ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés„Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőségszempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságosmegőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magábafoglaló tevékenység.” 37Számtalan példát lehetne említeni az iratkezelés meghatározó szerepére a szerv működésében.Az iratkezelés rendeltetése, hogy gyorsan és pontosan juttassa el az iratokat az ügyintézőkhöz,és biztosítsa az iratok megőrzését, tárolását, gyors, pontos visszakeresését.Gyakori megfogalmazás, hogy az ügyintézést az ügyiratkezelés teszi „láthatóvá” (pl. az ügyfélkérelme akkor válik elintézni való üggyé, ha azt beiktatják, akkor fejeződik be az elintézett ügy,ha az ügyfél értesül a hatóság döntéséről stb.).A bevezetőben már említettük, hogy az iratkezelés szakma. Színvonala nagyban befolyásolja aszerv szakmai tevékenységének minőségét, hatékonyságát. Mára az ügyviteli feladatokat erreszakosodott munkatársak, az ügykezelők látják el.Az általuk ellátott általános iratkezelési feladatok a klasszikus segédhivatali feladatokhoz(iktatás, postázás, irattárolás) képest mára jelentősen bővültek. Új területei az irat-előállítás,adatkezelés, nyilvántartás, irodai kommunikáció.A közigazgatási szervezetek általános irodai munkafajtáit mutatja be az következő ábra:Operatívszignálás,Archívkézi irattári kezelés,iratkezelésiktatás,iratkezelésközponti irattári kezelés,kiadmányozás,selejtezéshatáridő-kezelés,Irat-előállításszövegfeldolgozás,irattovábbítás, postázásÁltalánosnyilvántartás-kezelés,irattöbbszörözés,adatkezeléstáblázatkezelés,kiadványszerkesztés,adatfeldolgozás,irodai grafikaIrodaitelefonálás,statisztikakészítéskommunikációfaxkezelés,szemléltetéselektronikus posta,portálkezelésAz ügyviteli feladatok hatékony ellátása érdekében a közigazgatási szervek egyre inkább kihasználják atechnikai eszközök adta lehetőségeket. A különböző technikai eszközök – amelyek közül a legtöbb ma máregyszerre több ügyviteli funkciót is el tud látni (pl. szkenner-másoló-nyomtató is egyben) – jelentősenkönnyítik az egyes dolgozók munkáját (hiszen ugyanannyi idő alatt több funkciót tud ellátni, műveletettud elvégezni). Ennek köszönhetően a közigazgatásban, napjainkban megfigyelhető a korábbi ügyvitelimunkakörök összekapcsolása, szakmásítása.37 A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény(Levéltári törvény)69