ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA kimenő iratból – a címzettek számától függően – mindig legalább két példány készül,melynek 1 példánya az irattárba kerül az elintézést követően. Így az irat azonosító adatain túlaz elküldés módja és időpontja az irattárba kerülő példányon, vagy a hozzá tartozó előadóiíven is megjelenik.3.11.2. Elektronikus továbbításAz elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelésiszabályzatában – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá azelektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével –határozza meg.Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a hatóság elektronikus iratot az ügyfélnek csak akkorküldhet, ha az ügyfél az ügyintézési rendelkezésében vagy az ügyintéző személyesközreműködésével történő eljárási cselekmények esetében az adott eljárás során ezt nem zártaki. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusanküldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell. Amennyiben az elektronikusküldés meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítésimódszerrel kell megküldeni.Formátumát tekintve a hatóság is kötve van az előírásokhoz. Az ügyfél számára a benyújtottalmegegyező formátumú elektronikus dokumentumot küldhet. Ez lehet a jogszabály szerintiforma, vagy külön megállapodásban megjelölt, vagy a hatóság által közzétett listán szereplőformátum.Fontos korlátozás, hogy a hatóság nem küldhet ilyen formátumú elektronikus dokumentumot,ha az ügyfél korábban jelezte, hogy az adott formátumú dokumentumot nem tudja értelmezni.A hatóságnak biztosítania kell, hogy az elektronikus ügyintézés során a jogszabályban előírtformátumú dokumentumokat fogadja és értelmezze, valamint képes legyen a fogadott és sajátinformatikai rendszerében használt, egyéb formátumú dokumentumokat szükség szerintátalakítani az jog által előírt formátumra.A visszaigazolás kötelezettsége az ügyfelet is terheli. A hatóság által küldött értesítésekvalamint döntések vételének visszaigazolására köteles. A visszaigazolások fogadására ahatóság önálló levélcímet köteles használni. Ez nem lehet azonos az elektronikus beadványokfogadására megadott elektronikus címmel. Az ügyfél által elküldött visszaigazolásról a hatóságvisszaigazolást nem küld.Amennyiben az ügyfél bármilyen okból 5 napig nem nyitja meg a neki küldött elektronikusküldeményt, illetve nem reagál a hatóság üzenetére, papír alapon, postai úton is meg kellkísérelni a kapcsolat felvételét. Ezek után már a hagyományos eljárás szabályait kellalkalmazni. Az ügyfél akkor is kérheti, hogy a hatóság a döntését papír alapon kézbesítse, hakérelmét elektronikus úton nyújtotta be.Az elektronikus szolgáltató rendszer ideiglenes tárhelyére küldött hatóság küldeményelhelyezésről a hatóság elektronikusan értesíti az ügyfelet, aki védett csatornán, magátazonosítva érheti el a küldeményt. Természetesen itt is él az 5 napos határidő. Az ideiglenestárolórendszer figyeli a lekérdezést. Amennyiben 5 napon belül az ügyfél nem kéri le a hatóságáltal küldött küldeményt, a rendszer figyelmezteti a hatóságot a postán történő kézbesítésre.91