ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során biztosítani kell azeredeti dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, továbbá azt,hogy a másolaton minden – az aláírást követő – módosítás érzékelhető legyen.Az elkészített elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal („az eredeti papíralapúdokumentummal egyező” megjegyzéssel), valamint legalább fokozott biztonságú elektronikusaláírással kell ellátni.A másolaton az alábbi adatokat is el kell helyezni: a papíralapú dokumentum megnevezése, a papíralapú dokumentum fizikai méretei, a másolatkészítő szervezet megnevezése, másolatkészítő személy neve, a másolatkészítő rendszer, ill. a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése ésverziószáma, a másolatkészítés ideje, (elektronikus aláírás) érvényességi ideje, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nemmeghatározott.Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetve időbélyegző. Ez esetben adokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.A papíralapú közokiratról, valamint teljes bizonyító erejű magánokiratról külön jogszabálybanmeghatározott formátumú másolat csak információvesztés nélkül készíthető. Az elektronikusmásolaton fent említett adatokon túl el kell helyezni: minősített elektronikus aláírást (hivatali aláírás) és az aláíró a kiadmányozásra jogosultszemély, valamint időbélyegzőt (vagy saját elektronikus aláírással ellátott időjelzőt).A hatóság akkor is készíthet és tárolhat elektronikus formában valamely iratot, ha azt az ügyfélszámára eredetiben papír alapon küldte meg, különösen, ha azt az ügyfél kérte vagy jogszabálya postai kézbesítést írja elő. Ebben az esetben az elektronikus iraton fel kell tüntetni, hogy azpapír alapon lett megküldve az ügyfélnek.3.11. Iratok továbbítása (expediálás)A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokonvégrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzéseután dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. Aküldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő,futárszolgálat stb.).3.11.1. Papíralapú iratok továbbításaA szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített (aláírt, illetőlegbélyegzőlenyomattal ellátott) iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőriznikell, a címzés, iktatószám, dátum helyességét, valamint, hogy a mellékleteket csatolták-e.Ha a jogszabály másként nem rendelkezik, akkor az ügyfél által becsatolt eredeti okiratokat az eljárásbefejezése után vissza kell küldeni.Az ellenőrzések után dokumentálni kell a nyilvántartással, és továbbítással kapcsolatosinformációkat.90