szint, terjedelem,példánysorszám, valamint a megsemmisítés tényét, módját és dátumát, a megsemmisítésnéljelen lévők és a megsemmisítést engedélyező vezető aláírását. A megsemmisítés a titkosügykezelő, valamint a biztonsági vezető által a minősített adatot kezelő szerv állományábólkijelölt, a megsemmisítendő adathordozón szereplő minősített adatra érvényes felhasználóiengedéllyel és személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyek jelenlétébentörténhet!A megsemmisítés biztosítja, hogy a megsemmisített adathordozón szereplő minősített adattartalmát utólag nem lehet megállapítani. A megsemmisítés időpontja, a megsemmisítésijegyzőkönyv iktatószáma az iktatókönyvben kerül rögzítésre.93 R. 56-57. §117

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretekA készítés során feleslegessé vált, kiadmányozás és iktatás előtti munkapéldányokmegsemmisítéséről a minősített adatot kezelő szerv vezetője saját hatáskörben a biztonságiszabályzatban rendelkezik.A megsemmisítési jegyzőkönyv nem selejtezhető!ÖsszefoglalásA minősített adat kezelésének rendszerét úgy kell kialakítani és működtetni egy adott szervnél,hogy a minősített adat kezelése, nyilvántartása, továbbítása, fellelhetőségének helye, az adattalvaló rendelkezés egyértelműen megállapítható legyen. Ha a rendszer a fentebb említettjogszabályok szerint került kiépítésre, akkor titoksértés esetén a felelősség pontosanmegállapítható.A titkos ügyiratkezelés minden fázisában a dokumentatív elv a domináns, azaz a minősítettadattal semmi sem történhet anélkül, hogy ezt nyilvántartásba ne jegyeznénk. Ugyanakkor akormányrendelet a különböző segédletekre – kezelési előírásokra, nyilatkozatokra,nyilvántartásokra stb. – nem ír elő formakényszert, csupán tartalmi kellékeit rögzíti, amelyeketmaradéktalanul be kell tartani.118

IRATMINTATÁR

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai1. Kérelem mintaÜgyfél felhatalmazó nyilatkozata rá vonatkozó irat beszerzésére más hatóságtól.Ket. 36. § (2)-(4) bek.K é r e l e mAlulírott …………………………..................................................................................… (név) ügyfélLakcíme: ……………….......…. település ….....…......…….. utca ….......…. szám ….. em ….. ajtó.(egyéb azonosító adat: ………………………………………………………………………................kérem a közigazgatási hatóságtól, hogy - a fenti ügyiratszámon iktatott - ……………….......….………………………….…………………………….....................………. engedélyezési ügyembenszerezze be az alábbi hatóságoktól a nyilvántartásukban szereplő, az ügy elbírálásáhozszükséges igazolásokat és adatokat.1. ………………………………………………………………………………. hatóságtól:2. ………………………………………………………………………………. hatóságtól:Az adatok beszerzéséhez szükséges további adataim:………………………………………………………………………......................……………………..(adószám, TAJ-szám, ingatlanok adatai, engedély szám, bankszámlaszám stb)A felmerülő illeték- vagy igazgatási szolgáltatási díj költséget az ügyemben eljáróengedélyező hatóságnál teljesítem, amelyből az igazgatási szolgáltatási díj a megkeresetthatóságot illeti meg. Az ………… Ft illeték-bélyegfizetési kötelezettségemnek a jelenkérelmemen történő lerovással teszek eleget.Tudomásul veszem, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információsszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény…. §-a értelmében e nyilatkozat hozzájárulásnakminősül ahhoz, hogy a kérelmet elbíráló hatóság adataimat kezelje, illetve továbbítsa.…………………………, 201.. év ……………. hó ……. napP.H.………………………….ügyfél

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai2. Jegyzőkönyv minta…………………………..Város Önkormányzatának Polgármesteri HivatalaSzám:……………………J e g y z ő k ö n y vKészült: 201.... év ......................... hó ..... napján a ................................................... PolgármesteriHivatalban (cím)…………………………… hivatali helyiségében ……………lakos…………………………….tárgyú ügyében.J e l e n v a n n a k :A hatóság részéről:…………………….......……..ügyintéző, …………………………..……………Jegyzőkönyvvezető, a meghallgatott személy.A hatóság vezetője a meghallgatott személy kérelmére a közigazgatási hatósági eljárás ésszolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 39.A. § (1) bekezdésalapján a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatainak zárt kezelésétrendelte el.Az eljáró ügyintéző megállapítja, hogy a meghallgatott személy megjelent,személyazonossága megállapítást nyert.A meghallgatott személy a Ket. 54. § (1) bekezdése alapján nyilatkozott arról, hogy azügyfelekkel …………………………………………….viszonyban van, velük szemben nemelfogult.A meghallgatott személyt a Ket. 54. § (1) bekezdése alapján figyelmeztették jogaira éskötelességeire, valamint a hamis tanúzás jogkövetkezményeire.A meghallgatott személynek az ügyre vonatkozóan tett lényes nyilatkozatai:………………………………………………………………………………............................................Kelt, ………………év…………………hónap……....nap................................... ……………………….ügyintézőjegyzőkönyvvezetőMegjegyzés:A törvény az egyes eljárási cselekmények dokumentálására jegyzőkönyv felvételét rendeli. Ígyjegyzőkönyv készül az ügyfél személyes meghallgatásáról, a tanú- és szakértő meghallgatásáról. Ajegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eljáró hatóság megnevezését, az ügy tárgyát és ügyiratszámát, ajegyzőkönyv készítésének helyét és idejét, és az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatok ésmegállapítások összefoglalását, persze nem feltétlenül szó szerint. A jegyzőkönyv feladata az, hogyabból egyértelműen kitűnjön az adott eljárási cselekmény jogszabályoknak megfelelő lefolytatása ésrekonstruálása. A jegyzőkönyvet az eljáró ügyintézőnek, a meghallgatott személynek, az eljárásicselekményben résztvevőnek aláírásával kell ellátnia.

