ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés3.9. Ügyirat készítése, kiadmányozásAz ügyintéző feladata az ügy érdemi elintézése. Az ügyintéző az ügyiratot a vezetőszignálásával megkapja, megismeri annak tartalmát, valamint a vezető elképzelését az elintézésmódjáról. Szakmai körültekintéssel egy kiadmánytervezetet készít. Ha úgy ítéli meg, hogy azügy jellege, illetve az elintézés által indokolt módja eltér a megszokottól, erről egyeztet avezetővel.Előfordulhat, hogy az ügyintéző telefonon egyeztetett az ügyféllel, a megbeszéléssel azonban máskörülményekre is fény derült az ügy szempontjából. Erről írásban vagy szóban az ügyintéző beszámol avezetőnek, aki a szignálás során adott iránymutatásait ez alapján módosíthatja.Az ügyintéző felelős az általa készített tervezetért, amelyet a szignójával köteles ellátni. Ha azadott ügy tárgya a szerven belül másik szervezeti egység ügykörét is érinti (vagy a vezetőutasította a tervezet bemutatását másik szervezeti egység vagy személy számára), akkor atervezetet kiadmányozás előtt a kijelöltek részére láttamozás 51 céljára megküldi.A láttamozás történhet még a kiadmányozást követően a továbbítást megelőzve, illetve azirattárba vagy határidő-nyilvántartásba helyezés előtt.A kiadmányozás a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását,letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosultrészéről.A kiadmányozásra jogosultak személyét az adott közigazgatási szerv szervezeti és működésiszabályzatában, ügyrendjében rögzíti (a jogosultságot a vezető munkaköri leírásában isnevesítik). Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen, kizárólag akiadmányozási joggal felruházott munkatárs aláírásával lehet továbbítani.Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és aziktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatbanmeghatározott egyéb dokumentumok.A kiadmány akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja és azt bélyegzőlenyomattal hitelesíti, a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személyazt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalosbélyegzőlenyomata szerepel, a közigazgatási hatóság a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknekmegfelelő elektronikus aláírással és időbélyegzővel látta el, a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szólótörvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldésétigazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.Kiadmányt lehet készíteni hiteles másolatként is. Ebben az esetben a kiadmányozó nyomtatottneve mellett „s.k.” jelzés szerepel. Ezt követően a felhatalmazott köztisztviselő vagy ügykezelő„a kiadmány hiteles” záradékkal látja el a másolatot, majd saját kezűleg aláírja, és a hivatalpecsétjével hitelesíti azt.51A láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását,tudomásul vételét, egyetértést) biztosító aláírás vagy kézjegy, vagy az ezt helyettesítőszámítástechnikai művelet.87