ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz önkormányzatnál kijelölhető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz,portól és más szennyeződésektől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, habenne a tűz keletkezése a legbiztonságosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívültámadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.A közigazgatási szerveknél jellemzően kétfajta irattárat tartanak fenn:1. Átmeneti (operatív) irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézőkrendelkezésére álló iratok tárolóhelye.Itt is az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattáritételszámmal ellátott iratokat tárolják. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatbanmeghatározott ideig őrzi az iratokat, annak leteltével vagy selejtezi azokat vagy átadja a szervközponti irattárának.Tapasztalat szerint a lezárást követően bizonyos, szervenként eltérő ideig még szükség lehet az iratra,ezért biztosítják a könnyebb elérést ezekkel az átmeneti irattárakkal (rendszerint 2-5 évig).2. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. A központiirattárba helyezés előtt az iratkezelő ismételten átvizsgálja az irato(ka)t, hogy az irattározásiszabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Majd bevezeti az iktatókönyvbe az irattárba helyezésidőpontját és az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárbakizárólag a lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatóak le, átadási könyvkíséretében.3.13.3. Irattárba helyezésIratot irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy az általa megbízott engedélyévelszabad (amit az előadói íven és/vagy az iraton az a/a jelzéssel, aláírással kell jelölni).Az irattári tételszámot az érdemi ügyintéző határozza meg a szerv hatályos irattári tervealapján, ezt rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában (ugyanabban az ügyben keletkezettkülönböző iratokból álló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt előíró irattáritételszámot kell adni). Irattárba helyezés előtt ellenőriznie kell, hogy az előírt kezelési éskiadási utasítások teljesültek-e.Irattárba helyezés előtt az iratkezelő ismételten átvizsgálja az iratot, hogy az irattározásiszabályoknak megfelel-e (pl. nem került-e az ügyiratok közé más ügy irata). A feleslegessé váltmunkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni és a selejtezési eljárásmellőzésével meg kell semmisíteni.Amennyiben az ügykezelő hiányosságot tapasztal az iraton, visszaadja az ügyintézőnek javítás,pótlás céljából (jelzi az ügyintézőnek, hogy az irat irattárba helyezését miért tartjaelőkészületlennek). A vizsgálatot követően – ha mindent rendben talált – az iratkezelő aziktatókönyv megfelelő rovatába felvezeti az irattárba helyezés időpontját, és az iratot az irattáritételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi el.Elektronikus irattározás (digitális archiválás) esetén az azonos iktatóhelyhez és azonosévkörhöz tartozó iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közösrendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer esetén a különböző iktatóhelyekheztartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.94