Sistem Kartu - Arsip Nasional Republik Indonesia

Sistem Kartu (Kaulbach) (1925 – 1933).
Redjosari Rivier
E 1/5/4/29
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
“Arsip Gedung Sate” (II)
Keterangan : E1 = Irigasi Brantas
5 = nomor kartu
4 = nomor urut pencatatan
29 = tahun
Oleh: Djoko Utomo
Sistem Kartu (Kaulbach) adalah Sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan kartu, di
mana pengelompokan arsipnya di dasarkan pada hoofdenlijst (klasifikasi).
a. Penataan Berkas Dalam Sistem Kartu (Kaulbach)
Penataan berkas pada Sistem Kartu (Kaulbach) ini seperti telah diutarakan di atas adalah
berdasarkan pada hoofdenlijst (klasifikasi). Arsip-arsip mengenai urusan yang sama
dibungkus/dibundel jadi satu dalam satu tahun. Pada setiap bungkus/bundel diberi lidah/label
yang bertuliskan kode dan tahun di dalamnya. Sebagai contoh:
E1
1 - 5
1928
Kalau dilihat sepintas lalu E1 ini sudah menunjukkan urusan atau kegiatan, yakni Irigasi Brantas.
Tetapi hal ini sebetulnya masih terlalu umum, sebab di dalamnya masih ada sub-sub dari Irigasi
Brantas ini.
Apabila ada arsip-arsip mengenai urusan/persoalan yang sama maka arsip-arsip tersebut
disatukan. Arsip yang sedemikian ini disebut dosye (dossier) atau bundel besar (grote bundel).
Bundel-bundel besar ini biasanya disimpan tersendiri bersama bundel besar yang lain, baik
bundel besar dari Sistem Verbaal maupun Sistem Kaulbach. Bahkan dari arsip B.O.W. dan arsip
V & W. Bundel-bundel besar ini, seperti juga bundel besar pada Sistem Verbaal – dicatat di
dalam buku/daftar yang disebut Aanteekeningen Oude Bundel. Hanya saja penyimpanan arsipnya
tidak sesuai dengan daftarnya, sehingga arsip-arsip tersebut sulit diketemukan. Pada setiap
bundel besar ini diberi lidah/label mengenai urusannya/persoalannya beserta kodenya. Sebagai
contoh:
Karena bungkus atau bundel Sungai Rejosari (Redjosari Rivier) ini adalah bundel besar, maka
dapat dipastikan bahwa kode E1/5/4/29 ini adalah kode atau nomor terakhir dari urusan
mengenai Sungai Rejosari ini. Di dalam bundel tersebut akan terdapat arsip-arsip mengenai
Sungai Rejosari dengan kode-kode sebelumnya, misalnya: E1/4/6/25. Kalau ada yang mencari
mengenai Sungai Rejosari pada bundel biasa (bukan bundel besar) tentu tidak akan ketemu
arsipnya. Yang akan diketemukan hanyalah bon/kartu tunjuk silang.
Sebagai contoh: E 1/4/6/25
In
E 1/5/4/29.
Keterangan : E = bagian atau pokok urusan (bagian Irigasi)
E1 = Urusan (Irigasi Brantas)
1 – 5 = nomor kartu
1928 = tahun
1

Ini berarti bahwa arsip Sungai Rejosari dengan kode E 1/4/6/25 sudah digabungkan menjadi satu
dengan arsip Sungai Rejosari dengan kode E 1/5/4/29. Namun kalau dilacak pada E 1/5/4/29
arsip tersebut tentu sudah tidak ada, yang akan diketemukan hanyalah bon atau kartu tunjuk
silang saja, sebab arsip Sungai Rejosari dengan kode E 1/4/6/25 dengan E 1/5/4/29 sudah
dipindahkan ke tempat penyimpanan tersendiri. Adapun bon/kartu yang akan diketemukan akan
bertuliskan sebagai berikut:
E 1/5/4/29
Op de
stelling
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
Keterangan :
Tulisan op de stelling ini kadang-kadang ditulis juga dengan op
de grote bundel.
