ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.15. Selejtezés, megsemmisítésMinden évben az iratokat az irattárban előírt megőrzési idő lejártával – a nem selejtezhetőiratok kivételével – selejtezni kell. A feladat ellátására 3 tagú selejtezési bizottságot kellfelállítani, amely a selejtezés szakszerű megszervezéséről és lebonyolításáról gondoskodik.Mivel az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellettlehet elvégezni, tagjait a szerv vezetője jelöli ki (a tagok között szerepel általában aziratkezeléséért felelős vezető, egy iratkezelő).Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, a szerv bélyegzőlenyomatávalellátott selejtezési jegyzőkönyvet 54 kell készíteni melyet az iktatást követően meg kell küldeniaz illetékes levéltárhoz a selejteztetés engedélyezése céljából. A selejtezés időpontját anyilvántartás megfelelő rovatba be kell vezetni. A selejtezésről készített jegyzőkönyvet nemlehet selejtezni.A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyvvisszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Iratot megsemmisíteni csak ezenengedély birtokában lehet.Előfordulhat, hogy a levéltár úgy ítéli meg, a selejtezésre váró anyagok közül van olyan, amitörténeti értéket képvisel, társadalmilag indokolt azok levéltárban való elhelyezése akésőbbiekben. Ebben az esetben ezek visszatartását kérheti, melynek következménye, hogy azirat visszakerül az irattárba, ennek megtörténtét a jegyzőkönyvön is jelezni kell.A selejtezett iratokat az irat anyagától függően különböző módszerekkel semmisítik meg (pl.zúzda vagy égetés). Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratokmetaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelölésseltörténik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azazvisszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételévelgondoskodik.Selejtezési eljárás nélkül is semmisíthetők meg iratok, ezek körét a helyi iratkezelésiszabályzatok határozzák meg (például ide tartoznak általában a munkaközi anyagok,megőrzést nem igénylő borítékok, elavult formanyomtatványok, tájékoztatók stb.).3.16. Levéltárba adásA maradandó értéket képviselő, a levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezártévfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, tételjegyzékkel kell átadni, melynek költségétaz átadó szerv viseli.Az iratokat a segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmassavmentes dobozokban kell átadni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet 55 kell készíteni. Azügyvitel érdekében lehetőség van egyes iratoknak a visszatartására, ezekről a visszatartottügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket 56 és a visszatartott iratokrólkészített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.54 Iratmintatár 18. sz. melléklet55 Iratmintatár 14. sz. melléklet56 Iratmintatár 19-21. sz. mellékletét96