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai3. Alakszerű határozatHatározat kiegészítése……………………………….Önkormányzat Polgármesteri HivatalaElérhetősége: ……………………………………(cím, telefon/fax, elektronikus elérhetőség)Ügyintéző neve:………………………………….Ügyirat szám:…………………………………….H a t á r o z a tTárgy: …………………………………............(név) …………………......................................(lakcím)……….......................................................……..…………..…………………… ügye.…………………….ügyében 201….év………hó……-én meghozott ……../200….sz.határozatomat az alábbiakkal egészítem ki:…………………………………………………………………………………………………................Döntésem ellen a kézbesítést követő naptól számított 15 napon belül fellebbezést nyújthat be,melynek illetéke ………………….Ft.A fellebbezést a másodfokú ………………………………közigazgatási hatósághoz kellcímezni (…………………….város, ………………….utca………………házszám), deközigazgatási hatóságomhoz kell benyújtani.(Elektronikusan benyújtott fellebbezést a …………………….megnevezésű ügyfélkapunnyújthat be.)I n d o k o l á sA …...../200…….számú határozatomban nem rendelkeztem a ………......…………………….Kapcsolatban, ezért döntésemet a közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatás általánosszabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 81. B. § (1) alapján kiegészítem.Hatáskörömet a ………………....................................................……….(jogszabály) állapítja meg.A fellebbezési lehetőséget a Ket. 98 § (4) bekezdése, valamint a 99. § (1) bekezdése alapjánadtam meg.A fellebbezési illeték mértékét az illetékről szóló 1990. évi XCIII. Törvény 29. alapjánállapítom meg.Kelt,…………………, 201….. év ……………. hó ……. napErről értesül:1. ..…………………………..2. ……………………………P.H.………………….…………….jegyző

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályaiMegjegyzés:Az alakszerű határozat a következő részekből áll: fejléc, rendelkező rész, indokolás, záró rész.A fejléc tartalmazza a hatósági jogviszonyban résztvevők és a hatósági ügy legfontosabb adatait: ahatóság megnevezését és ügyintézőjének nevét, az ügy számát és tárgyának a megjelölését, az ügyfélnevét, lakó- vagy tartózkodási helyét, illetve az ügyfél megnevezését, székhelyét vagy telephelyét.A rendelkező rész lényegében a döntést és az ahhoz kapcsolódó tartalmi elemeket foglalja magába. Arendelkező részben kell tájékoztatni az ügyfelet a jogorvoslat: a fellebbezés, illetve a keresetindításlehetőségéről. A rendelkező részben azt is közölni kell, hogy a jogosultak milyen határidőn belül, melyszervnél terjeszthetik elő jogorvoslati kérelmüket, és kell-e, illetve milyen összegű illetéket kellfizetniük. A rendelkező részben – ha a döntés kötelezést tartalmaz – közölni kell a kötelezettségteljesítésének határnapját vagy határidejét is.A határozatok a rendelkező részben foglaltak értelmében lehetnek jogot biztosító, kötelességetmegállapító, jogvitát eldöntő, szankciót megállapító határozatok, továbbá az ügyfél kérelmének helytadó és az ügyfél kérelmét elutasító határozatok.Az indokolás elsődleges rendeltetése a döntés megalapozása és elfogadtatása, a döntés ténybeli ésjogi megalapozása. Az indokolás első eleme a tényállás megállapítása és annak megalapozása. Azindokolásba az ügyfél által előterjesztett, de mellőzött bizonyítást és a mellőzés indokait is bele kellfoglalni. Az indokolás tartalmazza – a mérlegelési, méltányossági jogkörben hozott határozat esetén – afigyelembe vett szempontokat és tényeket.A tényállás megállapítása mellett az indoklás másik fő eleme a döntés alapjául szolgálójogszabályhelyek pontos meghivatkozása. Új elem a Ket.-ben, hogy az indoklásban a hatósághatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályokra is utalni kell.Az utolsó (záró) rész tartalmazza: a döntéshozatal helyét és idejét, a kiadmányozó nevét, hivatalibeosztását és aláírását, a hatóság bélyegzőlenyomatát, és ha a döntés elektronikus dokumentumformájában kerül kiadásra, a minősített elektronikus aláírást.

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai4. VégzésHatósági végzés határidőn túl benyújtott fellebbezés érdemi vizsgálat nélkülielutasításához kapcsolódóanEljáró közigazgatási hatóság .............................................................................................................Elérhetősége: (cím, telefon/fax, elektronikus elérhetőség).............................................................Ügyintéző neve:...............................................................................................................................Ügyirat szám:...................................................................................................................................Tárgy: …………………....................................................................................................................V é g z é s................………………………..………………………ügyfél (lakcím:…………………….., an.:……………., szem. ig. szám.:……………..)…………………………………….................…..tárgyú………/200……….számú határozatom elleni fellebbezést érdemi vizsgálat nélkül elutasítom.Ezen határozatba foglalt döntésem ellen a kézbesítést követő naptól számított 15 napon belüllehet fellebbezést benyújtani, amelynek illetéke ………….. Ft.A fellebbezést a másodfokú ………………………. közigazgatási hatósághoz kell címezni(…………..város……….utca………….házszám), de közigazgatási hatóságomhoz kellbenyújtani. (Elektronikusan benyújtott fellebbezést a …………………….megnevezésűügyfélkapun nyújthat be.)I n d o k o l á s...............…………......... ügyfél ................/200............... számú határozatom ellen fellebbezésselélt. Az ügyfél a rendelkezésére álló 15 napos fellebbezési határidőn belül nem fellebbezett. Afellebbezés határidő letelte után ……… nappal érkezett, és nevezett igazolási kérelmet nemterjesztett elő.A fentiekre figyelemmel az ügyfél a fellebbezést a közigazgatási hatósági eljárás ésszolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 30. § (1) d. bekezdésealapján érdemi vizsgálat nélkül el kellett utasítanom.A jogorvoslat lehetőségét a Ket. 98. § (2) – (3) bekezdései, valamint a 99. § (1) bekezdésealapján biztosítom.Hatóságom hatáskörét és illetékességét a …….................................….alapján állapítottam meg.A fellebbezés illetékének mértékét az illetákről szóló 1990. évi XCIII. Törvény 29. §-a állapítjameg.Kelt,………………, 201….. év ……………. hó ……. napErről értesül:Ügyfél.Irattár.P.H.………………….…………….(közigazgatási szerv vezetője)

