BAB VIII METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM - Smecda

BAB VIIIMETODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEMSiklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama :perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagipengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahapdapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computingtidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan danmembuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkatyang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengankomite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruhsiklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahappengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistemuntuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasiskomputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapaidengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatanpengembangan berbasis komputer (computer-based development tools).Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid applicationdevelopment (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori CASE(Computer-aided software engineering).1. Siklus hidupSiklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioneryang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informalberbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secarateratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebutpendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan danpenggunaan sistem.Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertamadinamakan sisklus hidup pengembangan sistem (system developmentlife cycle-SDLC). Tahap kelima, tahap penggunaannya yangberlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali.Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unitjasa informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman,dan operasi. Kecenderungan sekarang ditangani oleh tingkat yang lebihtinggi dan lebih rendah. Gambaran sifat hirarkis manajemen siklushidup sistem47

EksekutifKomitePengarahSIMPemasaranPemimpinproyek timmodel lokasigudangManufakturPimpinanproyek timMRP IIPimpinanproyek timsistem ISDNKeuanganProject leaderCredit ApprovalSystem TeamSumber dayamanusiaPemimpin proyek timsistem informasi SDMSaat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruhorganisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkinmemutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkupsistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besardipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direkturbagian administrasi dan CIO.Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jikatujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yangberkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Komitepengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya komputerperusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komitepengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggotasementara meliputi manajer yang lebih rendah dan para konsultanselama keahliannya dibutuhkan.48

Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:• Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan komputeruntuk mencapai tujuan strategis perusahaan;• Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badanyang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan danayang berhubungan dengan komputer;• Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan denganprioritas penggunaan komputer.Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalamkomite pengarah, diperoleh dua keuntungan:• Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untukmendukung pemakai di seluruh perusahaan;• Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akanmempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dalam rincianpekerjaan, tanggung jawab ini ada pada tim proyek. Tim proyekmencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistemberbasis komputer. Kegiatan tim proyek ini diarahkan oleh pemimpinproyek.2. Tahap PerencanaanKeuntungan dari merencanakan proyek CBIS:• Menentukan lingkup dari proyek;• Mengenali berbagai area permasalahan potensial;• Mengatur urutan tugas;• Memberikan dasar untuk pengendalian.49

Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaanKomite pengarah SIM Manajer Analis Sistem1. Menyadarimasalah2. Mendefinisikanmasalah3. Menentukantujuan sistemKonsultasi4. Mengidentifikasikendalasistem5. Membuat studikelayakan6. Menyiapkan usulanpenelitian7. Setuju atau menolak penelitian proyek8. Menetapkan mekanisme pengendalian1) Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek CBIS biasanyadirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsurdalam lingkungan perusahaan.2) Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah,manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.3) Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis sistemmengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi olehsistem untuk memuaskan pemakai.4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala inipenting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulaidikerjakan.5) Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauansekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi50

kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.Ada enam dimensi kelayakan:• Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untukmelaksanakan pemrosesan yang diperlukan?• Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilaisecara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?• Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukandinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapatdiukur dengan uang?• Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasidalam batasan hukum dan etika?• Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukungoleh orang-orang yang menggunakannya?• Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktuyang ditetapkan?6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyeklayak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem(system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangansistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yangmemberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknyapengeluaran untuk analis.7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komitepengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangansistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskanatau tidak.8) Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulaiperlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yangdiperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perludimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antaralain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM).51

