manajemen arsip statis - Badan Perpustakaan dan Kearsipan ...

More documents

Recommendations

Info

Menurut Ricks, garis putus-putus menunjukkan "samamya" atau kurang tegasnya pemisahan atau pembagian pertanggungjawaban seorang records manager dan seorang archivist (antara seorang arsiparis yang menangani kearsipan dinamis dan slatis) Ketidaktegasan itu dikarenakan adanya hubungan kerja yang erat antara keduanya. Di sinilah koordinasi amat diperlukan guna menghindari "overlaping" kerja antara kedua bidang. Koordinasi ini berkaitan dengan informasi tentang masa simpan arsip ataupun tentang kondisi fisik arsip. Berkaitan dengan masa simpan arsip adalah karena arsip yang disimpan menurut masa simpan dinamis (inaktif), jika habis masa simpannya akan dilakukan penilaian ataupun penyusulan, apakah akan dimusnahkan atau dileslarikan. Jika dilestarikan, arsip akan memasuki masa statis. Untuk penilaian dan penyusutan ini perlu adanya kerjasama antara petugas dari kedua bidang, sehingga sudut penilaian akan maksirnal. Setelah selesai penilaian dan penyusutan dan diketahui mana arsip yang dilestarikan. barulah proses akuisisi oleh bidang kearsipan statis dimulai. Dari sinilah kemudian dilakukan pengelolaan terhadap arsip stalis tersebut. MANAJEMEN ARSIP STATIS Merujuk pada pendapat Ricks, referensi kearsipan statis menunjukkan pemahaman yang sama, di antaranya dikemukakan Judith Ellis dalam buku editingnya, Keeping Archives. Secara urnurn Manajemen Arsip Statis mencakup kegiatan sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal) Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/ instansi/perorangan. Pada prosesnya, secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), tranfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda. Di Indonesia. menurut Undang- Undang Kearsipan nomor 7/1971 telah menggariskan secara tegas bahwa instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya yang sudah tidak bemilai guna primer kepada Arsip Nasional (pasal 10). Untuk di Jawa Timur, idiom dengan pemyataan ini adalah Badan Arsip Propinsi Jawa Timur. Penyerahan arsip ini dilakukan secara total, dalam arti arsip yang telah diakuisisi atau diserahkan ke Badan Arsip. pengelolaan. pemeliharaan. penyelamatan fisik dan informasinya menjadi wewenang dan tanggungjawab Badan Arsip. Sehingga Badan Arsip berkewajiban menjaga keutuhan dan keselamatan arsip yang disimpannya. Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : (1) Seleksi arsip (records selection), yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya; apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umurnnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print). (2) Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai nilai referensi/ informasional (reference value) atau nilai penelitian (research value) (Ricks. 1993: 309-310). 2. Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis. Kegiatan ini biasa disebut dengan tahap inventarisasi arsip statis. Hasil dari pengolahan adalah terciptanya jalan masuk/acces terhadap arsip dengan wujud sarana temu balik arsip (finding aids). Sarana temu balik arsip ini dikenal dengan sebutan senarai arsip, Inventaris Arsip, guide, dan sebagainya. Dalam membuat inventaris ada dua prinsip yang menjadi pedoman, yaitu : (1) Prinsip asal-usul (respect des fonds (Perancis), herkomst beginsel (Belanda), principle of provenance (Inggris/ Amerika). Menurut prinsip ini arsip dikelola berdasar asal-usul arsip/lembaga pencipta arsip yang mernmiliki otoritas tertinggi. Prinsip ini banyak dianut di kebanyakan negara. Untuk prinsip pertarna ini, sebenarnya telah dapat diketahui pada saat arsip-arsip tersebut diakuisisi atau diserahkan oleh lembaga pencipta arsip. Lembaga pencipta yang menyerahkan arsipnya itulah yang menjadi provenance/fonds dari arsip tersebut (2) Prinsip aturan asli (principle of original order (Amerika/lnggris). struktuur beginsel (Belanda). Menurut prinsip ini arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa dinamisnya. Artinya penataannya harus sarna dengan saat arsip-arsip tersebut berada di lembaga pencipta. Prinsip ini dapat diterapkan apabila ketika arsip diakuisisi atau diserahkan dalam keadaan teratur, atau minimal ada jalan masuk penemuan arsip saat dinarnisnya. Umumnya arsip-arsip di Indonesia saat diserahkan/diakuisisi dalarn keadaan tidak teratur/kacau. Oleh karena itu, untuk menerapkan/ merekonstruksi sesuai prinsip ini sangat su!it dilakukan. Sehingga langkah/solusi yang dapat dilakukan adalah melakukan pendaftaran kembali arsip-arsip yang ada dengan cara mendeskripsi arsip ke dalam kartu fiches. Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik; atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh. Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: Suara Badar vol I/3 / 2001 16