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai5. IdézésKözigazgatási szervElérhetősége (cím, telefon/fax, elektronikus elérhetőség)Ügyintéző neve:…………………………………....................................................................................Ügyirat szám: ……………………………………...................................................................................Tárgy: idézés……………………………………….. (ügyfél megnevezése) részéreI d é z é sKérem Önt, hogy a …………………………..........................................tárgyú ügyben ügyfélként201…..................év …................................hónap …..........................napján ….................….órakorszíveskedjen megjelenni a ………………………… közigazgatási hatóság ……………..…..,………………........…… u. ….............….. sz. ….........…. emelet ……... ajtó hivatali helyiségében.Tájékoztatom, hogy az idézésnek a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általánosszabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 48. § (1) bekezdése értelmében köteles elegettenni.Ha az idézésnek nem tesz eleget vagy meghallgatása előtt az eljárás helyéről engedély nélküleltávozik és távolmaradását vagy eltávozását megfelelően nem igazolja, továbbá ha azidézésre önhibájából eredő ittas vagy bódult állapotban jelenik meg, a Ket. 48. § (2)bekezdése értelmében eljárási bírsággal sújtható, továbbá az eljárási cselekményekmegismétlése miatti többletköltség megfizetésére kötelezhető.Kelt,……………, 201….. év ……………. hó ……. napP.H.……………..…….…………….(közigazgatási szerv vezetője)Megjegyzés:Általános esetben úgy kell idézni, hogy azt az idézett a meghallgatást megelőzően legalább öt nappalkorábban megkapja. Idézni írásban, távbeszélő útján és elektronikus úton lehet. Ebben az esetben azügyfélnek egy meghatározott időintervallumot határozok meg, amelyen belül – ügyfélszolgálati időben– bármikor megjelenhet. Természetesen ilyenkor nincs mód tárgyalás tartására csak egy ügyfélmeghallgatására. Ügyfelet saját kérelmére indított eljárásban nem lehet idézni.

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai6. ÉrtesítésKözigazgatási szervElérhetősége: (cím, telefon/fax, elektronikus elérhetőség)Ügyintéző neve:É r t e s í t é sSzám:………………………..Tárgy: Értesítés eljárás megindításáról(ügyfél megnevezése)……………………….(város)……………………...…(cím)……………….(irányítószám)Tisztelt…..................……!A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL.törvény (Ket.) 29. § (3) bekezdés b) pontja alapján értesítem, hogy …………………………...tárgyban ……………………okból 20.. év …hó…napján ……………………kérelme alapjáneljárás indult. Az ügy iktatószáma: ………………………….., az eljáró ügyintéző:……………….. (telefonszám: …………………)Tájékoztatom, hogy az ügyre irányadó ügyintézési határidő a Ket. 33. § (1) bekezdése alapján30 nap/…………………… törvény/kormányrendelet alapján …………………….nap.Tájékoztatom, hogy a Ket. 51. §-a szerint az ügyfélnek joga van az eljárás során szóban vagyírásban nyilatkozatot tenni, illetve a nyilatkozattételt megtagadni. A Ket. 68. §-a értelmébenaz ügyfél személyesen, illetve törvényes vagy írásban meghatalmazott képviselője útjánbetekinthet az eljárás során keletkezett iratba, arról másolatot készíthet vagy másolatotkérhet.Tájékoztatom továbbá, hogy jelen ügyben az elektronikus ügyintézés lehetőségével azalábbiak szerint élhet:………………………………………………………….…………………………, 201….. év ……………. hó ……. napP.H.……………..…….…………….(közigazgatási szerv vezetője)

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai7. Hatósági BizonyítványHatsági bizonyítvány adat, tény igazolásáról Ket. 84. § (1) bek.Eljáró közigazgatási hatóságElérhetősége: (cím, telefon/fax, elektronikus elérhetőség)Ügyintéző neve:Ügyirat szám:HATÓSÁGI BIZONYÍTVÁNY........................................................ részére ............................................................. céljára..................................................................................... -nál történő felhasználásra igazolom, hogy…………………. bizonyíték alapján, .................................................. (név), akinek állandólakhelye: ...................................... (helység) ............................................ (út) ........ (szám).................................................................................................................................................................................................................................................................Ezt a bizonyítványt a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairólszóló 2004. évi CXL. törvény 83. § (1) bekezdése alapján adtam ki.…………………………, 201….. év ……………. hó ……. napP.H.………………….…………….(közigazgatási szerv vezetője)Erről értesül:ÜgyfélIrattár.Megjegyzés:Ebben az esetben a hatósági bizonyítvány adattartalmának valódiságát vélelmezni kell.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés8. Kézbesítő könyv rovataiK É Z B E S Í T Ő K Ö N Y VÜgyiratszámCímzettidőpontjaAz átvételelismerése**átvevő aláírásaMegjegyzés:Kézbesítő közreműködése esetén alapvető követelmény, hogy az átvevő a kézbesítőokmányonolvasható aláírásával, és a dátum megjelölésével köteles átvenni a beérkező iratot. „Azonnal” vagy„Sürgős„ jelzés esetén az átvétel idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.Tértivevénnyel érkezett küldemény esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény szelvényénekkitöltéséről, s a feladóhoz történő visszajuttatásáról.Ha az ügyfél személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be az iratot, akkor az átvételt igazolni kell(az ügyfél által beadott iratról másolatot készít az átvevő, és aláírást követően visszaadja az ügyfélnek,másik megoldás az átvételi elismervény alkalmazása).

