ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésA több fázisban intézett ügyek egyes fázisában keletkezett iratok ügyiraton belüliirategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb másiratokat – ügykörök alapján – az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportokba, irattáritételekbe, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.Az iratot a jogszabályban előírt adatok rögzítésével, erre a célra rendszeresített papíralapúvagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást oly módonkell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessenhasználni.Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogyegyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Aziratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézésfolyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan nyomon követhető és ellenőrizhető, aziratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző,iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, anyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kellfelvenni.A KEIR az iratkezelés szervezeti rendjének kialakítására vonatkozóan kötelező szempontokathatároz meg 40 . Előírja, hogy az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ottkeletkező, illetve onnan továbbított irat: azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen, szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételekbiztosítva legyenek, az iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen, rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódásamegelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhezmegfelelő támogatást biztosítson.A közfeladatot ellátó szervek a helyi sajátosságokra (a szervezet nagysága, tagoltsága, belsőmunkamegosztás módja, alkalmazott technológia) figyelemmel építik ki az iratkezelésiszervezetüket. Ennek megfelelően három szervezeti típus közül választanak 41 : Központi (centralizált) ügyiratkezelés azt jelenti, hogy az adott szervezet valamennyi belsőegységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktatóban kezelik. Kisebbszerv esetében az iktatást egyetlen személy is végezheti. Osztott (decentralizált) ügyiratkezelés esetében valamennyi belső szervezeti egység magavégzi saját iratainak kezelését.40 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 6.§41 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 16.§73