pembinaan kearsipan - Badan Arsip dan Perpustakaan | Kota ...

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 1 dari 81. TUJUANProsedur ini dibuat sebagai pedoman Bidang Pembinaan khususnya Sub Bidang Pembinaan Kearsipandalam proses Pendampingan dan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru yang bertujuan :1.1 Meningkatkan tertib arsip / administrasi di masing-masing SKPD Pemerintah Kota Surabaya1.2 Terciptanya pelaksanaan dan penyempurnaan Tata Kearsipan Pola Baru di SKPD Pemerintah KotaSurabaya1.3 Meningkatnya profesionalisme kinerja aparatur di bidang kearsipan1.4 Terwujudnya tertib administrasi khususnya tertib arsip di SKPD Pemkot Surabaya, atau instansi diluarPemkot Surabaya / Swasta yang membutuhkan bantuan pembinaan kearsipan.1.5 Meningkatnya kesadaran aparatur untuk menyamakan persepsi tentang sistem kearsipan gunamengamankan arsip vital SKPD2. RUANG LINGKUPRuang lingkup prosedur ini adalah kegiatan Pembinaan Kearsipan kepada SKPD di Pemerintah Kota Surabayadalam bentuk :2.1 Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru2.2 Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru3. REFERENSI3.1 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah3.2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan3.3 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip3.4 Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen DalamNegeri3.5 Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 1985 tentang Pedoman Penyusunan JadualRetensi Arsip3.6 Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadual Retensi Arsip DepartemenDalam Negeri3.7 Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor 14 Tahun 2001 tentang Jadual RetensiArsip Keuangan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah3.8 Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 130 Tahun 1992 tentang Jadual Retensi Arsip PemerintahPropinsi Jawa Timur

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 2 dari 83.9 Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 91/WK/1981 tentang Ketentuan-Ketentuan mengenai Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya3.10 Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 255 Tahun 1992 tentang JadwalRetensi Arsip Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya3.11 Keputusan Walikota Surabaya Nomor 20 Tahun 2001 tentang Penetapan Kode Wilayah untuk TataKearsipan di Lingkuangan Pemerintah Kota Surabaya3.12 Keputusan Walikota Surabaya Nomor 74 Tahun 2005 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi BadanArsip dan Perpustakaan Kota Surabaya3.13 Peraturan Daerah Kota Surabaya No 15 Tahun 2005 tentang Organisasi Lembaga Teknis KotaSurabaya3.14 Peraturan Walikota No 74 Tahun 2005 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Badan Arsip danPerpustakaan Kota Surabaya3.15 Keputusan Walikota Surabaya No 188.45/88/436.1.2/2006 tentang Kegiatan Badan Arsip danPerpustakaan Kota Surabaya3.16 Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan RuangPenyimpanan Arsip In Aktif3.17 Surat Edaran ANRI Nomor SE / 01 / 1981 tentang Penanganan Arsip In aktif sebagai PelaksanaanKetentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip3.18 Surat Edaran ANRI Nomor SE / 02 / 1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip.3.19 Keputusan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN Nomor 02 Tahun 2000 dan Nomor 22 Tahun2000 tentang Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara3.20 Rencana Strategis Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Tahun 2006 – 20104. DEFINISIArsipArsip DinamisArsip Aktif: Naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi di lingkunganPemerintah Daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupunberkelompok untuk pelaksanaan tugas: Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,dan penyelenggaraan tugas: Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara langsung dan terus-menerusdiperlukan dalam proses pelaksanaan tugas

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 3 dari 8Arsip In Aktif : Arsip dinamis yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas(frekuensi penggunaannya menurun)Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas, dandisimpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian di simpan di ArsipNasional sesuai dengan peraturan yang berlakuNilai Guna Arsip : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsipPenyusutan Arsip : Kegiatan pengurangan arsip baik dengan memindahkan arsip in aktif dari unit pengolahke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna lagi maupunmenyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional (ANRI)Retensi Arsip : Penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandungdidalamnyaJadwal Retensi Arsip : Suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktupenyimpanannya dan keterangan simpanan permanen, musnah atau dinilai kembali.5. KETENTUAN UMUM5.1 Kegiatan Pembinaan Kearsipan dilakukan untuk penataan arsip-arsip yang sifatnya aktif di SKPDPemerintah Kota Surabaya5.2 Kegiatan Pendampingan dan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru merupakan bentuk sosialisasiKeputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 91/WK/1981 tentang Ketentuan-Ketentuan mengenai Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya untuk SKPD diPemerintah Kota Surabaya5.3 Kegiatan Pembinaan Kearsipan dilakukan berdasarkan rencana kegiatan tahunan Badan Arsip danPerpustakaan dan atas permohonan dari SKPD yang membutuhkan jasa layanan kearsipan.5.4 Bentuk arsip antara lain :5.4.1 Kertas (Tekstual)5.4.2 Audio Visual (Film)5.4.2.1 Audio : Kaset Rekaman Suara, Compact Disc (CD)5.4.2.2 Visual : Gambar, majalah, foto5.4.3 Arsitektur / Kartografik (Blue Print, Peta, dll)5.4.4 Elektronik

