You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
T/Tangan<br />
Nama<br />
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 1<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh<br />
P.M. FARIDAH<br />
MOHD TAHA<br />
P.M. DR.<br />
ZULKURNAIN BIN<br />
ABDUL MALEK<br />
PROF. DR. AHMAD<br />
DARUS<br />
Jawatan Pensyarah Pensyarah Dekan<br />
Tarikh <strong>01</strong>-06-03 <strong>01</strong>-06-03 <strong>01</strong>-06-03
REKOD PINDAAN<br />
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 2<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan<br />
dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan<br />
yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan.<br />
Tarikh<br />
Halaman Dipinda<br />
No. Keluaran<br />
/ Pindaan<br />
Mukasurat<br />
/ Seksyen<br />
Nota Pindaan<br />
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 3<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT<br />
1. Objektif 4<br />
2. Skop 4<br />
3. Definisi 4<br />
4. Singkatan 5<br />
5. <strong>Dokumen</strong> Rujukan 5<br />
6. Tanggungjawab dan Tindakan 6-9<br />
7. Rekod Kualiti 9<br />
8. Lampiran 10
1. OBJEKTIF<br />
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 4<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
<strong>Prosedur</strong> ini bertujuan memberi garis panduan untuk merancang,<br />
melaksana dan memantau penyediaan dokumen kualiti di <strong>FKE</strong>. Semua<br />
dokumen kualiti akan dikawal pelaksanaannya supaya menepati<br />
keperluan piawaian ISO 90<strong>01</strong>:2000 bagi memastikan dokumen yang<br />
dipakai adalah yang terkini.<br />
2. SKOP<br />
<strong>Prosedur</strong> ini digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Pegawai <strong>Dokumen</strong> dan<br />
semua pemegang dokumen bagi proses penyediaan hingga pelupusan<br />
dokumen kualiti <strong>FKE</strong>.<br />
3. DEFINISI<br />
<strong>Dokumen</strong> Kualiti : <strong>Dokumen</strong> yang dikawal dalam sistem kualiti ini<br />
adalah Manual Kualiti, <strong>Prosedur</strong> Kualiti,<br />
Arahan Kerja dan <strong>Dokumen</strong> Sokongan yang<br />
berkaitan.<br />
Wakil Pengurusan : Pegawai yang dilantik oleh Jawatankuasa<br />
Pentadbiran <strong>FKE</strong> bagi mendokumen,<br />
melaksana dan menyelenggara sistem kualiti.<br />
Pegawai <strong>Dokumen</strong> : Pegawai yang dilantik oleh Jawatankuasa<br />
Pentadbiran <strong>FKE</strong> bagi tujuan mengurus dan<br />
mengawal <strong>Dokumen</strong> Kualiti.
4. SINGKATAN<br />
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 5<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
DEKAN : Dekan <strong>FKE</strong><br />
WP : Wakil Pengurusan<br />
PD : Pegawai <strong>Dokumen</strong><br />
PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab<br />
MKSP : Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan<br />
<strong>FKE</strong> : Fakulti Kejuruteraan Elektrik<br />
5. DOKUMEN RUJUKAN<br />
Bil. Jenis <strong>Dokumen</strong> Lokasi No. Rujukan<br />
1. Manual Kualiti<br />
4.2.3. <strong>Kawalan</strong> <strong>Dokumen</strong><br />
<strong>Dokumen</strong> Sokongan<br />
2. Garis Panduan Pengurusan<br />
<strong>Dokumen</strong> Universiti<br />
3. Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan<br />
Bab 5<br />