Berkas-berkas arsip B.O.W. yang berkurun waktu 1925 – 1933 yang diatur dengan Sistem Kartu
(Kaulbach) dapat dikatakan masih dalam keadaan teratur, yakni dalam masing-masing
berkas/bundelnya lengkap dengan kodenya. Hanya saja arsip B.O.W. ini banyak
dikelompokkan/dicampur dengan arsip V & W, mungkin karena Sistem Kearsipannya yang sama
(arsip B.O.W. 1925 – 1933 diatur dengan Sistem Kartu (Kaulbach). Hal ini tentu bertentangan
dengan azas asal usul. Namun sayang, khusus untuk arsip yang mengenai pembangunan gedung
atau arsip dengan kode A saat ini sulit untuk diketemukan kembali. Hal ini karena kode-kode
aslinya sudah banyak yang tidak kelihatan lagi, karena telah ditumpangi dengan nomor-nomor
baru yang dibuat belakangan, yakni pada tahun 1979 oleh beberapa orang pegawai dari Ditjen
Cipta Karya. Sehingga penomoran baru tersebut bukan saja mempersulit penemuan kembali
arsipnya tetapi juga menyalani aturan. Bahkan pada berkas atau bundel yang tidak dibungkus,
penomoran dilakukan pada halaman/lembar arsipnya, yakni pada halaman atas atau pinggir kiri.
Penomoran ini dilakukan dua kali, pertama dengan ball point dan kedua dengan spidol.
Kesulitan penemuan kembali tersebut juga disebabkan karena penataannya sekarang yang
tidak teratur, ditambah lagi karena beberapa bungkus/bundel arsip sudah diikat. Pengikatan
tersebut rupanya dimaksudkan untuk memudahkan pengangkutan arsip apabila diangkut ke luar
dari Gedung Sate. Untung usaha pengambil alihan arsip ini tidak jadi dilaksanakan, sehingga
keutuhan dari arsip B.O.W. ini masih dapat dipertahankan. Hanya saja, akibatnya arsip-arsip
mengenai bangunan gedung (dengan kode A) ini sekarang sulit untuk diketemukan kembali
secara cepat seperti telah diutarakan di atas.
Untuk mencari arsip-arsip B.O.W. dalam Sistem Kartu (Kaulbach) ini tidak sulit, asal bukan
arsip bundel besar atau arsip mengenai pembangunan gedung-gedung.
b. Jalan Masuk atau Sarana Penemuan Kembali
Jalan masuk atau sarana penemuan kembali yang digunakan di sini ada 5 (lima) macam,
yaitu: 1). Hoofdenlijst, 2). Kartu Korespondensi, 3). Klapper, 4). Klapper Authoriteiten, dan – 5).
Authoriteiten.
b1. Hoofdenlijst (Klasifikasi)
Klasifikasi (Hoofdenlijst) ini menggunakan kode huruf dan angka. Huruf menunjukkan
Pokok Urusan (kalau di sini Bagian), dan angka menunjukkan Urusannya.
Hoofdenlijst ini digunakan untuk mencari arsip apabila seseorang tahu pokok urusannya atau
urusannya tetapi tidak tahu kodenya.
b2. Kartu Korespondensi
Kartu Korespondensi ini merupakan catatan keluar masuknya surat secara kronologis
menurut urusannya.
2

Urusan ini di dalam kartu korespondensi ini diganti dengan huruf dan angka. Sebagai contoh:
mengenai urusan pembangunan gedung Sekolah Tinggi cukup ditulis dengan A 21. Di dalam
kartu korespondensi ini terdapat suatu kolom yang menunjukkan di mana suatu arsip
disimpan, yakni disimpan pada kode berapa.
Kartu korespondensi ini adalah jalan masuk yang paling sering digunakan, khususnya kalau
yang dicari adalah masalahnya.
b3. Klapper
Klapper adalah indeks nama. Klapper ini sering juga disebut Namensklapper (Klapper nama)
hal ini untuk mempertegas atau untuk membedakan dengan Klapper Authoriteiten (Klapper
Instansi) (lihat butir b4 di bawah).
