manajemen arsip statis - Badan Perpustakaan dan Kearsipan ...

PERSEPSI
MANAJEMEN ARSIP STATIS :
Langkah Pendayagunaan Arsip Statis
Hingga Layanan Publik
DIAH ISMIATUN
Pengantar
Badan Arsip Propinsi Jawa Timur
sesuai Peraturan Daerah Nomor
41/2001 pasal 4, antara lain
mempunyai fungsi penyelenggaraan
akuisisi, pelestarian dan
pendayagunaan arsip statis (butir d),
pemasyarakatan dan pelayanan
inforrnasi serta jasa teknik kearsipan
(butir h). Dengan fungsi tersebut Badan
Arsip bertanggungjawab mengelola
dan melestarikan arsip statis yang
berada di lingkup Jawa Timur dan
menjadi pelayan publik (public
services) dalam rangka layanan
penelitian arsip bagi para pengguna
arsip (users).
Agar tanggung jawab pengelolaan
arsip statis dapat dilakukan seefisien
dan seefektif mungkin, maka perlu
diterapkan suatu manajemen dalam
pengelolaannya, yaitu manajemen arsip
statis (Archives Management atau
Administratif Management). Dalam
siklus atau daur hidup arsip, posisi
manajemen arsip statis terdapat dalam
tahapan disposal atau tahapan terakhir.
Bisa juga dikatakan tahap final hidup
sebuah arsip yaitu memasuki tahap
hidup lestari, abadi, permanen, yang
berguna bagi kepentingan penelitian.
Manajemen arsip statis
merupakan suatu kegiatan penanganan
arsip statis sejak sebelum arsip
dipindahkan ke lembaga arsip, dalam
hal ini Badan Arsip, hingga disajikan
kepada pengguna arsip. Sedang
tujuannya adalah agar arsip yang
dirawat dan dipelihara dapat ditemukan
kembali dan memberikan manfaat
kepada masyarakat, pemerintah,
instansi, peneliti dan pengguna arsip
dalam rangka pelaksanaan kegiatan
penelitian.
Lingkup Manajemen Arsip Statis
(MAS)
Dalam suatu penelitian di
Australia dan Amerika Serikaat yang
diadakan oleh Masyarakat Arsiparis,
diperkirakan bahwa arsip statis yang
layak dipelihara dan dilestarikan tidak
kurang dari 10 %. Betty Ricks
menggambarkan komposisi volume
arsip suatu organisai sebagai berikut:
• 10 % arsip yang akan dilestarikan
(statis)
• 25 % arsip dalam kategori aktif
• 30 % arsip memasuki masa inaktif
• 35 % arsip yang musnah (Ricks,
1992: 101-102)
Sedang McKemmis (1993:9)
mengilustrasikan komposisi arsip
sebagai berikut:
Berdasar gambar diatas, aktivitas
sosial dan keorganisasian yang
dilakukan sebuah lembaga, yang akan
menjadi arsip statis hanya rekaman
yang mempunyai nilai kontinuitas/
berlangsung terus menerus/ abadi.
Meskipun jumlah arsip yang
dikategorikan statis kecil, tetapi
mempunyai nilai informasi tinggi dan
berguna bagi penelitian ilmiah, baik
tentang aktivitas masyarakat,
organisasi, individu, bangsa dan
negara. Meskipun sedikit jumlahnya,
karena mempunyai nilai informasi
yang tinggi, maka keberadaannya harus
senantiasa terpelihara dan terjaga
kelestariannya. Manfaat dari
memelihara arsip bagi suatu lembaga
atau organisasi adalah karena :
• Arsip memberikan ingatan ;
• Menyediakan informasi tentang
produk kerja, petunjuk kebijakan.
informasi
tentang
kepegawaian/personalia dan
keuangan ;
• .Menyimpan informasi aktivitas
organisasi dalam kaitan dengan
aktivitas sosialnya ;
• Memberikan manfaat yuridis/legal
dan layanan penelitian ;
• Menyediakan informasi berkaitan
dengan hari jadi organisasi atau
peringatan moment penting dan
bersejarah bagi organisasi.
