pengurusan dan pengendalian majlis rasmi kerajaan - Bahagian ...
pengurusan dan pengendalian majlis rasmi kerajaan - Bahagian ...
pengurusan dan pengendalian majlis rasmi kerajaan - Bahagian ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
1
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Definasi PENGURUSAN<br />
“perihal (kerja dsb) mengurus sesuatu, perihal mengurus (syarikat,<br />
ba<strong>dan</strong> perniagaan, dll): pentadbiran <strong>dan</strong> ~ surau atau masjid<br />
dikendalikan oleh jawatankuasa yg dipilih oleh penduduk mukim<br />
atau kampung” - KAMUS DEWAN EDISI KEEMPAT<br />
Merancang<br />
PENGURUSAN<br />
Mengawal<br />
Mengatur<br />
Memimpin<br />
Menyelaras<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
2
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENGURUSAN MAJLIS<br />
2<br />
Semasa<br />
1<br />
3<br />
Sebelum<br />
Selepas<br />
3S<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
3
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
JENIS JAWATANKUASA<br />
INDUK<br />
(Dipengerusikan oleh YB<br />
Menteri/YAB Menteri Besar)<br />
JAWATANKUASA<br />
PELAKSANA<br />
(Dipengerusikan oleh Ketua<br />
Setiausaha/ Setiausaha Kerajaan<br />
Negeri)<br />
KERJA<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
4
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Jemputan/Protokol/<br />
Sambutan<br />
Logistik / Persiapan<br />
Tempat<br />
Publisiti/Promosi/<br />
Hebahan<br />
JAWATANKUASA<br />
Persembahan/Gimik<br />
PELAKSANA<br />
Kewangan<br />
Makanan<br />
Keselamatan/<br />
Perubatan<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
5
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
APAKAH PERSEDIAAN<br />
AWAL SEBELUM MAJLIS <br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
6
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
SENARAI JEMPUTAN<br />
Senarai Penuh - Mengikut Susunan Keutamaan<br />
Ringkas - Mengikut kumpulan jemputan<br />
Jenis Jemputan<br />
Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir<br />
seorang<br />
Jemputan Berpasangan<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
7
CONTOH<br />
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
SENARAI RINGKAS<br />
PENUTUPAN KEMERDEKAAN TAHUN 2011<br />
BIL. JEMPUTAN SEORANG SUAMI/ISTERI CATATAN<br />
A<br />
1. Per<strong>dan</strong>a Menteri 1 2<br />
2. Timbalan Per<strong>dan</strong>a Menteri 1 2<br />
3. Ahli S.M.N. & S.S.M. 11 22<br />
4. Yang Di-Pertua Dewan Negara & Rakyat 2 4<br />
5. Ahli Jemaah Menteri 31 61<br />
6. Ketua Setiausaha Negara 1 2<br />
7. Menteri Besar 13 26<br />
8. Peguam Negara/PAT/KPN & KPPA 4 8<br />
9. Timbalan-timbalan Menteri 38 73<br />
Timbalan Yang Di-Pertua Dewan Negara &<br />
10. Rakyat 3 6<br />
11. Presiden Mahkamah Rayuan 1 2<br />
12. Hakim Besar Malaya 1 2<br />
13. Hakim Besar Sabah & Sarawak 1 2<br />
14. Ketua Pembangkang 1 2<br />
15. Bekas-bekas Ketua Setiausaha Negara 6 12<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
8
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Sambungan…<br />
16. Pegawai Gred Utama Turus I, II <strong>dan</strong> III 25 50<br />
17. Pengerusi Suruhanjaya 3 6<br />
18.<br />
19.<br />
Gabenor Bank Negara/Pengerusi Majlis<br />
Rasmi/Mufti 3 6<br />
Penyimpan Mohor & Datuk Paduka Maharaja<br />
Lela 2 4<br />
20. Ahli-ahli PMN & PSM 35 70<br />
21. Ahli-ahli PJN & PSD 40 80<br />
22. Ahli Dewan Negara & Dewan Rakyat 50 100<br />
23. Pegawai Gred Utama A, B & C 150 300<br />
JUMLAH 423 842<br />
B<br />
24. Duta-Duta 100 200<br />
25. Jemputan Negeri 210 420<br />
26. Mega Fam 150 150<br />
27. Ahli Jawatankuasa Pelancaran 50 50<br />
JUMLAH 510 820<br />
JUMLAH KESELURUHAN 933 1,662<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
9
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
KAD JEMPUTAN & JAWAPAN<br />
Diserta bersama pelekat kereta & pelan lokasi<br />
Lazim mengandungi logo, jawatan tuan rumah,ruang nama<br />
jemputan,<strong>majlis</strong>,tempat,tarikh,masa, pakaian, no. telefon & fax atau email, masa<br />
ketibaan <strong>dan</strong> atur cara<br />
Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan kehadiran,ruang<br />
tandatangan,tarikh <strong>dan</strong> alamat penuh penerima jawapan<br />
Nama penuh penerima ditaip di sampul kad <strong>dan</strong> dicatatkan no.rujukan di penjuru<br />
kanan sampul.<br />
Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya<br />
Kad dihantar 3 minggu sebelum <strong>majlis</strong> <strong>dan</strong> urusetia akan mengesah kehadiran<br />
jemputan.<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
10
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
CONTOH KAD JEMPUTAN ( DEPAN)<br />
LOGO<br />
KOD KAD<br />
NAMA<br />
PENERIMA<br />
NAMA<br />
MAJLIS/ACARA<br />
PERINCIAN<br />
PERINGATAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
11
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
BARKOD<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
12
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
13
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
BELAKANG<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
14
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
BELAKANG<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
15
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
CONTOH SAMPUL SURAT<br />
KOD KAD<br />
NAMA DAN ALAMAT<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
16
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Kad jawapan<br />
