ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

IRATMINTATÁRÜgyvitel, ügyiratkezelés12. Iratkísérő lap mintákIratkísérő lap 1.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Borítékban iratra fel nem ragasztott illetékbélyeg volt-e, illetékbélyeg értéke:Illetékbélyeg borítékban volt, értéke: Illetékbélyeg borítékban nem volt: megfelelő rész kitöltendőDátum,aláírásMegjegyzés:Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó azösszeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, és apénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízottdolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni. A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a különfeljegyzést az irathoz kell csatolni. A letétbe helyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézéssorán kell az érintett ügyintézőnek rendelkeznie.Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltakilletékbélyeget, azt az iratra kell felragasztani és dátumbélyegzővel, valamint aláírással kellérvényteleníteni. Amennyiben az irathoz kapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kellgondoskodnia annak visszautalásáról (ajánlott küldeményként).Iratkísérő lap 2.Közigazgatási szerv megnevezésecímIrat érkeztető száma:Irat érkezésének napja:Irat fajtájának megnevezése:Iraton sérülés nincs:Dátum,Iraton van-e sérülés:Iraton az alábbi sérülés található:aláírásMegjegyzés:Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldemény sérültvagy felbontották, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („Sérülten érkezett” vagy „Felbontvaérkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazolja. Soron kívül ellenőrizni kell a küldeménytartalmát is. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, vagy személyt értesíteni kell. Akorábbi szabályozás szerint ebben az esetben jegyzőkönyvet kellett felvenni a hiányzó iratokról, s ennekegy példányát elküldve kellett értesíteni a feladót. A jelenleg hatályos Kormányrendelet nem írja elő ajegyzőkönyv készítésének kötelezettségét, azonban logikusan az adott szervek továbbra is ezt agyakorlatot követik az iratkezelési szabályzatuk elkészítésénél.