ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA hatóság az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint elektronikus úton közzéteszi, hogy azelektronikus ügyintézési eljárásban milyen formátumú elektronikus dokumentumokat fogad el44. A hatóság megtagadhatja az olyan elektronikus dokumentum elfogadását, amely aktív, vagyváltozó adattartalmat tartalmaz.A hatóság azonban fogadhat olyan egyéb, nem a jogszabályban előírt formátumú beadványt iselektronikusan, ha az ügyféllel erről előzetesen írásban megállapodott. Ilyen egyéb formátumúbeadványokat fogadhat akkor is, ha erről elektronikus tájékoztatás keretében egy listát teszközzé.Elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén a hatóság köteles megvizsgálni az aláírásérvényességét is (az elektronikus ügyintézés csatornájától ennek határideje különbözhet). Azellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. Ha az aláírás érvényes és megfelel a jogszabályielőírásoknak a hatóság időbélyegzővel látja el az aláírást.Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagyelküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot ésmellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni aszámítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-eelektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell akísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.Az ügyfél kérheti a kérelem beadásakor, hogy az elektronikus levélcímére a hatóság szervezetialáírással ellátva küldje vissza a beérkezett beadványt. Amennyiben eltérést tapasztal az általabeküldött és a hatóság által visszaküldött beadvány között 3 napon belül korrekciót tehet (ezazonban nem jogorvoslat).3.3. ÉrkeztetésA beérkező küldemények érkeztetése nem azonos az iktatás műveletével. A gyakorlatbaneltérő módon zajlik, attól függően, hogy milyen szervezeti és technikai megoldást alkalmaznakaz egyes közigazgatási szervek. Központosított iratkezelés esetében az érkeztetés és az iktatásmozzanata jellemzően egybeesik. Az osztott vagy a vegyes rendszereknél gyakran szétválik akét ügyviteli mozzanat.A gyakorlatban találkozhatunk olyan megoldással is, hogy a központi iktató csak átveszi aküldeményeket, s a megfelelő dokumentálással kézbesíti a más telephelyű szervezeti egysége felé, s azérkeztetés és iktatás már ott történik.Valamennyi beérkezett küldeményt érkeztetni kell (a nem iktatandó küldeményeket is). Akizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatbankell meghatározni.A küldeménynek a beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan: a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját,44 85/2012. (IV. 21.). Korm. rendelet VI. fejezet79