ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz újból lezárt küldeményt sürgősen továbbítani kell a címzetthez. (Ez a szabály érvényesakkor is, ha a tévesen felbontott küldeményben minősített irat van, melyet a titkosiratkezelőnek kell eljuttatni.)A felbontáskor ellenőrizni kell, hogy az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletekmaradéktalanul megvannak-e, illetve olvashatóak-e. A küldött mellékleteket az irathoz kellcsatolni.Amennyiben a megjelölt mellékletek hiányosak, erről tájékoztatnunk kell a küldőt is. Ahiányosságot többféle módon rögzíthetjük. Készíthetünk jegyzőkönyvet, melynek egypéldányát megküldjük az irathoz csatolva az ügyintézőnek.Gyakori, hogy a hiányosságot közvetlenül az iratra vagy az előadói ívre vezetik fel („melléklet nélkülérkezett” vagy „hiányzó melléklet” jelzéssel). A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést,az ügyintézőnek kell a hiánypótlást kezdeményezni (levélben vagy telefonon kéri a hiányzó mellékletpótlását).Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értékettartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagyfeljegyzés formájában feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervényellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni.A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a külön feljegyzést az irathoz kell csatolni. A letétbehelyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézés során kell az érintett ügyintézőnekrendelkeznie.Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltak illetékbélyeget, azt az iratra kell felragasztaniés dátumbélyegzővel, valamint aláírással kell érvényteleníteni. Amennyiben az irathozkapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kell gondoskodnia annakvisszautalásáról (ajánlott küldeményként).Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezekigazolására szolgáló információhordozókat (pl.: boríték) az irathoz kell csatolni.3.2.2. Elektronikus iratok bontásaAz elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezettküldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.Elektronikus úton érkezett irat esetében a visszaigazolást követően három nap áll a hatóságrendelkezésére, hogy megvizsgálja a beérkezett dokumentumot. Vizsgálata kiterjed ajogszabályi előírásoknak való megfelelésre, valamint a dokumentum olvashatóságára.Egy beadvány akkor tekinthető beérkezettnek, ha a megérkezés tényét a hatóság visszaigazolta(a beadvány megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények a visszaigazolástól állnak be pl.:ügyintézési határidő).Ez alól kivétel az az eset, amikor a dokumentum formailag, számítástechnikailag valamilyenoknál fogva nem értelmezhető. Ebben az esetben az ügyfelet fel kell hívni arra, hogy küldje elismételten a dokumentumot. Ennek hiányában úgy kell tekinteni, mintha nem is érkezett volnabe (ezeket az értelmezhetetlen üzeneteket is meg kell őrizni, hogy vita esetén bizonyíthatólegyen, hogy valóban nem voltak értelmezhetőek).78