Hubungan kerja manajemen arsip
dinamis (records management) dengan
manajemen arsip statis (archives
management) menurut Betty Ricks
digambarkan sebagai berikut :
Suara Badar vol I/3 / 2001 15

Menurut Ricks, garis putus-putus
menunjukkan "samamya" atau kurang
tegasnya pemisahan atau pembagian
pertanggungjawaban seorang records
manager dan seorang archivist (antara
seorang arsiparis yang menangani
kearsipan dinamis dan slatis)
Ketidaktegasan itu dikarenakan adanya
hubungan kerja yang erat antara
keduanya. Di sinilah koordinasi amat
diperlukan guna menghindari
"overlaping" kerja antara kedua bidang.
Koordinasi ini berkaitan dengan
informasi tentang masa simpan arsip
ataupun tentang kondisi fisik arsip.
Berkaitan dengan masa simpan arsip
adalah karena arsip yang disimpan
menurut masa simpan dinamis
(inaktif), jika habis masa simpannya
akan dilakukan penilaian ataupun
penyusulan, apakah akan dimusnahkan
atau dileslarikan. Jika dilestarikan,
arsip akan memasuki masa statis.
Untuk penilaian dan penyusutan ini
perlu adanya kerjasama antara petugas
dari kedua bidang, sehingga sudut
penilaian akan maksirnal. Setelah
selesai penilaian dan penyusutan dan
diketahui mana arsip yang dilestarikan.
barulah proses akuisisi oleh bidang
kearsipan statis dimulai. Dari sinilah
kemudian dilakukan pengelolaan
terhadap arsip stalis tersebut.
MANAJEMEN ARSIP STATIS
Merujuk pada pendapat Ricks,
referensi kearsipan statis menunjukkan
pemahaman yang sama, di antaranya
dikemukakan Judith Ellis dalam buku
editingnya, Keeping Archives. Secara
urnurn Manajemen Arsip Statis
mencakup kegiatan sebagai berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip
(Acquisition and Records Appraisal)
Akuisisi merupakan sebuah
kegiatan dalam rangka pengembangan
jumlah koleksi khasanah arsip yang
dilakukan sebuah lembaga arsip.
Pelaksanaannya bisa berupa
penerimaan dari penyerahan arsip
instansi/lembaga/perorangan ataupun
penarikan arsip dari lembaga/
instansi/perorangan. Pada prosesnya,
secara umum, akuisisi dapat dilakukan
melalui donasi (sumbangan), tranfer
(pemindahan), atau pembelian
(purchases) (Reed, 1993: 137). Ketiga
cara ini masing- masing berada dalam
konteks hubungan kerja yang berbeda.
Di Indonesia. menurut Undang-
Undang Kearsipan nomor 7/1971 telah
menggariskan secara tegas bahwa
instansi pemerintah wajib menyerahkan
arsipnya yang sudah tidak bemilai guna
primer kepada Arsip Nasional (pasal
10). Untuk di Jawa Timur, idiom
dengan pemyataan ini adalah Badan
Arsip Propinsi Jawa Timur.
Penyerahan arsip ini dilakukan secara
total, dalam arti arsip yang telah
diakuisisi atau diserahkan ke Badan
Arsip. pengelolaan. pemeliharaan.
penyelamatan fisik dan informasinya
menjadi wewenang dan tanggungjawab
Badan Arsip. Sehingga Badan Arsip
berkewajiban menjaga keutuhan dan
keselamatan arsip yang disimpannya.
Dalarn proses akuisisi. Hal
penting yang perlu diperhatikan adalah
masalah penilaian arsip (records
appraisal). Menurut The Society of
Americant Archivist Committee on
Terminology, penilaian arsip adalah
proses penentuan nilai sekaligus
penyusutan arsip yang didasarkan pada
fungsi administratif, hukum, dan
keuangan; nilai evidensial dan
informasional atau penelitian;
penataannya; dan kaitan arsip dengan
arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di
dalam penilaian sendiri ada kegiatan
yang harus dilalui, yaitu :
(1) Seleksi arsip (records selection),
yaitu kegiatan pengidentifikasian
tentang arsip apa yang akan disimpan
dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu
kelak: apa jenis arsipnya; apakah
seluruh bentuk dan corak arsip yang
ada pada instansi perlu disimpan, unit
kerja mana yang paling banyak
menghasilkan arsip yang penting
dipelihara organisasi, dan sebagainya.
