ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaKülönféle szolgáltatásokat (pl. CompLex Jogtár, Cégjegyzék, Ügyféljegyzék, ügyirat-nyilvántartás, belsőszabályzatok jegyzéke stb.) biztosít a hálózati felhasználó számára, valamint az adatok központi tárolásátegyéni vagy közös célra (a megfelelő jogosultságok rögzítésével). Számtalan példát sorolhatnánk fel ahálózat alkalmazásának előnyére vonatkozóan, amely gyorsabbá egyszerűbbé teszi a belsőinformációáramlást, kommunikációt.A hálózatok kiépítését megelőzően sokszor jelentett problémát, hogy a Magyar Közlöny nem mindighozzáférhető, pedig nekünk szükségünk lenne az adott példányra egy jogszabályi hivatkozáshoz. Ma csakel kell indítani a CompLex Jogtár programját, és pillanatokon belül megtalálhatjuk a keresett paragrafust,akár a hozzá tartozó indoklással együtt. 25Sokszor előfordul, hogy egy anyag, pl. belső szabályzat elkészítésében több osztály is érintett. A készülőmunkaanyagot a készítő véleményezésre a hálózatra menti, és ezáltal megismerhetővé válik az érintettekszámára is. A módosító javaslatokat a véleményezők felvezetik az iratra. A szövegszerkesztő programsegítségével az eredeti szöveg nem tűnik el, a készítő a módosításokat (törlés, kiegészítés, beírás)megkülönböztető jelzéssel látja, és akarata szerint építheti be a tervezetbe.A közigazgatásban jellemzően ma még tömegszoftvereket (programokat) alkalmaznak,azonban léteznek olyan speciális közigazgatási feladatok, amelynek informatikai támogatásáraegyedi fejlesztésű programok készülnek. (Felhasználói szoftvernek azokat a programokatnevezzük, amelyek egy meghatározott felhasználói igényt elégítenek ki.)Az általános célú programok igen sokszínűek, találhatunk közöttük pl.: szöveg-,kiadványszerkesztőket, táblázat- és adatkezelő programokat, prezentációs és grafikaiprogramokat, tervező, levelezőrendszereket (ezeket a programokat jellemzőenprogramcsomagokban vásárolhatjuk meg, pl.: az MS Office csomag tartalmaz többek közöttszöveg- és táblázatkezelő, médialejátszó, rajzprogramot is).Az egyedi célú programok csoportjába a speciális igényeket kielégítő, konkrét cél érdekébenkészülő, általános célra nem alkalmazható programok tartoznak (az ügyviteli rendszerek isilyen programok).1.1. Számítógépes iktatásA számítógép adta lehetőségeket az egyes közigazgatási szervek eltérő mértékben használjákki. Még mindig jelentős a manuális, azaz kézi iktatást alkalmazó közigazgatási szervek száma.A számítógépes nyilvántartási, iratkezelési programok alkalmazásánál több eltérő gyakorlat éla közigazgatásban.A leggyakoribb, hogy az iratot számítógépes nyilvántartási programba felvezetik, (sok esetbenfélve az esetleges meghibásodástól vagy vírustól, párhuzamosan a kézi nyilvántartással), az ígyiktatott irat további „élete” továbbra is papír alapon zajlik (azaz a számítógépes nyilvántartásbavételt követően papír formájában küldik meg szignálásra, a szignáló a papír-iratra ír stb.). Azilyen rendszereknél az elektronikusan érkező iratokat kinyomtatják, és hagyományos papíralapú iratként kezelik tovább.25A https://magyarorszag.hu weblapon is található ingyenes jogszabálykereső (ez csak a mindenkori,hatályos jogszabályokat, az adott napon hatályos állapotukban tartalmazza), valamint elérhető innen aszintén ingyenes Nemzeti Jogszabálytár is (ebben már hatályon kívül helyezett jogszabályokat, illetvehatályos jogszabályok korábbi állapotait is megtalálhatjuk – igaz, csak a mindenkori aktuális dátumhozképest 5 évre visszamenőleg). Hátrány a CompLex Jogtárhoz képest, hogy a jogszabályok indokolásátegyik webhely sem tartalmazza.46