IRATMINTATÁRA közigazgatási hatósági eljárás szabályai9. Hagyományos iktatókönyvAlszámÉrkezettBeküldőneveIratJellege,számaMellékletek dbszámaTárgyKezelésifeljegyzésekHatáridőIrattárkelteIrattárbahelyezésidejeSorszám 1.2.Előadó 3.4.Irattári jel 5.6.7.8.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés10. Előadói ív kézi iktatásnálSzám: - / Ügyintéző:Előiratszáma:- / Ügy típusa: Kódja:Tárgy/Név:Beküldő:Cím:I. fokú hatóság kódja:Határidők:ALSZÁMOK – Elintézés - Jogorvoslat eredménye / oka1.ÉrkezésdátumaIntézkedésdátumaElint.időÜgy.jel.I. f.döntésform.tart.Fellebb.Sajáthatkör.BíróiútFelügy.int.Ügyészibeavatk.MunkanaplóExpediálás2.3.4.5.6.MEGJEGYZÉSEK:LÁSSÁK:Kiadmányozás előtt:Elküldés előtt:Irattári jel:Irattárba h. előtt:

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés11. Iktatóbélyegző lenyomataiAz iktatóbélyegző fajtáiKözpontosított iratkezeléshezSzerv megnevezéseÉrkeztetés dátuma:Iktatószáma:Kapja:Szerv. egys.ÜgyintézőIrattári tételszámMelléklet:dbVegyes iratkezeléshez:Szerv elnevezéseÉrkezés dátuma:Érkeztetőkönyv száma:Kapja: Szerv. egys.Szerv.egys.Irattári tételszámiktatószámaÜgyintéző:Melléklet:dbMegjegyzés:Az iratok nyilvántartásba vételének csupán egyik mozzanata a (papíralapú vagy elektronikus)iktatókönyv kitöltése. Magán az iraton is fel kell tüntetni az azonosító adatokat, erre szolgál aziktatóbélyegző. Az iktatóbélyegző lenyomatának kötelező tartalmi elemeit a helyi szabályzatokhatározzák meg. A legfontosabb információk (melyet a korábbi szabályozás kötelezően írt elő): a szervneve, az iktatás dátuma, iktatószám, az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatai, mellékletekdarabszáma.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés12. Iratkísérő lap mintákIratkísérő lap 1.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Borítékban iratra fel nem ragasztott illetékbélyeg volt-e, illetékbélyeg értéke:Illetékbélyeg borítékban volt, értéke: Illetékbélyeg borítékban nem volt: megfelelő rész kitöltendőDátum,aláírásMegjegyzés:Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó azösszeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, és apénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízottdolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni. A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a különfeljegyzést az irathoz kell csatolni. A letétbe helyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézéssorán kell az érintett ügyintézőnek rendelkeznie.Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltakilletékbélyeget, azt az iratra kell felragasztani és dátumbélyegzővel, valamint aláírással kellérvényteleníteni. Amennyiben az irathoz kapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kellgondoskodnia annak visszautalásáról (ajánlott küldeményként).Iratkísérő lap 2.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Iraton sérülés nincs:Dátum,Iraton van-e sérülés:Iraton az alábbi sérülés található:aláírásMegjegyzés:Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldemény sérültvagy felbontották, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („Sérülten érkezett” vagy „Felbontvaérkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazolja. Soron kívül ellenőrizni kell a küldeménytartalmát is. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, vagy személyt értesíteni kell. Akorábbi szabályozás szerint ebben az esetben jegyzőkönyvet kellett felvenni a hiányzó iratokról, s ennekegy példányát elküldve kellett értesíteni a feladót. A jelenleg hatályos Kormányrendelet nem írja elő ajegyzőkönyv készítésének kötelezettségét, azonban logikusan az adott szervek továbbra is ezt agyakorlatot követik az iratkezelési szabályzatuk elkészítésénél.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelésIratkísérő lap 3.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Küldő az iraton mellékletet tüntetett fel, azonban a melléklet hiányzik:Dátum,aláírásMegjegyzés:A felbontáskor ellenőrizni kell, hogy az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek maradéktalanulmeg vannak-e, illetve olvashatóak-e. A küldött mellékleteket az irathoz kell csatolni. Amennyiben amegjelölt mellékletek hiányosak, erről tájékoztatnunk kell az ügyintézőt. A hiányosságot többfélemódon rögzíthetjük. Készíthetünk jegyzőkönyvet, melynek egy példányát megküldjük az irathozcsatolva az ügyintézőnek. Gyakori, hogy a hiányosságot közvetlenül az iratra vagy az előadói ívrevezetik fel („melléklet nélkül érkezett” vagy „hiányzó melléklet” jelzéssel).Iratkísérő lap 4.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Borítékban pénz, egyéb érték:Pénz, egyéb érték van, melynek értéke: Pénz, egyéb érték nem volt: Pénznek a pénztárba történő átadása, letétbehelyezés időpontja, ügykezelő neve:Pénztári bizonylat száma: megfelelő rész kitöltendőDátum,aláírásMegjegyzés:Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontóaz összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, ésa pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízottdolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés13. Előadói munkanaplóElőadói munkanapló(átadási könyv – soros)SorszámÜgyiratszám TárgyAzügyintézőaláírásaAz intézkedésVisszaKelt átvételkor kelte módja határideje érkezésElintézésAz iktatóaláírásaátvételkorMegjegyzés:A naplóba az iratok számát, az átadás dátumát és az átadás-átvétel elismerését rögzítik, esetenként az iratok tárgyát.Elektronikus iratkezelés és elektronikus ügyintézés esetén az átadás-átvétel dokumentálása is elektronikus úton történik.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés14. Átadás-átvételi jegyzőkönyvszerv megnevezéseIkt. szám:IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYVKészült: ....................................................................................................................................................(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)Átadó: .......................................................................................................................................................(átadó szerv megnevezése)....................................................................................................................................................(átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)Átvevő: .....................................................................................................................................................(átvevő szerv megnevezése)....................................................................................................................................................(átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)Átvétel tárgyát képező iratanyag: ........................................................................................................(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)Az átadás-átvétel indoklása: .................................................................................................................................................................................................................................k.m.f.……………………………………..átadóP.H.Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉKKészült 3 példányban1 pld. Átvevő1 pld. Átadó1 pld. Irattár……………………………………..átvevőP.H.Megjegyzés:Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintű, raktáriegységszintű, és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó ésátvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed.Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmenetiirattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők a teljes iratmennyiségátadását tételesen, tehát darabszinten teljesítik.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés15. Kölcsönzési naplóKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓiktatószámaés/vagytételszámaa kölcsönzött irattárgyairattári helyeirattárneve/állv./polc/doboz/csomóstb. sorszámaa kölcsönzőnevea kölcsönzés céljabetekintés,kölcsönzés,ügyintézés,szerelés*aláírásakölcsönzésihatáridőév, hó, napvisszavételidejeév, hó, napvisszavevőaláírásamegjegyzésMegjegyzés:A szerv munkatársai – a szervezeti és működési szabályzatban – meghatározott jogosultságukalapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat (ha az irat ismeretére az adottfeladat elvégzéséhez feltétlen szükség van). A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módondokumentálni kell. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kellkészíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés idejealatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni (így biztosítható, hogy az irat holléte ismert legyen).

