ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésEgységes iratkezelési szabályzatot ad ki: a szakmai irányítást ellátó miniszter, vagy a központi államigazgatási szerv vezetője aterületi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség továbbá a rendvédelmi szervek –kivéve polgári nemzetbiztonsági szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmaiirányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral, ill. az illetékesszaklevéltárral egyetértésben, az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére aMagyar Országos Levéltárral egyetértésben, az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezekkamarái tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel,valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben. 39Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azonelőírásokat, amelyek biztosítják a papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazóügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. Az iratkezelésiszabályzat kötelező melléklete az irattári terv.Az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatainak a készítését segédletek, minta szabályzatoksegíthetik, de ezeket a helyi igényeknek és a jogszabályváltozásoknak megfelelően módosítani kell.Az önkormányzati hivatalok számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratokkezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrelegyetértésben egységes irattári tervet ad ki.A közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős az adott szerv iratkezelési rendszerénekműködéséért, ily módon az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti,működési és ügyrendi szabályok, az informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattáritervek és iratkezelési előírások összhangjáért. Az ő felelőssége továbbá, hogy az iratokszakszerű és biztonságos kezelésének, megőrzésének tárgyi, technikai és személyi feltételeibiztosítottak legyenek.A szerv vezetője határozza meg – a szervezeti és működési szabályzatban – az iratkezelésszervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozófeladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.Az iratforgalom szabályozásában külön rendezendő a központi elektronikus szolgáltatórendszer (Kormány által kötelezően nyújtott szabályozott elektronikus ügyintézésiszolgáltatások) vagy biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével megvalósulóiratforgalom.Az ügyiratkezelés, mint speciális nyilvántartás, rengeteg információt tárol a szervezet működésérevonatkozóan, ezért arra is jó eszköz, hogy a vezetők általa figyelemmel kísérhessék a rájuk bízottügyintézés színvonalát, minőségét, menetét.2.2. Az iratok kezelésének általános követelményeiA közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetőségeérdekében az azonos ügyre – egy tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratkéntkezeli.39 Levéltári törvény 10.§72