ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

IV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása1. Az ügyviteli munka informatikai támogatásaA szervezetek számára egyre nélkülözhetetlenebbé válik az informatika, akár profitorientált,akár közszolgálati szervezetről beszélünk. Mivel rendszerszintű alkalmazása aránytalanulmagas költségeket jelentett – az elismert lehetőségeihez képest –, néhány évvel ezelőtt aszámítógép használata még igen ritka volt a közszolgálatban.A személyi számítógép ma már mindennapi életünk szerves részét képezi, az élet számos területénélvezhetjük lehetőségeit (általános információforrás, vásárlás, pénzügyek intézése, szórakozás, levelezés,távmunka stb.). A számítógép-, illetve a szoftveripar ma az egyik leggyorsabban fejlődő iparág, azalkalmazott technikák hihetetlenül sokrétűek, fejlesztésük gyors ütemben zajlik.A számítógépek közigazgatási munkában való megjelenésekor általános jelenség volt, hogy amunkatársak nagy ellenállással fogadták a korábbiakhoz képest teljesen idegen, újszerűtechnikai eszközöket.Mára nyilvánvaló, hogy (szinte) valamennyi munkaterületen alkalmazható, nemcsak anyilvántartási, iratkezelési tevékenységükhöz használják ki a közigazgatási szervek aszámítógép lehetőségeit, előnyeit, egyre több ügyviteli feladat (iratkészítés, adatkezelés,archiválás, irodai kommunikáció, tervezés stb.) ellátását oldják meg informatikai eszközökkel,a jogszabályi változások nyomán pedig ez egyre gyakrabban kötelező is a közigazgatásiszerveknek.Így a magyar közigazgatásban is már alapvető munkaeszközként funkcionál a számítógép.(Ennek következtében felhasználásának legalább alapszintű ismerete a köztisztviselőkkelszemben mára általános követelmény.) 24A számítógépes rendszerek főbb jellemzői: különböző műveleteket gyorsan és pontosan végez el, (elméletileg) korlátlan tárolókapacitású, a tárolt adatok könnyen, egyszerűenvisszakereshetőek, egyidejűleg több feladatot is képes ellátni, az információkat rendkívül gyorsan képes kiírni (kinyomtatni) támogatják a nagy tömegű adatokat gyűjtő, rendszerező, és feldolgozó közigazgatást. jól hasznosítható a rutinszerűen ismétlődő, szabványosított munkaműveletek végzéséhez(pl. útlevél, személyi igazolvány, igazolások kiállítása stb.) is.A számítógép irodai alkalmazásának további nagy előnye, hogy a gépek összekapcsolásávalkiépített hálózatok lehetővé teszik, hogy egy időben több munkatárs (informatikai értelembenfelhasználó) is hozzáférjen egy rendszer szolgáltatásaihoz, ehhez nem kell feltétlenül aszámítógéppel egy helyiségben tartózkodni.Egy klasszikus hálózat legalább egy központi számítógépből, azaz szerverből és a hozzá kapcsolódómunkaállomásokból áll. A szerver funkciója a hálózatra kapcsolt számítógépek kiszolgálása.24Figyelmükbe ajánljuk az ECDL moduljait, amelyek részletesen tartalmazzák a fenti ismereteket. AzECDL, az Európai Számítógép-használalói jogosítvány a közigazgatásban is egyre nagyobb értéketképvisel. További információ a www.ecdl.hu lapon található.45