Klapper atau Namensklapper ini digunakan untuk mencari/arsip yang berisi nama-nama
orang. Di dalam Klapper ini ditunjukkan bahwa seseorang (nama orang) disimpan di dalam
suatu kode tertentu.
b4. Klapper Authoriteiten adalah klapper Instansi atau Indeks Instansi. Klapper ini di dalamnya
memuat nama-nama Instansi pengirim surat. Nama-nama Instansi tersebut ditunjukkan
dengan angka atau halaman folio. Misalnya halaman atau folio 1 = Instansi Algemene
Rekenkamer (Be Pe Ka). Hal ini untuk memudahkan mencari sesuatu yang dicatat pada
Authoriteiten (lihat butir b5 bawah).
b.5 Authoriteiten
Authoriteiten adalah catatan atau daftar yang berisi/memuat dari Instansi mana sesuatu surat
itu dikirim, tanggal berapa dan nomor berapa. Setiap Instansi telah ditentukan halamannya
sesuai dengan Klapeer Authoriteiten. Authoriteiten ini fungsi yang sebenarnya adalah pada
masa aktifnya. Sehingga untuk masa inaktif/statis Authoriteiten ini jarang sekali digunakan.
2. ARSIP DEPARTEMENT GOUVERNEMENTS BEDRIJVEN – (G.B.).
G.B. (Gouvernementsbedrijven = Perusahaan-perusahaan Negara) adalah sebuah
departemen yang dikepalai oleh seorang direktur yang disebut Direktur Perusahaan-perusahaan
Negara (Directeur der Gouvernementsbedrijven). Departemen ini meliputi: sepuluh bagian
(afdeeling), yaitu:
1. Urusan Umum (Algemeen Zaken).
2. Kepegawaian (Personeel).
3. Keuangan (Comtabiliteit).
4. Kereta Api dan Tram (Staatspoor en Tramswegen).
5. Post, Telegraf dan Telefoon (Post, Telegraaf en Telepon).
6. Bank Tabungan Pos (Postpaarbank).
7. Pertambangan (Mijnwezen).
8. Tenaga Air dan Tenaga Listrik (Waterkracht en Electricitiet).
9. Pajak Garam (Zoutregie).
10. Percetakan Negara (Landsdrukkerij).
Arsip G.B. ini meliputi kurun waktu sekitar tahun 1908 – 1933 dengan jumlah arsip
sebanyak lebih kurang 70 (tujuh puluh) meter lari. Menurut kekerangan Pak Asri arsip G.B. ini
sudah banyak diambil alih oleh Instansi lain (lihat bulletin berita Arnas No.10 halaman 6 – 7).
Arsip G.B. ini diatur dengan Sistem Verbaal. Sayangnya hampir semua jalan masuknya
sudah tidak ada. Menurut Pak Asri jalan-jalan masuk tersebut ikut diambil oleh PLN dan
mungkin sebagian di antaranya telah dibakar anggota-anggota N.I.C.A. yang menduduki Gedung
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
3

Sate. Sehingga praktis arsip G.B. ini sulit diketemukan kembali karena tidak ada jalan masuknya.
Kesulitan ini masih ditambah lagi dengan ketidak teraturan penempatan di rak-rak.
Karena arsip G.B. ini juga diatur dengan sistem verbaal seperti arsip B.O.W. sebelum tahun
1925 yang telah diutarakan sebelumnya, maka di sini tidak akan diuraikan lebih lanjut.
3. ARSIP DEPARTEMENT VERKEER & WATERSTAAT (V & W)
V & W (Verkeer en Waterstaat = Perhubungan dan Pekerjaan Umum) adalah sebuah
departemen yang dikepalai oleh seorang direktur yang disebut Direktur Perhubungan dan
Pekerjaan Umum (Directeur der Verkeer en Waterstaat). Departemen ini merupakan
penggabungan/peleburan dari Departemen B.O.W. dan G.B. Departemen V & W ini meliputi:
Empat belas bagian (afdeeling), yaitu:
