ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.1.1. Papíralapú küldemények átvételeKézbesítő közreműködése esetén alapvető követelmény, hogy az átvevő akézbesítőokmányon 43 olvasható aláírásával, és a dátum megjelölésével köteles átvenni abeérkező iratot. „Azonnal” vagy „Sürgős” jelzés esetén az átvétel idejét óra-perc pontossággalkell megjelölni.Tértivevénnyel érkezett küldemény esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény szelvényénekkitöltéséről, s a feladóhoz történő visszajuttatásáról.Ha az ügyfél személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be az iratot, akkor az átvételt igazolnikell (az ügyfél által beadott iratról másolatot készít az átvevő, és aláírást követően visszaadja azügyfélnek, másik megoldás az átvételi elismervény alkalmazása).Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldeménysérült, vagy fel van bontva, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („Sérülten érkezett”vagy „Felbontva érkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazolja. Soron kívülellenőrizni kell a küldemény tartalmát is. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldőszervet, vagy személyt értesíteni kell.A korábbi szabályozás szerint ebben az esetben jegyzőkönyvet kellett felvenni a hiányzó iratokról, s ennekegy példányát elküldve kellett értesíteni a feladót. A jelenleg hatályos kormányrendelet nem írja elő ajegyzőkönyv készítésének kötelezettségét, azonban logikusan az adott szervek továbbra is ezt agyakorlatot követik az iratkezelési szabályzatuk elkészítésénél.3.1.2. Elektronikus iratok átvételeA hagyományos ügyintézési formához hasonlóan kritikus kérdés, hogy megérkezik-e aküldemény a címzetthez, s mi tekintendő a beérkezés időpontjának. Az elektronikusiratküldésnél számos olyan gyenge láncszem létezik (üzemzavar, olvashatatlan irat, vagy vírusstb.), amely bizonytalanná teszi az információk célba érését.Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében azátvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja –haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját istartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása azelektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletbenmeghatározottak szerint történik.Az átvételt igazoló, automatikusan küldött visszaigazolás tartalmazza az irat érkeztető számát,amelyre az ügy további intézése, illetve az eljáráshoz jogszabály szerint szükséges illeték,igazgatási szolgáltatási díj, illetve egyéb költségek befizetése során hivatkozni lehet.Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatosműködésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikusvisszaigazolásban szereplő időpont.Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, haannak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást(átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.(Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében különjogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.)43 Iratmintatár 8. sz. melléklet76