ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAVI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek a továbbítás időpontja, módja, a továbbításra kerülő példányok példánysorszáma, címzettje és terjedelme, az irattárba helyezés kelte, a megsemmisítés időpontja, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma, a felülvizsgálat időpontja és eredménye, a kezelési bejegyzés (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.Iktatáskor a titkos ügykezelő a minősített adat hordozóján vagy - ha ezt az adathordozó jellegekizárja - külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módonelválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban feltünteti a minősített adatiktatószámát.Az iktatás minden év január 1-jén 1-es főszámmal kezdődik és a naptári év végéig emelkedőszámmal folytatódik. A titkos ügykezelő az azonos tárgyban, ugyanabban az ügyben érkezettvagy készített újabb adatot az illető főszám 1-től növekvő alszámára iktatja.Amennyiben más tárgyban érkezett vagy készült az újabb adat, akkor azt iktatókönyvkövetkező főszámára iktatja.Az aktuális év utolsó munkanapján az utolsó főszámra történt iktatás után le kell zárni. Papíralapú iktatókönyvben az utolsó főszámot követő aláhúzással, keltezéssel, aláírással éshivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével, iratkezelési szoftver alkalmazása esetén alezárást követő főszámra történő iktatás kizárásának biztosításával - történik.2.3.6. A minősített irat szerven belüli átadása, visszavétele 89A minősített adat szerven belüli átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, belsőátadókönyvben vagy más átadó okmányon, saját kezű, dátummal ellátott aláírás ellenében,dokumentáltan történhet.Elektronikus iratkezelő szoftver alkalmazása esetén minősített adatszerven belüli átadására,átvételére úgy kerülhet sor, hogy az elektronikus iratkezelő rendszer a feleket hitelesítőszolgáltatás (PKI) vagy jelszavak segítségével azonosítja, és az átadás-átvétel az elektronikusiratkezelő rendszerben rögzítésre kerül.A belső átadókönyv vagy más átadó okmány tartalmazza: a minősített adat iktatószámát, a minősítés szintjét, a példánysorszámot, a példányonkénti terjedelmet, a címzettet, az átadás dátumát, az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, a visszavétel dátumát, a visszavétel tényének igazolását a visszavevő nevének és saját kezű, dátummal ellátottaláírásának feltüntetésével.Ha a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének, a minősítőnek vagy a felhasználónak ezt ajogkörét megalapozó jogviszonya megszűnik, munkaköre megváltozik vagy más okbóllegalább 50 napig távol van, a nála lévő minősített adatokat utódjának vagy helyettesének atitkos ügykezelő útján átadja.89 R. 48. §115