ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz ügyiratkezelés folyamata három jól elkülöníthető szakaszból áll. Iratkezelés az ügyintézés előtt: a nyilvántartásba vétel szakasza a küldemények érkezésétőladdig a folyamatlépésig tart, amikor az adott irat az ügyintézőhöz kerül intézésre. Iratkezelés az ügyintézés alatt: az ügyintézés szakaszában is számos ügyirat-kezelésiteendőt kell ellátni (pl.: határidő-nyilvántartás, sokszorosítás, iratok továbbítása). Iratkezelés az ügyintézés lezárása után: mint már említettük, az ügyiratkezelésnek kellgondoskodni az iratok biztonságos megőrzéséről is. Tehát megkülönböztetünk az ügylezárását követő, ún. archív iratkezelési szakaszt is.3.1. Küldemények átvételeAz adott szervhez érkezett küldemény átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatosteendőket az iratkezelési szabályzat határozza meg. Az átvétellel kapcsolatos teendők aküldemény érkezésének módja – postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikaitelekommunikációseszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb. – szerinti bontásban ismeghatározhatók.A küldemények átvételére jogosultak körét a KEIR az alábbiakban határozza meg: címzett vagy az általa megbízott személy, a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy, az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, postai meghatalmazással rendelkező személy, az ügyfélszolgálati iroda munkatársa, (hivatali munkaidőn túl) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer.A küldeményt átvevő köteles az átvételkor ellenőrizni: a címzés alapján jogosult-e átvenni a küldeményt, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel (pl. iktatószám) megegyezését, az iratot tartalmazó zárt boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatábanelőírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről (pl. a közigazgatási szervekbiztonsági előírásai előírhatják a csomagok átvilágítását, az elektronikus úton érkezett iratokvírusellenőrzését stb.).Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell acímzetthez. Amennyiben ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben afeladó nem állapítható meg a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott időután selejtezni kell.A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles acímzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, azelektronikus iratot azonnal továbbítani.Figyelem! Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át aküldeményt, úgy köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapkezdetén a címzettnek vagy az illetékes iratkezelési egységnek iktatásra átadni.75