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés16. Iratpótló lapIRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy)A KIEMELT IRATirattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) …..............................azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év) …………………………………………………tárgya/megnevezése …………………………………..............................................................kiemelés ideje (év, hó, nap) ……………………………………………………………………kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) ………………………………kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma ……………………………………………kiemelést kérő neve ………………………………………………………...kiemelést végző neve, aláírása ……………………………………………kölcsönzési határidő (év, hó, nap) ) ………………………………………visszahelyezés ideje (év, hó, nap) ………………………………………..visszahelyezést végző neve, aláírása ……………………………………Megjegyzés:Készülhet 3 példányban, évente eggyel kezdődően sorszámozva (hármasával sorszámozva!). Az elsőpéldány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idő szerinti sorrendbenlefűzve, a kölcsönzés határidő-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lefűzve kölcsönzésinaplóként funkcionál.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés17. Példa az irat irattári kikérésére használható nyomtatványraI R A T T Á R I K I K É R Ő E N G E D É L YKikérő szervezeti egység:Kikérő ügyintéző neve:Igényelt ügyiratok száma:Ügyirat tárgya:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Ügyirat egyéb azonosító adata(i):A betekintés indoka:A kikérés dátuma:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… év ……….. hó ……….. napAz irat osztályon tárolásánakvárható időtartama:…………………………………..Engedélyező vezetőKiadás dátuma:…………… év ……….. hó ……….. nap…………………………………..Átvevő

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés18. Irat selejtezési jegyzőkönyvszerv megnevezéseIkt. szám:IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYVKészült: ...................................................................................................................................................(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)A selejtezési bizottság tagjai: ......................................................................................... (név, beosztás)........................................................................................ (név, beosztás)........................................................................................ (név, beosztás)A selejtezést ellenőrizte: ................................................................................................. (név, beosztás)A munka megkezdésének időpontja: .....................................................................................(dátum)A munka befejezésének időpontja: .........................................................................................(dátum)Az alapul vett jogszabályok 94 : ..............................................................................................................Selejtezés alá vont iratok: ......................................................................................................................(szervezeti egység megnevezése, az irat évköre)Eredeti terjedelem: ......................................................................................................................... (ifm)A kiselejtezett iratok mennyisége: .............................................................................................. (ifm)A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratokkiselejtezését javasolják.A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el.A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.k.m.f.……………………………………..……………………………………..ellenőrző vezető aláírásaP.H.……………………………………..……………………………………..94 az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolásaMegjegyzés:Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, a szerv bélyegzőlenyomatával ellátottselejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. Iktatást követően meg kell küldeni az illetékes levéltárhoz aselejteztetés engedélyezése céljából.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés19. Tételes iratjegyzékTÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉKIRATTÁRI JELügykör ágazat kódszámIRATTÁRI TÉTELMEGNEVEZÉSESELEJTEZETTÉVEK TÓL-IGMegjegyzés:A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉKE.Egyszerűbb selejtezési eljárás esetén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefoglalni.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés20. Raktári-egység szintű iratjegyzékRAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉKAz iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése…………………………………………………Az irat-együttes címe:évköre:mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):Raktári egységsorszám megnevezésIrattári jelTétel megnevezéseKeletkezésévszámaEgyébazonosítóMegjegyzés:Az iratjegyzéken szereplő irat-együttes raktári egységeinek számozását mindig 1-gyel kell kezdeni ésfolyamatosan sorszámozni.A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezését kell írni: doboz, kötet, csomó, téka,lemez, tekercs stb.Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb.,a raktári egységbenelhelyezett mennyiség kezdő és végső száma, azonosítója tól-ig formában.A raktári-egység szintű iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzőkönyvhöz, egyébátadás-átvételi jegyzőkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataivalkiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is.

