ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésE funkciók használata esetén az eredeti iktatási információk is maradjanak meg, és a tévesiktatásnál kiadott iktatószám ne legyen ismételten kiadható.Elektronikus iktatókönyv esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkezőmunkatárs azonosítósával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell.A naplóban követhetően kell rögzíteni az eredeti és a módosított adatokat.Biztosítani kell az (előírt formátumban érkező) elektronikus iratok nyilvántartásba vételét ésmegfelelő tárolását, valamint elektronikus feldolgozását és/vagy papíralapú feldolgozásifolyamatba továbbítását. Minden iratnak egyedi azonosítóval kell rendelkeznie.Biztosítani kell, hogy a papíralapú, az elektronikus, illetve a vegyes ügyiratok bármelykombinációban egymáshoz rendelhetők legyenek.Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosítóadatai szerinti visszakereshetőséget (név- és tárgymutatózás).3.6.3. Az iktatás egyéb segédeszközeiA közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII.29.) kormányrendelet nem tér ki számos, az iktatás mozzanatával kapcsolatosrészletszabályra. A gyakorlatban azonban több, jól bevált eljárás és eszköz is segíti a szervekiratkezelését, melyeket az egyedi iratkezelési szabályzatok rendeznek. Ezek közül néhányalapvető, jól funkcionáló eljárást mutatunk be.Az iratok nyilvántartásba vételének csupán egyik mozzanata a (papíralapú vagy elektronikus)iktatókönyv kitöltése.Magán az iraton is fel kell tüntetni az azonosító adatokat, erre szolgál az iktatóbélyegző. Aziktatóbélyegző lenyomatának 47 kötelező tartalmi elemeit a helyi szabályzatok határozzák meg.A legfontosabb információk (melyet a korábbi szabályozás kötelezően írt elő): a szerv neve, aziktatás dátuma, iktatószám, mellékletek darabszáma.A gyakorlatban igen eltérő iktatóbélyegzőkkel találkozhatunk (pl. egyes szervek eltérő iktatóbélyegzőthasználnak a bejövő és kimenő irat esetében, így a postázás is szerepelhet a bélyegzőn, gyakori továbbá atárgykód, az előzményi irat számának feltüntetése is).Az irat nyilvántartásba vételének része az előadói ív 48 megnyitása. Egy olyan ügyviteli iratrólvan szó, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat,adatokat tartalmazza (a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot 49 vagy ügyiratot képez). Azelőadói íven szerepelnek az iktatókönyvben szereplő adatokon túl a különböző kezelésifeljegyzések és utasítások is (pl. tájékoztatásként kik lássák, kimenő irat esetén az elküldésmódja, irattári tételszám stb.).Az előadói ív két vagy több lapból is állhat, használata az irat eredeti állapotának megőrzését is szolgálja.A számítógépes „előadói ív” és az „iktatókönyv” azonos adattartalmúak, hiszen egy adatállománybólkerülnek letöltésre, ügyenként ez automatikusan nyomtatható.47 Iratmintatár 11. sz. melléklet48 Iratmintatár 10. sz. melléklet49 Ügyiratdarab az ügyiratnak az a része, mely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában84keletkezett iratokat tartalmazza.