Senarai Semak Penutupan Akaun - Jabatan Akauntan Negara ...

UNIT BAYARANBIL. PERKARA TARIKH / CATATAN TINDAKAN1 Tarikh Akhir Serahan Baucar Bayaran Disember 2012a) Baucar Bayaran Manual - 24.12.2012b) Baucar Bayaran eSPKB - 27.12.2012Januari 2013 (AKB)a) Baucar Bayaran Manual - 07.01.2013b) Baucar Bayaran eSPKB - 07.01.2013c) Baucar Bayaran Manual /eSPKB (Kuiri) - 09.01.20132 Tarikh Mula Penerimaan BaucarBayaran Bagi tempoh Akaun KenaBayar (AKB)a) Baucar Bayaran Manual - 02.01.2013b) Baucar Bayaran eSPKB - 02.01.20133 Penyediaan / Penerimaan BaucarBayaran selepas tarikh akhir serahanDisember 2012a) Baucar Bayaran Manual(Dari 25.12. 2012 – 31.12.2012)- Baucar Bayaran hanya akan diproses bermulapada 02.01. 2013 (tempoh AKB)b) Baucar Bayaran eSPKB(Dari 28.12.2012 – 01.01.2013)- Baucar Bayaran hanya boleh diproses sehinggaPerakuan 1 sahaja- Perakuan 2 boleh dibuat semasa tempoh AKBiaitu mulai 02.01.20131

4 Penyediaan Baucar Bayaran Manualbagi tempoh AKBa) Baucar Bayaran tahun kewangan 2012 hendaklahdicop ‘Akaun Kena Bayar’ dan diasingkan dariBaucar Bayaran tahun kewangan 2013b) Sila copkan ‘Tahun Kewangan’ sama ada 2012 atau2013 pada setiap helai Baucar Bayaran untuk yangberkenaan bagi mengelakkan kekeliruan semasamemproses bayaran5 Penghantaran Baucar Bayaran eSPKBselepas 07.01.2013Selepas 07.01.2013, hanya Baucar Bayaran yang dikuirisahaja akan diproses. PTJ dikehendaki mencatatkannombor dan tarikh Baucar Bayaran yang dikuiri diruangancatatan senarai semak6 Baucar Bayaran Amanah dan Vot S a) Konsep AKB tidak boleh digunakan bagi urusanyang berkaitan dengan Akaun Amanah dan Vot S.b) Baucar Bayaran Amanah dan Vot S yang hendakdiperakaunkan pada tahun 2012, mestilah dihantarpada tarikh serahan akhir bagi bulan Disember 2012iaitu 24.12.2012 (Baucar Bayaran Manual) dan27.12.2012 (Baucar Bayaran eSPKB).c) Baucar Bayaran Amanah dan Vot S bagi tahunkewangan 2012 yang diserahkan pada tempoh AKB,akan dikuiri.d) Baucar Bayaran Amanah dan Vot S tahun 2013boleh dikemukakan selepas selesai prosesmenghantar baki dibawa ke hadapan bagi tahun20132

7 Penyediaan Baucar Bayaran (BB)Rekupmen Terakhir Panjar WangRuncit (PWR)a) Baucar Bayaran Manual- Baucar Bayaran rekupmen terakhir PWR tahunkewangan 2012 hendaklah diasingkan dariBaucar Bayaran rekupmen tahun kewangan2013- Baucar Bayaran tersebut perlulah dicop‘REKUPMEN TERAKHIR’- Kod urusniaga jenis ‘K5’ hendaklah dicatatkanpada Baucar Bayaran tersebutb) Baucar Bayaran eSPKB- Baucar Bayaran rekupmen terakhir PWR tahunkewangan 2012 hendaklah diasingkan dariBaucar Bayaran rekupmen tahun kewangan2013- Baucar Bayaran tersebut hendaklahmenggunakan Modul Panjar Wang RunciteSPKB8 Sistem Bayaran Pukal Kepada AgensiPukala) Bayaran pukal bulan Disember yang akandiselesaikan pada tempoh AKB 2012.- Lembaga Air Perak- Pusat Smart Pay Petronas- Malaysian Airlines System Berhad- Air Asia Berhad- Shell Malaysia Trading Sdn Bhd.3

) Bayaran pukal bulan Disember yang akandiselesaikan pada Disember 2012- Tenaga Nasional Berhad- Telekom Malaysia Berhad (telah diselesaikanpada 10/12/2012)- Indah Water Konsortium (telah diselesaikanpada 13/12/2012- Universal Trustee (M) Berhad (Touch & Go)9 Peruntukan Bagi Pembayaran SistemBayaran PukalSemua PTJ adalah diingatkan supaya menyediakanperuntukan yang mencukupi bagi pembayaran kepadaAgensi-Agensi Pukal yang terbabit10 Pembayaran melalui Sistem BayaranPukal Bagi Tahun 2013a) Bagi melancarkan bayaran Januari 2013, semuaPTJ yang terlibat dengan pembayaran SistemBayaran Pukal kepada Agensi Pukal hendaklahmenyediakan waran peruntukan amaun ‘0’ bagitahun 2013 (sekiranya peruntukan bagi tahun 2013masih belum diterima)b) Waran peruntukan amaun ‘0’ yang disediakanhendaklah menggunakan chargeline seperti yangtercatat di Borang KEW.310 / Borang KEW.311 yangtelah dikemukakan11 Perubahan Kod Jabatan / PTJ /Program / Aktiviti / Kod Objek BagiTahun 2013Sekiranya terdapat perubahan dari segi kod Jabatan / PTJ /Program / Aktiviti / Kod Objek bagi peruntukan pembayaranSistem Bayaran Pukal, PTJ hendaklah menghantar BorangPerubahan Kod Perakaunan (KEW.311) ke JANM NegeriPerak dengan segera dan nyatakan perubahan adalah bagitahun 20134