Kemudian kegiatan penentuan tipe
arsip (records type). Umurnnya tipe
arsip yang disimpan adalah kertas.
Tetapi ada juga yang menyimpan arsip
dengan media film, negatif foto, kaset,
mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru
(blue print).
(2) Penentuan nilai arsip, yaitu
menentukan apakah arsip itu
mempunyai nilai referensi/
informasional (reference value) atau
nilai penelitian (research value) (Ricks.
1993: 309-310).
2. Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip merupakan
kegiatan terpenting dari seluruh
rangkaian kegiatan dalam manajemen
arsip statis. Kegiatan ini biasa disebut
dengan tahap inventarisasi arsip statis.
Hasil dari pengolahan adalah
terciptanya jalan masuk/acces terhadap
arsip dengan wujud sarana temu balik
arsip (finding aids). Sarana temu balik
arsip ini dikenal dengan sebutan
senarai arsip, Inventaris Arsip, guide,
dan sebagainya.
Dalam membuat inventaris ada
dua prinsip yang menjadi pedoman,
yaitu :
(1) Prinsip asal-usul (respect des fonds
(Perancis), herkomst beginsel
(Belanda), principle of provenance
(Inggris/ Amerika). Menurut prinsip
ini arsip dikelola berdasar asal-usul
arsip/lembaga pencipta arsip yang
mernmiliki otoritas tertinggi.
Prinsip ini banyak dianut di
kebanyakan negara.
Untuk prinsip pertarna ini,
sebenarnya telah dapat diketahui
pada saat arsip-arsip tersebut
diakuisisi atau diserahkan oleh
lembaga pencipta arsip. Lembaga
pencipta yang menyerahkan
arsipnya itulah yang menjadi
provenance/fonds dari arsip tersebut
(2) Prinsip aturan asli (principle of
original order (Amerika/lnggris).
struktuur beginsel (Belanda).
Menurut prinsip ini arsip harus
diatur sesuai dengan aturan yang
dipergunakan pada masa
dinamisnya. Artinya penataannya
harus sarna dengan saat arsip-arsip
tersebut berada di lembaga
pencipta. Prinsip ini dapat
diterapkan apabila ketika arsip
diakuisisi atau diserahkan dalam
keadaan teratur, atau minimal ada
jalan masuk penemuan arsip saat
dinarnisnya.
Umumnya arsip-arsip di Indonesia
saat diserahkan/diakuisisi dalarn
keadaan tidak teratur/kacau. Oleh
karena itu, untuk menerapkan/
merekonstruksi sesuai prinsip ini
sangat su!it dilakukan. Sehingga
langkah/solusi yang dapat
dilakukan adalah melakukan
pendaftaran kembali arsip-arsip
yang ada dengan cara mendeskripsi
arsip ke dalam kartu fiches.
Deskripsi Arsip
Pendeskripsian arsip dapat
dilakukan pada tingkat berkas
(perberkas) bagi arsip yang lengkap
dan tertata baik; atau bisa juga
dilakukan pada tingkat lembaran
(perlembar) bagi arsip lepas dan tidak
utuh.
Deskripsi pada kartu fiches minimal
memuat unsur-unsur sebagai berikut:
Suara Badar vol I/3 / 2001 16

a. Bentuk redaksi (surat laporan,
notulen, dan sebagainya);
b. Isi Berkas (memuat informasi apa,
dari siapa, kapan, di mana);
c. Tingkat perkembangan (konsep,
tembusan.asli, turunan, dan
sebagainya);
d. Tanggal surat dibuat;
e. Bentuk luar (Iembar, berkas,
sarnpul, yang menunjukkan volume
arsip);
f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan
nomor identitas pembuat.