1. Urusan Umum (Algemeen Zaken).
2. Kepegawaian (Personeel).
3. Keuangan (Begrooting/Comptabiliteit).
4. Gedung-gedung (Gebouwen) atau Bagian (Afdeeling) A
5. Pengairan dan Tehnik Penyehatan (Irigatie en Assaineering).
6. Pelabuhan (Havenwezen).
7. Kelistrikan (Electriiteitwezen).
8. Penerbangan Sipil (Burgelijke Luchtvaart).
9. Kereta Api dan Tram (Spoor en Tramswegen).
10. Post, Telegraf dan Telefoon (Post, Telegraaf en Telefoon).
11. Bank Tabungan Pos (Postpaarbank).
12. Pertambangan (Minjbouw/Mijnwezen).
13. Penasehat Teknis-Ekonomis (Teknisch-Economisch Adviesbureau).
14. Lalu Lintas Jalan (Wegverkeer).
Arsip V & W ini meliputi kurun waktu 1934 – 1942 dengan jumlah arsip sebanyak lebih
kurang 530 (lima ratus tiga puluh) meter lari.
Arsip V & W ini boleh dikatakan masih dalam keadaan teratur, yakni teratur dalam masingmasing
berkasnya lengkap dengan kode/label/lidahnya. Hanya saja arsip V & W banyak yang
dikelompokan/dicampur dengan arsip B O W, khususnya arsip B O W yang berkurun waktu
1925 – 1933, mungkin karena Sistem kearsipannya sama, seperti telah diutarakan di atas. Hal ini
tentu bertentangan dengan prinsip atau azas Asal – Usul. Arsip V & W yang susah diketemukan
saat ini adalah arsip mengenai pembangunan gedung atau arsip dengan kode A, seperti halnya
arsip B O W yang diatur dengan Sistem Kartu (Kaulbach). Namun sayangnya arsip V & W ini
sekarang ini sebetulnya sudah tidak lengkap lagi/sudah tidak utuh lagi, karena beberapa bagian di
antaranya juga telah diambil oleh beberapa Instansi lain (lihat Bulletin Arnas No.10 halaman 6-
7). Hal ini sebetulnya juga bertentangan dengan azas asal-usul.
Seperti telah disinggung di atas bahwa Sistem Kearsipan Departement Verkeer en
Waterstaat adalah Sistem Kartu (Kaulbach). Mengenai segala seluk beluk arsip V & W ini boleh
dikatakan sama dengan arsip B O W tahun 1925 – 1933. Kalau ada perbedaan tentu tidaklah
besar, khususnya mengenai hoofdenlijst (klasifikasi).
Hoofdenlijst arsip V & W ini sebenarnya merupakan penyempurnaan dari hoofdenlijst BOW.
Perbedaan lain yang ada adalah bahwa pada V&W ini ada jalan masuk yang disebut: Controle
Verwijzingen (Petunjuk-petunjuk Kontrol), yakni suatu buku yang memberikan petunjuk, di
mana suatu arsip disatukan dengan arsip lainnya. Karena segala seluk-beluk arsip V & W boleh
dikatakan sama dengan arsip BOW tahun 1925 – 1933, maka uraian lebih lanjut mengenai arsip
V & W dirasa tidak perlu lagi.
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
4

KESIMPULAN DAN SARAN.
1. Arsip G.B. yang berada di Gedung Sate saat ini sudah tidak lengkap lagi, karena telah
diambil oleh beberapa Instansi. Arsip tersebut juga susah diketemukan kembali karena
jalan masuknya hampir tidak ada sama sekali. Karena sebenarnya arsip tersebut sudah
tidak ada kaitan sama sekali dengan kegiatan Departemen Pekerjaan Umum, maka
sebaiknya arsip tersebut diserahkan saja ke Arsip Nasional. Untuk itu terlebih dahulu
perlu dibikin daftarnya.
2. Telah terjadi percampur adukan/pengelompokan arsip yang tidak menghiraukan pencipta
arsipnya. Sehingga arsip BOW khususnya tahun 1925 – 1933 disatukan dengan arsip V &
W karena sistem kearsipannya sama.
Hal ini menyalahi azas asal usul. Untuk itu perlu diatur kembali agar arsip BOW
dipisahkan dengan arsip V & W. Sehingga nantinya arsip BOW merupakan suatu
kesatuan sendiri yang terpisah dengan arsip V & W.
3. Arsip V & W juga seperti arsip G.B., yakni sudah tidak lengkap lagi, karena telah
diambil alih oleh beberapa Instansi.
