ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAIV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatásahogy az azonosítás megbízhatósága a törvényi szabályozás ellenére sem magas, hiszen ezeketaz adatokat más is ismerheti.Az ügyfél oldaláról a törvény nem határoz meg azonosítási lehetőséget, vagyis ő nemkérdezhet olyan azonosítókat, amivel meggyőződhet arról, hogy tényleg az illetékesügyintézővel beszél-e.Az R2 szerint hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton és telefonon folytatott beszélgetésrőlhangfelvételt kell készíteni, ennek hiányában pedig hivatalos feljegyzést kell készíteni vagyannak tartalmát egyéb hitelesített módon rögzíteni kell. Utóbbi két esetben ezt az ügyfélnekis meg kell küldeni.Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet során az azonnali intézkedést igénylő ügyben akérelmet telefonon vagy hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton is elő lehet terjeszteni. Ilyenhelyzetekben a beszélgetésről készült hangfelvételnek vagy hivatalos feljegyzésnek tartalmaznia kell azügyfél nevét, lakcímét, a kérelem tartalmát és az előterjesztés időpontját. Ugyanez a szabály követendő akérelem szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján történő benyújtásakor.A telefonon vagy hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton n történt hiánypótlásra szóló felhívásról,idézésről, és a tájékoztatás határnapjáról szóló értesítést, valamint a veszélyhelyzetben történt bejelentéstaz ügyfél (és az eljárás más résztvevőjének) kérésére írásba kell foglalni. Az írásba foglalt cselekményrőlpapíralapú vagy elektronikus levélértesítést küld a hatóság.ÖsszefoglalásA közhivatalok méretüktől, feladataik jellegétől és azok sokszínűségétől, valamint a szervezetszámítógépes kultúrájától függően különböző, de egyre növekvő mértékben támaszkodnak azinformatikai megoldásokra. Általános jelenség – a kormányzati stratégia iránymutatásaival –,hogy a meglévő informatikai infrastruktúrájukat tervszerűen, folyamatosan bővítik.A korszerű technikai eszközök beszerzése önmagában még nem támogatja az ügyvitelifeladatokat. Ahhoz, hogy ki tudják használni a technika adta lehetőségeket, időt és pénzt kellfordítaniuk a munkatársak informatikai képzésére, továbbképzésére. Hiszen ezeket azeszközöket emberek működtetik, kezelik, akiknek informatikai ismeretei nagyon eltérőek.Az informatika térhódítása ellenére a magyar közigazgatási szervek javarészt még mindig„papírirodaként” működnek. Jól látható azonban, hogy az informatika fejlődésével, az újabb ésújabb technikák munkafolyamatba való beépítésével a klasszikus közigazgatásimunkamódszerek és eljárások megváltoznak. Alkalmazásukkal kiváltható a hagyományosiratkezelési cselekmények többsége (iktatás, gépelés, irattovábbítás, irattározás, selejtezés),másrészt, pedig lehetővé válik a döntések meghozatalához szükséges információk gyorsmegszerzése, továbbítása, és rögzítése.A kormányzati szinten támogatott és szabályozásokkal is megalapozott elektronikustájékoztatás és ügyintézés jelentős mértékben tehermentesíti mind az állampolgárt azügyintézéssel, mind a hatóságokat az adminisztrációval összefüggő terhek alól, amelyhosszabb távon egy gazdaságosabb, gyorsabb, összességében hatékonyabb magyarközigazgatás megvalósítását támogatja.67