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 4 dari 86. PENANGGUNG JAWAB6.1 Kasubid Pembinaan Kearsipan bertanggung jawab :6.1.1 Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pembinaan dan monitoring sistem tata kearsipan pola barudi SKPD Pemerintah Kota Surabaya6.1.2 Melakukan kerjasama dan koordinasi dengan lembaga dan instansi lain untuk mencapai tujuankegiatan pembinaan dan monitoring sistem tata kearsipan pola baru di SKPD Pemkot Surabaya,atau instansi diluar Pemkot Surabaya / Swasta yang membutuhkan bantuan pembinaankearsipan.6.1.3 Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan pembinaan dan monitoring sistem tatakearsipan pola baru di SKPD Pemerintah Kota Surabaya6.2 Kabid Pembinaan bertanggung jawab :6.2.1 Memverifikasi kegiatan Pembinaan dan Monitoring Kearsipan dan Perpustakaan sertamemastikan kesesuaiannya dengan visi, misi dan kebijakan Badan Arsip dan Perpustakaan.6.2.2 Melakukan pengawasan dan pengendalian atas kegiatan Pembinaan dan Monitoring Kearsipandan Perpustakaan dan memastikan kesesuaiannya dengan visi, misi dan kebijakan Badan Arsipdan Perpustakaan.6.3 Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan bertanggung jawab memverifikasi semua kegiatan danmengalokasikan sumber daya yang ada untuk mendukung kegiatan yang sudah direncanakan.7. URAIAN PROSEDUR7.1 Pendampingan Dan Monitoring Kearsipan atas dasar Rencana Kerja7.1.1 Setiap awal tahun, berdasarkan Tugas Pokok dan Fungsinya, Kepala Badan Arsip danPerpustakaan menyusun Surat Perintah untuk kegiatan Pembinaan dan Monitoring Kearsipan7.1.2 Berdasarkan Surat Perintah Kepala Badan, Kabid Pembinaan dan Kasubid Pembinaan Kearsipanmenyusun :7.1.2.1 Jadual Pelaksanaan Kegiatan Pembinaan Kearsipan7.1.2.2 Jadual Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.1.2.3 Jadual Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.1.3 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Surat Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baruyang diverifikasi / diparaf oleh Kabid Pembinaan.7.1.4 Surat Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru ditandatangani Kepala Badan, tembusankepada Sekretaris Daerah dan Asisten Bidang Administrasi Umum.

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 5 dari 87.1.5 Surat dikirimkan kepada SKPD terkait dilampiri dengan Jadual Kegiatan Pendampingan danMonitoring yang telah disusun.7.1.6 Sub Bidang Pembinaan Kearsipan melakukan koordinasi dengan SKPD terkait untuk konfirmasijadual pelaksanaan kegiatan.Kegiatan Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.1.7 Untuk kegiatan Pendampingan, Sub Bidang Pembinaan Kearsipan menggunakan Form DaftarPertanyaan / Quesioner Kegiatan Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru sebagai alatbantu.7.1.8 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun dan mempersiapkan materi untuk pembekalan teknis.7.1.9 Di awal kegiatan diberikan pembekalan dan pelatihan terhadap fungsi Pengarah dan tenagapengelola Administrasi di SKPD terkait agar mampu dan terampil dalam mengelola arsipberdasarkan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.1.10 Selanjutnya, diberikan contoh (praktek) tentang penataan fisik arsip aktif berdasarkan Sistem TataKearsipan Pola Baru.7.1.11 Hasil observasi dan kegiatan pendampingan dituangkan dalam Form Daftar Pertanyaan /Quesioner Kegiatan Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru.7.1.12 Form Daftar Pertanyaan / Quesioner Kegiatan Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baruditandatangani oleh Petugas Pembinaan Kearsipan, SKPD terkait dan Koordinator PembinaanKearsipan.7.1.13 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Laporan hasil Kegiatan Pendampingan Sistem TataKearsipan Pola Baru yang berisi hasil observasi dan rekomendasi dari kegiatan yang sudahdilaksanakan.7.1.14 Laporan hasil Kegiatan Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru diverifikasi / diparaf olehKabid Pembinaan, ditandatangani Kepala Badan, tembusan kepada Sekretaris Daerah dan AsistenBidang Administrasi Umum.7.1.15 Laporan dikirimkan kepada SKPD terkait dilampiri dengan foto kegiatan pendampingan.7.1.16 Setiap Bulan Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Laporan Hasil Kegiatan Pembinaan SistemKearsipan Pola Baru untuk disampaikan kepada Kabid Pembinaan dan Kepala Badan

