ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz irattal együtt érkező, és az ügyintézés során együtt kezelendő mellékletek önállóiktatószámot nem kapnak.Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni.Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalbóltett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani a könyveket, tananyagokat, reklámanyagokat,tájékoztatókat, meghívókat, nem szigorú számadású bizonylatokat, munkaügyinyilvántartásokat, közlönyöket, sajtótermékeket, visszaérkezett tértivevényeket, elektronikusvisszaigazolásokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, bemutatásra vagyjóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.Ezeknek az anyagoknak a nyilvántartásáról a helyi iratkezelési szabályzat rendelkezik.A nem papír alapú küldemények (pl. CD, floppy, videoszalag stb.) mellé kísérőlapot kellcsatolni, ezeket a továbbiakban együtt kell kezelni. A kísérőlapon kell feltüntetni aziktatószámot, az adathordozó tartalmi kivonatát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását.Magára az adathordozóra is rá kell vezetni maradandó módon az iktatószámot (pl. videofilmesetén annak tokjára ill. a kazettára). Egy elektronikus adathordozón szigorúan csak egytémához, ügyhöz tartozó iratok adhatók át, ellenkező esetben a küldeményt vissza kellutasítani.3.6.1. Kézi iktatásKézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, az iratkezelésért felelős vezető általhitelesítetett, oldalszámozott iktatókönyvet 45 kell használni, melyet az év utolsó munkanapjánle kell zárni. Az iktatásra felhasznált utolsó iktatószám aláhúzásával, a lapra fel kell vezetni,hogy mely iktatószámmal zárult a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását avezető aláírása és hivatalos bélyegző lenyomata hitelesíti.Az irat iktatószámának központi ügyiratkezelés esetén tartalmaznia kell az iktatási főszámot,az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. A KEIR az iktatószám felépítését azalábbiak szerint határozza meg: főszám–alszám/évszám/. Az évszám az aktuális év négyszámjegye.Osztott iktatás esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját is(szervkód, vezérszám, tárgy szerinti azonosító, iktatókönyv azonosító). Ebben az esetben aziktatószám felépítése: iktatóhely azonosítója/főszám-alszám/év/egyedi azonosító. Aziktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó vezető adja ki és tartjanyilván. Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi további egyedi azonosítójelölés (szám, illetve betűjel) alkalmazható, amelyek jegyzékét a szerv iratkezelésiszabályzatában kell rögzíteni.Mint már a küldemények szerelése, csatolása pontnál említettük, ugyanazon ügyben,ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.Ettől a főszabálytól a rendvédelmi szerveknél, bíróságoknál és ügyészi szerveknél, a NemzetiAdó- és Vámhivatalnál lehet eltérni, hiszen a jogszabály szerint ezeknél a szerveknél akülönböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehetnyilvántartani.45 Iratmintatár 9. sz. melléklet82