Bilik Operasi<br />
ISO<br />
P07-421<br />
Pejabat Am<br />
Fakulti<br />
P02-Aras 2<br />
MK-UTM-<strong>FKE</strong>-<br />
<strong>01</strong><br />
DS-UTM-<strong>FKE</strong>-28<br />
DS-UTM-<strong>FKE</strong>-29
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 6<br />
Tanggungjawab Tindakan<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
Dekan 1. Kenalpasti <strong>Dokumen</strong> Kualiti yang perlu<br />
disediakan.<br />
2. Arahkan pegawai yang bertanggungjawab<br />
untuk menyediakan draf dokumen kualiti.<br />
PYB 3. Sediakan draf dokumen kualiti dan<br />
kemukakan kepada WP untuk semakan dan<br />
perbincangan.<br />
WP 4. Semak draf dokumen kualiti bagi memastikan<br />
kandungannya jelas. Format dan rujukan<br />
dokumen diberikan dengan teratur seperti<br />
berikut:-<br />
a. Manual Kualiti MK-UTM-<strong>FKE</strong>-<br />
<strong>01</strong><br />
b. <strong>Prosedur</strong> Kualiti<br />
Operasi<br />
c. <strong>Prosedur</strong> Kualiti<br />
Pengurusan<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-<br />
(O)-<strong>01</strong>-32<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-<br />
(P)-<strong>01</strong>- 10<br />
d. Arahan Kerja AK-UTM-<strong>FKE</strong>no.siri<br />
5. Pastikan draf dokumen kualiti yang tidak jelas<br />
dan teratur dibuat pindaan oleh pegawai yang<br />
dipertanggungjawabkan setelah dibuat<br />
perbincangan.<br />
Kelulusan <strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
PD 6. Pastikan dokumen kualiti yang jelas dan<br />
teratur mendapat kelulusan daripada Dekan<br />
dan dicop “DOKUMEN INDUK” di kulit luar<br />
serta di setiap mukasurat dengan warna<br />
hijau.
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 7<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
Tanggungjawab Tindakan<br />
Pengedaran <strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
PD 7. Kenalpasti pemegang dokumen dan sediakan<br />
senarai edaran terkawal menggunakan format<br />
yang disediakan<br />
8. Sediakan salinan dokumen kualiti secukupnya<br />
berdasarkan kepada senarai pemegang<br />
dokumen terkawal. (Rujuk Lampiran 1).<br />
9. Tandakan nombor salinan terkawal dan cop<br />
‘SALINAN DOKUMEN TERKAWAL’ dengan<br />
warna hijau di atas setiap mukasurat<br />
dokumen kualiti.<br />
10. Edarkan dokumen kualiti kepada pemegang<br />
dokumen seperti dalam senarai pemegang<br />
dokumen terkawal.<br />
Dapatkan tandatangan pengesahan<br />
penerimaan dengan menggunakan borang<br />
pengedaran dokumen kualiti. (Rujuk<br />
Lampiran 2).<br />
11. Klasifikasikan Salinan <strong>Dokumen</strong> Kualiti yang<br />
diedarkan kepada individu selain daripada<br />
pemegang dalam senarai edaran terkawal<br />
sebagai salinan dokumen yang tidak<br />
terkawal, dan dicopkan “SALINAN<br />
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL” di setiap<br />
mukasurat dengan warna hijau.<br />
12. Simpan <strong>Dokumen</strong> Induk dan catatkan di<br />
dalam senarai induk dokumen kualiti. (Rujuk<br />
Lampiran 3).<br />
Pindaan <strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
WP 13. Terima cadangan daripada jabatan yang<br />
berkaitan dan juga staf <strong>FKE</strong> bagi meminda<br />
dokumen kualiti melalui borang cadangan<br />
pindaan. (Rujuk Lampiran 4).
