ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásaV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés1. Az ügyviteli munka helye és szerepe a szervezetbenEgyetlen szervezet, intézmény vagy vállalkozás sem önmagért van, léte valamilyen cél elérésétszolgálja. Aszerint, hogy mi ez a cél, ez a rendeltetés, minden szervezet más és más.Közös tulajdonságuk azonban, hogy tevékenységüket alapvetően két csoportra oszthatjuk: Szakmai tevékenység (alaptevékenység) jelenti azoknak a feladatoknak az ellátását,amellyel a cél elérésére törekszik. Példaként említve szakmai tevékenység egy iskola esetében az oktatás, polgármesteri hivatal esetébenaz önkormányzat működésével, a közigazgatási feladatok előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatostevékenység, az Állami Számvevőszék esetében az államháztartás gazdálkodásának, a központiköltségvetésből gazdálkodó szervezetek ellenőrzése, stb. Szervi tevékenység (pl. ügyviteli tevékenység) keretében azokat a feladatokat értjük,amelyek a szakmai feladatok ellátáshoz szükséges személyi, tárgyi, információs, biztonságiés egyéb feltételeket biztosítják.Az ügyviteli tevékenység magába foglalja az iratkezelést, az irat-előállítást, az általános adatkezelést és azirodai kommunikációt. Közvetlenül kapcsolódhat az érdemi ügyintézéshez (pl. iratok előkeresése egyfellebbezéshez), vagy a belső gazdálkodáshoz (pl. papírigénylés a nyomtatóhoz).Vitathatatlan, hogy a szervezet érdemi tevékenységét a szakmai tevékenység adja, de az ehheztartozó feladatok hatékony ellátásához szabályozott, rendezett ügyviteli munkára van szükség.Felismerve az ügyvitel hatását a szervezet működésére, mára ez a tevékenység elkülönült,önálló szakterületként van jelen a munkavégzésben, belső szolgáltatásként járul hozzá aszervezet egységes, folyamatos működéshez.1.1. Az ügyviteli munka részeiAz ügyvitel a szervezeten belüli ügyintézés szervezett rendje, amely meghatározza az ügyekintézéséhez szükséges valamennyi érdemi tennivaló pontos sorrendjét. Ügyintézés: az ügyek elintézésére, döntések meghozatalára irányuló érdemi munkavégzés. Ügykezelés (iratkezelés): az iratok készítésére, nyilvántartására, rendszerezésére,megőrzésére irányuló munkavégzés.Mivel a szervezet hatékonyságát befolyásoló tényezőről van szó, az ügyviteli rendet aközigazgatási szervek alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzatukban határozzák meg,amelyhez szervesen kapcsolódik az Iratkezelési Szabályzat és az Irattári terv. Rendkívülfontos továbbá az érintettek szakmai felkészítése.Az ügyintézőnek, ügykezelőnek ismernie kell a szervezet tevékenységéhez kapcsolódólegfontosabb jogszabályi előírásokat, eljárásokat, valamint az ügyviteli munkát segítő irodaieszközöket és az azokon futó programok használatát.Az iratkezelés az ügyvitel egyes munkamozzanatait köti össze, ezáltal segítve az ügyintézést.68