ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagosolvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell.Biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is (ha ez nembiztosítható, az elektronikus iratról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, hivatalosankell nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikusadathordozón rögzített iratokkal).Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csakaz irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükrözőpéldányt lehet tárolni.3.14. Iratok kiadása az irattárbólA szerv munkatársai – a szervezeti és működési szabályzatban – meghatározott jogosultságukalapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek 52 iratokat. Ennek feltétele, hogy azirat ismeretére az adott feladat elvégzéséhez feltétlen szükség van.A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentálni kell. Papíralapú iratokesetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot 53 kell készíteni, amelyet mintelismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárbanaz ügyirat helyén kell tárolni (így biztosítható, hogy az irat holléte ismert legyen). Azügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatábanmeghatározottak szerint a kölcsönzésről – az irat átadás-átvételét igazoló – elektronikusnyilvántartást vezet.Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot.Amennyiben a felhasználó saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattárkezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználóelektronikus úton is megkapja a kért irat másolatát.A következő ábra az archív iratkezelést mutatja be:Elintéződött?igenÁtmeneti irattárSelejtezhető?nemKözponti irattár(2-5 év)igenSelejtezésigenSelejtezhető?nemÜgyfélIratbetekintésŐrzésÜgyintézőIratkölcsönzés52 Iratmintatár 15. sz. melléklet53 Iratmintatár 16. sz. melléklet95