ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés az iratok szakszerű és biztonságos védelme, valamint a történeti értéket képviselő köziratok levéltárban való elhelyezése.A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL.törvényt (Ket.) hatálybalépése után felmerült az elektronikus iratkezelés informatikaifeltételrendszerének a szabályozása.A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet szabályozza a 2007. január 1-től az újonnanbeszerzett, majd 2008. január 1-től a már meglevő elektronikus iratkezelő szoftverekalkalmazhatóságát, a tanúsítás követelményrendszerét. A levéltári törvény kötelezővé teszitovábbá az iratkezelési szabályzatok, valamint az irattári tervek készítését és alkalmazását.Ne felejtsük el, hogy a levéltári törvény hatálya nemcsak a közfeladatot ellátó szervekre terjedki. A jogszabály általános alapelvként határozza meg, hogy irattári anyaggal rendelkezőszervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesenösszetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint atulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.A levéltári törvény a megfogalmazott célok eléréséhez felhatalmazta a kormányt, hogyrendeletben határozza meg a közigazgatási szervek iratkezelésére vonatkozó általánoskövetelményeket. Ennek megfelelően a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általánoskövetelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) kormányrendelet (továbbiakban KEIR) rögzíti: a közigazgatási szervek által készített egyedi iratkezelési szabályzatok felügyeleténekrendjét, a köziratok tárgyi alapú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti csoportosításánakalapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait, a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, és az iratkezelésmegszervezésével kapcsolatos alapelveket, valamint a papíralapú és az elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését,kezelhetőségét és használhatóságát biztosító követelményeket.A részletszabályokra az ügyiratkezelés folyamatának ismertetésénél, tárgy szerint is kitérünk.A Ket. vonatkozó rendelkezéseiről, valamint az elektronikus ügyintézésről szólókormányrendeletről az elektronikus ügyintézés témakörénél szólunk részletesen.2.1. Ügyiratkezelés irányítása, felügyeleteA levéltári törvény 8/A. § alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány általkijelölt miniszter – 2010. május 29-től a közigazgatási és igazságügyi miniszter - látja el, aki efeladatkörét a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium szervezeti keretein belül, aKormányiroda (régebben Kormányzati Iratkezelési Felügyelet) útján látja el.A közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral, a központi államigazgatási szerv aMagyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésénekszakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki.Az önkormányzati hivatal számára pedig a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és aKormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervével egyetértésben ad ki ilyenegyedi szabályzatot.71