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés21. Darabszintű iratjegyzékDARABSZINTŰ IRATJEGYZÉKAz iratlétrehozó neve:…………………………………………………….............................................Az irat-együttes megnevezése:………………………………………………......................................évköre:……………………………………………………...................................................................mennyisége ………………………………………………....................................................................(összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)SorszámIrattári jelIktatószám/évszámTárgyMennyiség(oldal,lap,leütés,karakter stb.)Megjegyzés:A darabszintű iratjegyzék készülhet az ügyiratszintjén, és készülhet az ügyiratot alkotó iratdarabokszintjén is.Használjuk átadás-átvételi jegyzőkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartottiratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetőleg előadói munkakör átadási jegyzőkönyvekmellékleteként.Az iratdarabok szintjén készülő iratjegyzékeket célszerű használni a másolatok készítésekor, beleértvebármilyen adathordozóra készülő másolatokat és az elektronikus másolatok is.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek22. Minősített iratErdőgazdálkodási Minisztérium„Titkos!”33/2010. Érvényességi idő: 2020. december 31.Minősítette: Sas AttilaErdőgazdálkodási miniszter(MK/HU)1. sz. példányDr. Nagy Tamás úrnak,PANNON KFT. ügyvezető igazgatójaBudapestTisztelt Ügyvezető Igazgató Úr!Tárgy: az erdőgazdálkodás helyzetéről(Itt olvasható a minősített irat szövege!)Budapest, 2010, május 13.Tisztelettel:Sas AttilaMiniszterMelléklet:Kimutatás az erdőgazdálkodási feladatokról tárgyú,33-1/2010. ikt. Számú, „Titkos” minősítésű,1 lap terjedelmű irat, 1. sorszámú példányaKészült: 2 példánybanTerjedelem: 1 lapIrattári kézi jelzés:Készítette: Kis Éva (telefon: 565-9999)Gépelte: Nagy ViktóriaKapja: 1. pld. PANNON KFT. ügyvezető ig.2. sz pld. Erdőgazd. Min. irattár„Titkos!”

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek23. Minősítési javaslatA minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. Törvény 6. § (3) bekezdése szerintMINŐSÍTÉSI JAVASLAT(A minősítési javaslatban fel kell tüntetni a minősítéssel védhető valamely közérdekre történőhivatkozást, a minősítési szintet és a minősítés érvényességi idejét. )A ………………………………nyt. Számú……………………………………………………………Tárgyú adathordozón szereplő információkat……évre, ……év……..hó…..napjáig:* a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. Törvény (alábbiakban Mavtv.) 1. sz. mellékletétképezőA minősítési szint megállapításához az szükséges kármérték jegyzék… pontja alapján:minősítési szint megállapítása indokolt.*Szigorúan titkos/Titkos/Bizalmas/Korlátozott terjesztésű/A minősítési hatáskört megalapozó jogszabályhely: * Mavtv. 4.§ (1) bekezdése ….pontja / * Mavtv.6. § (2)a), (2)b, vagy (3) pontja alapján kiadott ………………………………….INDOKOLÁS:A …………………………….. minősítés indokolt,mivel…………………………………………......................………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(A minősítési javaslat indokolásának tartalmaznia kell azokat a tényeket és körülményeket, amelyek aminősítést szükségessé teszik)Budapest, 2010. …….* A megfelelő rész bekarikázandó illetve kitöltendő!……………………………………………..A minősítő aláírása, beosztása, betöltött tisztségeMegjegyzés:Az adat minősítése az ún. minősítési eljárás keretében történik, melynek célja egy adathovatartozásának megállapítása, majd a döntés meghozatala a minősítés jelöléséről.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek24. Felhasználói engedély…………………………………………………szerv megnevezéseNyt. szám:….. sz. példányFELHASZNÁLÓI ENGEDÉLYNév: ..............................................................................(születési név: ..................................................szül. hely és idő: ............................) részére a ................................................................................(szerv megnevezése) ...................................................... (szervezeti egység megnevezése) feladat- éshatáskörébe tartozó feladatok ellátása érdekében a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV.törvény (továbbiakban: Mavtv.) 3. § 8. pontja, továbbá a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének,valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet szerintifelhasználói engedélyt kiadom- *a munkaköre ellátásához szükséges- *meghatározott időszakra: 20.... év .......... hó ... napjától 20.... év .......... hó ... napjáig- *speciális ................................... megbízásának hatálya alá tartozó- *eseti szakértésre vonatkozó- *konkrét ügyre vagy tárgyra vonatkozóan (pl. véleményezés): ....................………………………………………………………………………………… minősítési szintigkeletkezett minősített adatokra.A felhasználói engedély alapján a felhasználásra jogosult a fent megjelölt minősítési szintig keletkezettminősített adatok vonatkozásában a Mavtv. 18. § (2) bekezdésben meghatározott rendelkezésijogosultságok közül kizárólag az alábbi alpontokban meghatározott rendelkezésre jogosult:x a) állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében történő ügyintézés, feldolgozás,x b) minősített adat nyilvántartásával kapcsolatos valamennyi tevékenység,x c) minősített adat birtokban tartása,x d) minősítési jelölés megismétlése, illetve a megismétlés megtiltása,x e) minősített adat másolása, sokszorosítása,x f) minősített adat fordítása,x g) kivonat készítése,x h) szerven belüli átadás,x i) szerven kívülre továbbítás, szállítás,x j) megsemmisítés,x k) felhasználói engedély kiadása.A felhasználói engedély visszavonásig érvényes.Budapest, 20... ..............................................................................................................................a felhasználói engedély kiadására jogosultvezető aláírása* A megfelelő részt kell aláhúzni és szükség szerint kitölteni!x Azt a rendelkezési jogosultságot, amelyet a felhasználásra jogosult nem kapott meg, törölni kell vagyáthúzni!