a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya); b. Isi Berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana); c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan.asli, turunan, dan sebagainya); d. Tanggal surat dibuat; e. Bentuk luar (Iembar, berkas, sarnpul, yang menunjukkan volume arsip); f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat. Contoh sederhana kartu deskripsi: Keterangan: a) DI/1, Nomor identitas pembuat (DI) dan nomor berkas 1 b) Isi Berkas c) Kondisi fisik arsip d) Keterangan bahasa arsip e) Tingkat perkembangan f) Bentuk luar Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian Standard International Deskripsi Arsip (International Standard Archival Description (Guide)/ISAD) bagi negara-negara di bawah naungan International Council on Archives (lCA). Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu: 1. Pemyataan identitas 2. Konteks 3. Isi dan struktur 4. Syarat akses dan penggunaan 5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan (Sunarto, 1999 : 13) Melalui deskripsi akan terlihat gambaran kegiatan yang dijalani sebuah lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan sebuah skema guna pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa sama atau sesuai aturan aslinya, maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan pengaturan arsip sesuai dengan struktur dan fungsi organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-arsip diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi dari lembaga pencipta arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deskripsi ini kemudian dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang lengkap memuat unsurunsur : 1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah Propinsi Jawa Timur Tahun 1967- 1978. 2. Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau penanggung jawab pembuatan inventaris. 3. Daftar Isi (sesuai dengan skema pengaturan arsipnya) yang ditandai dengan nomor halaman inventaris. 4. Pendahuluan (berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. sejarah arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip diciptakan). 5. Isi deskripsi arsip (berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran berurut dan kronologis). 6. Lampiran-lampiran (jika ada, misal: peta, Peraturan Lembaga, SK Pendirian Lembaga, dan sebagainya). 7. Indeks (nama orang/organisasi/ lembaga, nama tempat/geografi, masalah, dan istilah penting) 8. Nama pembuat/penyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya. 2. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang menjadi sebab perusak arsip yaitu: a. Faktor biologis, seperti jamur dan serangga; b. Faklor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air; c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas; d. Faktor lingkungan, seperli manusia, bencana alam, banjir, kebakaran; e. Faktor binatang pengerat, seperti tikus. Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Unluk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan peleslarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha / perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan. 3. Pelayanan Referensi Pelayanan referensi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan referensi menjadi akhir dari seluruh kegiatan manajemen arsip statis, sekaligus sebagai sarana uji keberhasilan program manajemen arsip statis. Kegiatan ini menjadi jembatan penghubung antara Badan Arsip selaku pelayan masyarakat dengan pengguna arsip alau peneliti. Pada bagian ini baik buruknya citra dan kredibilitas Badan Arsip sebagai lembaga akan dipertaruhkan. Keberhasilan layanan referensi sangat ditentukan oleh keberhasilan kegiatan pengolahan dan pemeliharaan/perawatan arsip. Koordinasi antar unit yang terkait amat diperlukan satu dengan lainnya. Layanan yang baik akan mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Oleh karena itu perhatian yang serius terhadap fungsi ini perlu mendapatkan dukungan dari pimpinan Suara Badar vol I/3 / 2001 17
Page 1: PERSEPSI MANAJEMEN ARSIP STATIS : L

manajemen arsip statis - Badan Perpustakaan dan Kearsipan ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?