KOD KAD<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
17
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
CONTOH PELEKAT KENDERAAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
18
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Depan<br />
Belakang<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
19
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Kaedah Jemputan<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
20
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENGESAHAN KEHADIRAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
21
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
BUKU REKOD KEHADIRAN<br />
Nama<br />
Tidak Hadir<br />
guna MERAH<br />
Hadir guna<br />
BIRU<br />
Melalui ;<br />
‣ Kad jawapan<br />
‣Faks<br />
‣Email<br />
‣Telefon<br />
‣SMS<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
22
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
CONTOH BUKU<br />
REKOD KEHADIRAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
23
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
SUSUNAN SENARAI JEMPUTAN<br />
SUSUNAN KEUTAMAAN<br />
Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat Negara sehingga ke jabatan<br />
<strong>dan</strong> daerah<br />
Asas kpd penghormatan <strong>dan</strong> adab dalam sesuatu <strong>majlis</strong><br />
SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN<br />
Dikuatkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998<br />
Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan Persekutuan<br />
Digunapakai dalam semua <strong>majlis</strong> <strong>rasmi</strong> Persekutuan<br />
Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan <strong>dan</strong> sebutan hormat<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
24
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
SUSUNAN KEUTAMAAN NEGERI-NEGERI<br />
(SKN)<br />
Dikuatkuasakan di peringkat negeri berkenaan<br />
Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan <strong>kerajaan</strong> negeri berkenaan<br />
Digunapakai dalam semua <strong>majlis</strong> <strong>rasmi</strong> anjuran <strong>kerajaan</strong> negeri<br />
Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan <strong>dan</strong> sebutan<br />
hormat<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
25
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENETAPAN PAKAIAN BAGI MAJLIS<br />
Pakaian Istiadat Siang/ Pakaian Kebangsaan<br />
Rasmi/ Morning Coat (Lelaki/Wanita)<br />
Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita)<br />
Cth:- Pertabalan,Mengarak Panji-panji<br />
Di Istana perlu berselen<strong>dan</strong>g jika tidak bertudung.<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
26
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Pakaian Istiadat Malam/<br />
Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian<br />
Kebangsaan Hitam/Black Tie (Lelaki/Wanita)<br />
Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita)<br />
Cth:- Jamuan Negara/Negeri<br />
Di Istana perlu berselen<strong>dan</strong>g jika tidak bertudung.<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
27
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Pakaian Kebangsaan /Lounge Suit Gelap<br />
Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita)<br />
Cth:- Jamuan meraikan Ketua Kerajaan<br />
Asing/Maal Hijrah/Tahlil<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
28
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Batik/Kasual/Sari/Cheongsam<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
29
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
Batik/Kasual/Sari/Cheongsam<br />
TIDAK<br />
DIBENARKAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
30
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PROTOKOL MAJLIS RASMI<br />
MENGIKUT LOKASI<br />
PAKAIAN PADA SAMBUTAN HARI PAHLAWAN<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
31
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PROTOKOL MAJLIS RASMI<br />
MENGIKUT LOKASI<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
32
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
ATUR CARA PENTADBIRAN<br />
Disediakan bagi memastikan perjalanan <strong>majlis</strong><br />
Setiap pergerakan <strong>dan</strong> pegawai bertanggungjawab diputuskan<br />
<strong>dan</strong> dicatat di dalam atur cara pentadbiran.<br />
Kegunaan :<br />
i) Sebagai panduan kepada “floor manage”/ Urus setia.<br />
ii)Memudahkan tindakan pembetulan dilakukan jika berlaku<br />
kesilapan.<br />
iii) Sumber rujukan pada masa hadapan.<br />
RAPTAI<br />
1 atau 2 hari sebelum hari sebenar<br />
Raptai biasa <strong>dan</strong> raptai penuh<br />
Ikut waktu sebenar & aturan sebenar<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
33
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
PENENTUAN SUSUNAN TEMPAT<br />
DUDUK<br />
Berdasarkan SKP atau SKN<br />
Dilakukan 1 hari sebelum atau pada hari <strong>majlis</strong>.<br />
Sediakan tanda nama tempat duduk atau meja makan<br />
ARAHAN BERTUGAS<br />
Mengikut keperluan<br />
Dikeluarkan 1 minggu sebelum <strong>majlis</strong> atau mengikut kesesuaian<br />
Dapatkan pengganti jika tidak dapat bertugas.<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
34
BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA<br />
CONTOH TANDA NAMA (MEJA MAKAN)<br />
Depan<br />
Belakang<br />
CONTOH TANDA NAMA (KERUSI)<br />
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN<br />
35
Change language