3. Tahap AnalisisAnalisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengantujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapuntahapan dalam analisis sistem adalah:Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem1Mengumumkan penelitian sistem2Mengorganisasikan tim proyek3Mendefinisikan kebutuhan informasi4Mendefinisikan kriteria kinerja sistem5MenyiapkanUsulanrancangan6Menerima atau menolak rancangan1) Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiranakan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikandengan cara (a) alasan perusahaan melaksanakan proyek; dan (b)bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan danpegawai;2) Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalahspesialis informasi, jangan pemakai;3) Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasikebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan,pengamatan, pencarian catatan dan survei. Wawancara lebih disukai,karena: (1) adanya komunikasi dua arah dan pengamatan terhadapbahasa tubuh; (2) meningkatkan antusiasme pada proyek baik daripihak spesialis, maupun pemakai; (3) dapat menjalin kepercayaan52

antara pemakai dan spesialis informasi; (4) memberi kesempatan bagipeserta proyek kalau ada perbedaan pandangan. Dokumentasinyadapat berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dangrafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Semuadokumentasi ini yang menjelaskan sistem ini disebut kamus proyek.4) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasididefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secaratepat kriteria kinerja sistem. Contoh, manajer pemasaranmenetapkan kriteria laporan biaya bulanan sbb: (1) laporan disiapkandalam kertas dan tampilan; (2) laporan disediakan tidak lebih dari 3hari setelah akhir bulan; (3) laporan harus membandingkanpendapatan dan biaya aktual dengan anggaran.5) Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikankesempatan bagi manajer untuk membuat keputusanteruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujuitahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulanrancangan.6) Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komitepengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukanapakah disetujui atau tidak.4. Tahap RancanganRancangan sistem adalah penentuan proses dan data yangdiperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanyadalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:1) Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja samadengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem barudengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis.Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secararinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untukrancangan terstruktur (structured design).2) Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analisharus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model)peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistemuntuk menyelesaikan pemrosesan.3) Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerjabersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yangpaling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengankendala-kendala yang ada.4) Memilih konfigurasi yang terbaik: analis mengevaluasi semuakonfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatansehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah53

dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untukdisetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM.5) Menyetujui usulan penerapan: analisis menyiapkan usulanpenerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harusdilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.6) Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan darisistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.Secara keseluruhan dapat digambarkan:Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem1Menyiapkan rancangansistem terinciMengatur23Mengidentifikasi alternatifkonfigurasi sistemKonflik konfigurasi terbaik4Memilih konfigurasi terbaik5Menyiapkan usulanpenerapannya6Menyetujui atau menolak penerapansistem5. Tahap PenerapanPenerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikansumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yangbekerja. Adapun tahapannya adalah:1) Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajerdan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yangdiperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.54

2) Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepadapara pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem.Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusanuntuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.3) Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan sistemdisediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yangterdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikanrequest for proposal (RFP).4) Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendirioleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem ataumenggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten applicationsoftware).5) Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatanyang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapandatabase.6) Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yangditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus,keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.7) Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukandata, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididiktentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelahsiklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajarimulai diterapkan.8) Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistembaru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilotproject), serentak, bertahap, dan paralel.Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasi1Merencanakan penerapan2Mengumumkan penerapan3Mendapatkan sumberdayaH/W4Mendapatkan sumberdayaS/WMengaturMengatur5Menyiapkan database6Menyiapkan fasilitas fisik8Masuk ke sistem baru7Mendidik peserta dan pemakai55

6. Tahap PenggunaanTahap penggunaan terdiri dari 3 langkah :Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasiMengatur1 Menggunakansistem2 Audit sistem3 Memeliharasistem1) Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untukmencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.2) Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteriakinerja. Studi ini disebut “penelaahan setelah penerapan” (postimplementation).3) Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem,berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikandukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaansistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan :a) Memperbaiki kesalahan.b) Menjaga kemutakhiran sistem.c) Meningkatkan sistem.Menempatkan Siklus Hidup SistemDalam PerspektifGuna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai,spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle(SLC) sehingga waktu penerapan berkurang. Ada dua modifikasi yangdapat dilakukan yaitu prototyping dan Rapid Application Development(RAD).Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensialtentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya.Prosesnya disebut prototyping. Ada 2 jenis prototype: Prototipejenis I sesungguhnya menjadi sistem operasional; Prototipe jenis IImerupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagisistem operasional.56