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 6 dari 8Kegiatan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.1.17 Untuk kegiatan Monitoring, Sub Bidang Pembinaan Kearsipan menggunakan Form DaftarPertanyaan / Quesioner Kegiatan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru sebagai alat bantu.7.1.18 Hasil observasi dan kegiatan Monitoring dituangkan dalam Form Daftar Pertanyaan / QuesionerKegiatan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru.7.1.19 Form Daftar Pertanyaan / Quesioner Kegiatan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baruditandatangani oleh Petugas Pembinaan Kearsipan, SKPD terkait dan Koordinator PembinaanKearsipan.7.1.20 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Kearsipan yangberisi hasil observasi pengelolaan kearsipan dan kendala yang dihadapi SKPD dalam pelaksanaanSistem Tata Kearsipan Pola Baru.7.1.21 Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Kearsipan diverifikasi / diparaf oleh Kabid Pembinaan,ditandatangani Kepala Badan, tembusan kepada Sekretaris Daerah dan Asisten BidangAdministrasi Umum dan dikirimkan kepada SKPD terkait.7.1.22 Setiap Bulan Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Laporan Hasil Kegiatan Pembinaan SistemKearsipan Pola Baru untuk disampaikan kepada Kabid Pembinaan dan Kepala Badan7.2 Pendampingan Dan Monitoring Kearsipan atas Permohonan dari SKPD7.2.1 SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya mengajukan permohonan untuk jasa layananpembinaan kearsipan dan penataan arsip aktif.7.2.2 Kepala Badan meninjau permohonan, membuat Surat Balasan kepada SKPD dan Surat Tugaskepada Bidang terkait untuk mengadakan pembinaan berupa teori, praktek dan penataan fisik arsipaktif sesuai Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.2.3 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun dan mempersiapkan materi untuk pembekalan teknispendampingan.7.2.4 Pembinaan dan Monitoring di SKPD menggunakan Form Daftar Pertanyaan / Quesioner KegiatanPembinaan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru dan Form Daftar Pertanyaan / Quesioner KegiatanMonitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru7.2.5 Dalam jangka waktu 1 (satu) bulan setelah kegiatan pembinaan dan penataan arsip di SKPDpemohon, dilakukan monitoring ke SKPD terkait.

PEMERINTAH KOTA SURABAYABADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUMJl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329LAYANAN KEARSIPANJl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770PROSEDURPEMBINAAN KEARSIPANNo. Dokumen : PM-ARSIP-03Revisi : 00Tanggal Terbit : 1 Februari 2010Halaman : 7 dari 87.2.6 Pada kegiatan monitoring dipastikan bahwa sistem dan penataan arsip di SKPD terkait sudahsesuai dengan Keputusan Walikota Surabaya Nomor 91/WK/1981 tentang Ketentuan-Ketentuanmengenai Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya.7.2.7 Kasubid Pembinaan Kearsipan menyusun Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Kearsipan yangberisi hasil observasi pengelolaan kearsipan dan kendala yang dihadapi SKPD dalam pelaksanaanSistem Tata Kearsipan Pola Baru.7.2.8 Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Kearsipan diverifikasi / diparaf oleh Kabid Pembinaan,ditandatangani Kepala Badan, tembusan kepada Sekda dan Asisten Bidang Administrasi Umum.7.3 Kegiatan Pendampingan Kearsipan lainnyaBentuk Kegiatan pendampingan kearsipan antara lain :7.3.1 Sosialisasi kearsipan bagi pimpinan SKPDTujuannya adalah terciptanya persamaan persepsi tentang pelaksanaan tata kearsipan pola barupada SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya7.3.2 Lomba Tata Kearsipan Pola BaruTujuannya adalah terciptanya tertib penyelenggaraan sistem kearsipan pola baru pada SKPDpeserta lomba7.3.3 Pelatihan Sistem Tata KearsipanTujuannya adalah terciptanya tenaga terampil pengelola arsip pada SKPD di lingkunganPemerintah Kota Surabaya7.3.4 Pembekalan Sistem tata KearsipanTujuannya adalah terciptanya tenaga pengarah arsip pada SKPD di lingkungan Pemkot Surabaya7.3.5 Bantuan sarana kearsipan kepada SKPD di lingkungan Pemerintah Kota SurabayaTujuannya adalah optimalisasi sarana dan prasarana di Bidang Kearsipan diprioritaskan kepadaKecamatan dan Kelurahan.7.3.6 Penerbitan Buku Panduan Penataan Sistem Kearsipan (Buku Himpunan Tata Kearsipan)7.3.7 Peningkatan kompetensi SDM Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dalam bentuk : Mengikutsertakan kursus mengenai kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mengirimkan tenaga teknis untuk magang di ANRI Mengikuti seminar dan workshop yang diadakan oleh ANRI dan Badan Arsip Propinsi JawaTimur