ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és aszabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet rendelkezik a közigazgatási szervek iratkezelési szabályzataiban foglaltakvégrehajtásának ellenőrzési feladatairól is.A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium (atovábbiakban: minisztérium) a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggőellenőrzési feladatait az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központiállamigazgatási szerveknél végzi. A fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzi azönkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban és az önkormányzati társulásokiratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy aziratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokbanfoglaltaknak.Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdéseelőtt legalább tíz munkanappal – az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül –értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése azellenőrzés célját nem hiúsítja meg.Ellenőrzésre a minisztérium, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatal megbízottkormánytisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát azellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzésimegbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes.Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységétlehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején(munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokróljegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy.6. Elektronikus iratkezelés speciális szabályaiEgyes papír alapú dokumentumok kezelésére épülő szabályokat az elektronikusdokumentumok esetén speciálisan kell alkalmazni 57 .Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgyelektronikus formátumban történő kiadmányozás esetében ez az alábbiak szerint teljesíthető: a kiadmányozó külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelőelektronikus aláírásával és időbélyegzővel, a szervezet nevében történő gépi aláírással és időbélyegzővel, az ügyintéző neve mellett„s.k.” jelzéssel, vagy az iraton az iratérvényességi nyilvántartásban történő nyilvántartás tényének feltüntetésévelés az ügyintéző neve mellett „s.k.” jelzéssel.57 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet IX. fejezet98