ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAhol jogszabály valamely jognak, döntésnek, ténynek vagy más adatnak iratra történőfeljegyzését vagy rávezetését rendeli el, illetve valamely irat záradékolásáról vagy kijavításárólrendelkezik, úgy az elektronikus dokumentum esetében történhet: az eredeti dokumentumhoz történő elektronikus formában történő csatolással úgy, ha acsatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosításlehetőségét kizárva történik, majd az eljáró ügyintéző az iratot a csatolt adatokkal együttújrahitelesíti, vagy ha az eredeti elektronikus dokumentum lehetővé teszi, annak adatszerkezeténekkiegészítésével és ügyintéző általi újrahitelesítéssel, feltéve, hogy ezzel az eredeti hitelesítésiinformációk nem sérülnek.Ha jogszabály valamely irat bemutatását írja elő, az elektronikus ügyintézés esetén kiváltható: hiteles elektronikus másolat benyújtásával, kormányablaknál, kihelyezett ügyintézési pontnál történő bemutatással, ahol az iratrólmásolatot készítenek, azt hitelesítik, és az eljáró hatósághoz benyújtjákÖsszefoglalásNe feledjük, az ügyiratkezelés teszi láthatóvá az ügyintézést. Amennyiben az előző oldalakonismertetett szabályokat, követelményeket figyelmen kívül hagyjuk, az hátrányosan érinti aszerv működésének egészét. Valójában az ügyirat-kezelési szabályok az ügyiratok hitelességéthivatottak biztosítani, tehát közvetve a közigazgatási szerv hitelességének zálogaként isszolgálnak. A közigazgatási szervek iratainak – a beérkezett és a saját iratait egyaránt – az előírtszabályok szerinti kezelése a gyors, biztonságos és bizonyítható ügyintézés eszköze.Egy közigazgatási szerv iratkezelési rendszerének a következő követelményeknek kellmegfelelnie: az irat útja pontosan nyomon követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen, szolgálja az egész szerv és annak valamennyi szervezeti egysége feladatainak eredményes ésgyors megoldását, rendeltetésszerű működését, szolgálja az iratok törvényes védelmét, épségben és használható állapotban való őrzését.Ezeket a szempontokat minden körülmények között teljesíteniük kell, függetlenül a szervezetisajátosságoktól, az ügyintézés formájától.Az elektronikus ügyintézés térhódításával (kötelezettségével) nagyobb teher és felelősség hárulaz iratok kezelésében közreműködőkre is. A követelményeknek való megfelelés csak jólkialakított, körülhatárolt rendszerrel és megfelelően felkészített munkatársakkal biztosítható.A közigazgatásban az iratok elektronikus kezelése még nem terjedt el, bár az intézményektöbbsége elektronikus iktatórendszert használ. Az iratok kezelése többségében még papíralapon történik, néhol az elektronikus és a papír alapú iratkezelés párhuzamosan valósul meg.Az elektronikus ügyintézés, és ezzel párhuzamosan az elektronikus ügyiratkezelés elterjedéseérdekében napjainkban a jogszabályi környezet is változik. Több jogszabály módosult ésmódosul a közeljövőben, új jogszabályok jönnek létre, ill. bizonyos jogszabályok (pl. 12/2005.(X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumokrészletes technikai szabályairól, 193/2005. (I. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézésrészletes szabályairól, 2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és azelektronikus tértivevényről) hatályukat vesztették.99