ügykezelői alapvizsga tankönyv - Nemzeti Közszolgálati Egyetem

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGAV. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés Vegyes iratkezelési rendszerről beszélünk az előző két típus kombinálásakor. A szervekakkor alkalmazzák a vegyes megoldást, amikor egyes szervezeti egységeit valamilyen oknálfogva nem tudják bevonni a központi iktatásba (pl.: gyakori, hogy nagyobb közigazgatásiszervek egységei több épületben vagy helységben működnek).Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.3. Az ügyiratkezelés folyamataAz ügyiratkezelés egy komplex tevékenység, amely magába foglalja az irat: készítését, nyilvántartását (átvételét, bontását, érkeztetését, iktatását) és rendszerezését, a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, levéltárba adását, illetve selejtezését.Az iratkezelés lefedi az irat teljes életciklusát 42 .A következő ábra az Ügyiratkezelés általános folyamatábráját mutatja be:Küldő szerv vagy személyÉrtesítésVisszaigazolásKüldemények átvételePostabontás, érkeztetésVan előzmény?nemSzignálásigenElőzményt ki kell keresniKülön szabályozás szerintnemKell iktatni?igenIktatásMutatózásTovábbítás az ügyintézőhözKézi irattárArchív irattárVisszaigazolásIratok továbbítása(Expediálás)CímzettigenAz ügy elintéződött?nemHatáridő nyilvántartása42 A fejezet a 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet IV. fejezetének szabályain alapul.74