Pengembangan Prototipe Jenis ITidak1MengidentifikasiPrototipeMengembangkanYakebutuhandapat2 prototipe 3 4pemakaiditerimaMenggunakanprototipeDi dalam mengembangkan prototype, analis sistem bekerjasamadengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebihperalatan prototyping. Untuk mengembangkan prototype, salah satucontoh peralatannya adalah “Integrated application generator”,yaitu suatu S/W jadi yang mampu menghasilkan semua feature yangdiinginkan sistem baru – menu, laporan, layar, database, dansebagainya. Prototyping Toolkits mencakup sistem-sistem S/Wterpisah yang masing-masing mampu untuk menghasilkan sebagianfeatures sistem yang diinginkan.Pengembangan Prototype Jenis IITiga langkah pertama sama, langkah-langkah selanjutnya :4) Mengkodekan sistem operasional, programmer menggunakanprototype sebagai dasar untuk pengkodean sistem operasional.5) Menguji sistem operasional oleh programmer.6) Menentukan jika sistem operasional dapat diterima.7) Menggunakan sistem operasional.Potensi Kegagalan Prototyping :• Ketergesaan membuat prototype mungkin menghasilkan jalanpintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif dandokumentasi.• Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototype sehingga merekamengharapkan sesuatu yang tidak realistic dari sistem operasional.• Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekandalam bahasa programming.• Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatanprototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknikperancangan yang baik.Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan yangberciri:• Risiko tinggi• Interaksi pemakai penting• Jumlah pemakai banyak• Penyelesaian yang cepat diperlukan57

• Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek• Sistem yang inovatif• Perilaku pemakai yang sukar ditebak.Rapid Application Development (RAD)RAD adalah istilah yang dibuat oleh James Martin, seorangkonsultan komputer dan pengarang, untuk suatu siklus hiduppengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secaracepat tanpa mengorbankan kualitas. RAD merupakan seperangkatstrategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalamsatu kerangka kerja menyeluruh yang disebut informationengineering. Information Engineering (EI), pendekatan menyeluruhdalam pengembangan sistem, yang memperlakukannya sebagaikegiatan seluruh perusahaan (lihat gambar).Pengawasan strategis atas informasiyang diperlukan untuk menjalankanperusahaan seefisien mungkin.Model dataPerencanaanstrategiinformasi(ISP)Pengawasan strategis atas fungsidan sasaran suatu perusahaan.Proses-proses yang diperlukanuntuk mengoperasikan perusahaandan saling keterkaitannya.Rancangan catatanyang digunakanoleh prosedur yangspesifik.Analisis areabisnis (BAA)Rancangan prosedur untukaplikasi yang spesifik.Rapid Application Dept.(RAD)DataKegiatanUnsur-unsur penting dari RAD : manajemen, manusia, metodologi, danperalatan. Siklus hidup RAD : (a) perencanaan kebutuhan, (b)rancangan pemakai, (c) konstruksi, (d) cut over.58

CASEComputer Aided Software Engineering (CASE) merupakan kategoriS/W yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangansistem dari manusia ke komputer. Ada 4 kategori :• Peralatan CASE tingkat atas : dapat digunakan oleh eksekutifperusahaan dalam perancangan strategis; contoh : IEW/Planning WorkStation dari Knowledge Ware dan Develop-Mate dari IBM.• Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahapanalisis dan rancangan untuk mendokumentasikan proses dan datadari sistem yang telah ada atau baru. Contoh: Visible Analyst dariVisible System dan Excelator dari Index Technology.• Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapandan penggunaan untuk membantu programmer, mengembangkan,menguji, dan menjaga kode. Contoh yang popular Telon dari PansophicSystems yang menghasilkan COBOL atau kode PL/I.• Peralatan CASE integrasi menawarkan cakupan integrasi dariperalatan CASE tingkat atas, menengah, dan bawah. Contoh: Design-1,dari Anderson Consulting dan In CASE dari EOS.59