ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszeráltal a küldeményhez rendelt érkeztető számot, továbbá a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazóérkeztetési azonosítót vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót.Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként(küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján) fel kell tüntetni.Elektronikus úton érkezett elektronikus iratok esetén a felbontás és érkeztetés automatikusan,egyidejűleg történik. Ket. szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító számképzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.Manuális (kézi) iktatás esetén az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek a papíralapú iratra valórányomásából és az érkeztető könyvbe való bevezetéséből áll. Fel nem bontható küldeményekesetén a borítékra kell a bélyegzőt rányomni. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha aközfeladatot ellátó szerv papír alapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt azérkezés időpontjában a papír alapú iktatókönyvben iktat.Számítógépes iktatás esetén az iktatást végző iratkezelő az érkeztető rész rovatait tölti ki,ebben az esetben az érkeztetés és az iktatás egy munkafolyamat során valósul meg.Számítógépes iktatás esetén nincs szükség külön érkeztető könyv vezetésére, hiszen az errevonatkozó információk egyszerűen lekérdezhetőek a programban. Ha az ügyintézés továbbrais papíralapon történik, akkor ebben az esetben is el kell látni az iratot az érkeztető bélyegzővel.3.4. Küldemények szerelése, csatolásaAz iktatás előtt meg kell vizsgálni, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben van, akkoraz előzményt az irathoz kell szerelni, így az újonnan beérkezett irat utóirat lesz. Maga azelőzmény (az adott ügy első irata) pedig az előirat. Az előzményt a mutatókönyvből (lásdkésőbb) kereshetjük ki.Számítógépes iktatás esetén egyszerűen lekérdezhető az előzmény. Amennyiben vanelőzménye az iratnak, akkor az előiratot ki kell keresni az irattárból vagy a határidőnyilvántartásból és az irathoz kell szerelni.Ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kellnyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadottalszámokon kell nyilvántartani.Amennyiben nincs lehetőség arra, hogy a beérkezett iratot az előzmény főszámára iktassuk, akkor a soronkövetkező főszámon tartjuk nyilván. A két irat közötti kapcsolatot azonban mindenképp rögzíteni kell,mégpedig úgy, hogy a beérkezett iratnál jelölni kell az előzmény számát, és fordítva.3.5. SzignálásEz a művelet munkaszervezési funkció, a munkamegosztás módjának meghatározásárairányul. A szignálás nem más, mint az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egységés/vagy ügyintéző kijelölése.Erre a kiadmányozó, tehát a szervezet első számú vezetője, vagy az egyes szervezeti egységekvezetői jogosultak.A vezető a szignálás során jelöli ki azt az ügyintézőt, aki az ügyet fogja intézni. A vezetőilyenkor mérlegeli, figyelembe veszi, hogy előirat esetén ki volt az ügyintéző, nem áll-e fennösszeférhetetlenség az ügy és az ügyintéző személye között, ki legyen az ügyintézésre jogosult,ha az érintett személy hivatalon kívül van.80