panduan pewujudan, penyimpanan dan pelupusan mel elektronik

3 | P a g e
Mail in Kentucky Government, Kentucky Department for Libraries and
Archives).
5.3 E-Mel Rasmi
Setiap penjawat awam mempunyai e mel rasmi yang digunakan untuk tujuan
rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Dalam konteks Pentadbiran
Am, JPM, e-mel rasmi adalah maklumat yang dihasilkan atau diterima oleh
penjawat awam di Pentadbiran Am, JPM dalam melaksanakan tugas-tugas
rasmi mereka, dan ianya mempunyai kepentingan sebagai bahan bukti
kepada transaksi itu.
Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], "Rekod adalah bahan
dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar
foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang
dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal
dan apa-apa salinannya“. E-mel rasmi berserta lampiran yang diterima atau
yang dihantar oleh mana-mana penjawat awam dalam menjalankan tugas
harian rasmi merupakan rekod awam dan tertakluk kepada undang-undang
dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa.
Di antara contoh e-mel rasmi adalah seperti berikut:
E-mel yang mengandungi maklumat mengenai keputusan atau
kelulusan yang dibuat di Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri;
E-mel yang mempunyai implikasi berkaitan dengan kewangan seperti
sebut harga, tender, urusan bayaran dan sebagainya;
Agenda, minit mesyuarat dan maklumbalas mesyuarat;