Dasar Pentadbiran Arkib

DASAR PENTADBIRAN ARKIBARKIB NEGARA MALAYSIATAHUN 2011

1. PENDAHULUANKertas ini bertujuan untuk menetapkan dasar, prinsip dan amalanpentadbiran arkib di Arkib Negara Malaysia.2. LATAR BELAKANGArkib Negara Malaysia telah ditubuhkan pada 1 Disember 1957 sebagaiinstitusi arkib awam yang bertanggungjawab dalam menerima,memperoleh, menyimpan dan memelihara rekod dan arkib awam.Pemerolehan arkib awam ini melalui pemindahan hak milik, pembelian,derma, wasiat, hadiah atau selainnya. Bahan arkib yang tersimpan diArkib Negara terdiri daripada empat (4) kumpulan utama iaitu RekodAwam, Arkib Persendirian, Arkib Negarawan dan Arkib Luar Negara. Iniselaras dengan peruntukan dalam Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)Seksyen 28, mengenai pemindahan rekod awam dan Seksyen 31,mengenai pemerolehan bukan rekod awam.Punca kuasa bagi pemindahan rekod awam, Seksyen 28 Akta ArkibNegara 2003 (Akta 629) mentafsirkan rekod awam yang telah tamattindakan dan mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah perlu dipindahkanoleh ketua pentadbir pejabat pewujud rekod tersebut kepada jagaan dankawalan Arkib Negara Malaysia. Manakala Seksyen 31 Akta Arkib Negara2003 (Akta 629) mentafsirkan bahawa Arkib Negara bertanggungjawabmemperoleh mana-mana rekod yang bukan rekod awam yangmempunyai nilai kebangsaan atau sejarah untuk simpanan kekal.Pada tahun 2009, Arkib Negara telah membuat anjakan paradigma dimana peranannya sebagai penyimpan rekod dan arkib awamdipertingkatkan lagi sebagai ‘content provider’. “Content provider” adalahsatu perkhidmatan tambah nilai Arkib Negara dimana orang ramai bolehmembuat capaian dan akses secara dalam talian ke atas bahan arkib,1

tidak kira masa dan tempat melalui pendigitalan bahan dan kemudahanteknologi masa kini. Merujuk kepada definisi dari sumberdictionary.reference.com, Content Provider bermaksud ‘Any person orgroup that provides document containing information for a web site orelectronic media’.Selaras dengan itu, maka visi baru Arkib Negara telah diubah kepadaMenjadi Pusat Arkib dan Penyelidikan Negara yang Unggul. Perubahanvisi ini memerlukan Arkib Negara mengkaji dan memantapkan lagi amalanpentadbiran arkib yang dilaksanakan.3. DEFINISIa) ARKIBRekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yangkekal dan lama bertahan atau kedua-duanya.(Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629])b) ARKIB AWAMArkib awam ertinya-(a) Rekod awam-(i) Yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyainilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahanatau kedua-duanya; dan(ii) Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-manatempat lain yang diarahkan oleh Ketua Pengarah darisemasa ke semasa; dan(b) Mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkanoleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atausejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanyadiperoleh bagi Arkib Negara oleh Ketua Pengarah;(Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629])2

c) PENTADBIRAN ARKIBBidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakankawalan secara intelektual dan fizikal ke ataspenerimaan/pemerolehan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaandan penggunaan arkib awam untuk memudahkan bahan tersebutdiakses serta dirujuk.d) ARKIB PERSENDIRIANArkib Persendirian merangkumi beberapa kumpulan iaitu KoleksiPersendirian, Koleksi Surat Persendirian dan Koleksi ArkibPertubuhan. Bahan dalam koleksi-koleksi ini terdiri daripada rekoddalam pelbagai bentuk, media dan jenis yang diperolehi dari dalamdan luar negara.(Panduan Perolehan Arkib Persendirian)e) REKOD AWAMRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh manamanapejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau mana-manapekhidmat awam atau pekerja awam dalam perjalanan tugas rasminyadan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan jugatermasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini,adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysiayang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966.(Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629])3