Contoh sederhana kartu deskripsi:
Keterangan:
a) DI/1, Nomor identitas pembuat (DI)
dan nomor berkas 1
b) Isi Berkas
c) Kondisi fisik arsip
d) Keterangan bahasa arsip
e) Tingkat perkembangan
f) Bentuk luar
Perihal deskripsi arsip, saat ini
sudah dikembangkan pensosialisasian
Standard International Deskripsi Arsip
(International Standard Archival
Description (Guide)/ISAD) bagi
negara-negara di bawah naungan
International Council on Archives
(lCA). Standar ini mulai diperkenalkan
sejak tahun 1992 dan dimaksudkan
untuk mengolah arsip statis yang sudah
teratur. Menurut ISAD, di daIam
deskripsi arsip setidaknya memuat 26
unsur yang harus diterapkan. Ke-26
unsur tersebut merupakan uraian dari
enam elemen kelompok deskripsi,
yaitu:
1. Pemyataan identitas
2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu
6. Catatan (Sunarto, 1999 : 13)
Melalui deskripsi akan terlihat
gambaran kegiatan yang dijalani
sebuah lembaga. Kemudian dibuatkan
susunan kegiatan yang akan
menggambarkan sebuah skema guna
pengaturan arsipnya. Berdasarkan
skema inilah pengaturan fisik arsip
dilakukan. Namun oleh karena sering
dialami kesulitan dalam pembuatan
skema pengaturan arsip agar bisa sama
atau sesuai aturan aslinya, maka
sebagai alternatif pemecahan bisa
dilakukan pengaturan arsip sesuai
dengan struktur dan fungsi organisasi
dari lembaga pencipta arsip tersebut
saat arsip-arsip diciptakan. Atau
apabila tidak diketemukan struktur dan
fungsi dari lembaga pencipta arsip,
pengaturan arsipnya dapat dilakukan
sesuai dengan masalah atau nama
kegiatan dari arsip-arsip yang sedang
diolah.
Hasil deskripsi ini kemudian
dituangkan dalam suatu daftar yang
disebut inventaris arsip. Suatu
inventaris yang lengkap memuat unsurunsur
:
1. Judul inventaris, misal lnventaris
Arsip Sekretariat Wilayah Daerah
Propinsi Jawa Timur Tahun 1967-
1978.
2. Kata pengantar dari orang yang
mengerti tentang arsip atau
penanggung jawab pembuatan
inventaris.
3. Daftar Isi (sesuai dengan skema
pengaturan arsipnya) yang ditandai
dengan nomor halaman inventaris.
4. Pendahuluan (berisi sejarah singkat
lembaga pencipta arsip. sejarah
arsipnya dari penataan hingga
berada di Badan Arsip, informasi
tentang fisik arsipnya, jumlah arsip,
jenis arsip, dan kurun waktu arsip
diciptakan).
5. Isi deskripsi arsip (berisi uraian
deskripsi, dengan susunan
penomoran berurut dan kronologis).
6. Lampiran-lampiran (jika ada, misal:
peta, Peraturan Lembaga, SK
Pendirian Lembaga, dan
sebagainya).
7. Indeks (nama orang/organisasi/
lembaga, nama tempat/geografi,
masalah, dan istilah penting)
8. Nama pembuat/penyusun inventaris
arsip dan tahun pembuatannya.
2. Pemeliharaan dan Perawatan
Arsip
Di dalam kegiatan konservasi
tercakup kegiatan pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip merupakan suatu
kegiatan dalam rangka menyelamatkan
dan mengamankan arsip baik dari segi
fisik maupun informasinya. Dalam
kegiatan ini termasuk juga perawatan
arsip dengan menggunakan teknik
tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130).
Tujuan pemeliharaan ini mengarah
pada usaha untuk melestarikan bahan
arsip dari kerusakan.