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek25. Megismerési engedélySzerv megnevezése:Szám:MEGISMERÉSI ENGEDÉLY…sz. pld.……………..számon iktatott kérelemre a minősített adatok védelméről szóló 2009. évi CLV. Törvény11. § (1) és (2) (3) bekezdés alapján megadom.Név:Beosztás:Születési hely, idő:Anyja neve:Lakcím:Jogosult a ……..…..(szerv megnevezése)irattárba tartozó alábbiakban felsorolt1.……………ikt. Számú „Szigorúan titkos!”2.……………ikt. Számú „Titkos!”3.……………ikt. Számú „Bizalmas”4.……………ikt. Számú „Korlátozott terjesztésű!”iratok megismerésére a ……..….......................................(szerv megnevezése) …........számú hivataloshelyiségben…....................................................................……..(kijelölt munkatárs neve) jelenlétében.A minősített iratok megismerésénél a …..ikt. számú Titoktartási Nyilatkozat és az alábbiak szerint kelleljárni.A megismerésre jogosul személy a rendelkezésre bocsátott fenti adathordozók tartalmát nemhasználhatja fel, az adathordozókról a minősítő engedélye nélkül se másolatot, se kivonatot nemkészíthet, illetve ezek tartalmának rögzítésére semmiféle technikai vagy más eszközt nem alkalmazhat.Ezen adathordozók megismerését illetéktelen személy részére nem teheti lehetővé és illetéktelenszemélynek ezeket semmilyen formában nem hozhatja tudomására, így különösen nem publikálhatja.A megismerési engedély visszavonásig érvényes és nem selejtezhető.Az engedély kizárólag a kérelmező által aláírt és csatolt Titoktartási nyilatkozattal együtt érvényes.Budapest, 2010. …….Készült: 2 példánybanTerjedelem: 1 lapKapja: 1.sz pld. A megismerésre jogosult2. sz. pld. Irattár……………………………………………..a szerv ( minősítői jogú) vezetőjének aláírása1. számú példányt átvettem:……………………………………………..a megismerésre jogosult aláírója

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek26. Titoktartási nyilatkozatTITOKTARTÁSI NYILATKOZATa 2. pontban meghatározott titokvédelmi hatáskör ellátásához1. Alulírott ................................................................................................... tudomásul veszem,hogy ……………................................... által ......... év ......................... hó ....... nap aláírt....................................... nyt. számú felhasználói engedély birtokában a minősített adatvédelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (továbbiakban: Mavtv.), továbbá a NemzetiBiztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet (továbbiakban: R.), illetve a Biztonsági Szabályzatbanmeghatározott előírások hatálya alá tartozom.2. Tudomásul veszem továbbá, hogy a fenti. számú felhasználói engedélyben megjelöltminősített adatok vonatkozásában a minősítések érvényességi ideje alatt titoktartásikötelezettség terhel.A Mavtv.-ben, az R.-ben, valamint a Biztonsági Szabályzatban meghatározott előírásokatalkalmazás szinten megismertem, és azokat maradéktalanul betartom, így különösen aminősített adat tartalmát illetéktelen részére nem teszem hozzáférhetővé. A hatáskörömbetartozó részletes eljárási szabályokról kioktatásban részesültem.3. Felvilágosítottak arról is, hogy jogszabály a minősített adattal való visszaélést, valamint aminősített adat biztonságának megsértését bünteti.Budapest, 20... .........................................................................................................aláírásNév: ….......................................................

