ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározottformátumban kell elvégezni.Amennyiben az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételeketa levéltár nem tudja biztosítani, az iratokat hitelesített másolatként, tartós, időtálló papíron kellátadni (a levéltárak többsége egyáltalán nincs felkészülve az elektronikus iratok fogadására,ezért az átadó szerv számára hatalmas költséget jelent ezek „papírosítása”).Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nemselejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresenszüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktáriférőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadásátvételihatáridő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennekidőpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.4. Iratok védelmeAz iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban mindenesetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és akéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférésmegakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz férhetnek hozzá,amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezetőfelhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.Számítógépes iktatás esetén az ISZ-ben lehetővé kell tenni a jogosultságok tartalmánakdifferenciált meghatározását, mindenképpen biztosítva az iktatásra jogosultság, az iktatásiinformációk megtekintése, a selejtezés, az iratokhoz hozzáférés és a rendszergazdai alkalmazásfeladatok elkülöníthetőségét.A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítások tényét(és a módosításra irányuló műveleteket, azaz a próbálgatásokat is) a jogosultsággal rendelkezőügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell (ez az eseménynaplónem módosítható és nem törölhető).Mint már említettük a kiadmányozó döntése szerint az iratokhoz különböző kezelésiutasításokat (pl.: „Sajátkezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”,„Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, stb.) adhat, amely az iratok és azabban található információk védelmét szolgálják. Ezek a kezelési utasítások azonban nemkorlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.5. Iratkezelés ellenőrzéseAz ellenőrzés több szinten valósul meg. A szervezeti egység vezetője évente köteles: ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását, az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni, közvetíteni az e Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletévelmegbízott vezetőnek.97