Dengan demikian arsip wajib
dipelihara, dirawat serta dihindarkan
dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur
yang menjadi sebab perusak arsip
yaitu:
a. Faktor biologis, seperti jamur dan
serangga;
b. Faklor fisis, seperti cahaya dan
panas matahari, dan air;
c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh
tinta tulisan, keasaman kertas;
d. Faktor lingkungan, seperli manusia,
bencana alam, banjir, kebakaran;
e. Faktor binatang pengerat, seperti
tikus.
Pemeliharaan dan perawatan
dilakukan terhadap lingkungan dan
fisik arsip. Unluk lingkungan, terutama
berkaitan dengan gedung arsip, perlu
penggunaan sistem pendingin 24 jam,
cukup fentilasi udara dan cahaya, serta
peralatan pengamanan gedung /alarm,
smoke detector dan sebagainya. Untuk
fisik arsip dilakukan usaha
penghilangan asam (deacidification)
pada kertas, boks arsip, pembungkus
arsip, dan fumigasi; merestorasi arsip
dengan cara laminasi dan enkapsulasi;
dan peleslarian arsip kertas utamanya
dengan cara alih media ke mikrofilm.
Dengan cara demikian akan terlaksana
usaha / perawatan dan pemeliharaan
arsip yang mendukung terlestarinya
arsip dari kepunahan.
3. Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan
kegiatan untuk memberikan pelayanan
informasi dan pelayanan dokumen.
Pelayanan referensi menjadi akhir dari
seluruh kegiatan manajemen arsip
statis, sekaligus sebagai sarana uji
keberhasilan program manajemen arsip
statis. Kegiatan ini menjadi jembatan
penghubung antara Badan Arsip selaku
pelayan masyarakat dengan pengguna
arsip alau peneliti. Pada bagian ini baik
buruknya citra dan kredibilitas Badan
Arsip sebagai lembaga akan
dipertaruhkan. Keberhasilan layanan
referensi sangat ditentukan oleh
keberhasilan kegiatan pengolahan dan
pemeliharaan/perawatan arsip.
Koordinasi antar unit yang terkait amat
diperlukan satu dengan lainnya.
Layanan yang baik akan
mendapatkan kepercayaan dari
masyarakat. Oleh karena itu perhatian
yang serius terhadap fungsi ini perlu
mendapatkan dukungan dari pimpinan
Suara Badar vol I/3 / 2001 17

lembaga. Keberhasilan pelayanan
referensi arsip perlu didukung faktorfaktor
berikut :
1. Ruang Baca arsip, merupakan pusat
pelayanan langsung kepada
pengguna arsip. Ruang ini harus
cukup nyaman dan memadai
ukurannya, serta mudah dalam
pengawasannya;
2. Sarana bantu temu balik
arsip/finding aids, mendukung
kelancaran pelayanan, penemuan
dan peminjaman arsip;
3. Perpustakaan, guna mendukung
penelitian arsip. Referensi yang
beragam jenisnya akan sangat
membantu pegguna arsip/peneliti
dalam memperoleh informasi
pendukung arsip. Misalnya,
ensiklopedi, kamus bahasa, buku
ilmu sosial, peraturan perundangan;
4. Alat bantu baca arsip, terutama
untuk membaca arsip dalam bentuk
mikrofilm dan mikrofis (dengan
microreader), mendengarkan arsip
rekaman suara/wawancara sejarah
lisan (dengan transcriber), melihat
arsip audio-visual (video, cd, dvd)
melalui televisi/vcd player;
5. Ruang khusus untuk membaca dan
melihat arsip peta, foto, negatif foto
dan arsip non kertas;
6. Tersedianya ruang konsultasi
pembaca (reader counsultant) yang
kedap suara dan tidak mengganggu
aktivitas penelitian lainnya;
7. Tersedianya ruang staf pelayanan
arsip yang dapat mengawasi seluruh
ruang baca atau penelitian arsip;
8. Tersedianya lemari khusus (locker)
untuk menyimpan barang bawaan
peneliti, misal tas;
9. Ruang transit arsip sebagai tempat
penyimpanan arsip yang dipinjarn,
belum selesai dibaca atau yang akan
dikembalikan ke penyimpanan;
10. Tersedianya sistem pengamanan
arsip berupa kamera pemantau
ruangan yang tersembunyi letaknya.