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 8<br />
Tanggungjawab Tindakan<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
WP 14. Teliti dan pertimbangkan cadangan pindaan<br />
selepas berbincang dengan Dekan.<br />
15. Kemukakan cadangan pindaan dokumen<br />
kepada Dekan untuk mendapatkan kelulusan<br />
pindaan.<br />
16.<br />
Arahkan PD sediakan salinan dokumen kualiti<br />
yang berkenaan secukupnya berdasarkan<br />
kepada senarai edaran terkawal.<br />
Kemaskini <strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
PD 17. Pastikan teks pindaan menggunakan Font<br />
Italic.<br />
18. Rekodkan butir-butir pindaan dalam rekod<br />
pindaan <strong>Dokumen</strong> Kualiti (Rujuk Lampiran 5).<br />
Tetapkan tarikh kuatkuasa yang baru.<br />
19. Sediakan senarai induk bagi dokumen kualiti<br />
dan dokumen sokongan.<br />
20. Cop ‘SALINAN DOKUMEN TERKAWAL’<br />
dengan warna hijau di atas dokumen kualiti<br />
yang baru.<br />
Pelupusan <strong>Dokumen</strong><br />
21. Gantikan dokumen lama dengan dokumen<br />
baru yang telah dipinda. (Rujuk Lampiran 6)<br />
Pastikan pemegang dokumen terkawal<br />
memulangkan dokumen lama kepada PD<br />
untuk dimusnahkan.<br />
22. Satu salinan dokumen lama perlu disimpan<br />
dan dicop “BATAL” dengan warna merah.<br />
<strong>Dokumen</strong> Sokongan<br />
23. Dapatkan pengesahan dari Dekan berkenaan<br />
<strong>Dokumen</strong> Sokongan yang diterimapakai.
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 9<br />
Tanggungjawab Tindakan<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
PD 24. Sediakan sistem pengkodan bagi setiap<br />
dokumen.<br />
7. REKOD KUALITI<br />
Bil. Jenis Rekod Lokasi<br />
1. Senarai Edaran Terkawal Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
2. Rekod Pindaan Manual<br />
Kualiti<br />
3. Borang Pengedaran<br />
<strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
4. Borang Cadangan<br />
Pindaan<br />
5. Senarai Induk <strong>Dokumen</strong><br />
Kualiti<br />
6. Senarai Induk <strong>Dokumen</strong><br />
Sokongan<br />
25. Sediakan senarai induk <strong>Dokumen</strong> Sokongan<br />
(Rujuk Lampiran 7).<br />
26. Cop ‘NASKAH TERKINI’ dengan warna hijau<br />
di atas muka surat pertama setiap dokumen.<br />
27. Gantikan dokumen lama dengan dokumen<br />
baru jika terdapat naskah terbaru (pindaan).<br />
Cop ‘BATAL’ dengan warna merah dan diberi<br />
tarikh pemansuhan.<br />
Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
7. Surat Makluman Pindaan Bilik Operasi<br />
ISO P07-421<br />
Tempoh<br />
Penyimpanan<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
Minimum 2<br />
Tahun<br />
No. Siri<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-<strong>01</strong><br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-02<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-03<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-04<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-05<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-06<br />
DRK-UTM-<strong>FKE</strong>-07
8. LAMPIRAN<br />
PROSEDUR KUALITI NO. KELUARAN : <strong>01</strong><br />
(PENGURUSAN) NO. PINDAAN : 00<br />
PROSEDUR KAWALAN<br />
DOKUMEN<br />
TARIKH KUATKUASA : <strong>01</strong>-06-03<br />
MUKA SURAT : 10<br />
PK-UTM-<strong>FKE</strong>-(P)-<strong>01</strong><br />
1. Senarai Pemegang <strong>Dokumen</strong> Terkawal - Lampiran 1 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-<strong>01</strong><br />
2. Rekod Pengedaran <strong>Dokumen</strong> Kualiti - Lampiran 2 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-02<br />
3. Senarai Induk <strong>Dokumen</strong> Kualiti - Lampiran 3 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-03<br />
4. Borang Cadangan Baru / Cadangan<br />
Pindaan <strong>Dokumen</strong> Kualiti<br />
- Lampiran 4 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-04<br />
5. Rekod Pindaan <strong>Dokumen</strong> Kualiti - Lampiran 5 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-05<br />
6. Edaran Pindaan <strong>Dokumen</strong> - Lampiran 6 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-06<br />
7. Senarai Induk <strong>Dokumen</strong> Sokongan - Lampiran 7 DL-UTM-<strong>FKE</strong>-07
Change language