ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés2. Ügyiratkezelés szabályozásaA közigazgatás hatékony működéséhez elengedhetetlen, hogy iratkezelése az ügyiratok teljeséletútját nyomonkövesse. A közigazgatásra hatalmas iratforgalom jellemző. Éppen ezértalapelvárás, hogy valamennyi közigazgatási szerv iratait szakszerűen, rendszerezettenkezelje.Az iratkezelés jelentőségét mutatja, hogy a közigazgatási szerveknek iratkezelési rendszerükkialakításánál és működtetésénél számos jogszabály rendelkezését figyelembe kell venniük.A szabályozások kidolgozásánál és módosításainál nem lehetett figyelmen kívül hagyni azelektronikus iratok terjedését sem. A szolgáltató állam, valamint az ügyfélbarát közigazgatásigénye, az elektronikus ügyintézés elterjedése ugyanis nem valósítható meg az egészközigazgatást átszövő iratkezelés egységesítése és korszerűsítése (elektronizálása) nélkül.A kormány 2003-ban hívta életre a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet, slétrehozta a Kormányzati Iratkezelési Felügyeletet (KIF). 2010-től a köziratok kezelésének szakmaiirányítása a közigazgatási és igazságügyi miniszter felelősségi körébe került és ezen feladatkörét aKormányiroda útján látja el 38 . Az iratkezelés felügyelete igen sokrétű. A központi közigazgatási szervekiratkezelésének szakmai felügyeletén túl összehangolja a közfeladatot ellátó szervek egészére vonatkozóanaz elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását.E cél elérése érdekében a hagyományos (papíralapú) és az elektronikus iratok kezeléséreegyaránt alkalmas, az európai gyakorlathoz illeszkedő, a folyamatosan fejlődő informatikaitechnológia fogadására képes iratkezelési rendszer kialakításához alapot adó szabályozásszületett.A meghatározó normatív előírások között ki kell emelnünk: A köziratokról, a közlevéltárról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.törvényt (levéltári törvény), A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL.törvényt (Ket.), A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII.29.) kormányrendelet, valamint Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) kormányrendeletet.A köziratok kezelésének alapvető követelményeit a levéltári törvény határozza meg.Legfontosabb célja – a szolgáltató közigazgatás elvének megfelelően – az elektronikusügyintézés lehetőségének megalapozása, elsősorban a hatósági ügyintézés szakszerűségének ésgyorsaságának növelése, a maradandó értékű információk fennmaradásának és megőrzésénekbiztosítása. Meghatározza azokat az alapvető kötelezettségeket, amelyeket a közfeladatot ellátószerveknek iratkezelési tevékenységük során teljesíteniük kell.Közülük a legfontosabb kötelezettségek: a beérkezett és a szervnél keletkezett iratok levéltári célra is alkalmas módon történőrögzítése, megőrzése, nyilvántartása, az iratok áttekinthetőségének, visszakereshetőségének biztosítása,38 1995. évi LXVI. törvény, 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet, 17/2010. (VIII. 31.) KIM utasítás70