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek27. A minősítésekA minősítési szint meghatározásához szükséges kármérték1. Rendkívül súlyos kárnak minősül és „Szigorúan titkos!” minősítési szint alkalmazásaindokolt, ha az adat érvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala, jogosulatlanmegszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé,valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele közvetlenül és tartósan sérti vagyveszélyezteti Magyarország szuverenitását, területi integritását, törvényes rendjét, belsőstabilitását.Visszafordíthatatlanul jelentős károkat okoz az ország honvédelmi, nemzetbiztonsági,bűnüldözési, igazságszolgáltatási, központi pénzügyi és gazdasági érdekeiben, külügyi ésnemzetközi kapcsolataiban, a szövetséges tagállamokkal közös biztonsági érdekeiben.Rendkívül súlyosnak minősülhet a kár akkor is, ha annak elkerülhetetlen enyhítésenagyszámú emberi élet közvetlen veszélyeztetésével, vagy az ország gazdasági helyzeténekegészére hátrányosan kiható ellenintézkedésekkel érhető el.Rendkívül súlyos a kár többek között, ha tartósan gyengíti az ország honvédelmiképességeit, különösen a hadműveleti tervek és fegyverrendszerek hatékonyságát, jelentősengyengíti az ország hírszerző és elhárító képességeinek folyamatos hatékonyságát, felfedi anemzeti rejtjeltevékenység titkosítási rendszereit, nagyszámú embert érintő közvetlenéletveszéllyel jár, jelentősen veszélyezteti a nemzetközi biztonságot, előmozdítja a nukleáris,vegyi és biológiai fegyverek elterjedését, lényegesen veszélyezteti a nukleáris és vegyilétesítmények biztonsági rendszereit.2. Súlyos kárnak minősül és „Titkos!” minősítési szint alkalmazása indokolt, ha az adatérvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosításavagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosultrészére hozzáférhetetlenné tétele által az 1. pontban okozott sérelem nem küszöbölhető ki, deenyhíthető, továbbá, ha ellehetetleníti vagy lényegesen akadályozza az állami vagyközfeladatot ellátó szerv rendeltetésszerű működését és ezáltal közvetlenül Magyarországtörvényben meghatározott érdekeit sérti, az állampolgárok biztonságának és alkotmányosjogainak komoly sérelmével jár, közvetlen életveszélyt okoz, jelentősen hátráltatja ahonvédelmi és nemzetbiztonsági tevékenység folyamatos hatékonyságát, feszültséget okozMagyarország más országokkal fennálló kapcsolataiban, a szövetséges tagállamokkal közösbiztonsági érdekeiben, a Magyarország pénzügyi és gazdasági érdekeinek sérelmévelszámottevő vagyoni kárt okoz.3. Kárnak minősül és „Bizalmas!” minősítési szint alkalmazása indokolt, ha az adatérvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosításavagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosultrészére hozzáférhetetlenné tétele okozta érdeksérelem vagy veszélyeztetésellenintézkedésekkel lényegesen enyhíthető, és az nem jár jelentős anyagi, pénzügyiráfordításokkal.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretekTovábbá, ha az állam érdekérvényesítő képességeit hátráltatja, vagy jelentősen zavarja, adiplomáciai kapcsolatok tényleges sérelmét eredményezi, aminek következménye hivatalostiltakozás vagy enyhébb szankció lehet, sérti az állampolgárok biztonságát és alkotmányosjogait, jelentősen sérti a nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű gazdaságiszervezet működését, hátráltatja a honvédelem és a nemzetbiztonsági tevékenység, illetve aszövetséges tagállamokkal közös biztonsági érdekek védelmének hatékonyságát, gátoljavalamely legalább öt évi szabadságvesztéssel büntetendő bűncselekmény felderítését vagyelősegíti valamely ilyen bűncselekmény elkövetését, megzavarja az állami vagy közfeladatotellátó szerv működési rendjét, feladat- és hatáskörének gyakorlását és ezáltal közvetveMagyarország törvényben meghatározott érdekeit sérti.4. Hátrányosan érinti az állam érdekeit és „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintalkalmazása indokolt, ha az adat érvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala,jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részérehozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele megzavarja azállami vagy közfeladatot ellátó szerv működési rendjét, feladat- és hatáskörének gyakorlásátés ezáltal közvetve Magyarország törvényben meghatározott érdekeit hátrányosan érinti, ahátrány azonban az elhárítására tett intézkedésekkel lényegesen enyhíthető vagykiküszöbölhető. Az államnak az 1–3. pontba nem tartozó pénzügyi veszteséget okoz,továbbá, ha az állampolgárok vagy a gazdálkodó szervezetek részére jogtalan nyereségetvagy előnyszerzést tesz lehetővé.2. számú melléklet a 2009. évi CLV. törvényhezA NATO, a NYEU és az EU által használt minősítési szint és annak nemzeti minősítésiszintű megfelelője1. A NATO által használt minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője:a) „COSMIC TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „NATO SECRET” – „Titkos!”;c) „NATO CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”;d) „NATO RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.2. A NYEU által használt minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője:a) „FOCAL TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „WEU SECRET” – „Titkos!”;c) „WEU CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”;d) „WEU RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.3. Az Európai Unió Tanácsa által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítésiszintű megfelelője:a) „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „SECRET UE” – „Titkos!”;c) „CONFIDENTIEL UE” – „Bizalmas!”;d) „RESTREINT UE” – „Korlátozott terjesztésű!”.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek4. Az Európai Bizottság által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintűmegfelelője:a) „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „SECRET UE” – „Titkos!”;c) „CONFIDENTIEL UE” – „Bizalmas!”;d) „RESTREINT UE” – „Korlátozott terjesztésű!”.5. Az EURATOM által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintűmegfelelője:a) „EURA-TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „EURA-SECRET” – „Titkos!”;c) „EURA-CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”;d) „EURA-RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.6. Az EUROPOL által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintűmegfelelője:a) „TRČS SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „SECRET UE/EU SECRET” – „Titkos!”;c) „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”;d) „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.7. AZ EUROJUST által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintűmegfelelője:a) „EUROJUST TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”;b) „EUROJUST SECRET” – „Titkos!”;c) „EUROJUST CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”;d) „EUROJUST RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretek28. Minősített iratok iktatásaÁTADÓKÖNYV(minősített adathordozó szervek közötti továbbításhoz)Az adathordozóiktatószáma lap-terjedelme példánysorszámaminősítéseA címzett neve éspontos címeAzátvételidőpontjaAz átvevőolvashatóaláírásaMegjegyzés

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretekH a g y o m á n y o s i k t a t ó k ö n y vIkt sz.DátumSzerven belülről,kívülről Előzményi Minősítő Az iratérkezett ikt. sz. irat csat. neve, beo. minősítésijelöléseérvényességiidejepld.számaterjedelmepld.sorszámatárgya

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretekidőpontja/módjaA továbbításaz iratterjedelmeaz iratpld.sor-számaIrattárba helyezésCímzett Ügyintéző dátuma aláírásszámítógépeskapcsolatmegjegyzésMegjegyzés:Az iratot a jogszabályban előírt adatok rögzítésével, erre a célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani.Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni az adatvédelmi szabályok betartásával.

IRATMINTATÁRAdatvédelmi és titkos ügyiratkezelési ismeretekÁTADÓ KARTON(minősített adathordozó szerven belüli átadásához és visszavételéhez)IktatószámTárgyAz iratminősítéseAz adathordozólap-terjedelme példányszáma példánysorszámamellékleteinekszámamellékleteineklapterjedelmeKezelésifeljegyzésekAz átvevő neve, beosztásaAz átvétel kelteAz átvevőolvasható aláírásaA visszavételkelteA visszavevőnévaláírásaKezelésifeljegyzésekMegjegyzés:A beérkezett minősített iratokat a tikos ügykezelő bontja fel – a „saját kezű felbontásra” jelzésűek kivételével – és veszi nyilvántartásba. Valamennyi beérkező éskimenő minősített adathordozóról úgy kell nyilvántartást vezetnie, hogy abból az adathordozók: nyilvántartási száma, minősítési jelölése, példányszáma, terjedelme,példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az őrzés helye megállapítható legyen.

ISBN 978 963 87611 8 7Kiadja: Nemzeti Közszolgálati EgyetemFelelős Kiadó: Prof. DR. Patyi AndrásBUDAPEST, 2012.