ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelésAz elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent afogadó szerv számítástechnikai rendszerére.A küldemény a fogadó szerv rendszerére akkor jelent biztonsági kockázatot, ha a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez valójogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy a fenti informatikai rendszerek üzemelésének vagy más személyek hozzáférésénekjogosulatlan akadályozására irányul, ezen informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására,hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról köteles értesíteni aküldőt. Amennyiben az adott küldőtől korábban már érkezett azonos jellegű biztonságikockázatot tartalmazó beadvány, akkor az értesítés mellőzhető (az ismétlődés értelmezésérevonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni).3.2. Küldemények felbontásaA küldemények felbontásának rendjét szintén az iratkezelési szabályzatban kellmeghatározni. A szervhez érkezett küldeményt – a minősített iratok kivételével – a címzett, vagy a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy elektronikus úton érkezett irat esetén automatikusan az elektronikus rendszerbonthatja fel.Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik (pl. a fellebbezésbenyújtására nyitva álló határidő a határozat közzétételétől számított 15 nap) vagy fűződhet,gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja egyértelműen megállapítható legyen.Papíralapú küldemény esetében ez az irathoz csatolt borítékkal biztosítható. Elektronikus útonérkezett irat esetében az Iratkezelési Szabályzatban kell rendelkezni azokról a technikaikövetelményekről, amelyek a benyújtás időpontjának megállapíthatóságát biztosítják.3.2.1. Papíralapú küldemények bontásaTilos felbontani és közvetlenül a címzetthez kell továbbítani: a saját kezű felbontásra szóló („s.k” jelzésű), valamint azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.A vezető fenntarthatja magának a felbontás jogát. Általános gyakorlat, hogy a vezetőnekcímzett hivatalos küldeményt távollétében a helyettese vagy megbízottja bontja fel.A felbontás nélkül továbbítandó küldemények körét az iratkezelési szabályzatban kellmeghatározni. A címzett ilyenkor minden esetben az általa felbontott hivatalos küldeménytiktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a szervezeti egységiktatást végző iratkezelőjéhez.A küldemény téves felbontása esetén, a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátummegjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni (ezt rendszerint a borítékra vezetik fel,aláírással ellátva, a gyakorlatban előfordul az is, hogy külön jegyzőkönyvben dokumentálják atéves felbontást).77