2011, alla conquista dello spazio 2011, alla conquista ... - IFMA Italia

e pianificazione
L’ufficio
è meglio high-tech
Roberto Cigolini*
L’evoluzione delle aziende
impone anche un
nuovo modello di realtà
lavorative: non più un
involucro fisico da suddividere
in base alle gerarchie,
ma una gestione
degli ambienti che tenga
conto del loro reale utilizzo
e che favorisca la collaborazioneprofessionale.
Anche alla luce della
rivoluzione tecnologica e
delle modificate esigenze
di mobilità e flessibilità.
Punto per punto, uno
schema per una nuova
idea di produttività
Il posto di lavoro sta cambiando e le
valutazioni relative all'uso dello spazio
si stanno facendo sempre più complesse.
Oggi è perciò ancora più importante
che in passato non commettere un
errore comune nella pianificazione
dello spazio, ovvero quello di trasformare
il tasso di utilizzo (la quantità di
metri quadrati di spazio allocato per
persona) nel valore più importante per
misurare come le persone utilizzino lo
spazio per lavorare.
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Molte organizzazioni guardano al tasso
di utilizzo come un obiettivo da raggiungere
o un punto di riferimento cardinale,
rischiando così di ipersemplificare
il problema, ignorando alcuni fondamentali
aspetti relativi all'uso dello
spazio quali:
• le esigenze dell’azienda;
• la varietà degli utenti che utilizzano
lo spazio (tempo pieno, part-time,
lavoro a turni, ecc);
• metodologia di misurazione;
• costo effettivo dello spazio;
• età dell’edificio.
La pianificazione strategica non può
perciò essere basata solo sul tasso di
utilizzo, ma deve considerare anche
altri elementi quali il costo totale per
dipendente, il totale dei metri quadrati
di proprietà e in leasing, il rapporto tra
uffici chiusi e postazioni di lavoro in
open space, la soddisfazione del cliente
interno, lo spazio libero ancora a
disposizione dell’azienda e la necessità
di individuare ed eliminare spazi di
supporto ridondanti.
Tutto ciò è ancora più vero in una fase
come quella che attraversiamo in questi
anni, caratterizzata da una veloce e
profonda evoluzione dello stile di lavoro.
Solo per fare un esempio, sta ormai
scomparendo l’idea del lavoro come
attività centrata sull’individuo e caratterizzata
da un flusso organizzato di
informazioni. Oggi, il flusso di lavoro è
molto più organico e il nostro modo di
lavorare è ben più collaborativo che in
passato. E se è vero che una volta si
lavorava soprattutto con coloro che
sedevano nelle immediate vicinanze,
oggi l’attività viene svolta con colleghi
che possono essere ovunque nel
mondo. La visione tradizionale dell’ufficio
era quella di un involucro fisico
che conteneva tutte le attività.
Il posto di lavoro ad alte prestazioni di
oggi è invece in grado di ospitare l’attività
non in un unico luogo, ma in più
ambienti aperti e chiusi.
L’ufficio deve allora sapersi adattare a
concetti come flessibilità, mobilità e
lavoro di squadra.
*Professore di Quality Facility Management e di Operations Management presso il Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano.
Si ringraziano la dott.ssa Angela Sposato (ex allieva del Politecnico di Milano) e la dott.ssa Sabrina Capece di Unicredit Real Estate