Di samping sarana pendukung di
atas, etika pelayanan dari arsiparis atau
petugas pelayanan juga sangat
menentukan kualitas pelayanan.
Selayaknya seorang arsiparis di Ruang
Layanan informasi memenuhi kriteria
sebagai berikut :
1. Berwawasan luas, khususnya
tentang khasanah arsip yang
dimiliki lembaganya;
2. Mampu memberikan arahan kepada
pengguna arsip yang akan
melakukan penelitian dan berperan
sebagai konsultan pembaca;
3. Trampil memberikan pelayanan dan
penggunaan sarana bantu baca
arsip;
4. Memberikan perlakuan yang baik
dan benar terhadap arsip;
5. Selektif dan teliti dalam meneliti
berkas arsip sebelum dan sesudah
dipinjarn;
6. Ramah dan senantiasa siap
memberikan bantuan pelayanan;
7. Menguasai kemampuan bahasa,
minimal bahasa Inggris baik aktif
maupun pasif.
Masalah kebijakan akses arsip
dalam rangka menjaga keamanan fisik
dan informasi arsip perlu digariskan
dengan tegas. Karena di Indonesia
belum ada undang-undang yang
membatasi kebebasan akses informasi.
Untuk itu pimpinan lembaga perlu
membuat aturan main tertulis, terutarna
berkaitan dengan dapat tidaknya arsip
diakses oleh lembaga/individu selain
lembaga pencipta arsip atau seizin
lembaga tertentu yang terkait dengan
masalahnya.
Penutup
Keberhasilan pelaksanaan
program manajemen arsip statis akan
menjadi parameter keberhasilan Badan
Arsip sebagai lembaga pelayanan
publik dalam penelitian arsip.
Sekaligus dapat dijadikan motor
pendorong terciptanya sistem jaringan
informasi kearsipan, di Jawa Timur
khususnya. Karena itu diperlukan
penerapan program manajemen arsip
statis.
Sebagai sentral pendukung dari
penelitian arsip, penerapan manajemen
arsip statis akan saling terkait dengan
unit kerja lain dalam praktiknya.
Koordinasi dan kerjasama yang baik
antar unit terkait akan memudahkan
pelaksanaan kerja dan menciptakan
kondisi kerja yang kondusif, sehingga
memudahkan pencapaian tujuan dalam
pelestarian arsip dan transformasi
informasi kepada publik.
SUMBER BACAAN
ANRI, 1979, Tata Kearsipan Statis,
Jakarta: ANRI.
McKemmish, Sue dalam Keeping Archives.
Judith Ellis (Ed.), 1993, Ed. 2, Australia: D.
W. Thorpe.
Brichford, Maynard J, 1977, Archives and
Manuscript: Appraisa/ and Accesioning,
Chicago: Society of Americant Archivist.
Penn, Ira A et.all. 1992, Records
Management Handbook, USA: Usghate
Publishing Com.
Reed, Barbara dalam Keeping Archives,
Judith Ellis (Ed.), 1993, Ed. 2, Australia: D.
W. Thorpe.
Ricks, Betty et. all., 1992 Information and
Image Management: A Records System
Approach, Ed. 3, Ohio: South-Western
Publishing Co.
Sauki Hadiwardoyo dalam Berita ANRI No.
28. Jakarta: ANRI
Tiurma L. Tobing, 1996. Materi Ku/iah
Da/am Dik/at TOT Kearsipan. Jakarta:
ANRI
Sunarto, 1999 dalam Buletin BUKTI Vol. I
No. 2/1999. Banda Aceh: ANWIL 01 Aceh.
Yayan Daryan dan Hardi Suhardi, 1998,
Terminologi Kearsipan Indonesia, Jakarta-
Bandung: PT. Sigma Cipta Utama-LP2A
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan
Penulis adalah Ajun Arsiparis Badan
Arsip Propinsi Jawa Timur
Suara Badar vol I/3 / 2001 18