ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása A gép elvégzi az egymáshoz tartozó iratok összefűzését, automatikus csatolás segítségével. Amennyiben az adott közigazgatási szervnek más számítógépes alrendszere is van, akkor aziratkezelési rendszerrel összekapcsolható (ezek az alrendszerek bizonyos adatokatfelhasználhatnak az iktatási rendszerből, ill. oda be is jegyezhetnek): segítségével különböző statisztikák (pl. fellebbezési gyakoriság alakulása, panaszokszámának alakulása adott időszakonként, kiadott vállalkozási engedélyek száma stb.),listák készíthetőek anélkül, hogy a papírt újból elő kellene venni, támogatják a vezetői beszámolók, értékelések elkészítését (mivel alkalmas az előzőpontban említett statisztikák elkészítésére), egyfajta kontrollként is felhasználható.A számítógép kétségkívül korszerű iratkezelést, ügyintézést tesz lehetővé. Nem szabadelfelejtkeznünk ugyanakkor arról sem, hogy alkalmazásával könnyebbé, egyszerűbbé vált azadatokhoz való illetéktelen hozzáférés, azok megismerése is. Fontos követelmény ezért avédelmi funkciók beépítése és megfelelő működtetése is.Számítógépes iktatás esetén az adatok védelmét szolgálja: a hozzáférési jogosultságok rögzítése (csak az férhet hozzá az adathoz, akinek errejogosultsága van), a hozzáférési jogok differenciált meghatározása (pl. csak olvasás /olvasás és módosítás/részleges törlés jogosultsága), a hozzáférés nyomon követése (lásd az előnyök első pontja: ki, mikor, mit jegyzett be vagymódosított), biztonsági mentés, 28 az iratkezelési szoftver védelmi (tűzfal) programmal való ellátása (tekintettel arra, hogy ezeka szoftverek képesek közvetlenül is fogadni az elektronikus küldeményeket, a kívülrőlérkező támadások ellen védeni kell).1.2. SzövegszerkesztésA közigazgatási szervek munkatársai (akár vezetőről, akár ügyintézőről, vagy ügykezelőrőlvan szó) által végzett ügyviteli tevékenység jelentős hányadát az iratkészítés teszi ki.A levéltári törvény definíciója szerint valamely szerv működése vagy személy tevékenysége soránkeletkezett, vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amelymegjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus, vagy bármilyen más adathordozón; tartalmalehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévő információ, vagy ezekkombinációja. A hagyományos irat mellett ezen iratfajták aránya az iratkészítési munkában az elmúltévekben jelentősen megnőtt, de továbbra is a legnagyobb részt a szöveg-előállítás jelenti.A számítógépek megjelenése előtt a szövegek készítéséhez írógépet, illetve elektromechanikus vagyelektronikus írógépet használtak. Ezen hagyományos eszközök a mai szemmel nézve nemcsak egyszerűekvoltak, de nehézkes, lassú, formához kötött, gazdaságtalan ügyviteli munkát jelentettek.Az ügyviteli tevékenységek közül talán ez az egyedüli, amelyet ma már a közigazgatásban isszinte kivétel nélkül számítógéppel végeznek. Előnyei ellenére nagyon sokáig fenntartássalfogadták használatát, a bizalmatlanságot annak újszerűségével, látszólagos bonyolultságával éskiszámíthatatlan működésével magyarázták.28Egy informatikai rendszerben az alkalmazott rendszerek meghatározzák, hogy milyen biztonságieszközökkel és megoldásokkal oldható meg a rendszer védelme. Ha azonban az informatikairendszereket nem rendeltetésszerűen használják, az előbb-utóbb biztonsági problémákhoz vezethet.48