4. PERNYATAAN DASARArkib Negara melaksanakan peranan dan tanggungjawabnya sebagaipusat arkib dan penyelidikan negara dengan mengamalkan konsep ’TotalArchives’. ’Total Archives’ adalah satu konsep dimana Arkib Negaramenerima dan memperolehi rekod dalam pelbagai bentuk dan media daripelbagai sumber (rasmi,swasta dan persendirian) dalam dan luar negara.Dalam melaksanakan peranan dan tanggungjawab ini Arkib Negarahendaklah:-i) menerima dan memperolehi arkib awam dalam pelbagai bentukdan media dari pelbagai sumber dalam dan luar negara.ii) menyusun, menyimpan dan memelihara arkib awam denganselamat supaya dapat bertahan lama selaras dengan prinsip danamalan kearkiban;iii) membuat deskripsi arkib awam berdasarkan piawaian kearkibanserta menjadikan arkib awam tersedia untuk dirujuk dan mudahdiakses;iv) melaksanakan program dan aktiviti advokasi ( program/aktiviti yangdilaksanakan bertujuan untuk mendidik atau memberi ilmupengetahuan kepada masyarakat) bagi meningkatkan semangatcintakan sejarah, bangsa dan negara di kalangan rakyat; danv) mematuhi undang-undang, peraturan dan Kod Etika Pegawai ArkibMalaysia.5. PRINSIP PENTADBIRAN ARKIBArkib awam hendaklah diuruskan berasaskan kepada 2 prinsippentadbiran arkib iaitu:5.1. Principle of ProvenancePrinsip yang menegaskan bahawa rekod hendaklah disimpanmengikut sumber asalnya “the principle of provenance, is that4

ecords should be kept according to their source” (T.R.Schellenberg, 1965)5.2. Principle of Original orderPrinsip yang menegaskan bahawa rekod hendaklah disimpandengan mengekalkan susunan asal rekod sebagaimana ia muladiwujudkan di jabatan/agensi pewujudnya “the principle of originalorder, is that records should be kept in the order originally imposedon them” (T.R. Schellenberg, 1965)Prinsip-prinsip ini adalah penting bagi memastikan keutuhan (integrity)rekod dan bahan arkib dipelihara tanpa merubah konteks atau hubungkaitnya dengan fungsi dan tujuan pewujudan. Keutuhan rekod akanmenjamin kesahihan rekod sebagai maklumat dan dokumen bukti. Selaindaripada itu, prinsip ini juga digunakan sebagai panduan dalampenyusunan rekod dan bahan arkib.6. AMALAN PENTADBIRAN ARKIBArkib Negara Malaysia mengamalkan teras-teras berikut dalam mentadbirbahan arkib :-6.1 Teras 1- PerolehanArkib Negara bertanggungjawab bagi memperolehi bahan arkibyang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah untuk simpanankekal sebagai warisan khazanah negara. Bahan arkib diperolehimelalui pemindahan rekod awam dan pemerolehan bukan rekodawam.Rekod awam diperolehi melalui pemindahan rekod yang telahtamat tindakan dan tidak diperlukan oleh jabatan pewujud serta5

telah diputuskan oleh Ketua Pengarah sebagai bernilai kekalkepada kawalan dan jagaan Arkib Negara. Nilai kekal ditentukanmelalui proses penilaian rekod kecuali terbitan rasmi kerajaan.Pemerolehan bukan rekod awam atau lebih dikenali sebagai ArkibPersendirian, diperolehi daripada orang perseorangan, agensi,institusi dan organisasi bukan kerajaan dalam dan luar negara.Arkib Persendirian diperolehi dalam pelbagai bentuk dan mediamelalui kaedah berikut:a. Sumbangan / Pemberianb. Wasiatc. Penyalinan bahan, dand. DepositArkib Persendirian yang diperolehi hendaklah terlebih dahulu dibuatpemilihan. Pemilihan dibuat berdasarkan kriteria berikut:a. Nilai Sejarah / Kebangsaanb. Nilai Perundanganc. Nilai Rujukan / Penyelidikand. Keunikan Bahane. Harga Bahan(* Sila rujuk / baca bersama Kertas Panduan Perolehan Arkib Persendirian– ANM SPL.01/2011)6.2 Teras 2- Pendaftaran PenerimaanRekod Awam dan Arkib Persendirian yang diperolehi hendaklahdidaftarkan penerimaannya secara rasmi. Pendaftaran ini adalahbukti kepada pemindahan rekod awam daripada jabatan pewujuddan penyerahan Arkib Persendirian daripada orang perseorangan,agensi, institusi dan organisasi bukan kerajaan dalam dan luarnegara kepada kawalan dan jagaan Arkib Negara.6