4. Telah terjadi usaha pengambil alihan arsip mengenai bangunan gedung, baik arsip BOW
maupun arsip V & W oleh Ditjen Cipta Karya. Hal ini harus dicegah karena bertentangan
dengan azas asal usul. Untung hal ini belum jadi dilaksanakan. Namun di sini telah terjadi
suatu kesalahan yang besar, yakni pemberian nomor baru dengan ball point dan spidol
baik pada kertas pembungkus maupun pada lembaran arsipnya (apabila arsip tidak ada
pembungkusnya). Juga penempelen label/lidah baru yang menutupi lidah/label yang asli,
sehingga untuk penemuan kembali arsipnya menjadi sangat sulit. (nomor-nomor yang
dibuat oleh pegawai Ditjen Cipta Karya tersebut sama sekali tidak dapat digunakan untuk
penemuan kembali arsip, malahan sebaliknya hanyalah membingungkan dan
mengganggu kerapian). Kesulitan penemuan kembali arsip mengenai pembangunan
gedung ini ditambah lagi dengan adanya pengikatan beberapa bundel arsip jadi satu, yang
juga dikerjakan oleh beberapa orang pegawai Ditjen Cipta Karya dimaksud. Untuk itu
maka arsip-arsip ini harus diatur seperti semula dan label/lidah-lidah baru tersebut harus
dicabut kembali. Kalau perlu semua pembungkusnya diganti baru. Kemudian diadakan
penomoran seperti semula. Kejadian-kejadian seperti yang dilakukan oleh beberapa orang
pegawai Ditjen Cipta Karya tersebut harus dicegah dan jangan sampai terulang lagi.
5. Pada masa Pemerintahan Hindia-Belanda dulu ternyata sudah ada usaha untuk mendaftar
arsip-arsip yang sudah merupakan dosye (dossier) atau bundel besar (grote bundel).
Arsip-arsip bundel besar yang dicatat ini rupanya arsip yang dianggap penting. Hanya
saja belum semua arsip bundel besar/dosye tersebut dicatat. Sayangnya juga bahwa
penyimpanan arsip-arsip bundel besar (dosye) ini tidak sesuai lagi dengan daftarnya.
Untuk itu perlu kiranya diadakan program pendaftaran arsip-arsip bundel besar (dosye)
tersebut dan penyimpanan disesuaikan dengan daftar tersebut, agar arsipnya dapat
diketemukan kembali dengan mudah. Pendaftaran ini juga dimaksudkan untuk
mengetahui jumlah arsip bundel besar dan untuk menghindari kehilangan arsip. Sebab
tanpa didaftar, kalau ada arsip yang hilang, tidak akan ketahuan.
6. Setelah pendaftaran arsip-arsip yang merupakan bundel besar (dosye) tersebut, langkah
selanjutnya sebaiknya ditujukan untuk mengatur arsip B O W, khususnya yang berkurun
waktu sebelum 1925, yakni semasa sistem Verbaal. Pengaturan ini dalam tahapan
pertama hanyalah mengkronologiskan saja Verbaal-verbaal tersebut. Apabila verbaalverbaal
arsip BOW ini sudah diatur secara kronologis (tahun dan nomor verbaalnya)
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
5

maka arsip BOW ini akan mudah diketemukan karena arsip tersebut masih mempunyai
jalan masuk, khususnya Buku Indeks.
7. Selain itu program pendaftaran dimulai dengan arsip BOW, baik yang menggunakan
Sistem Verbaal maupun Sistem Kartu (Kaulbach). Setelah selesai pendaftaran arsip
BOW, maka pendaftaran bisa ditingkatkan ke arsip V&W. Hal ini semua dimaksudkan
untuk mengetahui informasi-informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk mengetahui
jumlah arsip dan untuk menghindari kehilangan arsip. Sebab dengan didaftarnya arsip
tersebut maka apabila suatu ketika ada suatu berkas yang tidak berada ditempat akan
cepat ketahuan.
8. Apabila program pendaftaran selesai, maka Departemen Pekerjaan Umum dapat
menentukan mana arsip yang perlu segera diserahkan ke Arsip Nasional dan mana arsip
yang masih perlu disimpan di Departemen Pekerjaan Umum. (Berita ANRI Nomor 11,
Juni 1982 – TK)
©Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
6