UNIT AKAUNBIL. PERKARA TARIKH / CATATAN TINDAKAN1 Tarikh Akhir Penghantaran PenyataPemungut (PP)27.12.2012(a) PP Elektronik- Perakuan II sebelum jam 4.00 petang(b) PP Manual- Perlu difaks pada JANM Perak pada hari yang sama2 Tarikh Wang Dalam Perjalanan(Cash In Transit - CIT) dan ProsesPenyediaan PP Bagi Tempoh CIT28.12.2012 hingga 31.12.2012(a) PP Elektronik- PP disimpan oleh pihak bank dan boleh diambil kembalipada 02.01.2013- PP diproses seperti biasa sehingga Perakuan I dan kutipandimasukkan ke bank pada hari yang sama tanpa melakukanPerakuan II(b) PP Manual- PP disimpan oleh pihak bank dan boleh diambil kembalipada 02.01.20133 Tempoh Akaun Kena Bayar (AKB) 02.01.2013 hingga 07.01.20135

(a) PP Elektronik- Arahan bagi PP untuk tarikh-tarikh ini akan dikeluarkankemudian selepas menerima arahan daripada JANM IbuPejabat(b) PP Manual- Sila fakskan PP yang diambil dari bank pada 02.01.2013 keJANM Perak dengan segera.4 Tarikh Akhir PenghantaranWaran Peruntukan TambahanSecara Elektronik & Manual10.01.20135 Baucar Bayaran (BB) RekupmenTerakhir Panjar Wang Runcit (PWR)Dalam Tempoh AKBAP113(f)Tarikh Penghantaran BB oleh PTJ / PK -02.01.2013 sehingga 07.01.2013- Pastikan Baucar Rekupmen Terakhir berstatus 8 bagi yangmenggunakan sistem eSPKB- Hanya 1 Baucar sahaja yang boleh dibuat dan diambil kirasebagai BB Rekupmen Terakhir dalam tempoh AKB6 Tarikh Akhir Penghantaran SijilPWRSijil Dan Dokumen PWR yangdiperlukan(a) PTJ / PK Yang Ada Rekupmen Terakhir - 10.01.2013(b) PTJ / PK Yang Tiada Rekupmen Terakhir - 03.01.2013(a) 2 set Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit(Lampiran A6, A6.1 & A6.2) yang lengkap6

(b) 2 salinan BB Kew.304e yang telah dicop @ ditulis(BB Rekupmen Terakhir) dan disahkan(c) 2 salinan Buku Tunai PWR yang telah disahkan bagi bulanDisember sehingga ke transaksi terakhir dan telah ditutupbakinya7 Tarikh Akhir Akaun Transit PerluDitunaikan28.12.20128 Tarikh Akhir Penghantaran BaucarJurnal Manual24.12.20129 Tarikh Akhir PenghantaranPermohonan EFT / Cek Batal24.12.201210 Penutupan Buku Tunai 31.12.201211 Penyata Penyesuaian LaporanTerperinci31.01.2013- Penyata Penyesuaian Bulanan perlu dikemaskini bagimemudahkan penyediaan Sijil Pengesahan Akaun Vot,Amanah dan Hasil7

UNIT GAJIBIL. PERKARA TARIKH/ CATATAN TINDAKAN1 Waran Peruntukan tahun 2012dengan amaun ‘0’ (sifar)Pusat Tanggung Jawab (PTJ) wajib menghantar WaranPeruntukan tahun 2013 dengan amaun ‘0’ (sifar) khasuntuk Pembayaran Gaji dan Elaun Tetap (OS 11000, 12000,13000 dan 29000) dan Imbuhan Tahunan / Pemberian Khas(OS 17000) bagi tujuan bayaran gaji pada tahun 2013sebelum waran peruntukan sebenar diperolehPenghantaran waran ini boleh dilakukan melalui salah satudaripada cara berikut :a) eSPKB (dikunci masuk ke dalam sistem eSPKB -sehingga Perakuan II) mulai 02.01.2013 hingga07.01.2013b) Manual (hantar Waran Kosong ke Unit Akaun) mulai02.01.2013 hingga 07.01.20132 Bayaran Gaji Bayaran Gaji Berkomputer- Borang Perubahan Gaji (SG20) bagi bulan Januari tahun2013 hendaklah diminimakan kepada perubahan-perubahanyang wajib sahaja (meninggal dunia / tamat perkhidmatan /bersara / dan lain-lain yang berkaitan). PTJ diingatkan supayamematuhi tarikh penghantaran yang telah dikeluarkan olehpihak JANM Perak8

Baucar Bayaran Gaji Melalui Sistem eSPKB- Baucar bayaran gaji bagi bulan Disember 2012 yangdiproses dalam tempoh AKB melalui eSPKB (ModulGaji selain Kakitangan Tetap / Modul PendapatanBercukai) perlu dilaksanakan sebelum atau pada 07Januari 2013Baucar Bayaran Gaji Melalui Modul Perubahan Gaji SG20Sistem eSPKB- Bagi bayaran gaji PSH yang menggunakan modul ini, sistemdibuka hanya pada 02.01.2013 & 03.01.2013 sahaja3. Perubahan Kod Jabatan / PTJ /Program / Aktiviti / Kod ObjekBagi Tahun 2013Sekiranya terdapat perubahan dari segi kod Jabatan / PTJ /Program / Aktiviti / Kod Objek bagi pembayaran emolumentahun 2013, PTJ hendaklah menghantar surat untukmengemaskini ke Unit Gaji selewat-lewatnya pada 10 Januari20139